Prípad sa týkal spôsobu, akým Agentúra Európskej únie pre azyl (EUAA) riešila obvinenia z porušovania základných práv pri svojich činnostiach na gréckom ostrove Samos. Sťažovatelia sa obávali, že spôsob, akým pracovníci pracujúci na prípadoch nasadení v podporných azylových tímoch agentúry EUAA viedli pohovory so zraniteľnými žiadateľmi o azyl, je v rozpore s právom EÚ a že agentúra EUAA sa tým nezaoberala. Sťažovatelia sa okrem toho zaoberali tým, ako agentúra EUAA riešila správy žiadateľov o azyl o odopretí vstupu.

Ombudsmanka zistila, že v čase podania sťažnosti agentúra EUAA nezabezpečila, aby pracovníci pracujúci na prípadoch nasadení v jej podporných azylových tímoch boli pripravení riadne viesť pohovory so zraniteľnými žiadateľmi o azyl, a to aj pokiaľ ide o to, ako zohľadniť ukazovatele zraniteľnosti, keď sa po prvýkrát objavia počas pohovoru o azyle. Ombudsmanka ďalej zistila, že agentúra EUAA neposkytla zraniteľným žiadateľom o azyl vhodný postup na oznamovanie chýb, ku ktorým došlo počas pohovorov, a na preskúmanie takýchto správ agentúrou EUAA. Ombudsmanka zistila, že ide o nesprávny úradný postup, a vydala štyri odporúčania pre agentúru EUAA na riešenie nedostatkov.

Ombudsmanka zaslala tieto odporúčania aj svojim kolegom z Európskej siete ombudsmanov (ENO), ktorí sa zaujímali o ich názory na to, ako sa zabezpečuje dodržiavanie základných práv v spolupráci medzi pracovníkmi agentúry EUAA zaoberajúcimi sa prípadmi a vnútroštátnymi azylovými úradníkmi.

Ombudsmanka okrem toho zistila závažné nedostatky v súvislosti s tým, ako agentúra EUAA riešila zverejňovanie skúseností žiadateľov o azyl so zavracaním migrantov na vonkajších hraniciach počas pohovorov. Keďže agentúra EUAA začala počas vyšetrovania ombudsmanky vykonávať opatrenia na nápravu týchto nedostatkov, nezistila nesprávny úradný postup, ale namiesto toho predložila dva návrhy na zlepšenie.

Prípad sa týkal spôsobu, akým Európska výkonná agentúra pre klímu, infraštruktúru a životné prostredie (CINEA) zabezpečila účinný proces preskúmania návrhu projektu, ktorý bol zamietnutý z dôvodu financovania EÚ. Sťažovateľka tvrdila, že napriek jej pokusom získať pomoc od príslušného asistenčného pracoviska IT systém na podanie žiadosti o preskúmanie nefungoval, hoci online účet nefungoval, čím bola zbavená možnosti požiadať o preskúmanie.

Ombudsmanka zistila, že agentúra CINEA poskytla sťažovateľovi jasné informácie o tom, ako požiadať o preskúmanie hodnotenia a čo robiť v prípade problémov. Sťažovateľka neposkytla žiadne dôkazy o technických problémoch, s ktorými sa stretla, a nič nenaznačovalo, že by v príslušnom období existoval technický problém s online systémom. Sťažovateľ sa neobrátil na asistenčné pracovisko IT, aby požiadal o ďalšiu pomoc, hoci na to bol ešte čas.

Ombudsmanka preto uzavrela vyšetrovanie so záverom, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany agentúry CINEA.

Prípad sa týkal poradenskej spoločnosti, ktorú vyšetroval Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF) pre podozrenia z nezrovnalostí v projektoch financovaných EÚ. Úrad OLAF informoval spoločnosť, že vyšetrovanie uzavrel, a predložil Komisii finančné a administratívne odporúčania. Hoci úrad OLAF informoval spoločnosť, že sa môže obrátiť na kontrolóra procesných záruk úradu OLAF, úrad OLAF neposkytol jasné informácie o platnej lehote na podanie sťažnosti. To znamenalo, že spoločnosť podala sťažnosť po uplynutí lehoty a kontrolór sťažnosť zamietol.

Ombudsmanka zistila, že úrad OLAF tým, že sťažovateľovi neposkytol jasné informácie, najmä pokiaľ ide o dátum ukončenia vyšetrovania, konal nesprávnym úradným postupom. Ombudsmanka sa však domnievala, že neexistuje vhodné odporúčanie na riešenie tohto problému pre sťažovateľa. Predložila však návrh s cieľom zabrániť tomu, aby sa takýto problém vyskytol v podobných prípadoch v budúcnosti.

Sťažovateľ bol nespokojný s tým, ako Európska agentúra pre kontrolu rybárstva (EFCA) reagovala na jeho obavy týkajúce sa nedostatočnej transparentnosti pri výberových konaniach zamestnancov. Okrem iného tvrdil, že EFCA neinformovala neúspešných uchádzačov o výsledku ich prihlášok. 

Ombudsmanka začala vyšetrovanie a požiadala agentúru EFCA o objasnenie tejto záležitosti.

V priebehu vyšetrovania EFCA informovala ombudsmanku, že má v úmysle prijať opatrenia, aby mohla po každej fáze výberového konania individuálne informovať všetkých neúspešných uchádzačov. Ombudsmanka vyzvala agentúru EFCA, aby ju do šiestich mesiacov informovala o opatreniach, ktoré na tento účel zaviedla, a domnieva sa, že v tejto fáze nie je v tejto veci opodstatnené žiadne ďalšie vyšetrovanie.

Vyšetrovanie ombudsmanky poukázalo aj na problémy s tým, ako môžu uchádzači predkladať sťažnosti týkajúce sa výberových konaní. V priebehu vyšetrovania agentúra EFCA zaviedla funkčnú e-mailovú schránku pre administratívne sťažnosti neúspešných uchádzačov. Ombudsmanka tento krok uvítala a uzavrela tento aspekt vyšetrovania tak, ako bol vyriešený.