Sťažovateľ, nezisková organizácia so sídlom v Belgicku, sa zúčastnil na projekte financovanom EÚ, ktorého cieľom bolo riešiť problémy, ktorým čelia starší ľudia pri používaní riešení IKT. Pri finančnom audite sa zistilo, že systém, ktorý sťažovateľ používa na zaznamenávanie pracovného času, je nespoľahlivý. V dôsledku toho sa Komisia snažila vymôcť od sťažovateľa viac ako 85 000 EUR.

Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a zistila, že audítori uznali, že práca, ktorú sťažovateľ vykonal na dvoch konkrétnych „výsledkoch“, bola legitímna, rovnako ako príslušný pracovný čas. Domnievala sa teda, že Komisia nebola oprávnená zamietnuť osobné náklady spojené s touto prácou. Na riešenie tohto problému adresovala Komisii odporúčanie, aby zodpovedajúcim spôsobom znížila sumu, ktorú sa snaží vymôcť.

Komisia v plnej miere prijala odporúčanie ombudsmanky a súhlasila so znížením sumy, ktorá sa má vymôcť, o takmer 37 000 EUR. V tejto súvislosti ombudsmanka prípad uzavrela. Ombudsmanka však pokračuje v samostatnom vyšetrovaní týkajúcom sa vymáhania finančných prostriedkov v súvislosti s ostatnými „výsledkami“.

Vec sa týkala ukončenia zmluvy o poskytovaní služieb Európskou komisiou. Sťažovateľ tvrdil, že Komisia neodpovedala na jeho listy, že vypovedala zmluvu o poskytovaní služieb bez náležitého dôvodu a že platenie faktúr, ktoré jej boli zaslané, bolo pomalé. Žiadal tiež náhradu za oneskorené platby a náhradu škody.

Ombudsmanka tieto obvinenia vyšetrila. Pokiaľ ide o prvý prípad, Komisia dospela k záveru, že keďže Komisia nakoniec odpovedala na listy sťažovateľa, záležitosť bola vyriešená. Pokiaľ ide o druhé tvrdenie, ktoré sa týka údajného vypovedania zmluvy bez náležitého dôvodu, ombudsman dospel k záveru, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu zo strany Komisie, keďže zmluva priznávala Komisii právo kedykoľvek ju vypovedať a že Komisia v každom prípade skutočne poskytla dostatočný dôvod na vypovedanie zmluvy. Pokiaľ ide o tretie tvrdenie, ombudsmanka dospela k záveru, že sa našlo riešenie problému oneskorených platieb faktúr, keďže Komisia nakoniec vyplatila sťažovateľovi dlžné sumy za vykonanú prácu a súhlasila so zaplatením úrokov z omeškania. Napokon, pokiaľ ide o žiadosť o náhradu škody, ombudsman dospel k záveru, že nie je potrebné žiadne ďalšie vyšetrovanie v tejto veci, keďže Komisia vyplatila sťažovateľovi náhradu utrpenej škody a v zmluve sa nestanovuje žiadna náhrada za žiadny iný druh škody.

Prípad sa týkal zamietnutia Komisie a navrhovaného vymáhania určitých nákladov súvisiacich so subdodávateľskými činnosťami v súvislosti s dohodou o grante v rámci 6. RP. Na základe vyšetrovania ombudsmanky sa Komisia rozhodla nepokračovať vo vymáhaní nákladov v celkovej výške takmer 87 000 EUR. Komisia vysvetlila, že sa rozhodla zmeniť svoje pôvodné rozhodnutie na základe toho, že sťažovateľ konal v dobrej viere a v súlade s odporúčaním, ktoré poskytla samotná Komisia.

Ombudsmanka toto nové rozhodnutie uvítala; napriek tomu považovala za poľutovaniahodné, že sťažovateľ mal už niekoľko rokov vyhliadky na veľké vymáhanie finančných prostriedkov, ktoré nad ním visia.

Sťažovateľ, výskumný ústav so sídlom v krajine Z, sa zúčastnil na projekte financovanom EÚ v rámci siedmeho rámcového programu v oblasti výskumu a technického rozvoja.

Pri audite sa zistili nezrovnalosti v projekte, čo viedlo Komisiu k tomu, aby od sťažovateľa požadovala vrátenie viac ako 300 000 EUR, a to aj napriek objasneniu nezrovnalostí, ktoré poskytla. Sťažovateľ nebol spokojný s výsledkom a podal sťažnosť európskemu ombudsmanovi.

Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a zistila, že niektoré zistenia audítorov boli chybné. Keďže najdôležitejšou otázkou bolo určenie skutočného dátumu začatia projektu, ombudsman navrhol ako riešenie, aby Komisia konzultovala s odborníkom s cieľom overiť zistenia audítorov v tejto súvislosti alebo nariadiť „technický audit“, ako sa stanovuje v „dohode o grante“. Komisia toto riešenie akceptovala za predpokladu, že náklady na zazmluvnenie znalca budú znášať spoločne obe strany. Ombudsmanka požiadala Komisiu a sťažovateľa, aby sa medzi sebou dohodli na výbere experta, ktorý bude vymenovaný, a prípad uzavreli.

Väčšina rozpočtu EÚ sa každý rok prideľuje na fondy a programy, ktoré riadi Európska komisia spoločne s členskými štátmi. V júni 2015 ombudsmanka začala vyšetrovanie z vlastného podnetu týkajúce sa včasnosti platieb Komisie so zameraním na platby súkromným dodávateľom a príjemcom, ktorí pravdepodobne najviac utrpia v dôsledku oneskorených platieb. Toto vyšetrovanie nasledovalo po štyroch predchádzajúcich vyšetrovaniach na rovnakú tému.

Ombudsmanka požiadala o informácie o počte a percentuálnom podiele prípadov, v ktorých došlo k omeškaniu platieb, o rozsahu omeškaní, ktoré nastali, o príslušných sumách a o prípadoch, v ktorých boli zaplatené úroky z dôvodu oneskorenej platby. Ombudsmanka vykonala aj kontrolu na mieste s cieľom lepšie pochopiť fungovanie platobného procesu v praxi.

Ombudsmanka konštatuje, že celkový podiel oneskorených platieb sa od roku 2013 zvýšil v dôsledku dvoch hlavných faktorov. Po prvé, v súčasnom nariadení o rozpočtových pravidlách, ktoré nadobudlo účinnosť 1. januára 2013, sa stanovili prísnejšie platobné lehoty. Po druhé, rozpočtový orgán EÚ (t. j. Parlament a Rada) obmedzil v roku 2014 sumu „platobných rozpočtových prostriedkov“, čo sú finančné prostriedky pridelené inštitúciám na platenie účtov počas roka.

Ombudsmanka víta pokrok, ktorý Komisia dosiahla pri znižovaní počtu a hodnoty oneskorených platieb v roku 2015 po tom, ako dosiahli vrchol v roku 2014. Uznáva, že nedostatok platobných rozpočtových prostriedkov bol výnimočným faktorom mimo kontroly Komisie. Ombudsmanka ďalej poznamenáva, že zvýšené priemery oneskorených platieb od roku 2013 neznamenali, že výkonnosť Komisie sa v absolútnom vyjadrení zhoršila. Ombudsmanka zároveň zdôrazňuje, že Komisia musí vynaložiť značné úsilie na dodržanie prísnejších zákonných lehôt zavedených podľa súčasného nariadenia o rozpočtových pravidlách.

Inšpekcia ombudsmanky ukázala, že Komisia pozorne monitoruje svoju činnosť v tejto oblasti a vypracovala mnoho osvedčených postupov. Ombudsmanka je však znepokojená tým, že niektoré z nedávnych opatrení oznámených Komisiou boli vznesené už v roku 2010 po konzultácii, ktorú ombudsmanka začala v súvislosti s predchádzajúcim vyšetrovaním.

V júli 2014 Komisia zamietla žiadosť sťažovateľky pracovať ako expertka na projekte v Indonézii, pretože sa už zaviazala pracovať na projekte financovanom EÚ v Libérii, ktorý sa uskutoční v rovnakom čase. Sťažovateľka opätovne podala žiadosť, keď sa projekt v Libérii oneskoril z dôvodu krízy spôsobenej ebolou, pričom poukázala na to, že v skutočnosti bola k dispozícii na prácu na projekte v Indonézii.

Ombudsmanka zistila, že Komisia je oprávnená požiadať odborníkov, aby boli k dispozícii na prácu výlučne na projektoch počas stanovených období. Poznamenala, že sťažovateľka vyhlásila, že bude k dispozícii na výlučnom základe na dvoch prekrývajúcich sa projektoch. Sťažovateľka tento rozpor nevysvetlila pri podaní svojej pôvodnej žiadosti. Na základe poskytnutých informácií sa ombudsmanka domnieva, že Komisia správne zamietla prvú žiadosť sťažovateľa. Pokiaľ ide o druhú žiadosť, sťažovateľka v skutočnosti uviedla, že prebiehajúca kríza spôsobená ebolou v Libérii znamená, že v skutočnosti mohla slobodne pracovať na projekte v Indonézii. Komisia potom opätovne preskúmala jej situáciu. Podľa názoru ombudsmanky urobila spravodlivý a primeraný úsudok, keď dospela k záveru, že sťažovateľka nebola schopná zaručiť jej dostupnosť. Ombudsmanka teda dospela k záveru, že Komisia sa nedopustila pochybenia, keď zamietla jej druhú žiadosť o prácu na indonézskom projekte. Ponecháva však otázky o tom, ako Komisia zaobchádza s právami odborníkov zasiahnutých krízami, ako je vypuknutie epidémie eboly.

Ombudsmanka uzavrela vyšetrovanie zistením, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu. Navrhla Komisii, že ak sa projekt musí pozastaviť, mala by byť pripravená oslobodiť každého dotknutého odborníka od záväzku exkluzivity.

Prípad sa týkal prepustenia vedúceho tímu v projekte financovanom EÚ v Strednej Amerike.

Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a zistila, že Komisia konala rozumne, keď príjemcovi projektu umožnila prepustiť vedúceho tímu po podpísaní zmluvy. Ombudsmanka preto prípad uzavrela.

Sťažovateľ mal s Európskou komisiou uzavretú zmluvu o grante na financovanie projektu v Egypte. Na základe tejto zmluvy musel sťažovateľ poskytnúť finančnú záruku od banky alebo finančnej inštitúcie so sídlom v EÚ s cieľom zabezpečiť predbežné financovanie projektu Komisiou. Po nadobudnutí platnosti zmluvy sa ukázalo, že sťažovateľ nebol schopný poskytnúť požadovanú finančnú záruku. Z tohto dôvodu Komisia zmluvu vypovedala.

Ombudsmanka zistila, že Komisia si splnila svoju zmluvnú povinnosť konzultovať so sťažovateľom pred ukončením zmluvy. Vzhľadom na informácie, ktoré sťažovateľ poskytol Komisii o svojich finančných možnostiach, ombudsmanka takisto zistila, že Komisia mohla rozumne pochopiť, že sťažovateľ by nebol schopný realizovať projekt bez predbežného financovania, a preto neboli potrebné žiadne ďalšie konzultácie.

Ombudsmanka dospela k záveru, že Komisia pri vypovedaní zmluvy so sťažovateľom konala zákonne a primerane. Ombudsmanka však navrhla, aby Komisia v budúcich zmluvách zvážila zahrnutie ustanovenia, ktoré oprávňuje príjemcu grantu vzdať sa predbežného financovania Komisie, do štandardných zmluvných podmienok. Tým by sa odstránila povinnosť poskytnúť finančnú záruku, ak by príjemca mohol preukázať, že má finančné prostriedky potrebné na realizáciu projektu. Ombudsmanka tiež požiadala Komisiu, aby v liste o ukončení vždy uviedla presný právny základ tohto rozhodnutia, ako aj možnosti odvolania sa proti rozhodnutiu.

Prípad sa týkal rozhodnutia Komisie neakceptovať určité náklady vykázané partnerom projektu financovaného EÚ. Rozhodnutie Komisie znamenalo, že jeho konečná platba konzorciu bola znížená o sumu, ktorú tento partner dostal v rámci predbežného financovania. Koordinátor tvrdil, že je povinnosťou Komisie vymáhať finančné prostriedky nesprávne vyplatené príslušnému partnerovi.

Ombudsmanka zistila, že Komisia sa touto otázkou zaoberala správne, keďže mohla iniciovať vymáhanie len vtedy, ak by existoval dlh voči Únii. Rozdelenie finančných prostriedkov medzi projektových partnerov je otázkou odlišnej povahy, v ktorej Komisia nie je povinná zasiahnuť. Ombudsmanka preto nezistila nesprávny úradný postup Komisie.

Prípad sa týkal rozhodnutia Komisie vyhlásiť určité náklady vykázané partnerom projektu financovaného EÚ za neoprávnené. Ombudsmanka sa touto otázkou zaoberala a zistila, že dôvody Komisie na neprijatie predmetných nákladov boli primerané. Ombudsmanka preto prípad uzavrela zistením, že nedošlo k nesprávnemu úradnému postupu.

Sťažovateľom je MSP, ktorý sa ako príjemca zúčastnil na projekte Komisie. Svojich zamestnancov odmeňuje čiastočne vyplácaním dividend. Keď Komisia v roku 2014 zamietla časť osobných nákladov sťažovateľa ako neoprávnenú, sťažovateľ tvrdil, že Komisia predtým schválila svoj model odmeňovania, a preto mala oprávnené očakávanie, že jej osobné náklady budú zodpovedajúcim spôsobom uhradené. Sťažovateľ sa obrátil na ombudsmana.

Po nahliadnutí do spisu Komisie ombudsmanka zistila, že Komisia výslovne neschválila model odmeňovania sťažovateľa a že neboli splnené podmienky na existenciu oprávnených očakávaní. Ombudsmanka ďalej zistila, že stanovisko Komisie bolo z právneho hľadiska správne a v súlade s dohodou o grante. Ombudsmanka však takisto zistila, že Komisia mohla byť obozretnejšia, a pri vstupe do projektu upozornila sťažovateľa, že jeho model odmeňovania by nebol prijateľný. V ďalšom liste sťažovateľovi Komisia vyjadrila poľutovanie nad tým, ako sa udalosti vyvíjali, ale takisto vyjadrila nádej, že sťažovateľ bude pokračovať vo svojej účasti na projekte. Ombudsmanka zistila, že Komisia sa pri riešení tohto prípadu nedopustila nesprávneho úradného postupu, hoci bolo poľutovaniahodné, že sťažovateľ pochopil, že Komisia akceptuje jej model odmeňovania.