Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. Sťažnosť sa týka rozhodnutia Komisie neakceptovať určité náklady vykázané partnerom projektu financovaného EÚ v rámci 7. RP [1]. Do projektu bolo zapojené konzorcium viacerých medzinárodných partnerov. Sťažovateľ je zástupcom univerzity A, ktorá pôsobila ako koordinátor projektu. Koordinátor včas predložil požadované výsledky, hodnotenie v polovici trvania a výročné správy, ako aj záverečnú správu. Správy schválila Komisia. Komisia sa však rozhodla znížiť konečnú platbu konzorciu o 125 627,97 EUR, čo zodpovedá predbežnému financovaniu poskytnutému jednému z partnerov konzorcia (partner Z), ktorého náklady Komisia neakceptovala. Komisia informovala sťažovateľa, že je na koordinátorovi, aby vymohol finančné prostriedky, ktoré boli nesprávne vyplatené partnerovi Z.

2. V máji 2013 sťažovateľ požiadal Komisiu, aby poskytla právny základ pre svoj záver, že je zodpovednosťou koordinátora vymáhať finančné prostriedky nesprávne vyplatené partnerom. Sťažovateľ konkrétne odkázal na ustanovenia dohody o grante a príručky o finančných otázkach, na základe ktorých tvrdil, že zodpovednosť za vymáhanie nesprávne vyplatených súm nesie Komisia.

3. V januári 2014 Komisia odpovedala, že jej odmietnutie uskutočniť akúkoľvek platbu partnerovi Z bolo založené na príslušných ustanoveniach dohody o grante.

4. Sťažovateľ, ktorý nebol spokojný s odpoveďou Komisie, sa v apríli 2014 obrátil na európskeho ombudsmana.

Vyšetrovanie

5. Ombudsmanka sa rozhodla začať vyšetrovanie týchto obvinení a tvrdení:

Obvinenia:

1) Komisia sa nezaoberala argumentmi sťažovateľa predloženými v máji 2013 týkajúcimi sa nespravodlivého zníženia konečnej sumy vyplatenej konzorciu.

2) Komisia nezačala príslušné postupy vymáhania voči partnerovi Z v súvislosti s nesprávne vyplateným predbežným financovaním.

3) Komisia sa touto záležitosťou zaoberala s veľkým oneskorením.

Pohľadávky:

1) Komisia by mala odpovedať na argumenty sťažovateľa týkajúce sa nespravodlivého zníženia konečnej sumy vyplatenej konzorciu.

2) Komisia by mala začať príslušné postupy vymáhania voči partnerovi Z.

3) Komisia by sa mala touto záležitosťou bezodkladne zaoberať.

6. V priebehu vyšetrovania ombudsman dostal stanovisko Komisie k sťažnosti a následne pripomienky sťažovateľa ako odpoveď na stanovisko Komisie. Pri vedení vyšetrovania ombudsmanka zohľadnila argumenty a stanoviská predložené stranami.

Obvinenia

Argumenty predložené ombudsmanovi

7. Sťažovateľ tvrdil, že v príručke o finančných otázkach [2] sa jasne stanovuje, že Komisia by mala vykonať postup vymáhania a aktivovať záručný fond.[3] Komisia sa v tejto súvislosti nezaoberala argumentom sťažovateľa.

8. Komisia vo svojom stanovisku vysvetlila, prečo náklady vykázané partnerom Z neboli akceptované:

9. Partner Z predložil finančný výkaz (formulár C) za vykazované obdobie 1 (RP 1), ktorý podpísala iná právnická osoba ako tá, ktorá podpísala dohodu o grante. Aby boli náklady oprávnené, musia vzniknúť príjemcovi [4]. Komisia preto nemohla zohľadniť formulár C bez zmeny dohody o grante tak, aby odrážala zmenu názvu partnera Z. Komisia teda vyplatila koordinátorovi priebežnú platbu za náklady konzorcia na RP 1, ktoré boli oprávnené (t. j. bez nákladov vykázaných partnerom Z), až do zmeny dohody o grante. Po zmene dohody o grante tak, aby odrážala nový názov partnera Z, partner Z predložil formulár C pod svojím novým názvom za vykazované obdobie 2 (RP 2) a zmenený formulár C za vykazované obdobie 1 (RP 1), pričom vykázal vyššie náklady za vykazované obdobie 1 ako v predchádzajúcej verzii formulára C za vykazované obdobie 1. Komisia požiadala partnera Z o vysvetlenie, pokiaľ ide o vyššie náklady vykázané za RO1. Komisia však považovala odpoveď partnera Z za nedostatočnú. Komisia preto vyplatila koordinátorovi priebežnú platbu za RP 2, ktorá opäť vylúčila náklady vykázané partnerom Z.

10. Pokiaľ ide o vykazované obdobie 3 (RP 3), Komisia požiadala partnera Z a koordinátora o objasnenie formulára C, ktorý predložil partner Z. Ani jeden z nich neposkytol požadované informácie, a preto Komisia nemohla posúdiť a overiť oprávnenosť vykázaných nákladov za dané vykazované obdobie.

11. Vzhľadom na nedostatok informácií, pokiaľ ide o náklady vykázané partnerom Z, Komisia nemohla preskúmať oprávnenosť týchto nákladov a to, či skutočne vznikli tomuto príjemcovi. V dôsledku toho sa Komisia rozhodla zamietnuť všetky náklady vykázané partnerom Z ako neoprávnené a pristúpiť ku konečnej platbe koordinátorovi zostávajúceho financovania na základe oprávnených nákladov, ktoré vznikli konzorciu ako celku.

12. Pokiaľ ide o tvrdenie sťažovateľa, že Komisia mala začať postup vymáhania voči partnerovi Z, Komisia vysvetlila, že postup vymáhania je možný len vtedy, ak existuje dlh voči Únii. Aj keď náklady vykázané partnerom Z neboli zohľadnené pri výpočte konečnej splatnej sumy, celkové oprávnené náklady vykázané ostatnými partnermi vedú ku konečnej sume vyššej, ako je suma, ktorá už bola vyplatená konzorciu prostredníctvom priebežných platieb. Konzorcium preto nemalo voči Únii žiadny dlh a nebolo možné ho vymôcť.

13. Pokiaľ ide o využívanie záručného fondu, Komisia uviedla, že záručný fond nemožno aktivovať len preto, že člen konzorcia si neplní svoje povinnosti vyplývajúce z dohody o grante. Účelom záručného fondu je chrániť finančné záujmy Únie a nie pokryť náklady, ktoré príjemcovia riadne neodôvodnili, ani pridať dodatočné finančné prostriedky k príspevku EÚ stanovenému v dohode o grante, ak si príjemca neplní svoje povinnosti. Komisia aktivuje postupy záručného fondu len s cieľom vymôcť dlh voči Únii.

14. Komisia uviedla, že by bola pripravená opätovne posúdiť oprávnenosť nákladov vykázaných partnerom Z, ak by dostala požadované dodatočné informácie.

15. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach uviedol, že požadované informácie nie je možné poskytnúť, keďže partner Z už neexistuje. Komisia sa stále nezaoberala jeho argumentom, že suma predbežného financovania vyplatená partnerovi Z zodpovedala práci, ktorú skutočne vykonal pre projekt, a táto práca už bola začlenená do technických správ a výstupov, ktoré Komisia už akceptovala.

Hodnotenie ombudsmana

16. Všetky finančné príspevky Únie na projekt financovaný v rámci 7. RP sa vyplácajú koordinátorovi, ktorý je zodpovedný za jeho správu a rozdelenie medzi príjemcov [5].

17. V dohode o grante sa stanovuje, ktoré náklady vykázané partnermi projektu sú oprávnené na financovanie. Náklady musia byť skutočné a vynaložené príjemcom počas trvania projektu, musia sa použiť výlučne na účely dosiahnutia cieľov projektu a musia byť uvedené v odhadovanom celkovom rozpočte.[6] Povinnosťou konzorcia je predložiť Komisii prostredníctvom koordinátora správu za každé vykazované obdobie, ktorá obsahuje prehľad o napredovaní prác a finančný výkaz od každého príjemcu. Konzorcium musí takisto predložiť súhrnnú finančnú správu konsolidujúcu požadovaný príspevok Spoločenstva všetkých príjemcov v súhrnnej forme na základe informácií, ktoré každý príjemca poskytol vo formulári C (príloha VI k dohode o grante)[7]. Okrem toho formulár C musia podpísať oprávnené osoby v rámci organizácie príjemcu [8].

18. Na základe uvedených ustanovení Komisia nemohla akceptovať náklady vykázané partnerom Z za RP 1, keďže formulár C, ktorý poskytla, bol v mene subjektu, ktorý nebol medzi pôvodnými partnermi projektu. Takýto formulár preto nemohol slúžiť ako dôkaz, že náklady vznikli partnerovi Z. Príjemcovia boli navyše povinní informovať Komisiu prostredníctvom koordinátora o akýchkoľvek zmenách týkajúcich sa ich právneho postavenia.[9] Informácie týkajúce sa zmeny názvu partnera Z neboli Komisii oznámené pred predložením formulára C na RP 1.

19. Po objasnení otázky názvu sa objavili ďalšie otázky. Predovšetkým sa zdá, že partner Z nevysvetlil zmenu nákladov vykázaných za RP 1 v upravenom formulári C. Okrem toho sa zdá, že partner Z nevysvetlil, prečo boli určité vykázané náklady vyššie ako náklady predpokladané v odhadovanom rozpočte. Hoci koordinátor poskytol prehľad o práci vykonanej partnerom Z, povaha týchto informácií bola veľmi všeobecná a neodkazovala na skutočné náklady, ktoré vznikli partnerovi Z. Informácie poskytnuté koordinátorom preto nestačili na preukázanie skutočných nákladov partnera Z, aj keď sa môže stať, ako tvrdí sťažovateľ, že deklarované náklady zodpovedali práci, ktorú partner Z skutočne vykonal.

20. Na základe uvedených skutočností nič nenasvedčuje tomu, že by odmietnutie Komisie akceptovať náklady vykázané partnerom Z nebolo odôvodnené.

21. Rozhodnutie Komisie neakceptovať náklady vykázané partnerom Z znamenalo, že predbežné financovanie, ktoré tento partner dostal, bolo neodôvodnené. Sťažovateľ sa domnieva, že Komisia mala vymôcť predbežné financovanie od partnera Z a aktivovať záručný fond v súlade s bodom II.21 všeobecných podmienok dohody o grante.

22. V tejto súvislosti ombudsmanka súhlasí so stanoviskom Komisie, pokiaľ ide o jej povinnosti vymáhania: Konečná platba konzorciu sa uskutočňuje na základe oprávnených nákladov všetkých príjemcov počas celého trvania projektu. Ak je suma, ktorú už Komisia vyplatila v rámci predbežného financovania a priebežných platieb, vyššia ako schválený príspevok, Komisia rozdiel vymáha. Na druhej strane, ak sú predtým vyplatené sumy nižšie ako oprávnené náklady, Komisia vyplatí rozdiel konzorciu [10] Je potrebné poznamenať, že v dohode o grante sa konečná platba vzťahuje na finančný príspevok na projekt ako celok.

23. Konzorcium nemalo pri výpočte konečnej platby voči Únii žiadny dlh. Naopak, napriek tomu, že náklady partnera Z neboli akceptované, konzorciu bola stále splatná suma.

24. Otázka rozdelenia finančných prostriedkov medzi partnerov projektu je však oddelená od otázky možného dlhu voči Únii. Ombudsmanka v dohode o grante nenachádza žiadny základ pre záver, že Komisia má povinnosť zasiahnuť v prípadoch, keď sa finančné prostriedky musia prerozdeliť medzi partnerov.

25. Záručný fond sa zriaďuje na riadenie rizík spojených s nevymožením súm splatných Únii. [11] Vzhľadom na to, že v tomto prípade neexistovali žiadne sumy splatné Únii, Komisia nemala dôvod aktivovať záručný fond.

26. Na základe uvedených skutočností ombudsmanka nezistila žiadny nesprávny úradný postup Komisie v súvislosti s jej vecným rozhodnutím znížiť konečnú platbu konzorciu.

27. Pokiaľ ide o údajné oneskorenia Komisie pri riešení tejto záležitosti, ombudsmanka poznamenáva, že medzi koordinátorom a Komisiou prebiehala pravidelná výmena korešpondencie. Jediné oneskorenie, ku ktorému podľa všetkého došlo, bolo, že odpoveď Komisie na list sťažovateľa z 29. mája 2013 bola zaslaná až v januári 2014 po dvoch upomienkach. Hoci bolo toto oneskorenie poľutovaniahodné, ombudsmanka nezistila žiadne dôvody na ďalšie riešenie tejto otázky.

Záver

Na základe vyšetrovania tejto sťažnosti ombudsmanka uzatvára túto sťažnosť s týmto záverom:

Ombudsmanka nezistila nesprávny úradný postup Komisie.

Sťažovateľ a Komisia budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily O'Reilly

Štrasburg, 17. februára 2016

[1] Siedmy rámcový program (7. RP) bol program na financovanie európskeho výskumu a technického rozvoja v rokoch 2007 až 2013.

[2] Príručka k finančným otázkam súvisiacim s nepriamymi akciami 7. RP

[3] Keď Komisia vyplatí koordinátorovi predbežné financovanie, prevedie určitú časť tejto sumy do záručného fondu (článok 6 dohody o grante). Garančný fond sa zriaďuje na riadenie rizika spojeného s nevymožením súm dlžných Spoločenstvu príjemcami (bod II.20.2 všeobecných podmienok dohody o grante).

Ak na základe žiadosti Komisie príjemca v prebiehajúcej dohode o grante neuhradí koordinátorovi požadovanú sumu, Komisia aktivuje fond. Suma sa prevedie z fondu priamo koordinátorovi. Ak príjemca dlhuje Spoločenstvu určitú sumu po vypovedaní alebo dokončení dohody o grante, Komisia najprv požiada o platbu priamo príslušného príjemcu. Ak príjemca nevykoná platbu, Komisia vymôže sumu zo záručného fondu. Vždy, keď bola suma prevedená z fondu, príslušný príjemca je povinný ju vrátiť. Komisia vydá voči tomuto príjemcovi príkaz na vymáhanie v prospech fondu (body II.21.1 a II.21.2 všeobecných podmienok dohody o grante).

[4] Bod II.14.1 písm. b) všeobecných podmienok dohody o grante.

[5] Body II.2.2 a II.2.3 všeobecných podmienok dohody o grante

[6] Bod II.2.14 všeobecných podmienok dohody o grante

[7] Body II.4.1 a II.4.4 všeobecných podmienok dohody o grante

[8] Bod II.4.5 všeobecných podmienok dohody o grante

[9] Bod II.3 písm. f) všeobecných podmienok dohody o grante znie: „Každý príjemca včas informuje ostatných príjemcov a Komisiu prostredníctvom koordinátora o i) menách osôb, ktoré riadia a monitorujú jeho prácu, jeho kontaktných údajoch a akýchkoľvek zmenách týchto informácií; ii) každú udalosť, ktorá by mohla ovplyvniť realizáciu projektu a práva Spoločenstva; iii) akúkoľvek zmenu svojho úradného názvu, adresy a právnych zástupcov a akúkoľvek zmenu svojej právnej, finančnej, organizačnej alebo technickej situácie [...]; a iv) akejkoľvek okolnosti ovplyvňujúcej podmienky účasti [...]“

Ak je výška zodpovedajúceho finančného príspevku Spoločenstva vyššia ako akákoľvek suma, ktorá už bola konzorciu vyplatená, Komisia vyplatí rozdiel ako záverečnú platbu v rámci limitu stanoveného v článkoch 5.1 a II.20.“

[11] Článok 38 ods. 2 pravidiel účasti na 7. RP, dostupný na adrese http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:391:0001:0018:EN:PDF