V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa vysvetľuje dôvod spracovania, spôsob, akým európsky ombudsman zhromažďuje všetky poskytnuté osobné údaje, nakladá s nimi a zabezpečuje ich ochranu, ako sa tieto informácie používajú a aké práva môžu dotknuté osoby uplatňovať v súvislosti so svojimi údajmi.

Prevádzkovateľom je európsky ombudsman. Spoločným prevádzkovateľom je Európska komisia (v prípade ABAC ide o finančnú a účtovnú aplikáciu zriadenú Komisiou na monitorovanie plnenia jej rozpočtu a prípravu jej účtovnej závierky).

1. Aké osobné údaje bude Európsky ombudsman spracúvať?

Osobné údaje uchádzačov, dodávateľov a záujemcov, ich zamestnancov alebo subdodávateľov, ktoré môžu zahŕňať:

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, číslo cestovného pasu alebo identifikačné číslo;
• funkcia;
• kontaktné údaje (e-mailová adresa, obchodné telefónne číslo, číslo mobilného telefónu, faxové číslo, poštová adresa, spoločnosť a oddelenie, krajina pobytu, adresa webového sídla);
• osvedčenia o zaplatených príspevkoch na sociálne zabezpečenie a daniach, výpis z registra trestov,
• Finančné údaje: referenčné číslo bankového účtu (kódy IBAN a BIC), identifikačné číslo pre DPH;
• Čestné vyhlásenie, že uchádzači sa nenachádzajú v žiadnej zo situácií vyžadujúcich si vylúčenie uvedených v článkoch 136 a 141 nariadenia o rozpočtových pravidlách
• Formulár týkajúci sa neexistencie konfliktu záujmov zamestnancov inštitúcií alebo orgánov EÚ, ako aj odborníkov zapojených do výberového konania.

2. Prečo Európsky ombudsman spracúva tieto osobné údaje?

Európsky ombudsman zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje na účely riadenia a správy postupov verejného obstarávania.

3. Aké sú právne základy a potreba spracovania týchto údajov?

Právnym základom pre operácie spracúvania osobných údajov je nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie [1], a najmä jeho články 160 až 179.

Spracúvanie je potrebné na základe článku 5 ods. 1 písm. a), b) a c) nariadenia (EÚ) 1725/2018.

4. Kto je zodpovedný za spracovanie údajov?

Európsky ombudsman je zodpovedný za spracovanie údajov. Údaje spracúva konkrétnejšie oddelenie pre personál, administratívu a rozpočet (PAB).

5. Kto bude príjemcom údajov?

Európsky ombudsman, generálny tajomník, členovia komisie pre vyhodnotenie ponúk (v prípade potreby); zamestnanci zodpovední za správu zmlúv v rámci príslušného oddelenia; zamestnanci zodpovední za správu ponúk a zmlúv v oddelení PAB. Prenos osobných údajov je možný do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám.

6. Ako dlho budú údaje uchovávané?

Spisy týkajúce sa postupov verejného obstarávania vrátane osobných údajov sa uchovávajú v útvare zodpovednom za postup až do jeho ukončenia a na oddelení PAB počas obdobia 7 rokov od podpisu zmluvy. Výpisy z registra trestov sa uchovávajú dva roky po skončení príslušného konania. Ponuky neúspešných uchádzačov sa však uchovávajú päť rokov od podpísania zmluvy.

7. Ako chránime údaje dotknutej osoby?

Papierové súbory uchovávajú zodpovedné jednotky v uzamknutej skrini. Elektronické súbory sa uchovávajú na serveroch s prístupovými právami obmedzenými na príslušných zamestnancov oddelení zapojených do postupu (konkrétne na oddelenie PAB a oddelenie, ktoré bude zmluvu skutočne využívať).

Členovia hodnotiaceho výboru majú prístup k spisom na účely hodnotenia a sú informovaní, že by nemali uchovávať kópie po ukončení procesu hodnotenia.

Zmluvnými doložkami sa zabezpečuje, aby dodávateľ spracúval osobné údaje zamestnancov EO len na základe pokynov ombudsmana (doložky o ochrane údajov sa dopĺňajú do zmluvy o poskytovaní služieb/nábytku a do všeobecných podmienok kontaktu).

V prípade prenosu osobných údajov do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám sa v zmluve podpísanej medzi ombudsmanom a úspešným uchádzačom stanovujú štandardné zmluvné doložky, ktorými sa zabezpečuje, aby sa osobné údaje spracúvali v súlade s pravidlami záväznými pre inštitúcie EÚ.

8. Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Máte právo požiadať o prístup k svojim osobným údajom. Máte tiež právo požiadať o bezodkladnú opravu akýchkoľvek neúplných alebo nepresných údajov, ktoré sa vás týkajú. Právo na opravu údajov sa môže vzťahovať len na faktické údaje spracúvané v rámci príslušného postupu verejného obstarávania. Toto právo možno uplatniť len do konečného termínu na predkladanie ponúk. Nesprávne identifikačné údaje však možno opraviť kedykoľvek počas postupu verejného obstarávania a po ňom zaslaním e-mailu na adresu eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Európsky ombudsman odpovie na vaše žiadosti čo najskôr, najneskôr však do jedného mesiaca.

9. Na koho sa obrátiť v prípade otázok alebo sťažností týkajúcich sa otázok ochrany údajov?

Otázky týkajúce sa ochrany údajov v súvislosti s postupom verejného obstarávania môžete kedykoľvek zaslať európskemu ombudsmanovi na túto adresu: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Európsky ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Štrasburg Cedex

Takisto sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu európskeho ombudsmana na tejto adrese: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Sťažnosť môžete kedykoľvek podať európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov na tejto adrese: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Ú. v. EÚ L 193, 30.7.2018, s. 1.