Okolnosti predchádzajúce sťažnosti

1. V októbri 2015 sťažovateľ požiadal Výkonnú agentúru Európskej rady pre výskum [2] (ďalej len „agentúra“), aby mu poskytla prístup k určitým dokumentom podľa nariadenia č. 1049/2001. Agentúra poskytla čiastočný prístup k siedmim dokumentom a úplný prístup k jednému dokumentu. Uviedol, že podľa nariadenia č. 1049/2001 možno zohľadniť len dokumenty, ktoré má agentúra v držbe, teda dokumenty, ktoré pochádzajú od agentúry alebo ktoré agentúra dostala a ktoré má v držbe.

2. V novembri 2015 sťažovateľ požiadal agentúru, aby mu okrem iných dokumentov umožnila prístup k dvom e-mailom zaslaným členom vedeckej rady zo súkromného e-mailového účtu predsedu vedeckej rady agentúry [3].

3. V decembri 2015 agentúra odpovedala sťažovateľovi a uviedla, že dva predmetné e-maily nemá k dispozícii, pretože boli zaslané zo súkromného e-mailového účtu predsedu. Agentúra preto nemohla sťažovateľovi poskytnúť prístup k tejto korešpondencii.

4. Sťažovateľ nebol spokojný s odpoveďou agentúry a vzhľadom na to, že e-maily zaslané zo súkromného e-mailového účtu predsedu súviseli s prácou, obrátil sa na európskeho ombudsmana so sťažnosťou na odmietnutie agentúry zverejniť e-maily.

Vyšetrovanie

5. Ombudsmanka začala vyšetrovanie týchto otázok, ktoré boli predmetom sťažnosti:

1) ERCEA by si mala vyžiadať sporné e-maily zaslané zo súkromného e-mailového účtu predsedu členom vedeckej rady.

2) Agentúra ERCEA by potom mala sťažovateľovi poskytnúť prístup k týmto e-mailom.

6. V priebehu vyšetrovania agentúra získala kópie dvoch predmetných e-mailov od predsedu a následne k nim umožnila čiastočný prístup. V nadväznosti na oznámenie týchto informácií ombudsmanovi vykonal vyšetrovací tím ombudsmana inšpekciu v priestoroch agentúry.

Hodnotenie ombudsmana

7. V súlade so zásadami dobrej správy vecí verejných agentúra získala od predsedu kópie dvoch predmetných e-mailov a poskytla ich sťažovateľovi, aj keď v upravenej verzii. Agentúra ako taká vyriešila pôvodne zistené problémy.

8. Otázkou však zostáva, či agentúra správne poskytla sťažovateľovi len čiastočný prístup k dvom predmetným e-mailom.

9. Agentúra uviedla, že čiastočné zverejnenie bolo odôvodnené na základe článku 4 ods. 1 písm. b) nariadenia č. 1049/2001. V tomto ustanovení sa uvádza, že inštitúcie odmietnu prístup k dokumentu, ak by sa jeho zverejnením porušila ochrana súkromia a bezúhonnosti jednotlivca, najmä v súlade s právnymi predpismi EÚ týkajúcimi sa ochrany osobných údajov. Agentúra po získaní kópií týchto dvoch e-mailov konzultovala s predsedom o ich možnom zverejnení. Predseda v zásade súhlasil so zverejnením e-mailov. Agentúra musela ďalej upraviť určité časti e-mailov s cieľom chrániť osobné údaje iných osôb, najmä mená a e-mailové adresy príjemcov e-mailov, ako aj mená osôb uvedených v texte e-mailov.

10. Sťažovateľ vo svojich pripomienkach k uvedenej odpovedi agentúry potvrdil prijatie dvoch e-mailov v upravenej verzii. Domnieval sa však, že tieto dva e-maily boli tak výrazne redigované, že bolo ťažké ich pochopiť. Podozrieval tiež, že je začiernených oveľa viac ako osobných údajov, a preto si želal získať e-maily v plnom rozsahu, s výnimkou osobných údajov, vzhľadom na verejný záujem v tejto veci.

11. Vyšetrovací tím ombudsmanky potom vykonal kontrolu spisu agentúry, ktorý obsahoval neupravené verzie dvoch predmetných e-mailov, a tiež sa stretol so zástupcami agentúry s cieľom položiť určité otázky súvisiace s inšpekciou.

12. Po preskúmaní úplnej verzie týchto dvoch e-mailov ombudsmanka poznamenáva, že upravené časti skutočne predstavujú druh informácií a vyhlásení, na ktoré sa môže vzťahovať výnimka určená na ochranu súkromia a integrity jednotlivcov. V tejto súvislosti treba poznamenať, že je to formulované záväzne, a preto sú inštitúcie povinné odmietnuť prístup k dokumentom, ktoré patria do tohto rámca. Pokiaľ ide o povinnosť odôvodnenia uplatniteľnosti uvádzanej výnimky, ombudsman pripomína, že hoci prináleží dotknutej inštitúcii, aby preukázala, že na dokumenty, ku ktorým sa žiada prístup, sa skutočne vzťahuje uvádzaná výnimka, niekedy môže byť nemožné uviesť úplné dôvody odôvodňujúce potrebu dôvernosti bez zverejnenia vyňatého obsahu dokumentu, a tým zbaviť výnimku jej samotného účelu.

13. Pokiaľ ide o želanie sťažovateľa, aby boli tieto dva e-maily zverejnené úplne vzhľadom na verejný záujem v tejto veci, ombudsmanka poznamenáva, že na príslušnú výnimku v článku 4 ods. 1 písm. b) sa na rozdiel od niektorých iných výnimiek v nariadení č. 1049/2001 nevzťahuje prevažujúci verejný záujem na zverejnení. Je to absolútna výnimka.[4]

14. Ombudsmanka sa preto domnieva, že agentúra správne uplatnila ustanovenia nariadenia č. 1049/2001, keď sa rozhodla udeliť len čiastočný prístup k dvom predmetným e-mailom. Ombudsman preto nezistil nesprávny úradný postup agentúry.

15. Ombudsmanka napokon poznamenáva, že agentúra správne považovala e-maily odoslané a prijaté zo súkromných e-mailových účtov za e-maily, na ktoré sa vzťahuje nariadenie č. 1049/2001, ak sa týkajú odborných záležitostí súvisiacich s funkciami agentúry. Víta deklarovaný záväzok agentúry dodržiavať zásady otvorenosti a transparentnosti.

Záver

Na základe vyšetrovania ombudsmanka uzatvára tento prípad s týmto záverom:

Ombudsman nezistil nesprávny úradný postup agentúry.

Sťažovateľ a Výkonná agentúra Európskej rady pre výskum budú o tomto rozhodnutí informovaní.

Emily OυReilly
európska ombudsmanka

V Štrasburgu 21. decembra 2017

[1] Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 z 30. mája 2001 o prístupe verejnosti k dokumentom Európskeho parlamentu, Rady a Komisie, Ú. v. ES L 145/43, 31.5.2001. K dispozícii na adrese: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] Výkonná agentúra Európskej rady pre výskum (ERCEA) vykonáva stratégiu Európskej rady pre výskum (ERC), ako ju stanovila vedecká rada, a zodpovedá za každodennú správu grantov. Ďalšie informácie sú k dispozícii na adrese: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.

 [3] Vedecká rada je riadiacim orgánom Európskej rady pre výskum a vymedzuje stratégiu a metodiky financovania vedy. Koná v mene vedeckej obce v Európe s cieľom podporovať tvorivosť a inovatívny výskum. Členov vedeckej rady vymenúva Európska komisia na základe odporúčaní nezávislého výboru. Predsedom vedeckej rady je predseda Európskej rady pre výskum. Výkonná agentúra ERC vykonáva stratégiu ERC stanovenú vedeckou radou a zodpovedá za každodennú správu grantov.

[4] Zverejnenie sa môže uskutočniť, ak je to v súlade s nariadením 45/2001 o ochrane údajov.