Reclamantul, un reprezentant de interese din Franța, și-a exprimat îngrijorarea cu privire la sistemul de „acreditare” utilizat de Parlamentul European pentru a facilita accesul în clădirile sale. În special, el consideră că procesul este confuz și contestă faptul că unele dintre documentele de orientare sunt disponibile numai în limba engleză.

În cadrul anchetei, Parlamentul s-a angajat să pună la dispoziție documentația în cauză în limbile franceză și germană și a explicat, de asemenea, modul în care îi asistă pe cei care solicită acreditarea.

Ombudsmanul a salutat acest lucru și a închis ancheta, concluzionând că nu sunt justificate alte anchete.

În urma dezvăluirilor potrivit cărora un (fost) director general al Comisiei Europene s-a deplasat în Qatar și a primit ospitalitatea aferentă în detrimentul unor părți terțe, ceea ce a dat naștere unor preocupări legate de conflictele de interese, Ombudsmanul a scris pentru prima dată Comisiei în martie 2023. Ea a solicitat informații cu privire la amploarea acestei practici și la modul în care Comisia verifică dacă nu există conflicte de interese atunci când terții acoperă cheltuielile suportate de personalul Comisiei.

La scurt timp după aceea, Comisia și-a actualizat normele privind contribuțiile terților la deplasările profesionale. Ombudsmanul a concluzionat la momentul respectiv că, dacă sunt aplicate cu diligență, aceste norme ar împiedica contribuțiile terților pentru deplasările în interes de serviciu să genereze conflicte de interese.

Cu toate acestea, răspunsul Comisiei a arătat că, deși au existat doar exemple limitate de deplasări de lucru ale personalului Comisiei care au fost plătite de terți, unele dintre acestea au avut loc la cel mai înalt nivel al gestiunii Comisiei.

În acest context, Ombudsmanul a deschis această anchetă din proprie inițiativă pentru a examina un eșantion de astfel de cazuri, înainte de intrarea în vigoare a normelor actualizate. Scopul acestei anchete a fost de a stabili modul în care Comisia a evaluat potențialele conflicte de interese legate de deplasările profesionale plătite de terți și ce măsuri a luat pentru a atenua riscurile unor eventuale conflicte de interese care au fost identificate.

Ancheta nu a identificat niciun caz care să fi dat naștere unor preocupări privind conflictul de interese, altele decât cele ale (fostului) director general al Comisiei vizat de dezvăluirile de mai sus. Cu toate acestea, ancheta a indicat că problemele au un domeniu de aplicare mai larg. Având în vedere că Oficiul European de Luptă Antifraudă a investigat chestiunea, iar Parchetul European a început o anchetă, Ombudsmanul a considerat că nu se justifică nicio anchetă suplimentară în această privință.  

Acestea fiind spuse, ancheta a demonstrat deficiențe în ceea ce privește modul în care Comisia a pus în aplicare normele sale anterioare privind deplasările profesionale. În special, Ombudsmanul a constatat că Comisia nu a înregistrat modul în care a evaluat în mod substanțial riscurile de conflict de interese legate de contribuțiile plătite de terți. De asemenea, Comisia nu a înregistrat valoarea contribuțiilor terților. Întrucât aceste deficiențe sunt încă relevante în ceea ce privește modul în care Comisia aplică normele actualizate, Ombudsmanul a făcut două sugestii de îmbunătățire în acest scop.

Această anchetă a vizat respectarea de către Comisia Europeană a dispozițiilor privind activitățile de lobby în domeniul tutunului, astfel cum sunt prevăzute în Convenția-cadru pentru controlul tutunului (CCCT) a Organizației Mondiale a Sănătății. În special, Ombudsmanul a evaluat modul în care Comisia asigură transparența interacțiunilor sale cu industria tutunului.

Activitatea anterioară a Ombudsmanului a demonstrat modul în care Direcția Generală Sănătate și Siguranță Alimentară (DG SANTE) și Direcția Generală Impozitare (DG TAXUD) din cadrul Comisiei respectă obligațiile în acest domeniu. Această anchetă a urmărit să evalueze modul în care Comisia își respectă obligațiile în toate departamentele și în ceea ce privește toți membrii personalului Comisiei.

În cursul anchetei, Ombudsmanul a comunicat Comisiei constatările sale preliminare. Ea a semnalat faptul că neadoptarea de către Comisie a unei abordări coerente la nivelul tuturor departamentelor sale în ceea ce privește respectarea obligațiilor sale privind transparența interacțiunilor cu reprezentanții industriei tutunului constituie un caz de administrare defectuoasă. Aceasta a inclus nepăstrarea și nepunerea la dispoziție a proceselor-verbale ale reuniunilor cu reprezentanții grupurilor de interese din sectorul tutunului, precum și neasigurarea unei evaluări sistemice, la nivelul tuturor direcțiilor generale, cu privire la necesitatea unor eventuale reuniuni cu reprezentanții industriei tutunului.

În răspunsul său, Comisia și-a reafirmat abordarea standard în ceea ce privește transparența activităților de lobby și a făcut referire la măsurile suplimentare luate de DG SANTE și DG TAXUD, care existau înainte de ancheta Ombudsmanului. Prin urmare, Ombudsmanul și-a menținut constatarea potrivit căreia neasigurarea de către Comisie a unei abordări cuprinzătoare în toate departamentele sale în ceea ce privește transparența reuniunilor cu reprezentanții industriei tutunului constituie un caz de administrare defectuoasă.

Cu toate acestea, Comisia a adăugat că va solicita conducerii sale să efectueze o evaluare a riscului de expunere la industria tutunului. Ombudsmanul a salutat acest angajament ca pe un semn că situația s-ar putea îmbunătăți în viitor. Ombudsmanul va scrie Comisiei, la începutul anului 2024, cu punctele pe care o îndeamnă să le comunice directorilor generali, șefilor de serviciu și șefilor de cabinet pe măsură ce efectuează această evaluare. Ombudsmanul va solicita, de asemenea, Comisiei să raporteze până la 30 iunie 2024 cu privire la rezultatul evaluării și la progresele înregistrate pe această bază.

Cazul a vizat o cerere de acces public la documente legate de o reuniune între reprezentanții Institutului Tony Blair pentru guvernanță globală (TBI) și doi membri ai cabinetului comisarului ungar la 19 iunie 2024. În special, reclamantul a fost interesat să știe dacă la reuniune a fost prezent un anumit reprezentant al TBI, pe care reclamantul l-a considerat o persoană publică care deținea anterior o funcție publică.

Comisia a oferit reclamantului acces parțial la raportul reuniunii și la un e-mail pe care l-a primit de la TBI înainte de reuniune. Comisia a ocultat numele reprezentanților TBI. Aceasta a considerat că argumentele prezentate de reclamant nu erau de natură să stabilească o nevoie specifică în interesul public de divulgare a acestor date cu caracter personal („necesitatea”). Independent de lipsa necesității, Comisia a considerat că divulgarea ar aduce atingere intereselor legitime ale persoanelor în cauză. În ceea ce privește cererea de acces referitoare la o persoană identificată, Comisia a răspuns că nu poate nici să confirme, nici să infirme dacă persoana în cauză a participat la reuniune, deoarece și aceasta a fost considerată date cu caracter personal.

Ombudsmanul a considerat că este rezonabil ca Comisia să considere că reclamantul nu a prezentat suficiente argumente care să stabilească necesitatea de a i se transfera datele cu caracter personal într-un scop specific de interes public. Prin urmare, Ombudsmanul a închis ancheta, constatând că nu sunt justificate alte anchete. Cu toate acestea, Ombudsmanul a remarcat că Comisia ar fi putut să se consulte cu TBI cu privire la chestiunea divulgării numelor reprezentanților acestora în cadrul reuniunii, cu scopul de a elimina orice bază pentru speculațiile publice, și a făcut o sugestie corespunzătoare.

Cazul a vizat păstrarea evidențelor Comisiei Europene în ceea ce privește reuniunile la nivel înalt cu reprezentanții grupurilor de interese. Pe baza răspunsurilor Comisiei la o serie de cereri de acces public la documente, reclamantul, jurnalist, și-a exprimat îngrijorarea cu privire la faptul că Comisia nu documentează întotdeauna ce discută comisarii (și/sau membrii cabinetelor acestora) și directorii generali cu reprezentanții industriei sau ai societății civile atunci când se întâlnesc. Mai precis, reclamantul a considerat că Comisia nu a ținut evidența a 15 reuniuni.

Ombudsmanul a solicitat Comisiei să își prezinte observațiile cu privire la plângere. Ca răspuns, Comisia a declarat că a furnizat reclamantului documentația a peste 100 de reuniuni în perioada relevantă. Comisia a explicat de asemenea că deține procese-verbale sau procese-verbale similare referitoare la toate reuniunile în cauză, cu excepția a două reuniuni care, de fapt, nu au avut loc. Reclamantul nu a răspuns la aceste informații.

Prin urmare, Ombudsmanul a considerat că nu sunt justificate alte anchete și a închis cazul.