Contextul

1. Reclamantul, o asociație de experți juridici din întreaga Uniune Europeană, a realizat un proiect în perioada iulie 2010-iunie 2012, care a fost cofinanțat de Comisia Europeană, în conformitate cu un acord de grant.

2. În februarie 2014, Comisia a informat reclamantul că a decis să auditeze costurile și veniturile proiectului. În iulie 2014, auditorii care fuseseră subcontractați de Comisie pentru a efectua auditul au trimis reclamantului un proiect de raport de audit la care reclamantul a răspuns în detaliu două luni mai târziu.

3. În aprilie 2015, Comisia a trimis reclamantului raportul final de audit în care se afirma că auditorii au luat în considerare răspunsul reclamantului și au actualizat raportul de audit în consecință. Auditul a fost considerat închis, iar ordonatorul de credite al Comisiei a aprobat pe deplin constatările și recomandările din raportul de audit. Reclamantul a fost informat că va primi o notă de debit prin care i se va solicita să plătească 11 112,57 EUR.

4. În iunie 2015, reclamantul și-a prezentat observațiile finale în care a evidențiat unele deficiențe în modul în care a fost efectuat auditul și a contestat anumite aspecte ale raportului de audit. Două săptămâni mai târziu, ordonatorul de credite al Comisiei a răspuns că nici deficiențele semnalate de reclamant, nici punctele ridicate pentru a contesta concluziile auditului nu erau de natură să pună sub semnul întrebării concluziile auditului. Cererea de rambursare a fost menținută.

5. La 16 iulie 2015, reclamantul a trimis Comisiei o altă scrisoare în care a indicat aspectele care îi erau inacceptabile [1], aspectele pe care era pregătit să le accepte și avizul său cu privire la soldul pe care îl datora. Cu toate acestea, Comisia a retransmis nota de debit, iar reclamantul a plătit-o.

Ancheta

6. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele afirmații și revendicări:

1) Refuzul Comisiei de a revizui raportul final de audit în lumina obiecțiilor reclamantului a fost inechitabil.

2) Comisia ar trebui să anuleze decizia sa de a lua în considerare elementele neeligibile E75, E72 și E20 și de a recupera dobânda aferentă sumei investite și ar trebui să discute cu reclamantul despre alte cheltuieli respinse.

7. În sprijinul afirmației sale, reclamantul a susținut că (i) Comisia nu a luat în considerare obiecțiile formulate de reclamant (printre altele, în scrisoarea sa din 16 iulie 2015) cu privire la decizia Comisiei de a considera neeligibile trei elemente de cheltuieli (posturile E75, E72 și E20) și de a recupera dobânda aferentă unei sume investite care nu provenea exclusiv din plata de prefinanțare efectuată de Comisie; (ii) Comisia a aprobat pur și simplu concluziile raportului de audit, delegând astfel decizia sa, fără nicio consultare. Acest lucru este inechitabil și inacceptabil și (iii) reclamantul a acceptat unele cheltuieli respinse și a solicitat Comisiei să discute cu aceasta alte cheltuieli respinse, dar Comisia a refuzat să facă acest lucru.

8. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit avizul Comisiei cu privire la plângere și, ulterior, observațiile reclamantului ca răspuns la avizul Comisiei. În desfășurarea anchetei, Ombudsmanul a luat în considerare argumentele și opiniile prezentate de părți.

Presupusul refuz inechitabil de a revizui raportul final de audit în lumina obiecțiilor reclamantului și a afirmațiilor conexe

Propunere de soluție

9. Inițial, Comisia a refuzat să ia în considerare elementele eligibile E75 și E72. Aceasta a considerat că, întrucât aceste sume fuseseră deduse din sumele datorate de contractant, ele nu puteau fi considerate ca reprezentând cheltuieli suportate și plătite efectiv. Această procedură nu a generat un flux de numerar cu o valoare echivalentă și, prin urmare, aceste elemente erau neeligibile.

10. În ceea ce privește dobânda acumulată la plata de prefinanțare efectuată de Comisie, Comisia a afirmat că recuperarea acestei dobânzi era prevăzută de acordul de grant. Cu toate acestea, în cazul în care suma solicitată de Comisie era mai mare decât dobânda câștigată efectiv din plata de prefinanțare efectuată de Comisie, reclamantul putea prezenta dovada dobânzii câștigate efectiv.

11. În ceea ce privește cheltuielile E20, Comisia a declarat că, deși concluzia auditorilor cu privire la neeligibilitatea acestora era în conformitate cu acordul de grant, era pregătită să accepte în mod excepțional aceste costuri, având în vedere că erau esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului.

12. Comisia a afirmat, de asemenea, că au fost verificate concluziile auditorilor și că nu a aprobat pur și simplu concluziile auditului. Aceasta a adăugat că reclamantul a avut posibilitatea de a-și prezenta observațiile auditorilor. În plus, scrisorile pe care reclamantul le-a trimis Comisiei au primit, de asemenea, răspunsuri specifice.

13. Reclamantul a contestat poziția Comisiei cu privire la sumele care au fost compensate. Factura pe care reclamantul a emis-o și a trimis-o contractantului se referea la o sumă datorată de contractant, iar facturile pe care contractantul le-a emis se refereau, de asemenea, la sume datorate. Potrivit reclamantului, această compensare a respectat cerințele acordului de grant.

14. În ceea ce privește dobânda acumulată la plata de prefinanțare efectuată de Comisie (2 941,32 EUR), reclamantul a fost de acord că recuperarea acestei dobânzi a fost prevăzută în acordul de grant. Aceasta a calculat cuantumul dobânzilor obținute (și a dedus impozitul pe care îl plătise pentru aceste dobânzi) și a declarat că datora Comisiei dobânzi în cuantum de 1 728,70 euro. Reclamantul a explicat metoda pe care a utilizat-o pentru a calcula această sumă și a prezentat Comisiei documente justificative.

15. Întrucât părțile nu au ajuns la un acord, echipa de anchetă a Ombudsmanului a contactat Comisia și i-a solicitat să răspundă la două întrebări, felicitând-o în același timp pentru că a fost de acord să considere cheltuielile E20 eligibile.

16. În ceea ce privește sumele care au fost compensate, echipa de anchetă a Ombudsmanului a observat că Comisia a considerat că, întrucât nu a fost generat niciun flux de numerar, aceste cheltuieli trebuie considerate neeligibile. Cu toate acestea, nu era clar dacă exista o normă care să prevadă că trebuie generat un flux de numerar. Acordul de grant prevedea că numai costurile suportate efectiv pot fi considerate eligibile. Din explicațiile reclamantului reiese că sumele care au fost compensate au fost efectiv suportate. Acestea pur și simplu nu au fost plătite efectiv din cauza compensării. Prin urmare, Comisiei i s-a solicitat să explice dacă există o normă care prevede că trebuie generat un flux de numerar. S-a subliniat că, dacă nu exista o astfel de regulă, se părea că orice sume care fuseseră efectiv suportate și care respectau celelalte condiții prevăzute la articolul II.14 din acordul de grant trebuiau considerate eligibile (indiferent dacă generau sau nu generau un flux de numerar).

17. În ceea ce privește dobânda acumulată la plata de prefinanțare efectuată de Comisie, echipa de anchetă a Ombudsmanului a salutat decizia Comisiei de a oferi reclamantului posibilitatea de a revizui suma. Comisia a fost invitată să precizeze dacă este de acord cu suma revizuită și să își motiveze poziția în cazul în care nu este de acord cu aceasta. Ulterior, s-a dovedit că Comisia a fost deja de acord cu suma revizuită, dar Ombudsmanul nu a fost informat cu privire la acest lucru.

18. În august 2015, Comisia a informat echipa de anchetă a Ombudsmanului că și-a schimbat poziția cu privire la sumele care fuseseră compensate și a considerat că aceste sume constituiau efectiv costuri suportate efectiv și, prin urmare, erau eligibile. Reclamantul a informat ulterior Ombudsmanul că a purtat o discuție calmă cu Comisia, în cursul căreia argumentele ambelor părți au fost schimbate și audiate. Aceasta a adăugat că este mulțumită de rezultatul discuției și a mulțumit Ombudsmanului pentru intervenția sa.

Evaluarea Ombudsmanului în urma propunerii de soluție

19. Ombudsmanul constată cu satisfacție că reclamantul și Comisia au ajuns la un acord cu privire la problemele ridicate în această plângere și că reclamantul este mulțumit de rezultat. Prin urmare, petiționara consideră că s-a găsit o soluție.

Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

Ombudsmanul consideră că s-a găsit o soluție.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Marta Hirsch-Ziembinska

Unitatea 1 - Anchete și TIC

Strasbourg, 13.12.2016

[1] Următoarele trei puncte au fost inacceptabile pentru reclamantul care a solicitat Comisiei anularea celor trei decizii referitoare la acestea:

1. Refuzul de a lua în considerare două elemente: (i) elementul E75 (costuri respinse: 2 419 EUR), care se referea la facturi pe care reclamantul nu le plătise efectiv contractantului deoarece au fost compensate (în conformitate cu dreptul francez) cu sumele datorate de contractant reclamantului. Reclamantul a afirmat că această compensare a fost dovedită (printr-o scrisoare recomandată a contractantului) și a fost în conformitate cu legislația franceză. În plus, Comisia a fost de acord cu aceasta și (ii) același lucru era valabil și pentru postul E72 (costuri respinse: 975 de euro), care corespundea taxelor de participare plătite contractantului de către doi participanți la o conferință, dar pe care contractantul nu le-a plătit reclamantului. Prin urmare, reclamantul a dedus suma de 975 EUR din sumele datorate.

2. Decizia Comisiei de a recupera „dobânda de 2 941,32 EUR obținută din prefinanțarea Comisiei care nu a fost declarată”. Reclamantul a declarat că a investit bani în exces și a primit dobândă. Comisia a insistat ca această dobândă să fie rambursată integral, deși:

a) o astfel de rambursare nu este prevăzută prin contract;

b) o parte (minimă) din sumele investite nu provine din subvenția plătită de Comisia Europeană;

c) Dobânzile încasate au fost impozitate. Această decizie a Comisiei înseamnă că aceasta realizează profituri pentru care reclamantul a plătit impozite în Franța. Acest lucru este nedrept.

d) Este imposibil ca reclamantul să înțeleagă exact modul în care auditorii au calculat această sumă, deoarece nu au furnizat detalii cu privire la aceasta.

3. Respingerea de către Comisie a postului E20. Fără nicio discuție, Comisia a respins postul E20 (1020 EUR), care reprezenta o cheltuială a unui partener în cadrul proiectului. Cheltuielile legate de cazarea membrilor unei comisii care au trebuit să ia o decizie rapidă în urma unei conferințe. Această cheltuială a fost perfect justificată și a fost furnizat un document contabil.