Contextul plângerii

1. Reclamantul este o microîntreprindere germană. În 2004, a devenit partener în cadrul unui proiect al UE privind problemele și bolile legate de ciclul celular.

2. La 15 și 16 noiembrie 2011, Comisia a efectuat un audit financiar la fața locului la sediul reclamantului.

3. În urma auditului și în conformitate cu solicitarea Comisiei, reclamantul a prezentat materiale și informații suplimentare la 29 noiembrie 2011. Cu toate acestea, la 17 ianuarie 2012, materialul a fost returnat reclamantului ștampilat „nelivrat”. Reclamantul a informat Comisia în acest sens. Comisia a răspuns că i s-au oferit deja trei posibilități de a prezenta informațiile și materialele care au fost considerate relevante în scopul auditului și că, pentru a asigura un tratament egal și nediscriminatoriu tuturor celor care sunt auditați, nu s-a putut acorda o a patra posibilitate. Aceasta a sugerat reclamantului să prezinte observații cu privire la proiectul de raport de audit, odată finalizat.

4. La 24 ianuarie 2012, reclamantul a răspuns că nu revendică „a patra ocazie” de a trimite documentele. În schimb, reclamantul a susținut că Comisia i-a furnizat un cod poștal incorect. Aceasta a susținut că codul poștal furnizat de Comisie (B-1050) nu este adresa la care trebuie trimise colete voluminoase care conțin documente. În schimb, ar trebui utilizat un alt cod poștal (B-1049). Potrivit reclamantului, astfel cum însăși Comisia a admis, acest din urmă cod poștal permite controale de securitate adecvate pentru pachetele primite. Din acest motiv, reclamantul a considerat că a acționat cu bună-credință atunci când a trimis documentele la o adresă incorectă (codul poștal B-1049). În plus, aceasta a afirmat că, din cauza programului de deplasare strâns al auditorilor, nu a fost în măsură să furnizeze documentele solicitate în cursul auditului.

5. Ca răspuns, Comisia a susținut că adresa pe care a furnizat-o a fost corectă. În plus, aceasta a considerat că neîndeplinirea obligațiilor de către furnizorii de servicii de curierat nu intră în responsabilitatea sa. Aceasta a adăugat că a informat reclamantul la 2 decembrie 2011 că nu a primit niciun document, dar că reclamantul nu a luat nicio măsură în acest sens.

6. Proiectul de raport de audit a fost trimis reclamantului la 29 februarie 2012. În proiectul de raport, Comisia a considerat o serie de costuri declarate de reclamant ca fiind neeligibile și a exprimat o serie de preocupări cu privire la rezultatele proiectului. Aceasta a concluzionat că nu era în măsură să evalueze în mod rezonabil necesitatea și cuantumul costurilor declarate pentru punerea în aplicare a proiectului.

7. La 23 martie 2012, reclamantul a prezentat observații cu privire la proiectul de raport, susținând că a pus la dispoziția Comisiei suficiente elemente de probă cu privire la costuri cu aproximativ două săptămâni înainte de efectuarea controlului la fața locului. În ceea ce privește costurile cu personalul, reclamantul a susținut că dovezile puse la dispoziție au arătat că timpul petrecut pentru proiect și nivelurile salariale au fost adecvate. În plus, proiectul de raport conținea o serie de erori de fapt, pe care reclamantul a sugerat că ar trebui fie eliminate, fie corectate.

8. La 23 mai 2013, Comisia a transmis reclamantului raportul final de audit. Raportul a concluzionat că reclamantul ar trebui să ramburseze Comisiei suma de 1 153 383,40 EUR. Aceasta a concluzionat, de asemenea, că criticile reclamantului cu privire la o adresă poștală greșită au trebuit să fie respinse. În sprijinul acestui punct de vedere, Comisia a subliniat că societatea pe care reclamantul a utilizat-o pentru a livra pachetul furnizează, de asemenea, servicii pentru Comisia însăși. Astfel, a considerat că este "improbabil" ca societatea să nu poată livra pachetul.

9. Reclamantul și ceilalți parteneri de proiect au schimbat ulterior o serie de e-mailuri cu Comisia cu privire la rezultatul auditului.

10. Întrucât a fost nemulțumit de decizia Comisiei, reclamantul a depus o plângere la Ombudsmanul European la 24 iunie 2013.

Ancheta

11. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la plângere și a identificat următoarele afirmații și revendicări:

1) Modul în care Comisia și auditorii săi au gestionat auditul efectuat în prezenta cauză a fost incorect, inechitabil și neconform cu bunele practici administrative.

2) Comisia ar trebui să ia măsurile de remediere adecvate.

12. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit avizul Comisiei cu privire la plângere și, ulterior, observațiile reclamantului ca răspuns la avizul Comisiei. În desfășurarea anchetei, Ombudsmanul a luat în considerare argumentele și opiniile prezentate de părți.

Presupuse deficiențe ale Comisiei în efectuarea auditului financiar

Argumente prezentate Ombudsmanului

13. În sprijinul afirmației sale, reclamantul a susținut că (i) auditorii i-au refuzat reclamantului posibilitatea de a retrimite documente importante în ianuarie 2012, după ce i-au furnizat reclamantului o adresă poștală incorectă; (ii) auditorii au refuzat pe nedrept să recunoască existența unui laborator comun în Republica Cehă; (iii) auditorii nu au luat în considerare toate faptele legate de compușii utilizați în proiect; (iv) auditorii nu au luat în considerare probele sau au făcut declarații false în pregătirea auditului final; și (v) Comisia nu a abordat în mod corespunzător o declarație discriminatorie făcută de unul dintre auditori, care a pus sub semnul întrebării obiectivitatea auditului.

(i) Auditorii au refuzat reclamantului posibilitatea de a retrimite documente importante în ianuarie 2012, după ce i-au furnizat o adresă poștală incorectă.

14. În avizul său, Comisia s-a opus argumentului reclamantului potrivit căruia acesta a furnizat o adresă poștală incorectă. Adresa pe care Comisia a furnizat-o reclamantului într-un e-mail din 24 noiembrie 2011 includea codul poștal B-1050. Aceasta era adresa clădirii în care lucrau auditorii la momentul respectiv. Comisia a explicat că codul poștal B-1049 se referă la „etichetarea adresei standard a Comisiei”.

15. Comisia a susținut că auditorii nu au negat niciodată reclamantului posibilitatea de a retrimite documentele mai târziu.

16. Aceasta a afirmat că, în conformitate cu procedura standard, o scrisoare de anunțare a auditului care a fost trimisă reclamantului la 18 iulie 2011 preciza că toate informațiile ar trebui să fie puse la dispoziție la începutul auditului. Întrucât nu toate documentele justificative au fost obținute în cursul auditului la fața locului, Comisia a acordat reclamantului permisiunea de a furniza documentele lipsă până la sfârșitul lunii noiembrie 2011. Aceasta a remarcat că abia în ianuarie 2012 reclamantul a contactat Comisia pentru a o informa că documentele pe care le-a trimis i-au fost returnate. În cele din urmă, Comisia a subliniat că reclamantului i s-a oferit, de asemenea, posibilitatea de a furniza informații și elemente de probă suplimentare în cursul procedurii contradictorii [1]. Astfel, toate informațiile și probele pe care reclamantul dorea ca auditorii să le ia în considerare au fost prezentate Comisiei și au fost luate în considerare în raportul final de audit.

17. În observațiile sale, reclamantul a reiterat faptul că codul poștal (B-1050) furnizat de auditori nu este corect și a susținut că din propriile instrucțiuni de corespondență ale Comisiei reiese în mod clar că codul poștal corect al Comisiei este B-1049. Aceasta a subliniat că o linie de acțiune rezonabilă ar fi fost să se recunoască eroarea și să se permită retrimiterea documentelor.

18. Reclamantul a obiectat, de asemenea, cu privire la argumentul Comisiei potrivit căruia auditorii nu i-au refuzat niciodată posibilitatea de a retrimite documentele mai târziu. În opinia sa, schimbul de e-mailuri a arătat că auditorii i-au solicitat să aștepte până când proiectul de raport de audit este gata.

19. În ceea ce privește argumentul Comisiei potrivit căruia toate documentele importante au fost luate în considerare în cursul procedurii contradictorii, reclamantul a afirmat că multe dintre acestea nu au fost luate în considerare și a considerat că, odată ce un proiect de raport a fost redactat, este foarte dificil să fie modificat.

20. În plus, reclamantul a afirmat că toate documentele solicitate au fost furnizate la începutul auditului și că documentele în cauză erau documente suplimentare care trebuiau furnizate ca urmare a auditului care a avut loc în noiembrie 2011.

21. În cele din urmă, reclamantul a recunoscut că timpul acordat pentru furnizarea de documente suplimentare este la latitudinea auditorului în cauză. Aceasta a subliniat că a transmis documentele relevante la 29 noiembrie 2011 și, prin urmare, le-ar fi furnizat în termenul stabilit dacă nu ar fi existat o adresă poștală greșită. Deoarece termenul pentru furnizarea de documente suplimentare este la latitudinea auditorului, ar fi fost rezonabil și corect să se permită ca aceste documente să fie trimise din nou înainte de elaborarea proiectului de raport de audit.

Evaluarea Ombudsmanului

22. În avizul său, Comisia a susținut că B-1050 era codul poștal corect, în timp ce reclamantul a contestat această afirmație. Deși există în continuare un dezacord în această privință, Ombudsmanul observă că Comisia nu pare să conteste faptul că reclamantul a trimis documentele relevante la adresa de la codul poștal B-1049 și că pachetul nu a ajuns la aceasta. Având în vedere circumstanțele, ea consideră că ar fi fost rezonabil ca Comisia să permită reclamantului să retrimită documentele atunci când a devenit clar că acestea nu au fost livrate. Faptul că reclamantul a contactat Comisia numai după ce a primit documentele înapoi nu îi poate fi imputat. De fapt, nu se putea aștepta ca reclamantul să ia în considerare posibilitatea ca un pachet, direcționat către o adresă cunoscută ca fiind cea utilizată de Comisie, să nu ajungă la destinatarul său. În plus, argumentul reclamantului, potrivit căruia documentele prezentate după elaborarea proiectului de raport ar putea avea un efect mai redus, nu este în întregime lipsit de temei. Cu toate acestea, este clar că, în acest caz, Comisia a luat într-adevăr în considerare documentele pe care le-a primit în cele din urmă, împreună cu observațiile reclamantului cu privire la proiectul de raport de audit. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că nu există motive pentru anchete suplimentare în acest sens.

(ii) Auditorii au refuzat în mod nejustificat să recunoască existența laboratorului comun în Republica Cehă

Argumente prezentate Ombudsmanului

23. Reclamantul a afirmat că a furnizat o documentație amplă pentru a justifica existența laboratorului comun și legăturile sale directe cu proiectul. Aceasta a considerat că activitățile desfășurate la laboratorul comun au fost definite drept contribuții în natură, deoarece nu au avut loc transferuri de bani de la laboratorul comun către reclamant. Prin urmare, acestea nu au putut fi enumerate la rubrica „contribuții ale terților”.

24. În avizul său, Comisia a afirmat că auditorii nu au contestat existența laboratorului comun, ci au pus sub semnul întrebării eligibilitatea costurilor aferente.

25. Deși reclamantul a fost beneficiar al proiectului, laboratorul comun nu a fost. Contractul nu menționa laboratorul comun în cauză ca membru al consorțiului, ca subcontractant sau ca terț care participă direct la proiect. Comisia a explicat că toate entitățile care participă la un proiect-cadru de cercetare ar trebui să fie contractanți și că posibila participare a unor părți terțe este unul dintre aspectele cu privire la care contractanții sunt întrebați în mod specific în timpul negocierilor înainte de semnarea contractului.

26. În plus, Comisia a susținut că singura referire la laboratorul în cauză a fost găsită în anexa tehnică la contract, în care se afirmă că „această activitate se desfășoară în strânsă colaborare internațională cu institutul [...]”.

27. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că, „deși au fost declarate costuri eligibile pentru proiect, [costurile] nu au fost înscrise în registrele [sale]”, deoarece contribuțiile au fost furnizate gratuit. Cu toate acestea, Comisia a observat că costurile acestor contribuții în natură au fost înregistrate în conturile institutului partener, unde au fost documentate. Reclamantul a subliniat, de asemenea, că nu dispune de instalații de laborator proprii și că Comisia era pe deplin conștientă de acest lucru atunci când a semnat contractul.

28. Mai precis, în ceea ce privește chestiunea părții terțe, reclamantul a reiterat faptul că a declarat de la începutul auditului că costurile generate nu au reprezentat o contribuție a unei părți terțe. De asemenea, Comisia a remarcat că nu există o definiție satisfăcătoare a unui terț în anexa II la contract sau în Ghidul privind aspectele financiare pentru proiectele din cadrul PC6. Anexa II definește resursele terților, iar ipoteza generală din această definiție este că orice entitate, juridică sau nu, care nu face parte din proiect ar trebui considerată parte terță.

Evaluarea Ombudsmanului

29. Ombudsmanul observă că nu existența laboratorului comun este contestată, ci eligibilitatea costurilor aferente.

30. Comisia a precizat că reclamantul, iar nu institutul partener, era membru al proiectului și că în contract nu se menționează institutul partener ca membru al consorțiului, ca subcontractant sau ca terț care participă direct la proiect. Aceasta a susținut, de asemenea, că colaborarea dintre reclamant și institutul partener nu a fost formalizată și, prin urmare, a rămas fără consecințe juridice și financiare.

31. Reclamantul a contestat această constatare și a susținut că costurile legate de proiect au fost facturate ca „contribuție în natură” și nu ca o contribuție a unei părți terțe. Cu toate acestea, reclamantul nu a contestat faptul că laboratorul comun nu a fost menționat în contract. Reclamantul a negat faptul că contribuția laboratorului comun a fost o contribuție a unei părți terțe și a susținut că aceasta a fost propria sa contribuție. Cu toate acestea, având în vedere că costurile activității laboratorului nu au fost propriile costuri ale reclamantului, Ombudsmanul consideră că Comisia are dreptate atunci când afirmă că acestea sunt costuri ale terților care nu au fost prevăzute în contract și care nu pot fi rambursate. Prin urmare, consideră că poziția Comisiei este rezonabilă.

(iii) Auditorii nu au luat în considerare toate faptele legate de compușii utilizați în proiect

Argumente prezentate Ombudsmanului

32. Această chestiune se referă la eligibilitatea anumitor costuri legate de compuși pe care reclamantul le-a considerat a fi direct legate de proiect, dar pe care Comisia le-a considerat neeligibile. Reclamantul a susținut că plățile efectuate au fost direct legate de proiect și au fost esențiale. Fără aceste plăți, niciun compus nu ar fi putut fi utilizat în cadrul proiectului și nu ar fi fost publicată nicio publicație.

33. În avizul său, Comisia a susținut că costurile percepute se refereau la extinderea brevetelor acordate pe baza cererilor depuse înainte de data de începere a proiectului, și nu la plata drepturilor de acces deținute de un terț. În plus, Comisia a considerat că costurile legate de extinderea la alte țări din afara Europei a brevetelor obținute înainte de începerea proiectului nu pot fi acceptate drept costuri eligibile.

34. În observațiile sale, reclamantul a subliniat că protecția continuă a compușilor este necesară pentru realizarea proiectului și pentru a permite membrilor proiectului să utilizeze cunoștințele generate de proiect.

Evaluarea Ombudsmanului

35. Acest argument ridică anumite probleme tehnice privind necesitatea strictă de a proteja din punct de vedere juridic anumiți compuși esențiali pentru proiect. Ombudsmanul a considerat în repetate rânduri că, atunci când examinează astfel de chestiuni, nu ar trebui să înlocuiască evaluarea experților științifici cu propria sa evaluare [2]. Prin urmare, analiza Ombudsmanului vizează să evalueze dacă auditul efectuat în acest caz a fost corect, echitabil și conform cu bunele practici administrative.

36. Din articolul II.19.1a din anexa II la contract reiese că costurile brevetelor pot fi eligibile dacă se referă la (a) cunoștințe noi generate de proiectul de cercetare și în timpul acestuia și (b) cunoștințe existente (și brevetate) necesare pentru proiectul de cercetare.

37. În ceea ce privește posibilitatea (a), Comisia a explicat în avizul său că costurile contestate se refereau la prelungirea cererilor de brevet existente depuse înainte de data de începere a proiectului, și nu la plata drepturilor de acces deținute de un terț. Reclamantul nu a contestat acest argument, dar a susținut că cererile de brevetare în noi regiuni au fost depuse în timpul proiectului. În pofida argumentului reclamantului potrivit căruia costurile au fost „legate în mod direct și esențiale pentru proiect”, Ombudsmanul concluzionează că reclamantul nu a furnizat suficiente dovezi în sprijinul opiniei sale potrivit căreia costurile au fost legate de noile cunoștințe generate de proiectul de cercetare și în timpul acestuia, astfel cum se prevede în clauzele contractului. Prin urmare, poziția Comisiei pare să fie pe deplin conformă cu termenii contractului.

38. În ceea ce privește posibilitatea (b), Comisia a susținut că taxele în cauză se referă la drepturi de proprietate intelectuală în țări terțe care au fost achiziționate înainte de data de începere a proiectului. Reclamantul a susținut că trebuie să ia măsuri pentru a proteja cunoștințele în anumite țări în care o astfel de protecție nu a fost solicitată. Având în vedere că nu pare să fi fost prezentată nicio dovadă concretă care să demonstreze că aceste taxe au fost necesare pentru proiect, Ombudsmanul concluzionează că poziția Comisiei pare rezonabilă și conformă cu termenii contractului și în această privință.

(iv) Auditorii nu au luat în considerare probele sau au făcut declarații false în pregătirea auditului final

Argumente prezentate Ombudsmanului

39. Potrivit reclamantului, raportul final de audit nu a luat în considerare faptele și conținea afirmații dăunătoare și incorecte. În avizul său, Comisia a respins această afirmație.

Evaluarea Ombudsmanului

40. Reclamantul a susținut că diverse declarații făcute de auditori au fost incorecte din punct de vedere faptic, neadevărate și contradictorii. În plus, auditorii nu au luat în considerare faptele și au făcut afirmații incorecte dăunătoare în raportul de audit. Ombudsmanul observă că aceste afirmații repetă, în esență, afirmațiile reclamantului discutate la punctele anterioare. Prin urmare, acest argument nu trebuie abordat separat.

(v) Comisia nu a abordat în mod corespunzător o declarație discriminatorie făcută de unul dintre auditori, care a pus sub semnul întrebării obiectivitatea auditului.

Argumente prezentate Ombudsmanului

41. Reclamantul a remarcat că, în cursul auditului la fața locului, s-a opus unei declarații făcute de un anumit auditor, pe care a considerat-o rasistă și discriminatorie [3]. Aceasta a subliniat că această chestiune nu este, astfel cum se afirmă în raportul final de audit, o chestiune de sensibilități personale, ci o chestiune de a stabili dacă unui reprezentant al UE ar trebui să i se permită să facă declarații rasiste sau prejudiciabile. În acest sens, reclamantul a susținut că este incorect ca auditorului în cauză să i se permită să continue să fie implicat activ în pregătirea raportului final de audit, în pofida solicitării reclamantului de a nu mai trata cazul.

42. Comisia a susținut că auditorii au negat că s-ar fi făcut vreodată vreo declarație discriminatorie în cursul auditului și a afirmat că această chestiune a fost deja discutată și abordată în raportul final de audit.

43. În observațiile sale, reclamantul și-a reiterat, în esență, argumentele anterioare.

Evaluarea Ombudsmanului

44. Ombudsmanul ia act de faptul că reclamantul a susținut că în cursul auditului a fost făcută o declarație discriminatorie și potențial rasistă. Comisia neagă în mod expres acest lucru. În opinia Ombudsmanului, presupusa declarație, care a fost citată la nota de subsol 3 de mai sus, ar trebui, într-adevăr, să fie considerată discriminatorie, ofensatoare și inacceptabilă dacă este dovedită.

45. Cu toate acestea, potrivit raportului final de audit, în timpul vizitei de audit, reprezentantul reclamantului a fost neînsoțit în prezența celor doi auditori.  Ambii auditori au negat că au făcut o astfel de declarație, în timp ce reclamantul susține că aceasta a fost făcută.

46. Deși există în continuare un dezacord între cele două părți în această privință, Ombudsmanul constată că nu i s-au furnizat dovezi concrete că o astfel de declarație inacceptabilă a fost într-adevăr făcută. Ombudsmanul consideră că orice anchetă suplimentară cu privire la această chestiune nu o poate ajuta să stabilească cu certitudine faptele contestate.

47. În orice caz, chiar dacă există o dispută cu privire la faptul dacă presupusa declarație a fost făcută sau nu, în raportul final de audit auditorii au afirmat că „în cazul în care orice contribuție adusă de cei doi auditori în timpul verificării la fața locului ar fi putut într-adevăr să încalce sensibilitățile personale ale [reprezentantului reclamantului] , auditorii regretă acest lucru”. (Stet)

48. Având în vedere toate cele de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că orice anchetă suplimentară cu privire la această chestiune nu este justificată.

Concluzie

Pe baza anchetei privind această plângere, Ombudsmanul o închide cu următoarea concluzie:

Pe baza constatărilor sale privind argumentele (i)-(v) de mai sus, Ombudsmanul concluzionează că nu a existat un caz de administrare defectuoasă în comportamentul Comisiei. În consecință, afirmația conexă a reclamantului nu poate fi admisă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

Emily O'Reilly

Adoptată la Strasbourg, 4 decembrie 2014.