Reclamantul, o organizație non-profit cu sediul în Belgia, a luat parte la un proiect finanțat de UE care viza abordarea problemelor cu care se confruntă persoanele în vârstă în ceea ce privește utilizarea soluțiilor TIC. Un audit financiar a constatat că sistemul utilizat de reclamant pentru înregistrarea timpului de lucru nu era fiabil. În consecință, Comisia a încercat să recupereze de la reclamant peste 85 000 EUR.

Ombudsmanul a investigat chestiunea și a constatat că auditorii au recunoscut că activitatea desfășurată de reclamant cu privire la două „livrabile” specifice era legitimă, la fel ca și timpul de lucru implicat. Prin urmare, petiționara a considerat că Comisia nu a fost îndreptățită să respingă costurile cu personalul legate de această activitate. Pentru a aborda acest aspect, ea a recomandat Comisiei să reducă în consecință suma pe care intenționa să o recupereze.

Comisia a acceptat pe deplin recomandarea Ombudsmanului și a fost de acord să reducă suma care trebuie recuperată cu aproape 37 000 EUR. În acest context, Ombudsmanul a închis cazul. Cu toate acestea, Ombudsmanul continuă cu o anchetă separată privind recuperarea fondurilor în legătură cu celelalte „rezultate”.

Cazul se referea la rezilierea unui contract de servicii de către Comisia Europeană. Reclamantul a susținut că Comisia nu a răspuns la scrisorile sale, că a reziliat contractul de servicii fără un motiv întemeiat și că a plătit cu întârziere facturile care i-au fost trimise. El a solicitat, de asemenea, despăgubiri pentru întârzierea efectuării plăților și daune-interese.

Ombudsmanul a investigat aceste acuzații. În ceea ce privește primul aspect, acesta a concluzionat că, întrucât Comisia a răspuns în cele din urmă la scrisorile reclamantului, problema a fost soluționată. În ceea ce privește a doua afirmație, care privește pretinsa reziliere a contractului fără un motiv întemeiat, Ombudsmanul a concluzionat că nu a existat o administrare defectuoasă din partea Comisiei, întrucât contractul a conferit Comisiei dreptul de a rezilia contractul în orice moment și că, în orice caz, Comisia a furnizat într-adevăr un motiv întemeiat pentru reziliere. În ceea ce privește a treia afirmație, Ombudsmanul a concluzionat că s-a găsit o soluție la problema plății cu întârziere a facturilor, întrucât Comisia a plătit în cele din urmă reclamantului sumele datorate pentru activitatea desfășurată și a fost de acord să plătească dobânzi de întârziere. În cele din urmă, în ceea ce privește cererea de despăgubire, Ombudsmanul a concluzionat că nu este necesară nicio anchetă suplimentară în această privință, întrucât Comisia a plătit reclamantului despăgubiri pentru prejudiciul suferit, iar contractul nu prevedea nicio despăgubire pentru niciun alt tip de prejudiciu.

Cazul a vizat respingerea de către Comisie și a propus recuperarea anumitor costuri legate de activitățile subcontractate în contextul unui acord de grant PC6. Ca urmare a anchetei Ombudsmanului, Comisia a decis să nu procedeze la recuperarea costurilor în valoare totală de aproape 87 000 EUR. Comisia a explicat că a decis să își modifice decizia inițială pe baza faptului că reclamantul a acționat cu bună-credință și în conformitate cu recomandările pe care Comisia însăși le-a dat.

Ombudsmanul a salutat această nouă decizie; cu toate acestea, petiționara a considerat regretabil faptul că, timp de mai mulți ani, reclamantul a avut perspectiva unei recuperări majore a fondurilor care atârnau de el.

Reclamantul, un institut de cercetare cu sediul în țara Z, a participat la un proiect finanțat de UE în cadrul celui de Al șaptelea program-cadru pentru cercetare și dezvoltare tehnologică.

Un audit a scos la iveală nereguli legate de proiect, ceea ce a determinat Comisia să solicite recuperarea a peste 300 000 EUR de la reclamant, în pofida clarificărilor privind neregulile pe care le-a furnizat. Reclamantul nu a fost mulțumit de rezultat și a depus o plângere la Ombudsmanul European.

Ombudsmanul a investigat această chestiune și a constatat că unele dintre constatările auditorilor au fost eronate. Întrucât problema cea mai importantă era stabilirea datei efective de începere a proiectului, Ombudsmanul a propus ca soluție consultarea de către Comisie a unui expert pentru a verifica constatările auditorilor în această privință sau pentru a dispune un „audit tehnic”, astfel cum se prevede în „acordul de grant”. Comisia a acceptat soluția, cu condiția ca costurile contractării expertului să fie suportate în comun de ambele părți. Ombudsmanul a solicitat Comisiei și reclamantului să convină asupra selectării expertului care urmează să fie numit și a închis cazul.

Cea mai mare parte a bugetului UE este alocată în fiecare an fondurilor și programelor gestionate de Comisia Europeană în comun cu statele membre. În iunie 2015, Ombudsmanul a deschis o anchetă din proprie inițiativă privind efectuarea la timp a plăților de către Comisie, cu accent pe plățile către contractanții și beneficiarii privați, care sunt susceptibili de a suferi cel mai mult ca urmare a întârzierii efectuării plăților. Această anchetă a urmat după patru anchete anterioare pe aceeași temă.

Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la numărul și procentul cazurilor în care au avut loc întârzieri de plată, amploarea întârzierilor care au avut loc, sumele implicate și cazurile în care s-au plătit dobânzi pentru întârzierea efectuării plăților. Ombudsmanul a efectuat, de asemenea, o inspecție la fața locului pentru a înțelege mai bine modul în care funcționează în practică procesul de plată.

Ombudsmanul observă că proporția generală a plăților întârziate a crescut din 2013, din cauza a doi factori principali. În primul rând, actualul Regulament financiar, care a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2013, a impus termene de plată mai stricte. În al doilea rând, autoritatea bugetară a UE (și anume Parlamentul și Consiliul) a limitat cuantumul „creditelor de plată” în 2014, care reprezintă banii alocați instituțiilor pentru plata facturilor în cursul anului.

Ombudsmanul salută progresele înregistrate de Comisie în ceea ce privește reducerea numărului și a valorii plăților întârziate în 2015, după ce acestea atinseseră un nivel maxim în 2014. Ea recunoaște că deficitul de credite de plată a fost un factor excepțional, independent de controlul Comisiei. Ombudsmanul observă, de asemenea, că creșterea mediilor plăților întârziate începând cu 2013 nu a însemnat că performanța Comisiei s-a deteriorat în termeni absoluți. În același timp, Ombudsmanul subliniază că Comisia trebuie să depună eforturi semnificative pentru a respecta termenele legale mai stricte introduse în temeiul actualului Regulament financiar.

Inspecția Ombudsmanului a arătat că Comisia monitorizează îndeaproape performanța sa în acest domeniu și a dezvoltat multe bune practici. Cu toate acestea, Ombudsmanul este preocupat de faptul că unele dintre măsurile recente anunțate de Comisie au fost deja aduse în discuție în 2010, în urma unei consultări lansate de Ombudsman în contextul unei anchete anterioare.

În iulie 2014, Comisia a respins cererea reclamantei de a lucra ca expert într-un proiect din Indonezia, deoarece aceasta se angajase deja să lucreze la un proiect finanțat de UE în Liberia, care avea loc în același timp. Reclamantul a depus din nou o cerere atunci când proiectul din Liberia a fost amânat din cauza crizei Ebola, subliniind că, de fapt, era disponibil să lucreze la proiect în Indonezia.

Ombudsmanul a constatat că Comisia are dreptul de a solicita experților să fie disponibili pentru a lucra exclusiv la proiecte pentru perioade specificate. Ea a menționat că reclamanta a declarat că va fi disponibilă să lucreze, în mod exclusiv, la două proiecte care se suprapun. Reclamantul nu a explicat această contradicție atunci când a depus cererea inițială. Pe baza informațiilor furnizate, Ombudsmanul consideră că Comisia a respins în mod corect prima cerere a reclamantului. În ceea ce privește a doua cerere, reclamanta a afirmat, de fapt, că actuala criză Ebola din Liberia a însemnat că era, de fapt, liberă să lucreze la proiect în Indonezia. Ulterior, Comisia a reexaminat situația sa. În opinia Ombudsmanului, acesta a luat o hotărâre corectă și rezonabilă atunci când a concluzionat că reclamanta nu a fost în măsură să îi garanteze disponibilitatea. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că nici Comisia nu a săvârșit o eroare atunci când a respins cea de a doua cerere a sa de a lucra la proiectul indonezian. Cu toate acestea, ea lasă întrebări cu privire la modul în care Comisia tratează drepturile experților implicați în crize precum epidemia de Ebola.

Ombudsmanul a închis ancheta, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă. Ea a sugerat Comisiei că, în cazul în care un proiect trebuie suspendat, aceasta ar trebui să fie pregătită să elibereze orice expert afectat de un angajament de exclusivitate.

Cazul a vizat concedierea unui șef de echipă într-un proiect finanțat de UE în America Centrală.

Ombudsmanul a investigat problema și a constatat că Comisia a acționat în mod rezonabil, permițând beneficiarului proiectului să concedieze șeful de echipă după semnarea contractului. Prin urmare, Ombudsmanul a închis cazul.

Reclamantul a avut un contract de grant cu Comisia Europeană pentru finanțarea unui proiect în Egipt. În temeiul contractului respectiv, reclamantul a trebuit să furnizeze o garanție financiară din partea unei bănci sau a unei instituții financiare stabilite în UE pentru a asigura prefinanțarea proiectului de către Comisie. După intrarea în vigoare a contractului, s-a dovedit că reclamantul nu a fost în măsură să furnizeze garanția financiară necesară. Din acest motiv, Comisia a reziliat contractul.

Ombudsmanul a constatat că Comisia și-a respectat obligația contractuală de a consulta reclamantul înainte de a proceda la rezilierea contractului. Având în vedere informațiile pe care reclamantul le-a furnizat Comisiei cu privire la capacitățile sale financiare, Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că Comisia putea înțelege în mod rezonabil că reclamantul nu ar fi fost în măsură să pună în aplicare proiectul fără nicio prefinanțare și că, prin urmare, nu erau necesare consultări suplimentare.

Ombudsmanul a concluzionat că Comisia a acționat în mod legal și rezonabil prin rezilierea contractului cu reclamantul. Cu toate acestea, Ombudsmanul a sugerat ca, în contractele viitoare, Comisia să ia în considerare includerea, în clauzele contractuale standard, a unei dispoziții care să acorde beneficiarului grantului dreptul de a renunța la prefinanțarea Comisiei. Acest lucru ar elimina obligația de a furniza o garanție financiară, în cazul în care beneficiarul ar fi în măsură să demonstreze că dispune de mijloacele financiare necesare pentru realizarea proiectului. De asemenea, Ombudsmanul a solicitat Comisiei să se asigure că indică întotdeauna, într-o scrisoare de reziliere, temeiul juridic exact al deciziei respective, precum și opțiunile de contestare a deciziei.

Cazul se referea la decizia Comisiei de a nu accepta anumite costuri declarate de un partener la un proiect finanțat de UE. Decizia Comisiei a însemnat că plata sa finală către consorțiu a fost redusă cu suma pe care acest partener a primit-o cu titlu de prefinanțare. Coordonatorul a susținut că este de datoria Comisiei să recupereze fondurile plătite în mod incorect partenerului în cauză.

Ombudsmanul a constatat că Comisia a tratat problema în mod corect, deoarece ar fi putut iniția o recuperare numai dacă ar fi existat o datorie față de Uniune. Repartizarea finanțării între partenerii de proiect este o chestiune de natură diferită, în care Comisia nu are obligația de a interveni. Prin urmare, Ombudsmanul nu a constatat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei.

Cazul se referea la decizia Comisiei de a declara neeligibile anumite costuri declarate de un partener la un proiect finanțat de UE. Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la această chestiune și a constatat că motivele Comisiei de a nu accepta costurile în cauză sunt rezonabile. Prin urmare, Ombudsmanul a închis cazul, constatând că nu a existat un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul este un IMM care a participat în calitate de beneficiar la un proiect al Comisiei. Aceasta își remunerează personalul parțial prin plata dividendelor. Atunci când, în 2014, Comisia a respins o parte din costurile cu personalul ale reclamantului ca fiind neeligibile, reclamantul a susținut că Comisia aprobase anterior modelul său de remunerare și că, prin urmare, avea o așteptare legitimă ca costurile sale cu personalul să fie rambursate în consecință. Reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

În urma unei inspecții a dosarului Comisiei, Ombudsmanul a constatat că Comisia nu aprobase în mod explicit modelul de remunerare al reclamantului și că nu erau îndeplinite condițiile pentru ca încrederea legitimă să existe. În plus, Ombudsmanul a constatat că poziția Comisiei a fost corectă din punct de vedere juridic și în conformitate cu acordul de grant. Cu toate acestea, Ombudsmanul a constatat, de asemenea, că Comisia ar fi putut fi mai diligentă și a avertizat reclamantul, atunci când s-a alăturat proiectului, că modelul său de remunerare nu ar fi acceptabil. Într-o altă scrisoare adresată reclamantului, Comisia și-a exprimat regretul față de acesta pentru evoluția evenimentelor, dar și speranța că reclamantul își va continua participarea la proiect. Ombudsmanul a constatat că nu a existat nicio administrare defectuoasă din partea Comisiei în tratarea acestui caz, deși a fost regretabil faptul că reclamantul a înțeles că modelul său de remunerare va fi acceptat de Comisie.