ÎN CONTEXTUL PLÂNGERII

1.         Reclamantul este o societate informatică franceză. În mai 2003, aceasta a fuzionat, în temeiul dreptului francez, cu o altă societate, Atlantel Multimedia (denumită în continuare "întreprinderea franceză"). Ca urmare, întreprinderea franceză a încetat să existe.

2.         În conformitate cu acordul de fuziune, reclamantul a preluat sarcinile întreprinderii franceze în cadrul proiectului privind procedura adaptivă mobilă (MAP), care a fost sprijinit de Direcția Generală Societatea Informațională și Media a Comisiei Europene (denumit în continuare „proiectul”).

3.         Proiectul a fost realizat pe baza unui contract semnat de Comisie și de o serie de entități publice locale și întreprinderi private, inclusiv întreprinderea franceză (denumită în continuare "contractanții"), toate aparținând unui consorțiu. Contractanții erau conduși de unul dintre membrii consorțiului, o întreprindere italiană („coordonatorul”).

4.         În conformitate cu articolul 3 din contract, intitulat "Costurile estimate și contribuția financiară maximă a Comunității", proiectul ar fi finanțat parțial de Comunitate. Comisia, acționând în numele Comunității, va efectua plata inițială în avans, plățile periodice și plata finală a soldului. Toate plățile de mai sus efectuate de Comisie vor fi efectuate către coordonator, care va distribui plățile între contractanți în conformitate cu un tabel care conține defalcarea orientativă a costurilor eligibile estimate.

5.         Comisia a efectuat plata inițială în avans și prima plată pentru sarcinile îndeplinite de contractanți între 1 martie 2002 și 28 februarie 2003.

6.         La 16 noiembrie 2004, coordonatorul a solicitat Comisiei a doua plată pentru sarcinile îndeplinite de consorțiu între 1 martie 2003 și 31 mai 2004. Ulterior, aceasta a informat Comisia cu privire la fuziunea reclamantului. Prin urmare, Comisia a afirmat că ar trebui semnată o modificare a contractului în acest sens.

7.         La 8 septembrie 2005, Comisia a efectuat a doua plată în valoare de 231 368 EUR, 26 EUR, către coordonator. Cu toate acestea, a solicitat coordonatorului să distribuie această sumă contractanților, cu excepția reclamantului și a unui alt contractant, care nu au fost menționați în contractul inițial.

8.         La 7 martie 2007, reclamantul a contactat Comisia în ceea ce privește plata datorată acesteia pentru participarea sa la proiect. La 11 aprilie 2007, Comisia s-a întâlnit cu coordonatorul cu privire la această chestiune.

9.         La 15 octombrie 2007, reclamantul a înaintat Ombudsmanului prezenta plângere.

10.      La 9 ianuarie 2008, și anume după depunerea plângerii la Ombudsman, Comisia a semnat actul adițional.

11.      La 14 iulie 2008, Comisia a efectuat plata soldului proiectului către coordonator. Reclamantul a primit o parte din acesta.

Obiectul cererii

12.      În plângerea sa inițială adresată Ombudsmanului, reclamantul a prezentat următoarele acuzații și revendicări:

Acuzații:

1. Comisia nu i-a plătit costurile eligibile la care avea dreptul;
2. Comisia nu a explicat întârzierea plății de mai sus și nu a răspuns la e-mailul său din 7 martie 2007; și

Creanțe:

1. Comisia ar trebui să îi plătească costurile eligibile.

13.      În e-mailul său suplimentar adresat Ombudsmanului la 16 iunie 2008, reclamantul a făcut referire la afirmația de mai sus. Aceasta a subliniat că a îndeplinit sarcini în cadrul proiectului în 2003 și 2004 și a efectuat cheltuieli în următorii patru ani, fără a fi rambursată de Comisie. Acest lucru i-a prejudiciat activitatea. De asemenea, a considerat că ar trebui să aibă dreptul la "posibiledobânzi de întârziere"[1] din partea Comisiei. Ombudsmanul a considerat că această declarație ar putea fi adăugată ca element nou la cererea inițială a reclamantului. Pe baza probelor colectate în cadrul anchetei, care sunt cunoscute atât de Comisie, cât și de reclamant, Ombudsmanul a considerat că poate adopta o poziție cu privire la acest nou element fără a trebui să contacteze Comisia pentru observații separate.

14.      În septembrie 2008, reclamantul a informat Ombudsmanul că coordonatorul i-a plătit o sumă de bani care a fost considerată plata finală din partea Comisiei. Cu toate acestea, reclamantul nu a fost mulțumit de calculul coordonatorului.

Ombudsmanul înțelege că preocupările de mai sus ale reclamantului sunt îndreptate împotriva coordonatorului. În acest sens, el ar dori să sublinieze faptul că nu poate investiga decât plângerile privind administrarea defectuoasă de către instituțiile și organismele comunitare. Coordonatorul este o întreprindere italiană și, prin urmare, Ombudsmanul nu are competența de a trata aspecte legate de relația reclamantului cu coordonatorul.

15.      Având în vedere cele de mai sus, obiectul prezentei anchete se limitează la afirmațiile și afirmațiile inițiale, inclusiv la noul aspect descris la punctul 13 de mai sus.

INQUIRY

16.      La 26 martie 2008, Comisia a transmis avizul său, care a fost redactat în limba engleză. La 9 aprilie 2008, Comisia a furnizat o traducere a avizului său în limba franceză, care a fost transmisă reclamantului cu invitația de a formula observații. Reclamantul și-a prezentat observațiile la 3 iunie 2008.

17.      La 16 iunie 2008, reclamantul a trimis informații suplimentare.

18.      La 15 iulie 2008, Comisia a informat serviciile Ombudsmanului cu privire la efectuarea plății finale pentru proiect.

19.      La 23 septembrie 2008, în timpul unei conversații telefonice cu serviciile Ombudsmanului, și la 30 septembrie 2008, prin e-mail, reclamantul a trimis informații suplimentare.

ANALIZA ȘI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

A. Prezumția de neplată a costurilor eligibile ale reclamantului și cererea conexă

Argumente prezentate Ombudsmanului

20.      În plângerea inițială, reclamantul a susținut că Comisia nu i-a plătit costurile eligibile și a susținut că ar trebui să facă acest lucru. În e-mailul său ulterior din 16 iunie 2008, reclamantul a subliniat că a îndeplinit sarcini în cadrul proiectului în 2003 și 2004 și a suportat cheltuieli în următorii patru ani, fără a fi rambursat de către Comisie. Acest lucru a prejudiciat activitatea sa[2].

21.      Reclamantul a susținut inițial că a prezentat declarația de cheltuieli relevantă pentru sarcinile pe care le-a executat în temeiul contractului între 12 mai 2003 și 31 mai 2004. Cu toate acestea, Comisia nu a efectuat plata soldului înainte de a depune o plângere la Ombudsman. Reclamantul a subliniat că a efectuat lucrări în cadrul proiectului, înlocuind întreprinderea franceză cu care fuzionase în timp ce contractul era deja în vigoare. În conformitate cu acordul de fuziune, reclamantul avea dreptul să primească toate plățile datorate în temeiul contractului[3].

22.      În avizul său, Comisia a explicat că a efectuat plățile relevante către coordonator, care avea sarcina de a le distribui contractanților. Comisia a efectuat plata inițială în avans și apoi prima plată pentru sarcinile îndeplinite în cadrul proiectului înainte de fuziunea reclamantului. Comisia a subliniat în această privință că, spre deosebire de obligațiile care îi revin în temeiul contractului, coordonatorului i-a luat prea mult timp să informeze Comisia cu privire la fuziunea dintre reclamant și întreprinderea franceză. Aceasta a adăugat că cererea privind costurile prezentată de întreprinderea franceză era deja în curs de soluționare la momentul la care Comisia a fost informată cu privire la concentrare.

23.      La 8 septembrie 2005, Comisia a primit cererea coordonatorului pentru a doua plată, care acoperă sarcinile îndeplinite de consorțiu între 1 martie 2003 și 31 mai 2004, adică după fuziunea reclamantului. Ulterior, Comisia a informat coordonatorul că a doua sa plată nu a putut fi distribuită reclamantului și unui alt contractant, care nu au fost menționate în contractul inițial. Modificarea relevantă privind înlocuirea întreprinderii franceze de către reclamant trebuia mai întâi să fie semnată de toți contractanții și de Comisie înainte de efectuarea celei de a doua plăți. Comisia a explicat, de asemenea, că nu poate semna amendamentul deoarece unii contractanți nu au prezentat toată documentația relevantă (trei documente lipseau din martie 2006). Unul dintre contractanți s-a opus chiar amendamentului menționat.

24.      Cu toate acestea, Comisia a decis să demonstreze „unanumit grad de flexibilitate”. În ciuda faptului că documentele, care lipseau în martie 2006, lipseau încă la 9 ianuarie 2008, aceasta a semnat amendamentul. La 14 iulie 2008, Comisia a efectuat plata soldului către coordonator.

Evaluarea Ombudsmanului

25.      Ombudsmanul este de acord cu opinia Comisiei potrivit căreia costurile legate de executarea contractului pot fi plătite (și, prin urmare, pot fi eligibile) numai dacă există o bază contractuală pentru o astfel de plată.

26.      Actul adițional la contract a fost semnat în ianuarie 2008. În conformitate cu amendamentul[4], întreprinderea franceză s-a retras din contract la 12 mai 2003. La aceeași dată, reclamantul a fost adăugat la contract în calitate de contractant principal. Prin urmare, toate drepturile și obligațiile întreprinderii franceze care rezultă din contract au fost transferate reclamantului la acea dată. Tabelul care conține defalcarea orientativă a costurilor eligibile estimate a fost modificat în consecință.

27.      Acest amendament a oferit Comisiei temeiurile juridice pentru a efectua plata relevantă către reclamant. Rezultă că decizia Comisiei de a nu plăti reclamantul înainte de intrarea în vigoare a modificării pare să se fi bazat pe temeiuri juridice relevante. Având în vedere cele de mai sus, cererea reclamantului privind dobânda pentru întârzierea efectuării plăților nu poate fi admisă.

28.      Cu toate acestea, Ombudsmanul remarcă faptul că, în ianuarie 2008, Comisia a fost în măsură să fie „flexibilă”și să semneze amendamentul, în ciuda faptului că nu au fost prezentate trei documente. În această privință, el nu înțelege de ce Comisia nu ar fi putut face acest lucru în martie 2006, când situația era aceeași. În consecință, acesta nu înțelege de ce Comisia a așteptat în mod pasiv documentele timp de aproape doi ani și apoi a decis să efectueze plata către reclamant, indiferent de faptul că nu a primit documentele respective.

29.      Ombudsmanul consideră că rolul special al coordonatorului, în calitate de reprezentant al contractanților, nu a împiedicat Comisia să intre în mod proactiv în contact direct cu contractanții care nu au prezentat documente, pentru a-i presa să facă acest lucru. În plus, nimic nu a împiedicat Comisia, după ce a primit e-mailul reclamantului din 7 martie 2007, să răspundă în mod proactiv, așa cum a făcut în cursul anchetei Ombudsmanului.

30.      Cu toate acestea, Ombudsmanul observă că, în urma deschiderii unei anchete secrete cu privire la prezenta plângere, Comisia a semnat modificarea și a efectuat plata soldului la 14 iulie 2008.

31.      Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că nu se justifică nicio anchetă suplimentară cu privire la acest aspect al cazului.

B. Cu privire la lipsa unui răspuns și a unei explicații cu privire la întârzierea efectuării plăților

Argumente prezentate Ombudsmanului

32.      Reclamantul a susținut că Comisia nu a explicat întârzierea sa în efectuarea plății finale. Aceasta a susținut, de asemenea, că Comisia nu a răspuns la e-mailul său din 7 martie 2007, în care a solicitat, printre altele, explicația de mai sus.

33.      Comisia a explicat că motivele neplății costurilor declarate „aufost explicate în mod regulat coordonatorului prin telefon, e-mail și oral în timpul reuniunilor”. Conform contractului[5], coordonatorul ar fi trebuit să transmită aceste explicații tuturor contractanților, inclusiv reclamantului.  În urma e-mailului reclamantului din 7 martie 2007, serviciile Comisiei au avut o întâlnire cu coordonatorul la 11 aprilie 2007 și i-au oferit acestuia răspunsuri la toate întrebările adresate de reclamant în e-mailul său.

Evaluarea Ombudsmanului

34.      Codul bunei conduite administrative al Comisiei[6] prevede ca personalul său (i) să motiveze deciziile care îi afectează în mod negativ pe cetățeni[7] și (ii) să răspundă la corespondența din partea cetățenilor într-un termen rezonabil[8].

35.      În cazul de față, Comisia a recunoscut că nu a răspuns direct la e-mailul reclamantului din 7 martie 2007. Comisia a explicat că a presupus că coordonatorul va informa reclamantul cu privire la răspunsul său la e-mailul reclamantului în cauză și, în general, cu privire la motivele întârzierii efectuării plății către reclamant. În acest sens, Comisia a declarat că a discutat periodic cu coordonatorul problemele legate de proiect.

36.      Cu toate acestea, în e-mailul său din 7 martie 2007, reclamantul a declarat că „latrei ani de la încheierea proiectului și la mai mult de un an de la cererea finală de documente a Comisiei, nu a primit nicio informație privind plata finală”. În cazul în care Comisia ar fi informat în mod regulat coordonatorul cu privire la motivele neplății reclamantului, în urma primirii e-mailului menționat anterior al reclamantului, Comisia ar fi trebuit să aibă cunoștință în mod rezonabil de faptul că aceste informații nu au ajuns la reclamant.

37.      Prin urmare, la primirea e-mailului de mai sus, Comisia era conștientă de faptul că nu se putea baza exclusiv pe coordonator pentru a transmite informațiile relevante și că ar fi util să contacteze direct reclamantul. Cu toate acestea, Comisia nu a făcut acest lucru și s-a bazat din nou pe coordonator pentru a informa reclamantul.

38.      Faptul că Comisia nu a răspuns direct la e-mailul reclamantului și nu i-a furnizat informațiile necesare, inclusiv motivele întârzierii plății reclamantului, a fost un caz de administrare defectuoasă.

39.      Cu toate acestea, nu este mai puțin adevărat că, deși cu întârziere, Comisia a explicat motivul său reclamantului în avizul său privind plângerea. Prin urmare, Ombudsmanul nu prezintă o propunere de soluție amiabilă sau un proiect de recomandare. În schimb, el face o remarcă critică mai jos.

C. Concluzii

Pe baza anchetelor sale cu privire la această plângere, Ombudsmanul face următoarea observație critică:

Faptul că Comisia nu a răspuns direct la e-mailul reclamantului și nu i-a furnizat informațiile necesare, inclusiv motivele întârzierii plății reclamantului, a fost un caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Comisia vor fi informați cu privire la această decizie.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Adoptată la Strasbourg, la 9 decembrie 2008.

[1] În limba franceză: „Nosnous interrogeons également sur les indemnités de retard que la Commission envisage d'ajouter aux sommes dues.”

[2] În limba franceză: „(...) les prestations effectuées pour le projet MAP datent de l'année 2003, et les dépenses ont donc du être supportées par notre société pendant plus de 5 ans. Bien entendu ce délai de paiement est préjudiciable pour une entreprise de la taille de la notre.”

[3] Acordul de fuziune are următorul conținut în limba franceză: „Enconséquence de ladite cession, la société Alienor Net est substituée purement et simplement a la société Atlantel Multimedia pour l'exécution des contrats en cours au jour de la cession et notamment dans l'exécution du projet européen MAP.”

[4] Articolul 3 al celui de-al doilea amendament are următorul cuprins: „Contractantulprincipal «Atlantel Multimedia» s-a retras începând cu 12 mai 2003. Preambulul contractului, articolul 6 din contract și anexa I au fost modificate în consecință.”

      Articolul 4 din al doilea amendament are următorul cuprins: „Contractantulprincipal Alienor Net a fost adăugat începând cu 12 mai 2003. Preambulul contractului, tabelul defalcării orientative a costurilor eligibile estimate și anexa I au fost modificate în consecință.”

      Articolul 5 al celui de-al doilea amendament are următorul cuprins: „Toatedrepturile și obligațiile contractantului principal «Atlantel Multimedia» sunt transferate contractantului principal «Alienor Net» începând cu 12 mai 2003. Preambulul și articolul 6 au fost modificate în consecință.”

      Articolul 6 din al doilea amendament are următorul cuprins: „Tabeluldefalcării orientative a costurilor eligibile estimate, care urmează contractului de semnare, a fost modificat (...)”

[5] Comisia a făcut trimitere la articolul 2 din anexa II la contractul de finanțare, care are următorul cuprins: „Coordonatorulde proiect este intermediarul dintre contractanți și Comisie. În special, acesta este responsabil de transmiterea către Comisie a tuturor documentelor și corespondenței referitoare la proiect.”

[6] Codul de bună conduită administrativă pentru personalul Comisiei Europene în relațiile cu publicul, JO L 267, p. 64.

[7] În conformitate cu Codul Comisiei: „Odecizie a Comisiei ar trebui să precizeze motivele pe care se bazează și ar trebui să fie comunicată persoanelor și părților în cauză (...)”

[8] În conformitate cu Codul Comisiei ",un răspuns la o scrisoare adresată Comisiei, un răspuns la o scrisoare adresată Comisiei se trimite în termen de 15 zile lucrătoare de la data primirii scrisorii de la departamentul responsabil al Comisiei. În cazul în care un răspuns pe fond nu poate fi trimis în termenul menționat mai sus (...), ar trebui trimis un răspuns provizoriu.”