Contextul plângerii

1. Oficiul European pentru Selecția Personalului (EPSO) organizează proceduri de selecție pentru recrutarea de personal pentru instituțiile, organele și agențiile UE. În scopul recrutării de agenți contractuali, EPSO administrează instrumentul de selecție a agenților contractuali (CAST).

2.  Atunci când apar nevoi de recrutare, instituțiile UE pot preselecta un număr de candidați care sunt înregistrați în baza de date a candidaturilor CAST și ale căror calificări corespund profilului profesional căutat. Candidații preselectați sunt apoi invitați de EPSO să susțină o serie de teste, dar nu sunt informați cu privire la instituția UE care i-a preselectat. Candidații selecționați pot primi o ofertă de angajare din partea instituției în cauză.

3. Reclamantul a fost invitat să participe la un test pentru agenți contractuali („procedura de selecție CAST Permanent”) în domeniul finanțelor [1]. Ea și-a rezervat numirea la test pentru a avea loc într-un centru de testare în ultima zi a perioadei de testare disponibile, 3 decembrie 2021.

4. Cu câteva zile înainte de test, unul dintre membrii familiei reclamantului a fost testat pozitiv pentru COVID-19. În conformitate cu măsurile sanitare aplicabile la momentul respectiv, reclamantul a fost plasat într-o carantină obligatorie de paisprezece zile și nu a putut merge la centrul de testare la data programată.

5. Reclamantul a informat EPSO cu privire la situația sa și i-a solicitat să își reprogrameze testul. De asemenea, aceasta a solicitat EPSO să informeze instituția care a preselectat-o că nu era în măsură să susțină testul la data inițială.

6. EPSO a respins cererea reclamantului, susținând că nu era posibil să se prelungească perioada de testare sau să se reprogrameze un test pentru următoarea perioadă de testare. Cu toate acestea, Comisia a informat-o pe reclamantă că profilul său va rămâne vizibil pentru instituția care a preselectat-o, care ar putea decide să o invite din nou la test.

7. Nemulțumit de decizia EPSO, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului în decembrie 2021.

Ancheta

8. Ombudsmanul a deschis o anchetă cu privire la modul în care:

(i) EPSO a tratat cererea reclamantei de a-și reprograma testul și, în special, dacă EPSO a luat în considerare soluții alternative și a ținut seama de principiul forței majore în cadrul concursurilor generale [2], conform căruia candidaților ar trebui să li se acorde un nou termen în anumite circumstanțe.

(ii) EPSO a răspuns solicitării reclamantei de a informa instituția care a preselectat-o că nu este în măsură să susțină testul.

9. În cursul anchetei, Ombudsmanul a primit răspunsul scris al EPSO. Echipa de anchetă a Ombudsmanului s-a întâlnit, de asemenea, cu reprezentanții EPSO.

10. Raportul reuniunii a fost comunicat reclamantului, care nu a prezentat observații cu privire la conținutul său.

Modul în care EPSO a tratat cererea de reprogramare a testului

Argumente prezentate Ombudsmanului

11. Reclamantul a susținut că nu a fost în măsură să susțină testul din cauza unor circumstanțe care i-au scăpat de sub control și pentru care nu a putut găsi o soluție adecvată. Ea a adăugat că, dacă va merge la centrul de testare la data programată, va pune în pericol alți candidați și va încălca măsurile sanitare aplicabile.

12. Prin urmare, reclamanta a considerat că decizia EPSO de a nu-i permite să reprogrameze testul a fost discriminatorie și neadecvată având în vedere pandemia de COVID-19.

13. EPSO a susținut că testele ar putea fi reprogramate în aceeași perioadă de testare, în funcție de disponibilitate. Cu toate acestea, nu a fost posibilă prelungirea perioadei de testare ca atare, din cauza naturii specifice a procedurii de selecție CAST Permanent, care vizează satisfacerea rapidă a nevoilor de recrutare ale instituțiilor UE. Întrucât testul reclamantului a fost programat pentru ultima dată disponibilă în perioada de testare, nu a fost posibilă reprogramarea testului său. Aceasta a adăugat că instituțiile de recrutare puteau decide să invite din nou un candidat la o perioadă de testare ulterioară, dar că EPSO nu avea niciun rol în acest scop.

14. În ceea ce privește soluțiile alternative care i-ar permite candidatului să susțină testul, EPSO a indicat că ia măsuri pentru a introduce testarea la distanță în procedura CAST, dar că aceasta nu era în vigoare la momentul testului reclamantului. Prin urmare, EPSO nu era în măsură să ofere candidatului nicio altă soluție alternativă care să îi permită să susțină testul la data prevăzută.

Evaluarea Ombudsmanului

15. Ombudsmanul înțelege dezamăgirea reclamantului, care consideră că a ratat o oportunitate profesională din cauza unor circumstanțe independente de voința sa.

16. Cu toate acestea, Ombudsmanul consideră că, în cursul anchetei, EPSO a prezentat argumente rezonabile cu privire la motivul pentru care nu a fost în măsură să furnizeze reclamantului o dată alternativă de testare. Deși este regretabil faptul că cererea reclamantei de a-și reprograma testul nu a putut fi acceptată, EPSO a explicat în mod corect că numai instituția care recrutează poate decide să invite din nou un candidat să susțină testul într-o altă perioadă de testare.

17. Deși a fost, de asemenea, regretabil faptul că posibilitatea testării la distanță în cadrul procedurii nu era disponibilă la momentul testului reclamantului, Ombudsmanul observă că EPSO a luat între timp măsuri pentru a aborda acest aspect.

18. Având în vedere cele de mai sus, Ombudsmanul consideră că EPSO a tratat cererea reclamantului într-un mod adecvat și rezonabil.

Cu privire la modul în care EPSO a informat instituția de recrutare că reclamantul nu a fost în măsură să susțină testul

Argumente prezentate Ombudsmanului

19. Reclamantul și-a exprimat îngrijorarea cu privire la faptul că, în cazul în care EPSO nu informează instituția care recrutează cu privire la motivele pentru care nu este în măsură să susțină testul, ar putea presupune că nu este interesată de postul de agent contractual și nu o invită din nou să susțină testele. Reclamanta a declarat, de asemenea, că nu poate informa ea însăși instituția de recrutare, întrucât identitatea acesteia nu i-a fost dezvăluită în cursul procedurii.

20.  EPSO a declarat că a informat instituția de recrutare cu privire la motivele pentru care reclamantul nu a fost în măsură să susțină testul și a indicat că ar putea invita din nou candidatul să susțină testul în următoarea perioadă de testare. Cu toate acestea, EPSO nu a informat reclamantul că a informat instituția de recrutare, în conformitate cu practica sa administrativă de la momentul respectiv. Aceasta a adăugat că, începând din ianuarie 2022, furnizează astfel de informații candidaților. În special, aceasta informează candidații preselectați, în scrisoarea lor de invitație CAST, că pot notifica EPSO cu privire la indisponibilitatea lor într-o anumită perioadă de testare, în termen de două zile de la invitația lor și furnizând în același timp documente justificative. Aceste informații sunt apoi transmise instituției de recrutare relevante, care poate decide să invite din nou un candidat la următoarea perioadă de testare.

Evaluarea Ombudsmanului

21. Este de înțeles că, în cazurile în care candidații nu participă la un test din cauza unor circumstanțe pe care nu le pot controla, aceștia ar dori să fie asigurați că absența lor nu ar afecta posibilitatea de a fi invitați din nou la test în viitor.

22. Este regretabil faptul că EPSO nu a informat reclamanta că instituția care recrutează a fost informată cu privire la motivele pentru care nu a putut susține testul. Cu toate acestea, Ombudsmanul ia act de faptul că, de atunci, EPSO a adoptat modificări relevante în politica sa de testare și că, în prezent, furnizează astfel de informații candidaților. Ombudsmanul salută acest lucru.

23. În cursul anchetei, echipa de anchetă a Ombudsmanului a observat că informațiile pe care EPSO le pune în prezent la dispoziția candidaților cu privire la drepturile lor în cazul în care nu sunt disponibili pentru a susține un test nu au fost pe deplin clare și nici nu au fost reflectate pe site-ul EPSO dedicat procedurii de selecție CAST Permanent. Echipa de anchetă a Ombudsmanului a pus sub semnul întrebării, de asemenea, termenul scurt de notificare a indisponibilității, care nu ar lua în considerare circumstanțe neprevăzute mai apropiate de data testului.

24. EPSO și-a exprimat disponibilitatea de a prelungi perioada de notificare pentru a acoperi în întregime perioada de rezervare și de testare și de a furniza informații mai clare pe site-ul său web dedicat.  

25. Ombudsmanul salută, de asemenea, disponibilitatea EPSO de a prelungi termenul în care candidații pot notifica absența lor. Ombudsmanul observă că acest lucru nu numai că este mai echitabil pentru candidați, ci permite și instituțiilor de recrutare să păstreze cea mai mare rezervă de potențiali candidați pentru posturile sale de agenți contractuali.

Concluzie

Pe baza anchetei, Ombudsmanul închide acest caz cu următoarea concluzie [3]:

Oficiul European pentru Selecția Personalului nu a comis niciun caz de administrare defectuoasă.

Reclamantul și Oficiul European pentru Selecția Personalului vor fi informați cu privire la această decizie.

Tina Nilsson
Șefa Unității de soluționare a cazurilor

Strasbourg, 18.1.2023

[1] EPSO/CAST/P/1/2017 Finanțe.

[2] Decizia Ombudsmanului European de închidere a anchetei privind plângerea 52/2014/EIS referitoare la decizia Oficiului European pentru Selecția Personalului (EPSO) de a ține seama în mod corespunzător de principiul forței majore în concursurile generale: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/73144.

[3] Această plângere a fost tratată în cadrul tratării cazurilor delegate, în conformitate cu Decizia Ombudsmanului European de adoptare a dispozițiilor de punere în aplicare.