Contextul plângerii

1. În cursul anchetei Ombudsmanului cu privire la plângerea 1498/2011/CK, care se referea la faptul că ENISA nu a informat reclamantul cu privire la rezultatul unei proceduri de selecție, avizul agenției a ridicat unele întrebări cu privire la politica sa de a nu răspunde solicitărilor de informații ale candidaților cu privire la rezultatul procedurilor de selecție.

2. În special, în răspunsul său, ENISA a arătat că, din cauza numărului de candidaturi primite ca răspuns la anunțurile de posturi vacante și a disponibilității limitate a resurselor, practica sa era de a nu oferi un răspuns candidaților care nu erau invitați la un interviu. Aceasta a subliniat că anunțurile de posturi vacante includeau o dispoziție specifică care atrăgea atenția potențialilor candidați asupra acestui fapt. Dispoziția are, de obicei, următorul conținut: „Din cauza numărului mare de candidaturi, vor fi contactați numai candidații selectați pentru interviuri. Atunci când sunt invitați la interviu, li se va solicita să prezinte, în original sau în copie legalizată, toate documentele relevante în sprijinul informațiilor furnizate în cerere. ENISA și-a exprimat regretul cu privire la faptul că, în cazul reclamantului, o astfel de dispoziție a fost omisă din cauza unei supravegheri administrative și a asigurat Ombudsmanul că vor fi luate toate măsurile pentru a se asigura că toate notificările viitoare vor include dispoziția menționată mai sus.

3. Având în vedere că politica ENISA de a nu răspunde solicitărilor de informații ale candidaților cu privire la rezultatul procedurilor de selecție poate dezvălui o posibilă problemă sistemică, Ombudsmanul a decis să investigheze chestiunea în cadrul unei anchete din proprie inițiativă.

Obiectul anchetei

4. În scrisoarea sa din 2 februarie 2012 de deschidere a anchetei din proprie inițiativă, Ombudsmanul a invitat ENISA să clarifice:

(a) politica sa privind modul în care comunică în general cu candidații în cadrul procedurilor de selecție;

(b) politica sa în ceea ce privește tratarea cererilor de informații prezentate de candidați, în special a celor referitoare la stadiul candidaturilor lor și/sau la rezultatul unei proceduri de selecție.

Ancheta

5. La 30 aprilie 2012, ENISA a prezentat un aviz ca răspuns la ancheta Ombudsmanului.

Analiza și concluziile Ombudsmanului

Argumente prezentate Ombudsmanului de ENISA

6. În avizul său, ENISA a informat Ombudsmanul cu privire la noua sa politică privind procedurile de selecție și i-a furnizat o copie a versiunii revizuite a orientărilor sale privind recrutarea, care a fost adoptată la 2 martie 2012.

7. Potrivit ENISA, candidații sunt informați în prezent prin e-mail cu privire la fiecare etapă a procedurii. Candidații primesc inițial o confirmare de primire a candidaturii trimisă automat. De asemenea, aceștia sunt informați cu privire la rezultatul examinării cererii lor. În special, candidații respinși în această etapă a procedurii sunt informați prin e-mail cu privire la punctajele obținute pentru fiecare criteriu de selecție. ENISA a explicat că dificultățile tehnice cu care s-a confruntat în trecut au fost depășite recent în această privință și au permis sistemului de depunere a cererilor online să genereze astfel de e-mailuri care, cu toate acestea, necesită încă intervenție umană. Candidații care au reușit la această etapă a procedurii primesc o invitație la un interviu. Candidații care nu au reușit la interviu, precum și candidații al căror nume este inclus pe lista de rezervă, dar cărora nu li se oferă postul respectiv primesc un raport complet detaliat cu privire la punctajele acordate în urma probei scrise și a interviului.

8. ENISA a remarcat că aceste proceduri au fost aplicate procedurilor de selecție în 2012 și sunt incluse în orientările revizuite privind recrutarea. Prezentele orientări privind recrutarea cuprind modele de e-mailuri care urmează să fie trimise candidaților respinși și includ alte recomandări emise de Curtea de Conturi cu privire la aspecte legate de recrutare.

Evaluarea Ombudsmanului

9. După cum a subliniat deja Ombudsmanul, este atât politicos, cât și politicos să se confirme primirea candidaturilor și să se informeze candidații cu privire la etapele semnificative, cum ar fi excluderea lor dintr-o procedură de recrutare, care le afectează progresul în cadrul unei proceduri de recrutare [1]. În opinia Ombudsmanului, absența oricăror informații ar putea genera o anxietate semnificativă pentru candidații care s-ar putea îngrijora dacă au reușit sau nu la concurs, chiar și la mult timp după încheierea efectivă a procesului de selecție. În același timp, efortul necesar pentru a trimite o scrisoare de informare a unui candidat cu privire la excluderea sa de la un concurs este minim, cu atât mai mult cu cât astfel de scrisori pot fi standardizate în scopul contactării tuturor candidaților relevanți [2].

10. Ombudsmanul salută noua politică a ENISA și eforturile acesteia de a îmbunătăți comunicarea cu candidații. El consideră că, prin furnizarea de informații adecvate și suficiente candidaților pe parcursul diferitelor etape ale procedurilor de selecție, ENISA contribuie la consolidarea și menținerea încrederii între cetățeni și administrația publică europeană. Prin urmare, Ombudsmanul concluzionează că nu sunt justificate anchete suplimentare în această privință.

11. Pentru a ajuta ENISA să își îmbunătățească în continuare practicile, Ombudsmanul consideră că este util să ia act de faptul că agenția nu a actualizat încă secțiunea „Întrebări frecvente privind recrutarea” de pe site-ul său web. Prin urmare, potențialii candidați care ar dori să afle mai multe despre fluxul de informații privind stadiul candidaturilor lor primesc informații înșelătoare care reflectă politica anterioară a ENISA, și anume că sunt contactați numai candidații selectați pentru interviuri [3]. Ombudsmanul subliniază, de asemenea, că documentul care conține Orientările ENISA privind recrutarea nu pare să fie disponibil pe site-ul său internet. În plus, anunțurile de posturi vacante care au fost deja publicate în conformitate cu orientările revizuite nu includ informații privind comunicarea cu candidații. Prin urmare, se pare că singura sursă de informații disponibilă candidaților cu privire la această chestiune este secțiunea „Întrebări frecvente privind recrutarea” de pe site-ul său web. Întrucât furnizarea de informații corecte și exacte cetățenilor constituie o bună practică administrativă, Ombudsmanul încurajează ENISA să actualizeze secțiunea relevantă a site-ului său web. În acest sens, el va face o observație suplimentară mai jos.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale privind prezenta anchetă din proprie inițiativă, Ombudsmanul o încheie cu următoarea concluzie:

Nicio altă anchetă nu este justificată.

ENISA va fi informată cu privire la această decizie.

Observații suplimentare

Ombudsmanul încurajează ENISA să actualizeze secțiunea „Întrebări frecvente privind recrutarea” de pe site-ul său, pentru a oferi cetățenilor informații corecte și exacte cu privire la această chestiune.

P. Nikiforos Diamandouros

Adoptată la Strasbourg, la 11 iunie 2012.

[1] Decizie de închidere a anchetei Ombudsmanului privind plângerea 923/2009/(BB)FOR împotriva FRONTEX.

[2] Idem.

[3] Întrebarea și răspunsul relevante au următorul cuprins:

„11. Voi primi o confirmare de primire a candidaturii mele pentru ocuparea unui post vacant?

Agenția NU este în măsură să confirme primirea niciunei candidaturi, din cauza numărului mare de răspunsuri la posturile publicate.

Vă atragem atenția asupra faptului că, având în vedere numărul mare de candidaturi, vor fi notificați numai candidații selectați pentru interviuri. Dacă nu sunteți invitat la interviu, au existat pur și simplu mult mai mulți candidați calificați. În schimb, pentru a asigura primirea cererii dvs., vă recomandăm insistent să trimiteți cererea dvs. prin scrisoare recomandată. Numai solicitanții invitați la un interviu vor fi informați printr-un e-mail sau telefon și e-mail, după caz.

Timpul necesar pentru invitarea candidaților la un interviu depinde de numărul de candidaturi primite pentru fiecare anunț de post vacant.”