Cazul se referea la lipsa unui răspuns din partea Comisiei la mesajele reclamantului referitoare la dificultățile sale în ceea ce privește prezentarea unei propuneri de grant. Din cauza unor probleme tehnice, reclamantul nu a fost în măsură să depună o cerere prin intermediul sistemului PRIAMOS al Comisiei. În schimb, aceasta și-a prezentat propunerea prin e-mail, care a rămas fără răspuns.

Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la această chestiune și a solicitat Comisiei să răspundă. În răspunsul său, Comisia și-a cerut scuze pentru că nu a răspuns mai devreme. Aceasta a afirmat că nu poate accepta cererea de e-mail a reclamantului, deoarece sistemul a funcționat în mod corespunzător, iar Comisia nu a fost în măsură să identifice nicio încercare a reclamantului de a trimite propunerea prin intermediul PRIAMOS înainte de termenul-limită.

Cazul se referea la presupusul eșec al Oficiului Reprezentantului Special al Uniunii Europene (Oficiul RSUE) în Kosovo de a informa solicitanții de stagii cu privire la etapele unei proceduri de recrutare. Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la această chestiune, exprimându-și opinia că „este atât politicos, cât și politicos să se confirme primirea candidaturilor și să se informeze candidații cu privire la etapele semnificative (cum ar fi excluderea lor de la o procedură de recrutare) care le afectează evoluția în cadrul unei proceduri de recrutare.” Biroul RSUE a explicat că dispune de resurse foarte limitate și, prin urmare, nu poate informa decât persoanele incluse pe lista restrânsă cu privire la rezultatul procedurii. Cu toate acestea, ea a precizat că examinează modalitățile de îmbunătățire a comunicării sale cu persoanele care doresc să fie stagiari, de exemplu prin informarea tuturor acestor persoane cu privire la etapele relevante ale procedurii prin publicarea informațiilor relevante pe site-ul său internet. Ombudsmanul a invitat biroul RSUE să raporteze cu privire la punerea în aplicare a acestei soluții.

Acest caz a vizat presupusa decizie ilegală și/sau inechitabilă a Delegației UE în Armenia de a rezilia un contract de grant legat de un proiect pus în aplicare în Armenia și Iordania, în detrimentul reclamantului, un ONG italian activ în domeniul cooperării pentru dezvoltare. După o evaluare atentă a tuturor faptelor și argumentelor, Ombudsmanul a concluzionat că explicația delegației pentru decizia de reziliere a fost incompletă. Prin urmare, Ombudsmanul a sugerat Comisiei ca, în rolul său de supraveghere a delegațiilor UE, să ofere reclamantului o explicație mai cuprinzătoare cu privire la motivele încetării proiectului.

Ca răspuns la propunerea Ombudsmanului, Comisia a declarat că delegația a luat în considerare toți factorii relevanți atunci când a decis să rezilieze contractul. Cu toate acestea, Comisia a recunoscut că este posibil ca explicația pentru încetarea grantului să nu fi fost suficient de cuprinzătoare. Prin urmare, aceasta a transmis Ombudsmanului o scrisoare pe care delegația a trimis-o reclamantului, explicând toți factorii pe care i-a luat în considerare în evaluarea sa.

În pofida faptului că reclamanta și-a exprimat nemulțumirea cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a considerat că Comisia a luat măsuri pentru a soluționa problema. Astfel, ea a decis să închidă cazul.

Această anchetă a apărut în contextul vizitei Ombudsmanului European la Institutul European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați. Vizita a făcut parte din programul Ombudsmanului de vizite la agențiile UE menite să răspândească bune practici în rândul agențiilor în relațiile lor cu cetățenii. În cadrul vizitei, Ombudsmanul a examinat (i) contactele inițiale ale institutului cu publicul, (ii) transparența, dialogul și responsabilitatea, (iii) recrutarea, (iv) ofertele și contractele, (v) conflictele de interese și (vi) avertizarea în interes public. Ombudsmanul a prezentat institutului șase sugestii de îmbunătățire a performanței sale în aceste domenii. Răspunsul EIGE a confirmat că ia măsuri, printre altele, punând la dispoziție informații cu privire la activitatea sa în toate limbile oficiale ale UE și adoptând dispoziții mai detaliate în ceea ce privește avertizarea în interes public.

Întrucât vizita Ombudsmanului a sugerat că institutul trebuie să depună mai multe eforturi pentru a trata și, într-adevăr, pentru a preveni cazurile de hărțuire, Ombudsmanul a monitorizat în mod specific această chestiune și a fost încurajat de măsurile ferme luate de institut ca răspuns. Pentru a promova îmbunătățiri suplimentare, Ombudsmanul a sugerat, printre altele, ca EIGE să organizeze periodic cursuri de formare în acest domeniu de importanță centrală pentru activitatea institutului.

În cadrul programului de vizite la agențiile UE, Ombudsmanul European a vizitat Frontex la 4 octombrie 2012. Raportul privind vizita a făcut o serie de sugestii referitoare la aspectele discutate în timpul vizitei. Aceste aspecte au fost: (i) regulamentele Frontex privind conduita personală și buna conduită administrativă; (ii) principiile serviciului public; (iii) transparența, dialogul și responsabilitatea (accesul public la documente); (iv) selecție și recrutare; (v) conflictele de interese; (vi) avertizarea în interes public; și (vii) licitații și contracte. După efectuarea unor anchete suplimentare, Ombudsmanul a concluzionat că Frontex a adoptat o abordare constructivă și și-a manifestat disponibilitatea de a pune în aplicare majoritatea sugestiilor Ombudsmanului. Deși regretă faptul că Frontex nu a fost de acord cu divulgarea proactivă a numelor membrilor comisiei de evaluare, Ombudsmanul a remarcat că această chestiune va fi abordată într-o anchetă din proprie inițiativă adresată tuturor agențiilor. Ombudsmanul a făcut, de asemenea, două observații suplimentare.

În primul rând, el salută faptul că Frontex revizuiește în prezent decizia Consiliului său de administrație din 21 septembrie 2006 de stabilire a modalităților practice privind accesul public la documente. El a reamintit Frontex necesitatea de a pune în aplicare pe deplin dispozițiile Regulamentului 1049/2001 și, în special, faptul că registrul său ar trebui să includă o listă a documentelor sensibile. El a solicitat, de asemenea, ca Frontex să trimită Ombudsmanului decizia revizuită până la sfârșitul lunii martie 2014. În al doilea rând, Ombudsmanul a încurajat Frontex să ajute cetățenii care vizitează site-ul său web prin furnizarea unui link de pe pagina principală către Codul european al bunei conduite administrative.

Programul de vizite al Ombudsmanului la agențiile UE este conceput pentru a se asigura că acestea respectă principiile bunei administrări, cum ar fi transparența și standardele etice înalte. În cadrul acestui program, Ombudsmanul a vizitat Comitetul european pentru risc sistemic (CERS) la 14 iunie 2012. În urma vizitei, acesta a trimis CERS un raport, în care a făcut mai multe sugestii.

În raportul său, Ombudsmanul a solicitat CERS să își îmbunătățească procedurile de abordare a potențialelor conflicte de interese în ceea ce privește personalul său. În plus, el sugerează că CERS ar trebui să devină mai transparent în ceea ce privește diseminarea informațiilor și gestionarea cererilor de acces la documente. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, ca, atunci când își recrutează personalul, CERS să furnizeze informații cu privire la căile de atac aflate la dispoziția candidaților în anunțurile de posturi vacante și în scrisorile de respingere a candidaturilor. În cele din urmă, acesta a solicitat CERS să solicite BCE să ia în considerare reformularea unei declarații în secțiunea privind recrutarea de pe website-ul său, astfel încât aceasta să devină mai accesibilă cetățenilor.

La data de 25 iunie 2013, CERS a transmis planul său de acțiuni ulterioare. Ombudsmanul a concluzionat că CERS a luat măsurile adecvate pentru a adopta majoritatea sugestiilor sale. În ceea ce privește aspectele rămase nesoluționate, acesta concluzionează că CERS a luat măsuri în direcția cea bună pentru a le pune în aplicare. Prin urmare, acesta a concluzionat că nu se justifică nicio anchetă suplimentară cu privire la aspectele analizate în prezenta cauză și a închis cazul.

În cadrul programului său de vizite la sediile agenţiilor UE, Ombudsmanul a vizitat Agenţia pentru Securitatea Reţelelor Informatice şi a Datelor (ENISA) la 19 iulie 2012. Ca urmare a vizitei, acesta a trimis un raport către ENISA, în care a formulat următoarele propuneri: a) ENISA ar putea face mai vizibil pentru cetăţenii Uniunii angajamentul său faţă de principiile stabilite în Codul european de bună conduită administrativă (CEBCA), prin introducerea unui link către CEBCA pe site-ul său internet; b) ENISA ar putea avea în vedere (i) crearea unei pagini speciale pe site-ul său internet în care să identifice normele aplicabile privind cererile de acces la documente şi persoana de contact responsabilă, (ii) întocmirea unui raport anual privind gestionarea cererilor de acces public la documente şi (iii) crearea unui registru public al documentelor sale; c) ENISA ar putea avea în vedere să facă accesibile în toate cele 23 de limbi ale tratatului cel puţin pagina de întâmpinare a site-ului său internet, precum şi informaţii cu privire la funcţiile sale şi la politica lingvistică; d) cu scopul de a îmbunătăţi şi mai mult informaţiile furnizate candidaţilor în cadrul procedurilor de selecţie şi de recrutare, ENISA ar putea informa candidaţii cu privire la dreptul acestora de a contesta o decizie nefavorabilă; e) ENISA şi-ar putea reconsidera poziţia privind divulgarea numelor membrilor comisiei de selecţie; f) ENISA s-ar putea asigura că toţi membrii personalului său sunt informaţi cu privire la principiile serviciului public pentru funcţionarii UE şi ar putea avea în vedere publicarea pe site-ul său internet a principiilor serviciului public; g) ENISA ar putea adopta măsuri concrete privind aspectele legate de conflictul de interese prevăzute în Regulamentul de instituire pentru a se conforma obligaţiilor sale legale; h) ENISA ar putea avea în vedere informarea personalului cu privire la opţiunea oferită de Statutul funcţionarilor de a raporta mai întâi în intern posibila existenţă a unei activităţi ilegale.

La 31 ianuarie 2013, ENISA a trimis răspunsul său. În cadrul acestuia, ENISA a subliniat măsurile luate pentru punerea în aplicare a sugestiilor Ombudsmanului.

Ombudsmanul a concluzionat că ENISA a demonstrat o abordare constructivă şi disponibilitatea de a pune în aplicare sugestiile sale ca urmare a vizitei la sediul agenţiei. Având în vedere reacţia pozitivă a ENISA la sugestiile sale, Ombudsmanul a închis ancheta.

Reclamanta a divorţat de fostul său soţ, care era angajat ca agent temporar al Comisiei Europene în Luxemburg. Reclamanta şi fostul său soţ au doi copii, care au fost încredinţaţi reclamantei. Comisia i-a plătit reclamantei indemnizaţia de locuinţă, alocaţia pentru copiii aflaţi în întreţinere şi alocaţia pentru educaţie, în numele şi pe seama fostului soţ.

În 2008, fostul soţ al reclamantei a informat Comisia că fosta sa soţie şi copiii săi nu mai locuiesc în Germania, ci s-au mutat în Bulgaria cu mai mult de un an în urmă. Aceasta însemna că Comisia a plătit sume mai mari reprezentând prestaţii familiale decât erau cuvenite, deoarece aceste prestaţii făceau obiectul ponderii geografice, pe baza costului vieţii. Reclamanta a informat Comisia că este încă rezidentă în Germania, la fel ca şi copii săi. Totuşi, instituţia nu a fost convinsă de acest lucru şi a iniţiat o procedură de recuperare împotriva acesteia pentru presupusele indemnizaţii plătite în exces.

Reclamanta a apelat la Ombudsmanul European, care a deschis o anchetă. În cursul anchetei, un funcţionar al Comisiei a trimis din greşeală fostului soţ un e-mail conţinând un limbaj deosebit de reprobabil şi vulgar care nu era ofensator doar pentru el, ci şi pentru reclamantă. Reclamanta a prezentat această problemă Ombudsmanului, iar acesta a decis că insultele evidente la adresa reclamantei meritau să fie incluse în ancheta sa.

În cursul investigaţiilor Ombudsmanului, Comisia a recunoscut că a aplicat în mod greşit normele privind recuperarea presupuselor prestaţii familiale plătite în exces în ceea ce o privea pe reclamantă. Totuşi, chiar dacă Comisia a prezentat scuze reclamantei pentru e-mailul jignitor, Ombudsmanul a considerat că reacţia acesteia nu a fost, nici ca formă, şi nici ca fond, proporţională cu cazul de administrare defectuoasă care a avut loc. Prin urmare, el a adresat un proiect de recomandare Comisiei. În plus, Ombudsmanul a făcut referire la posibilitatea ca utilizarea limbajului inacceptabil în e-mailul în cauză să fie o indicaţie a unei probleme mai ample în cadrul serviciilor Comisiei.

În avizul său detaliat, Comisia a prezentat o scrisoare trimisă reclamantei de către directorul serviciului în cauză în care erau adresate scuze şi s-a oferit să efectueze o plată de 500 EUR pentru a o despăgubi pe reclamantă pentru daunele morale suferite. În plus, Comisia a organizat o serie de sesiuni interne de formare pentru a sublinia importanţa eticii şi a unei culturi a serviciului faţă de cetăţenii UE. Chiar dacă reclamanta a ales să nu accepte oferta Comisiei de a o despăgubi pentru daunele morale, Ombudsmanul a concluzionat că Comisia a luat măsuri adecvate atât de natură generală, cât şi de natură individuală, pentru a pune în aplicare proiectul său de recomandare.

Reclamantul a făcut obiectul unei anchete a Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF). OLAF a divulgat detalii cu privire la concluziile anchetei sale unei părţi terţe, acestea fiind publicate într-un articol de presă în ţara de origine a reclamantului. Autoritatea Europeană pentru Protecţia Datelor a considerat că divulgarea contravine normelor UE privind protecţia datelor. Prin urmare, reclamantul a solicitat ca OLAF să admită greşeala comisă prin divulgarea informaţiilor cu caracter personal şi să prezinte scuze în acest sens.

Iniţial, OLAF a refuzat să facă acest lucru. Totuşi, în urma anchetei Ombudsmanului, oficiul a trimis o scrisoare reclamantului în care îşi exprima regretul pentru faptul că nu a acţionat în conformitate cu normele privind protecţia datelor în cazul său şi i-a prezentat scuze. Deşi reclamantul nu s-a declarat satisfăcut de prezentarea scuzelor, Ombudsmanul a considerat că acestea îndeplinesc cerinţele reclamantului şi a concluzionat, prin urmare, că nu există motive pentru continuarea anchetei sale referitoare la această plângere.