Cazul se referea la lipsa unui răspuns din partea Comisiei la mesajele reclamantului referitoare la dificultățile sale în ceea ce privește prezentarea unei propuneri de grant. Din cauza unor probleme tehnice, reclamantul nu a fost în măsură să depună o cerere prin intermediul sistemului PRIAMOS al Comisiei. În schimb, aceasta și-a prezentat propunerea prin e-mail, care a rămas fără răspuns.

Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la această chestiune și a solicitat Comisiei să răspundă. În răspunsul său, Comisia și-a cerut scuze pentru că nu a răspuns mai devreme. Aceasta a afirmat că nu poate accepta cererea de e-mail a reclamantului, deoarece sistemul a funcționat în mod corespunzător, iar Comisia nu a fost în măsură să identifice nicio încercare a reclamantului de a trimite propunerea prin intermediul PRIAMOS înainte de termenul-limită.

Cazul se referea la presupusul eșec al Oficiului Reprezentantului Special al Uniunii Europene (Oficiul RSUE) în Kosovo de a informa solicitanții de stagii cu privire la etapele unei proceduri de recrutare. Ombudsmanul a solicitat informații cu privire la această chestiune, exprimându-și opinia că „este atât politicos, cât și politicos să se confirme primirea candidaturilor și să se informeze candidații cu privire la etapele semnificative (cum ar fi excluderea lor de la o procedură de recrutare) care le afectează evoluția în cadrul unei proceduri de recrutare.” Biroul RSUE a explicat că dispune de resurse foarte limitate și, prin urmare, nu poate informa decât persoanele incluse pe lista restrânsă cu privire la rezultatul procedurii. Cu toate acestea, ea a precizat că examinează modalitățile de îmbunătățire a comunicării sale cu persoanele care doresc să fie stagiari, de exemplu prin informarea tuturor acestor persoane cu privire la etapele relevante ale procedurii prin publicarea informațiilor relevante pe site-ul său internet. Ombudsmanul a invitat biroul RSUE să raporteze cu privire la punerea în aplicare a acestei soluții.

Acest caz a vizat presupusa decizie ilegală și/sau inechitabilă a Delegației UE în Armenia de a rezilia un contract de grant legat de un proiect pus în aplicare în Armenia și Iordania, în detrimentul reclamantului, un ONG italian activ în domeniul cooperării pentru dezvoltare. După o evaluare atentă a tuturor faptelor și argumentelor, Ombudsmanul a concluzionat că explicația delegației pentru decizia de reziliere a fost incompletă. Prin urmare, Ombudsmanul a sugerat Comisiei ca, în rolul său de supraveghere a delegațiilor UE, să ofere reclamantului o explicație mai cuprinzătoare cu privire la motivele încetării proiectului.

Ca răspuns la propunerea Ombudsmanului, Comisia a declarat că delegația a luat în considerare toți factorii relevanți atunci când a decis să rezilieze contractul. Cu toate acestea, Comisia a recunoscut că este posibil ca explicația pentru încetarea grantului să nu fi fost suficient de cuprinzătoare. Prin urmare, aceasta a transmis Ombudsmanului o scrisoare pe care delegația a trimis-o reclamantului, explicând toți factorii pe care i-a luat în considerare în evaluarea sa.

În pofida faptului că reclamanta și-a exprimat nemulțumirea cu privire la răspunsul Comisiei la propunerea sa de soluție amiabilă, Ombudsmanul a considerat că Comisia a luat măsuri pentru a soluționa problema. Astfel, ea a decis să închidă cazul.

Această anchetă a apărut în contextul vizitei Ombudsmanului European la Institutul European pentru Egalitatea de Șanse între Femei și Bărbați. Vizita a făcut parte din programul Ombudsmanului de vizite la agențiile UE menite să răspândească bune practici în rândul agențiilor în relațiile lor cu cetățenii. În cadrul vizitei, Ombudsmanul a examinat (i) contactele inițiale ale institutului cu publicul, (ii) transparența, dialogul și responsabilitatea, (iii) recrutarea, (iv) ofertele și contractele, (v) conflictele de interese și (vi) avertizarea în interes public. Ombudsmanul a prezentat institutului șase sugestii de îmbunătățire a performanței sale în aceste domenii. Răspunsul EIGE a confirmat că ia măsuri, printre altele, punând la dispoziție informații cu privire la activitatea sa în toate limbile oficiale ale UE și adoptând dispoziții mai detaliate în ceea ce privește avertizarea în interes public.

Întrucât vizita Ombudsmanului a sugerat că institutul trebuie să depună mai multe eforturi pentru a trata și, într-adevăr, pentru a preveni cazurile de hărțuire, Ombudsmanul a monitorizat în mod specific această chestiune și a fost încurajat de măsurile ferme luate de institut ca răspuns. Pentru a promova îmbunătățiri suplimentare, Ombudsmanul a sugerat, printre altele, ca EIGE să organizeze periodic cursuri de formare în acest domeniu de importanță centrală pentru activitatea institutului.

În cadrul programului de vizite la agențiile UE, Ombudsmanul European a vizitat Frontex la 4 octombrie 2012. Raportul privind vizita a făcut o serie de sugestii referitoare la aspectele discutate în timpul vizitei. Aceste aspecte au fost: (i) regulamentele Frontex privind conduita personală și buna conduită administrativă; (ii) principiile serviciului public; (iii) transparența, dialogul și responsabilitatea (accesul public la documente); (iv) selecție și recrutare; (v) conflictele de interese; (vi) avertizarea în interes public; și (vii) licitații și contracte. După efectuarea unor anchete suplimentare, Ombudsmanul a concluzionat că Frontex a adoptat o abordare constructivă și și-a manifestat disponibilitatea de a pune în aplicare majoritatea sugestiilor Ombudsmanului. Deși regretă faptul că Frontex nu a fost de acord cu divulgarea proactivă a numelor membrilor comisiei de evaluare, Ombudsmanul a remarcat că această chestiune va fi abordată într-o anchetă din proprie inițiativă adresată tuturor agențiilor. Ombudsmanul a făcut, de asemenea, două observații suplimentare.

În primul rând, el salută faptul că Frontex revizuiește în prezent decizia Consiliului său de administrație din 21 septembrie 2006 de stabilire a modalităților practice privind accesul public la documente. El a reamintit Frontex necesitatea de a pune în aplicare pe deplin dispozițiile Regulamentului 1049/2001 și, în special, faptul că registrul său ar trebui să includă o listă a documentelor sensibile. El a solicitat, de asemenea, ca Frontex să trimită Ombudsmanului decizia revizuită până la sfârșitul lunii martie 2014. În al doilea rând, Ombudsmanul a încurajat Frontex să ajute cetățenii care vizitează site-ul său web prin furnizarea unui link de pe pagina principală către Codul european al bunei conduite administrative.

Programul de vizite al Ombudsmanului la agențiile UE este conceput pentru a se asigura că acestea respectă principiile bunei administrări, cum ar fi transparența și standardele etice înalte. În cadrul acestui program, Ombudsmanul a vizitat Comitetul european pentru risc sistemic (CERS) la 14 iunie 2012. În urma vizitei, acesta a trimis CERS un raport, în care a făcut mai multe sugestii.

În raportul său, Ombudsmanul a solicitat CERS să își îmbunătățească procedurile de abordare a potențialelor conflicte de interese în ceea ce privește personalul său. În plus, el sugerează că CERS ar trebui să devină mai transparent în ceea ce privește diseminarea informațiilor și gestionarea cererilor de acces la documente. Ombudsmanul a sugerat, de asemenea, ca, atunci când își recrutează personalul, CERS să furnizeze informații cu privire la căile de atac aflate la dispoziția candidaților în anunțurile de posturi vacante și în scrisorile de respingere a candidaturilor. În cele din urmă, acesta a solicitat CERS să solicite BCE să ia în considerare reformularea unei declarații în secțiunea privind recrutarea de pe website-ul său, astfel încât aceasta să devină mai accesibilă cetățenilor.

La data de 25 iunie 2013, CERS a transmis planul său de acțiuni ulterioare. Ombudsmanul a concluzionat că CERS a luat măsurile adecvate pentru a adopta majoritatea sugestiilor sale. În ceea ce privește aspectele rămase nesoluționate, acesta concluzionează că CERS a luat măsuri în direcția cea bună pentru a le pune în aplicare. Prin urmare, acesta a concluzionat că nu se justifică nicio anchetă suplimentară cu privire la aspectele analizate în prezenta cauză și a închis cazul.

În cadrul programului său de vizite la agențiile UE, Ombudsmanul a vizitat Agenția pentru Securitatea Rețelelor Informatice și a Datelor (ENISA) la 19 iulie 2012. În urma vizitei, el a trimis ENISA un raport, în care a făcut următoarele sugestii: a) ENISA și-ar putea face angajamentul față de principiile stabilite în Codul european al bunei conduite administrative ("ECGAB") mai vizibil pentru cetățenii Uniunii prin furnizarea unui link către ECGAB pe site-ul său web; b) ENISA ar putea lua în considerare (i) crearea unei pagini dedicate pe site-ul său web care să identifice normele aplicabile cererilor de acces la documente și persoana de contact responsabilă, (ii) elaborarea unui raport anual privind tratarea cererilor de acces public la documente și (iii) crearea unui registru public al documentelor sale; c) ENISA ar putea lua în considerare punerea la dispoziție, în toate cele 23 de limbi ale tratatului, cel puțin a paginii principale a site-ului său web, precum și a informațiilor privind funcțiile și politica sa lingvistică; d) În vederea îmbunătățirii în continuare a informațiilor furnizate candidaților în cadrul procedurilor de selecție și de recrutare, ENISA ar putea informa candidații cu privire la drepturile lor de a contesta o decizie nefavorabilă; e) ENISA și-ar putea reconsidera poziția cu privire la divulgarea numelor membrilor comisiei de evaluare; f) ENISA s-ar putea asigura că toți membrii personalului său sunt informați cu privire la principiile serviciului public pentru funcționarii publici ai UE și că ar putea lua în considerare publicarea principiilor serviciului public pe site-ul său web; g) ENISA ar putea adopta măsurile concrete privind aspectele legate de conflictele de interese prevăzute în regulamentul său de înființare pentru a-și respecta obligațiile legale; h) ENISA ar putea lua în considerare informarea personalului cu privire la opțiunea prevăzută de Statutul funcționarilor de a raporta mai întâi la nivel intern posibila existență a unei activități ilegale.

La 31 ianuarie 2013, ENISA a transmis răspunsul său subsecvent. În răspunsul său, ENISA a prezentat măsurile luate pentru a pune în aplicare sugestiile Ombudsmanului.

Ombudsmanul a concluzionat că ENISA a demonstrat o abordare constructivă și disponibilitatea de a pune în aplicare sugestiile sale în urma vizitei sale la agenție. Având în vedere reacția pozitivă a ENISA la sugestiile sale, Ombudsmanul și-a închis ancheta.

Reclamantul este divorțat de fostul său soț, care a fost angajat ca agent temporar al Comisiei Europene în Luxemburg. Reclamantul și fostul său soț au doi copii, dintre care reclamantul deține custodia. Comisia a plătit reclamantului alocația pentru locuință, alocația pentru creșterea copilului și alocația școlară în numele și pe seama fostului său soț.

În 2008, fostul soț al reclamantului a informat Comisia că fosta sa soție și copiii săi nu mai locuiau în Germania, ci se mutaseră în Bulgaria cu peste un an în urmă. Aceasta însemna că Comisia plătise în alocații familiale sume mai mari decât cele datorate, întrucât alocațiile erau supuse unei ponderări geografice bazate pe costul vieții. Reclamanta a informat Comisia că este încă rezidentă în Germania, la fel ca și copiii săi. Cu toate acestea, instituția nu era convinsă de acest lucru și a inițiat o procedură de recuperare împotriva sa pentru indemnizațiile pretins plătite în exces.

Reclamantul s-a adresat Ombudsmanului European, care a deschis o anchetă. În cursul anchetei, un funcționar al Comisiei i-a trimis din greșeală fostului soț un e-mail care conținea un limbaj îngrozitor și vulgar, care nu era doar ofensator pentru el, ci și pentru reclamant. Reclamantul a prezentat această chestiune Ombudsmanului și a decis că insulta evidentă la adresa reclamantului merită să fie inclusă în ancheta sa.

În cursul investigațiilor Ombudsmanului, Comisia a recunoscut că a aplicat în mod eronat normele privind recuperarea alocațiilor familiale pretins plătite în exces în ceea ce îl privește pe reclamant. Cu toate acestea, chiar dacă Comisia și-a cerut scuze reclamantului pentru e-mailul insultător, Ombudsmanul a considerat că reacția sa, atât în ceea ce privește forma, cât și fondul, nu a fost proporțională cu administrarea defectuoasă care a avut loc. Prin urmare, acesta a adresat Comisiei un proiect de recomandare. În plus, Ombudsmanul a făcut aluzie la posibilitatea ca utilizarea limbajului inacceptabil în e-mailul în cauză să fi fost un indiciu al unei probleme mai ample în cadrul serviciilor Comisiei.

În avizul său detaliat, Comisia a prezentat o scrisoare de scuze trimisă reclamantului de către directorul serviciului în cauză și s-a oferit să efectueze o plată de 500 EUR pentru a despăgubi reclamantul pentru daunele morale suferite. În plus, Comisia a organizat o serie de sesiuni interne de formare pentru a sublinia importanța eticii și a unei culturi a serviciului față de cetățenii UE. Chiar dacă reclamanta a ales să nu accepte oferta Comisiei de a o despăgubi pentru daunele morale suferite, Ombudsmanul a concluzionat că Comisia a luat măsuri adecvate de natură individuală, precum și generală pentru a pune în aplicare proiectul său de recomandare.

Reclamantul a făcut obiectul unei investigații efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF). OLAF a divulgat unui terț detalii privind rezultatul investigației sale, care au fost publicate într-un articol de presă din țara reclamantului. Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a considerat că divulgarea este contrară normelor UE privind protecția datelor. Ulterior, reclamantul a solicitat ca OLAF să recunoască neregulile în divulgarea informațiilor cu caracter personal și să își ceară scuze pentru acestea.

Inițial, OLAF a refuzat să facă acest lucru. Cu toate acestea, în urma anchetei Ombudsmanului, acesta a trimis reclamantului o scrisoare în care și-a exprimat regretul pentru faptul că nu a acționat în conformitate cu normele privind protecția datelor în cazul său și i-a cerut scuze. Deși reclamantul nu a fost mulțumit de scuze, Ombudsmanul a considerat că a dat curs cererii reclamantului și, prin urmare, a concluzionat că nu există motive pentru ca acesta să efectueze investigații suplimentare cu privire la plângere.