Antecedentes da denúncia

1. Em novembro de 2017, o queixoso, um jornalista sediado em Bruxelas, solicitou à Comissão Europeia que lhe concedesse acesso público ^[1] aos documentos relacionados com a visita oficial do então Comissário para a Economia e Sociedade Digitais aos EUA, em outubro de 2016, incluindo documentos que mostrassem as despesas de viagem.

2. Na sequência de numerosas insistências do autor da denúncia, a Comissão concedeu-lhe acesso parcial a 13 documentos em outubro de 2018. Nenhum destes documentos continha informações sobre as despesas incorridas com a viagem do Comissário.

3. Por conseguinte, o autor da denúncia solicitou uma revisão da decisão da Comissão (apresentou o chamado «pedido confirmativo»). Afirmou que a Comissão deveria também divulgar faturas, bilhetes de avião e outros documentos semelhantes «relacionados com as despesas de viagem (...) do [Comissário] e da sua delegação».

4. Não tendo recebido uma resposta substantiva, o queixoso dirigiu-se ao Provedor de Justiça em janeiro de 2019.

5. Em seguida, a Comissão respondeu ao pedido de reexame do autor da denúncia (adotou a chamada «decisão confirmativa»). Recusou o acesso do público aos documentos pertinentes, tais como bilhetes de viagem e faturas de hotel, com base na necessidade de proteger os dados pessoais do Comissário e do pessoal que o acompanhava ^[2]. No entanto, a Comissão forneceu ao queixoso uma panorâmica das despesas incorridas pelo Comissário.

Recusa de acesso do público aos documentos

Proposta de solução do Provedor de Justiça

6. Na sequência de uma inspecção dos documentos identificados pela Comissão na fase de confirmação, o Provedor de Justiça apresentou uma proposta de solução ^[3].

7. As regras da UE em matéria de acesso aos documentos e de proteção de dados estabelecem um limiar jurídico muito elevado para a concessão de acesso a documentos que contenham dados pessoais - os dados pessoais só podem ser revelados se a pessoa que solicita o acesso demonstrar que a divulgação dos dados pessoais satisfaz uma necessidade específica. Mesmo assim, os dados pessoais não podem ser divulgados se a divulgação for desproporcionada, tendo devidamente em conta eventuais interesses legítimos das pessoas em causa.

8. Dado que o queixoso não tinha indicado qualquer necessidade específica de que os dados pessoais em questão lhe fossem transferidos ^[4], o Provedor de Justiça aceitou que a Comissão tinha fundamento para recusar o acesso aos documentos.

9. No entanto, a Provedora de Justiça observou igualmente que ser transparente sobre a forma como o dinheiro dos cidadãos é gasto é fundamental para criar e manter a confiança e a responsabilização nas democracias. Por conseguinte, propôs que a Comissão divulgasse as despesas agregadas incorridas com a viagem, incluindo as despesas incorridas pelo pessoal que acompanhou o comissário. Tal poderia ser feito sem violar a legislação da UE em matéria de proteção de dados.

10. A Comissão rejeitou a proposta de solução apresentada pelo Provedor de Justiça ^[5]. Afirmou que, ao divulgar as despesas incorridas pelo comissário, tinha seguido a sua política recentemente estabelecida em matéria de transparência das despesas dos comissários. Esta política não cobre os custos incorridos pelo pessoal da Comissão. Alegou igualmente que o autor da denúncia não lhe tinha solicitado os dados agregados relativos às despesas do pessoal acompanhante. De um modo mais geral, a Comissão indicou que as despesas de um membro do pessoal não estão ligadas às do comissário que acompanha numa viagem. São reembolsados separadamente. É igualmente possível que os custos não estejam relacionados com a viagem do comissário, por exemplo, quando os membros do pessoal participam noutras reuniões e/ou conferências na mesma viagem. A Comissão declarou que, por conseguinte, não estava em condições de informar sistematicamente o público sobre as despesas do pessoal que acompanha os comissários nas suas viagens, uma vez que tal implicaria encargos administrativos significativos.

Avaliação do Provedor de Justiça após a proposta de solução

11. É evidente que a Comissão poderia ter libertado os montantes totais despendidos em relação à viagem de negócios em causa sem comprometer os direitos dos dados pessoais do seu pessoal. O Provedor de Justiça lamenta que a Comissão não tenha aproveitado a oportunidade para ser mais transparente nesta ocasião.

12. Quanto aos argumentos da Comissão segundo os quais a divulgação das informações em causa no caso em apreço teria implicado um encargo administrativo excessivo, o Provedor de Justiça concorda que este argumento teria, em princípio, algum mérito se, de facto, o pessoal acompanhante da Comissão tivesse prolongado a sua viagem e realizado trabalhos na sua viagem, o que não estava relacionado com a viagem do comissário. O Provedor de Justiça concorda que, em todos os casos, pode não ser fácil, ou mesmo viável, atribuir (com exatidão) as despesas do pessoal a partes específicas/diferentes finalidades das suas viagens. No entanto, neste caso específico, o Provedor de Justiça considera que a Comissão poderia ter identificado e divulgado estas informações sem qualquer dificuldade especial. O Comissário foi acompanhado apenas por dois membros do pessoal. Além disso, as despesas incorridas por estes membros do pessoal não parecem ter tido por objeto reuniões ou outros eventos que não estivessem relacionados com a viagem do comissário.

13. Por conseguinte, a Provedora de Justiça lamenta que a Comissão tenha optado por não seguir a proposta da Provedora de Justiça de divulgar estas informações. Uma maior transparência sobre os custos legitimamente incorridos reforça a confiança dos cidadãos nas instituições. Por conseguinte, considera que a incapacidade de ser mais aberta sobre o custo total da visita constitui uma oportunidade perdida. No entanto, o objeto desta queixa era a recusa da Comissão de acesso do público aos documentos em causa e, tal como explicado na sua proposta de solução, o Provedor de Justiça aceita que a não divulgação dos documentos estava em conformidade com o Regulamento n.o 1049/2001.

14. Por conseguinte, a Provedora de Justiça reconhece que, no caso em apreço, tendo a sua proposta de solução sido rejeitada, não se pode justificar a realização de novos inquéritos sobre a recusa de acesso do público por parte da Comissão.

Atraso no tratamento do pedido de acesso

15. No que diz respeito aos atrasos neste caso, o Provedor de Justiça considera que o período de tempo entre o pedido inicial de acesso do público aos documentos e a adoção pela Comissão de uma decisão final (11 meses na fase inicial e mais três meses na fase de revisão) é inaceitável. A Comissão não identificou todos os documentos pertinentes para o pedido de acesso na fase inicial e falhou repetidamente os prazos já prorrogados. O Provedor de Justiça está ciente de que a Comissão teve de consultar terceiros que deram origem a alguns dos documentos. No entanto, a necessidade de consultar terceiros não justifica, por si só, o atraso significativo que ocorreu no caso em apreço. Esses atrasos evitáveis não se refletem bem na Comissão e podem constituir má administração.

16. Por conseguinte, a Provedora de Justiça considera que o atraso nas respostas da Comissão aos pedidos de acesso do público e de revisão dos queixosos merece sérias críticas. No entanto, o Provedor de Justiça não faz uma constatação formal de má administração ou recomendação neste caso, uma vez que tal não teria qualquer finalidade prática, uma vez que o atraso já ocorreu e, por conseguinte, já não pode ser corrigido.  

17. No entanto, a Provedora de Justiça está plenamente ciente de que o tempo que a Comissão demora frequentemente e os prazos e atrasos não cumpridos são frequentemente motivo de preocupação nas queixas que recebe sobre o acesso do público aos documentos. Por conseguinte, o Provedor de Justiça continuará a acompanhar de perto esta questão.

Conclusões

Com base no inquérito, a Provedora de Justiça encerra este caso com as seguintes conclusões:

Na sequência da rejeição da proposta de solução do Provedor de Justiça, não se justificam novos inquéritos no que diz respeito à recusa de conceder acesso público aos documentos pertinentes, sendo a recusa justificada ao abrigo da legislação da UE em matéria de proteção de dados.

O autor da denúncia e a Comissão serão informados desta decisão.

Emily O'Reilly

Provedor de Justiça Europeu

Estrasburgo, 03/09/2019

[1] Nos termos do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[2] Nos termos do artigo 4.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento n.o 1049/2001.

[3] Para consultar o texto integral da proposta de solução, consultar: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/116575.

[4] Artigo 9.o do Regulamento 2018/1725 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos e organismos da UE: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R1725&from=EN.

[5] Para o texto integral da resposta, consultar: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/116576#.