Sprawa dotyczyła praktyki Europejskiego Urzędu Doboru Kadr („EPSO”) polegającej na nieudzielaniu kandydatom zezwolenia na ubieganie się o więcej niż jeden równoległy konkurs rekrutacyjny dla urzędników służby cywilnej UE, nawet jeżeli spełniali oni kryteria. EPSO odmówiło skarżącemu możliwości ubiegania się w ramach dwóch równoległych konkursów o zatrudnienie tłumaczy dla instytucji UE i nie wyjaśniło w przekonujący sposób powodów stosowania tej praktyki.

Rzecznik stwierdził, że praktyka ta może skutkować utrudnieniem rekrutacji najbardziej wykwalifikowanych osób i że w związku z tym EPSO powinno być w stanie przedstawić przekonujące uzasadnienie tej praktyki. Rzecznik uznał, że niedostarczenie przez EPSO takiego uzasadnienia skarżącemu stanowiło niewłaściwe administrowanie. Stwierdziła również, że wszelka kontynuacja tej praktyki, przy braku solidnego uzasadnienia, z konieczności stanowiłaby również niewłaściwe administrowanie. W związku z tym Rzecznik zalecił EPSO, aby niezwłocznie dokonało przeglądu swojej polityki w odniesieniu do tej praktyki.

W odpowiedzi EPSO powołało wewnętrzną grupę refleksji w celu przeprowadzenia szczegółowej oceny skutków wszelkich zmian polityki w tym obszarze. Ocena zostanie przedstawiona zarządowi EPSO do grudnia 2018 r. Rada musi podjąć ostateczną decyzję. Ponieważ EPSO działa zgodnie z jej zaleceniem, Rzecznik podjął decyzję o zamknięciu sprawy.

Sprawa dotyczyła oceny okresu próbnego pracownika zatrudnionego na czas określony w Europejskim Urzędzie Wsparcia w dziedzinie Azylu („EASO”). Skarżąca, która została zwolniona po zakończeniu okresu próbnego, twierdziła, że w jej ocenie wystąpiły pewne uchybienia proceduralne. Ponadto EASO nie odpowiedział na jej zażalenia złożone na podstawie regulaminu pracowniczego UE.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i zwrócił się do EASO o udzielenie odpowiedzi na skargi. Stwierdziła, że EASO podjął niezbędne kroki w celu zapewnienia bezstronnej oceny okresu próbnego skarżącej i przestrzegał prawa skarżącej do bycia wysłuchaną przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie jej dalszego zatrudnienia. W związku z tym Rzecznik zamknęła sprawę.

Urzędnicy UE muszą wykazać się umiejętnością pracy w trzecim języku przed pierwszym awansem. Gdy skarżący, który pracuje w agencji UE, nie zdał egzaminu biegłości językowej w swoim trzecim języku, zwrócił się do EPSO o podanie powodów stosunkowo niskiej oceny na egzaminie pisemnym, a także o poinformowanie go o możliwych mechanizmach przeglądu. Jego zdaniem wyjaśnienia EPSO dotyczące jego grupy zaszeregowania wydawały się niespójne, podczas gdy jego pierwotna odpowiedź na temat możliwości przeglądu była błędna. W następstwie nalegań skarżącego EPSO zgodziło się na ponowną ocenę jego testu pisemnego. Drugi oceniający potwierdził początkową ocenę.

Rzecznik Praw Obywatelskich zainteresował się tą sprawą. Zbadała test skarżącego, a także oceny dwóch oceniających. Rzecznik Praw Obywatelskich nie stwierdził żadnego oczywistego błędu ani oznak stronniczości w ocenie testu pisemnego skarżącego. W odniesieniu do błędnych informacji na temat możliwości przeglądu EPSO uznało swój błąd i przeprosiło skarżącego. Rzecznik nie uznał, że konieczne są dalsze dochodzenia, i zamknął sprawę. Zaproponowała jednak poprawę w odniesieniu do informacji udzielanych uczestnikom testów biegłości językowej na temat procedury i ich praw do przeglądu/odwołania.

Sprawa dotyczyła decyzji ECDC o rozwiązaniu umowy z pracownikiem zatrudnionym na czas określony po zakończeniu okresu próbnego.

Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził dochodzenie w tej sprawie i uznał, że ogólnie rzecz biorąc, wyjaśnienia udzielone przez ECDC dotyczące jego decyzji o niekontynuowaniu zatrudnienia skarżącego po zakończeniu okresu próbnego były rozsądne.

Rzecznik uznał jednak, że ECDC nie wyjaśniło skarżącemu w odpowiednim czasie, a) że problemy zidentyfikowane w ramach dialogu oceniającego nowo przybyłych były na tyle poważne, że uzasadniały rozwiązanie umowy ze skarżącym, b) obszary, w których skarżący musiał się poprawić, poprzez konkretny i jasny plan działania. Niedopełnienie tego obowiązku stanowiło niewłaściwe administrowanie. Ponadto Rzecznik uważa, że w okolicznościach, w których organ UE nie ma wystarczająco dużo czasu na właściwą ocenę pracy pracownika zatrudnionego na czas określony lub w których pracownik zatrudniony na czas określony nie miał odpowiedniej możliwości skorygowania niedociągnięć w wykonywaniu obowiązków, dobrą administracją byłoby zbadanie, czy istnieją „wyjątkowe okoliczności” uzasadniające przedłużenie okresu próbnego. Ponieważ w aktach sprawy nie ma dowodów na to, że ECDC poważnie przeanalizowało możliwość przedłużenia okresu próbnego skarżącego, Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił odpowiednią propozycję poprawy w przyszłości. Wreszcie, biorąc pod uwagę, że dobrą administracją jest przepraszanie za wszelkie złe praktyki, Rzecznik uważa, że ECDC powinno uznać swoje błędy w rozpatrywaniu tej sprawy i przeprosić skarżącego za te błędy.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji o zmianie jej pierwotnego wniosku w sprawie przeniesienia uprawnień emerytalnych skarżącego nabytych w brytyjskim systemie emerytalnym do systemu emerytalnego UE.

Komisja argumentowała, że była zobowiązana do zmiany swojego pierwotnego wniosku, ponieważ opierał się on na ogólnych przepisach wykonawczych, które były już nieaktualne w momencie składania wniosku. Zmieniony wniosek Komisji, który był mniej korzystny dla skarżącego, opierał się na zmienionych ogólnych przepisach wykonawczych obowiązujących w dniu złożenia pierwotnego wniosku. Skarżący twierdził, że Komisja powinna uszanować jego pierwszy wniosek, który już zaakceptował.

Rzecznik zbadał tę kwestię i stwierdził, że Sąd orzekł, iż Komisja nie była prawnie zobowiązana do przedstawienia wniosków w sprawie przeniesienia uprawnień emerytalnych nabytych poza systemem emerytalnym Unii oraz że w rzeczywistości rzeczywiste określenie wartości takich przeniesionych uprawnień emerytalnych mogło zostać dokonane dopiero po dokonaniu przeniesienia. W rzeczywistości była to praktyka ustanowiona przez Komisję po prostu po to, aby lepiej informować swoich urzędników o tym, czego mogą się spodziewać, gdy faktycznie zdecydują się wystąpić o przeniesienie swoich uprawnień emerytalnych do systemu emerytalnego UE.

Rzecznik zamknęła zatem skargę, stwierdzając, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Sprawa dotyczyła działań OLAF-u po otrzymaniu zgłoszenia o nieprawidłowościach łączącego Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA) z domniemaną manipulacją sprawozdaniem z inspekcji w zakresie ochrony lotnictwa. Po wstępnej ocenie Rzecznik wyraził zaniepokojenie decyzją OLAF-u o oddaleniu sprawy i odesłaniu sprawy do EASA, mimo że sygnalista świadomie zdecydował się złożyć sprawozdanie OLAF-owi, a nie EASA. Rzecznik wyraził wstępną opinię, że taka decyzja może mieć negatywny wpływ na ogólną skuteczność przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach. W związku z tym postanowiła zbadać tę sprawę.

W następstwie kontroli akt OLAF-u Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że OLAF odpowiednio rozważył, czy wszcząć dochodzenie. Okazało się również, że OLAF w rzeczywistości nie zamknął sprawy, ale zwrócił się do EASA o zbadanie sprawy i złożenie sprawozdania z wyników dochodzenia. Ponadto OLAF zastrzegł sobie prawo do wszczęcia formalnego dochodzenia na późniejszym etapie. W tym kontekście Rzecznik stwierdził, że OLAF odpowiednio rozpatrzył sprawozdanie skarżącego dotyczące informowania o nieprawidłowościach. Rzecznik zauważył, że OLAF powinien był wyraźniej poinformować skarżącego, że przekazanie sprawy EASA nie oznacza, że OLAF nie podejmie żadnych dalszych działań w tej sprawie. Poczyniła w tym względzie kolejną uwagę.

Sprawa dotyczyła zwolnienia skarżącego jako członka personelu Misji Policyjnej Unii Europejskiej, a następnie jego wniosku o dostęp do dokumentów zawartych w jego aktach osobowych.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że zwolnienie skarżącego było zgodne z prawem. Stwierdziła jednak również, że przed zwolnieniem skarżącego misja powinna była poczekać na zakończenie procesu przeglądu wewnętrznego, który faktycznie dotyczył sytuacji skarżącego. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich uznał za właściwe zwrócenie się do Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) o zaproponowanie skarżącemu w ramach propozycji rozwiązania płatności ex gratia w uznaniu błędów popełnionych przez misję. ESDZ zaakceptowała propozycję i zaproponowała zapłatę ex gratia w wysokości 2000 EUR. Skarżący nie przyjął oferty. Rzecznik uznał, że kwota zaproponowana przez ESDZ jest odpowiednia i że w związku z tym nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w tym aspekcie sprawy.

Jeżeli chodzi o dostęp skarżącego do jego akt osobowych, Rzecznik stwierdził, że ESDZ nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Od 1 stycznia 2014 r. instytucje UE są zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznych przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach, obejmujących ochronę sygnalistów, przekazywanie im informacji oraz procedurę rozpatrywania skarg składanych przez sygnalistów dotyczących sposobu ich traktowania. Aby zapewnić, że administracja UE robi wszystko, co w jej mocy, aby zachęcić osoby, które dowiedziały się o poważnych uchybieniach lub wykroczeniach, do zabrania głosu, Rzecznik wszczął dochodzenie z własnej inicjatywy skierowane do Parlamentu Europejskiego, Komisji Europejskiej, Rady Unii Europejskiej, Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Rzecznik Praw Obywatelskich jest rozczarowana, gdy dowiaduje się z jej dochodzeń, że jak dotąd tylko dwie z dziewięciu instytucji, o których mowa, przyjęły przepisy tego rodzaju, jakie są wymagane. Odpowiedzi instytucji pokazują, że należy zrobić znacznie więcej, aby pokazać społeczeństwu i potencjalnym sygnalistom, że instytucje UE z zadowoleniem przyjmują sygnalizowanie nieprawidłowości i zachęcają sygnalistów do działania, że sygnaliści będą chronieni przed negatywnymi działaniami ze strony instytucji, dla której pracują, oraz że ich zgłoszenie doprowadzi do odpowiedniego dochodzenia. Rzecznik zamyka zatem sprawę, przedstawiając wytyczne dotyczące dalszej poprawy, zachęcając instytucje do dążenia do jak najszybszego zakończenia dyskusji na szczeblu międzyinstytucjonalnym oraz do wykorzystania w tym procesie przykładu własnych wewnętrznych przepisów Rzecznika dotyczących informowania o nieprawidłowościach. Rzecznik wyraża również uznanie dla Komisji i Trybunału Obrachunkowego za dotychczasowe postępy w tej kwestii.

Skarga została złożona przez organizację pozarządową i dotyczy postępowania EFSA w przypadku potencjalnego konfliktu interesów wynikającego z sytuacji zwanej „drzwiami obrotowymi”.

Rzecznik wszczęła dochodzenie w sprawie zarzutu, że EFSA nie rozwiązała w odpowiedni sposób kwestii potencjalnego konfliktu interesów w związku z przeniesieniem byłego pracownika do sektora prywatnego i powiązanymi roszczeniami.

W następstwie dochodzenia w sprawie skargi Rzecznik skierował do EFSA trzy projekty zaleceń. W swojej szczegółowej opinii EFSA stwierdził, że zastosował się do projektu zaleceń Rzecznika.

W decyzji zamykającej sprawę Rzecznik stwierdził, że:

(i) EFSA podjęła działania w celu wzmocnienia swoich zasad i procedur w odniesieniu do negocjacji, obsługując pracowników w odniesieniu do przyszłych miejsc pracy typu „drzwi obrotowych” oraz wymagając od obsługujących pracowników terminowego ujawniania tych informacji. Ponieważ jednak EFSA niesłusznie ograniczył zakres tego, co może stanowić ewentualny konflikt interesów w takich okolicznościach, Rzecznik stwierdził, że EFSA tylko częściowo zaakceptował pierwszy projekt zalecenia Rzecznika.

(ii) EFSA nie przyznała się należycie do nieprzestrzegania odpowiednich przepisów proceduralnych i nie przeprowadziła wystarczająco dogłębnej oceny potencjalnego konfliktu interesów powstałego w niniejszej sprawie, a w konsekwencji nie wdrożyła drugiego projektu zalecenia Rzecznika.

(iii) EFSA podjęła działania w celu zapewnienia, aby w przypadku pojawienia się podobnego przypadku w przyszłości: a) uzyskała wystarczające informacje, w tym co najmniej odpowiedni opis zadań wykonywanych w EFSA, dokładny opis proponowanego nowego zatrudnienia oraz informacje dotyczące możliwych powiązań między nowym a poprzednim zatrudnieniem, b) przystąpiła do jak najdokładniejszej oceny oraz c) prawidłowo zapisała wyniki swojej oceny. W związku z tym EFSA przyjęła i wdrożyła trzeci projekt zalecenia Rzecznika.

Ponadto, aby usprawnić wdrażanie pierwszego projektu zalecenia, Rzecznik poczyniła cztery dalsze uwagi, zwracając się do EFSA o rozważenie wprowadzenia dodatkowych zmian w procedurach i formularzach.

W 2001 r. szef Delegatury UE zezwolił trzem lokalnym przedstawicielom na pracę w niepełnym wymiarze godzin. W 2009 r. ci sami przedstawiciele zwrócili się do szefa Delegatury o przedłużenie zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze godzin. Prośbę ich odrzucono. W drodze wyjątku zezwolono na przedłużenie zezwolenia tylko do końca 2010 r. W skardze skierowanej do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zarzucali Europejskiej Służbie Działań Zewnętrznych (ESDZ) przede wszystkim brak przekonywującego uzasadnienia odmownej decyzji w sprawie zezwolenia na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Rzecznik początkowo wszczął dochodzenie przeciwko Komisji Europejskiej. Od 1 stycznia 2011 r., w wyniku przekazania kompetencji, organem odpowiedzialnym za rozpatrywanie wszystkich decyzji dotyczących pracowników delegatur UE jest Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ). ESDZ zastąpiła zatem Komisję w kwestii niniejszego dochodzenia.

W swojej opinii ESDZ wyjaśniła, że nie mogła przedłużyć zezwolenia na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy, którego udzieliła trzem lokalnym przedstawicielom, ponieważ: (i) lokalne prawo nie przewiduje powszechnego udzielania zezwoleń na pracę w niepełnym wymiarze godzin i nie ma żadnych „wiążących przepisów”, które regulowałyby tę kwestię; (ii) szczegółowe przepisy UE dotyczące lokalnych przedstawicieli nie przewidują udzielania zezwoleń na pracę w niepełnym wymiarze godzin; oraz (iii) zezwolenia na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie leżą w „interesie służby”.

Rzecznik uznał odmowę przedłużenia zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze godzin trzem lokalnym przedstawicielom ze strony ESDZ za nieuzasadnioną. W jego opinii praca w niepełnym wymiarze godzin jest co najmniej powszechną opcją, na jaką zezwala prawo lokalne. Nawet w przypadku braku „wiążących przepisów" w prawie lokalnym, które ustanawiałyby obowiązek zezwalania na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy na wniosek, strony powinny starać się dojść do porozumienia, mają swobodę negocjacji i jest taka możliwość. Ponadto, nawet jeżeli szczegółowe przepisy UE dotyczące lokalnych przedstawicieli nic nie mówią o pracy w niepełnym wymiarze godzin, to nie zakazują one porozumienia w sprawie takiej formy zatrudnienia. Na koniec Rzecznik przypomniał, że zgodnie ze wszystkimi stosownymi przepisami Międzynarodowej Organizacji Pracy zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy uznaje się za właściwą formę zatrudnienia pracowników mających obowiązki rodzinne.

Najpierw Rzecznik zaproponował ESDZ rozwiązanie polubowne, po czym sporządził projekt zalecenia. W odpowiedzi na projekt zalecenia ESDZ wyjaśniła, czemu odmowne rozpatrzenie wniosków skarżących nie leżało w interesie służby. Ponadto ESDZ poinformowała Rzecznika, że wznowiła z Komisją rozmowy na temat możliwości udzielania lokalnym przedstawicielom zezwoleń na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy. Rzecznik przyjął to wyjaśnienie i uznał, że ESDZ podjęła właściwe działania, aby wdrożyć sporządzony przez niego projekt zalecenia. W związku z tym zamknął sprawę.