Sprawa dotyczyła praktyki Europejskiego Urzędu Doboru Kadr („EPSO”) polegającej na nieudzielaniu kandydatom zezwolenia na ubieganie się o więcej niż jeden równoległy konkurs rekrutacyjny dla urzędników służby cywilnej UE, nawet jeżeli spełniali oni kryteria. EPSO odmówiło skarżącemu możliwości ubiegania się w ramach dwóch równoległych konkursów o zatrudnienie tłumaczy dla instytucji UE i nie wyjaśniło w przekonujący sposób powodów stosowania tej praktyki.

Rzecznik stwierdził, że praktyka ta może skutkować utrudnieniem rekrutacji najbardziej wykwalifikowanych osób i że w związku z tym EPSO powinno być w stanie przedstawić przekonujące uzasadnienie tej praktyki. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że niedostarczenie skarżącemu przez EPSO´s takiego uzasadnienia stanowiło niewłaściwe administrowanie. Stwierdziła również, że wszelka kontynuacja tej praktyki, przy braku solidnego uzasadnienia, z konieczności stanowiłaby również niewłaściwe administrowanie. W związku z tym Rzecznik zalecił EPSO, aby niezwłocznie dokonało przeglądu swojej polityki w odniesieniu do tej praktyki.

W odpowiedzi EPSO powołało wewnętrzną grupę refleksji w celu przeprowadzenia szczegółowej oceny skutków wszelkich zmian polityki w tym obszarze. Ocena zostanie przedstawiona zarządowi EPSO do grudnia 2018 r. Rada musi podjąć ostateczną decyzję. Ponieważ EPSO działa zgodnie z jej zaleceniem, Rzecznik podjął decyzję o zamknięciu sprawy.

Sprawa dotyczyła oceny okresu próbnego pracownika zatrudnionego na czas określony w Europejskim Urzędzie Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO). Skarżąca, która została zwolniona pod koniec okresu próbnego, argumentowała, że w jej ocenie wystąpiło szereg uchybień proceduralnych. Ponadto EASO nie odpowiedział na jej zażalenia złożone na podstawie regulaminu pracowniczego UE.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i zwrócił się do EASO o udzielenie odpowiedzi na skargi. Stwierdziła, że EASO podjął niezbędne kroki w celu zapewnienia bezstronnej oceny okresu próbnego skarżącego i przestrzegał prawa skarżącego do bycia wysłuchanym przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie jego dalszego zatrudnienia. Rzecznik zamknął zatem sprawę.

Urzędnicy UE muszą wykazać się umiejętnością pracy w trzecim języku przed pierwszym awansem. Gdy skarżący, który pracuje w agencji UE, nie zdał egzaminu biegłości językowej w swoim trzecim języku, zwrócił się do EPSO o podanie powodów stosunkowo niskiej oceny na egzaminie pisemnym, a także o poinformowanie go o możliwych mechanizmach przeglądu. Jego zdaniem wyjaśnienia EPSO dotyczące jego grupy zaszeregowania wydawały się niespójne, podczas gdy jego pierwotna odpowiedź na temat możliwości przeglądu była błędna. W następstwie nalegań skarżącego EPSO zgodziło się na ponowną ocenę jego testu pisemnego. Drugi oceniający potwierdził początkową ocenę.

Rzecznik Praw Obywatelskich zainteresował się tą sprawą. Zbadała test skarżącego, a także oceny dwóch oceniających. Rzecznik Praw Obywatelskich nie stwierdził żadnego oczywistego błędu ani oznak stronniczości w ocenie testu pisemnego skarżącego. W odniesieniu do błędnych informacji na temat możliwości przeglądu EPSO uznało swój błąd i przeprosiło skarżącego. Rzecznik nie uznał, że konieczne są dalsze dochodzenia, i zamknął sprawę. Zaproponowała jednak poprawę w odniesieniu do informacji udzielanych uczestnikom testów biegłości językowej na temat procedury i ich praw do przeglądu/odwołania.

Sprawa dotyczyła decyzji ECDC o rozwiązaniu umowy z pracownikiem zatrudnionym na czas określony po zakończeniu okresu próbnego.

Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadził dochodzenie w tej sprawie i uznał, że ogólnie rzecz biorąc, wyjaśnienia udzielone przez ECDC dotyczące jego decyzji o niekontynuowaniu zatrudnienia skarżącego po zakończeniu okresu próbnego były rozsądne.

Rzecznik uznał jednak, że ECDC nie wyjaśniło skarżącemu w odpowiednim czasie, a) że problemy zidentyfikowane w ramach dialogu oceniającego nowo przybyłych były na tyle poważne, że uzasadniały rozwiązanie umowy ze skarżącym, b) obszary, w których skarżący musiał się poprawić, poprzez konkretny i jasny plan działania. Niedopełnienie tego obowiązku stanowiło niewłaściwe administrowanie. Ponadto Rzecznik uważa, że w okolicznościach, w których organ UE nie ma wystarczająco dużo czasu na właściwą ocenę pracy pracownika zatrudnionego na czas określony lub w których pracownik zatrudniony na czas określony nie miał odpowiedniej możliwości skorygowania niedociągnięć w wykonywaniu obowiązków, dobrą administracją byłoby zbadanie, czy istnieją „wyjątkowe okoliczności” uzasadniające przedłużenie okresu próbnego. Ponieważ w aktach sprawy nie ma dowodów na to, że ECDC poważnie przeanalizowało możliwość przedłużenia okresu próbnego skarżącego, Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił odpowiednią propozycję poprawy w przyszłości. Wreszcie, biorąc pod uwagę, że dobrą administracją jest przepraszanie za wszelkie złe praktyki, Rzecznik uważa, że ECDC powinno uznać swoje błędy w rozpatrywaniu tej sprawy i przeprosić skarżącego za te błędy.

Sprawa dotyczyła decyzji Komisji o zmianie jej pierwotnego wniosku w sprawie przeniesienia uprawnień emerytalnych skarżącego nabytych w brytyjskim systemie emerytalnym do systemu emerytalnego UE.

Komisja argumentowała, że była zobowiązana do zmiany swojego pierwotnego wniosku, ponieważ opierał się on na ogólnych przepisach wykonawczych, które były już nieaktualne w momencie składania wniosku. Zmieniony wniosek Komisji, który był mniej korzystny dla skarżącego, opierał się na zmienionych ogólnych przepisach wykonawczych obowiązujących w dniu złożenia pierwotnego wniosku. Skarżący twierdził, że Komisja powinna uszanować jego pierwszy wniosek, który już zaakceptował.

Rzecznik zbadał tę kwestię i stwierdził, że Sąd orzekł, iż Komisja nie była prawnie zobowiązana do przedstawienia wniosków w sprawie przeniesienia uprawnień emerytalnych nabytych poza systemem emerytalnym Unii oraz że w rzeczywistości rzeczywiste określenie wartości takich przeniesionych uprawnień emerytalnych mogło zostać dokonane dopiero po dokonaniu przeniesienia. W rzeczywistości była to praktyka ustanowiona przez Komisję po prostu po to, aby lepiej informować swoich urzędników o tym, czego mogą się spodziewać, gdy faktycznie zdecydują się wystąpić o przeniesienie swoich uprawnień emerytalnych do systemu emerytalnego UE.

Rzecznik zamknęła zatem skargę, stwierdzając, że Komisja nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Sprawa dotyczyła działań OLAF-u po otrzymaniu raportu informującego o nieprawidłowościach łączącego Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA) z domniemaną manipulacją raportem z inspekcji ochrony lotnictwa. Po wstępnej ocenie Rzecznik Praw Obywatelskich wyraził zaniepokojenie decyzją OLAF-u o oddaleniu sprawy i odesłaniu sprawy z powrotem do EASA, mimo że sygnalista świadomie zdecydował się przekazać swoje zgłoszenie do OLAF-u, a nie do EASA. Rzecznik przyjął wstępne stanowisko, że taka decyzja może mieć negatywny wpływ na ogólną skuteczność przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach. W związku z tym postanowiła zbadać tę sprawę.

Po sprawdzeniu akt OLAF-u Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że OLAF właściwie rozważył, czy należy wszcząć dochodzenie. Okazało się również, że OLAF w rzeczywistości nie zamknął sprawy, ale zwrócił się do EASA o zbadanie sprawy i złożenie sprawozdania z wyników dochodzenia. Ponadto OLAF zastrzegł sobie prawo do wszczęcia formalnego dochodzenia na późniejszym etapie. W tym kontekście Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że OLAF odpowiednio rozpatrzył sprawozdanie skarżącego dotyczące informowania o nieprawidłowościach. Rzecznik zauważył, że OLAF powinien był wyraźniej poinformować skarżącego, że skierowanie sprawy do EASA nie oznacza, że OLAF nie podejmie żadnych dalszych działań w tej sprawie. Poczyniła jeszcze jedną uwagę w tym względzie.

Sprawa dotyczyła zwolnienia skarżącego ze stanowiska członka personelu Misji Policyjnej Unii Europejskiej oraz jego późniejszego wniosku o dostęp do dokumentów zawartych w jego aktach osobowych.

Rzecznik Praw Obywatelskich zbadał tę kwestię i stwierdził, że zwolnienie skarżącego było zgodne z prawem. Stwierdziła jednak również, że przed zwolnieniem skarżącego misja powinna była poczekać na zakończenie wewnętrznego procesu odwoławczego, który faktycznie dotyczył sytuacji skarżącego. Rzecznik Praw Obywatelskich uznał zatem za właściwe zwrócenie się do Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ), w ramach propozycji rozwiązania, o zaoferowanie skarżącemu płatności ex gratia w uznaniu błędów popełnionych przez misję. ESDZ zaakceptowała propozycję i zaproponowała dokonanie płatności ex gratia w wysokości 2000 EUR. Skarżący nie przyjął oferty. Rzecznik uznał, że kwota zaproponowana przez ESDZ jest odpowiednia i że w związku z tym nie ma podstaw do dalszych dochodzeń w tej sprawie.

Jeżeli chodzi o dostęp skarżącego do jego akt osobowych, Rzecznik stwierdził, że ESDZ nie dopuściła się niewłaściwego administrowania.

Od dnia 1 stycznia 2014 r. instytucje UE są zobowiązane do wprowadzenia wewnętrznych przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach, obejmujących ochronę sygnalistów, udzielanie im informacji oraz procedurę rozpatrywania skarg składanych przez sygnalistów dotyczących sposobu ich traktowania. Aby zagwarantować, że administracja UE zrobi wszystko, co w jej mocy, by zachęcić do zabierania głosu osoby, które dowiedziały się o poważnych uchybieniach lub nadużyciach, Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie z własnej inicjatywy skierowane do Parlamentu Europejskiego, Komisji Europejskiej, Rady Unii Europejskiej, Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.

Rzecznik Praw Obywatelskich jest rozczarowana, że z jej dochodzeń wynika, iż jak dotąd tylko dwie z dziewięciu instytucji, o których mowa, przyjęły przepisy tego rodzaju, jakie są wymagane. Odpowiedzi instytucji pokazują, że należy zrobić znacznie więcej, aby zademonstrować społeczeństwu i potencjalnym sygnalistom, że instytucje UE z zadowoleniem przyjmują sygnalizowanie nieprawidłowości i zachęcają sygnalistów do dalszych działań, że sygnaliści będą chronieni przed negatywnymi działaniami instytucji, w której pracują, oraz że ich zgłaszanie doprowadzi do odpowiedniego dochodzenia. W związku z tym Rzecznik zamyka sprawę wytycznymi dotyczącymi dalszych usprawnień, zachęcając instytucje do dążenia do jak najszybszego zakończenia dyskusji na szczeblu międzyinstytucjonalnym oraz do wykorzystania w tym procesie przykładu własnych wewnętrznych przepisów Rzecznika dotyczących informowania o nieprawidłowościach. Rzecznik wyraża również uznanie dla Komisji i Trybunału Obrachunkowego za dotychczasowe postępy w tej kwestii.

Skarga została złożona przez organizację pozarządową i dotyczy postępowania EFSA w przypadku potencjalnego konfliktu interesów wynikającego z sytuacji zwanej „drzwiami obrotowymi”.

Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie zarzutu, że EFSA nie zajęła się odpowiednio kwestią potencjalnego konfliktu interesów w związku z przeniesieniem byłego pracownika do sektora prywatnego i powiązanymi roszczeniami.

W następstwie dochodzenia w sprawie skargi Rzecznik skierował do EFSA trzy projekty zaleceń. W swojej szczegółowej opinii EFSA stwierdził, że zastosował się do projektu zaleceń Rzecznika Praw Obywatelskich.

W swojej decyzji zamykającej sprawę Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że:

(i) EFSA podjął działania w celu wzmocnienia swoich zasad i procedur w odniesieniu do negocjacji poprzez służenie pracownikom w zakresie przyszłych stanowisk pracy typu „drzwi obrotowych” oraz zobowiązanie pracowników do ich terminowego ujawniania. Ponieważ jednak EFSA niesłusznie ograniczył zakres tego, co może stanowić ewentualny konflikt interesów w takich okolicznościach, Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że EFSA jedynie częściowo zaakceptował pierwszy projekt zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich.

(ii) EFSA nie przyznał należycie, że nie przestrzegał odpowiednich przepisów proceduralnych i nie przeprowadził wystarczająco dogłębnej oceny potencjalnego konfliktu interesów powstałego w niniejszej sprawie, a w konsekwencji nie wdrożył drugiego projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich.

(iii) EFSA podjął działania w celu zapewnienia, aby w przypadku pojawienia się podobnego przypadku w przyszłości: a) uzyskał wystarczające informacje, w tym co najmniej właściwy opis zadań wykonywanych w EFSA, dokładny opis proponowanego nowego zatrudnienia oraz informacje dotyczące ewentualnych powiązań między nowym a poprzednim zatrudnieniem, b) przeprowadził jak najdokładniejszą ocenę oraz c) prawidłowo zapisał wyniki swojej oceny. W związku z tym EFSA przyjął i wdrożył trzeci projekt zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich.

Ponadto, aby usprawnić wdrażanie pierwszego projektu zalecenia, Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawił cztery dodatkowe uwagi, w których zwrócił się do EFSA o rozważenie wprowadzenia dodatkowych zmian w swoich procedurach i formularzach.

W 2001 r. szef delegatury UE upoważnił trzech pracowników miejscowych do pracy w niepełnym wymiarze godzin. W 2009 r. trzej zainteresowani pracownicy miejscowi zwrócili się do szefa delegatury o przedłużenie zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze godzin. Ich wniosek został odrzucony. W drodze wyjątku przedłużenie przyznano jedynie do końca 2010 r. W skardze do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich twierdzili oni głównie, że Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) nie przedstawiła przekonujących powodów swojej decyzji o odmowie udzielenia im zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich zostało początkowo wszczęte przeciwko Komisji Europejskiej. Z dniem 1 stycznia 2011 r., po przeniesieniu kompetencji, Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) stała się organem właściwym do rozpatrywania wszystkich decyzji dotyczących personelu w delegaturach UE. W związku z tym ESDZ zastąpiła Komisję do celów niniejszego dochodzenia.

W swojej opinii ESDZ wyjaśniła, że nie może rozszerzyć zezwolenia udzielonego trzem pracownikom miejscowym na pracę w niepełnym wymiarze godzin z następujących powodów: (i) prawo lokalne nie przewiduje powszechnej praktyki przyznawania pracy w niepełnym wymiarze godzin i nie istnieją „wiążące przepisy” w tym zakresie; (ii) szczegółowe przepisy UE dotyczące pracowników miejscowych nie zawierają żadnych przepisów dotyczących przyznawania pracy w niepełnym wymiarze godzin; oraz (iii) nie istnieje „interes służby”, który umożliwiałby pracę w niepełnym wymiarze godzin.

Rzecznik uznała za nieuzasadnioną odmowę ESDZ przedłużenia zezwolenia na pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy dla trzech pracowników miejscowych. Jego zdaniem praca w niepełnym wymiarze godzin była co najmniej powszechną opcją dopuszczaną przez prawo lokalne. Nawet jeśli w prawie lokalnym nie ma ogólnych „wiążących przepisów” stanowiących, że praca w niepełnym wymiarze czasu pracy powinna być obowiązkowo udzielana na wniosek, strony umów o pracę mają swobodę negocjowania i dopuszczania takiej możliwości. Ponadto, nawet jeśli przepisy szczególne Unii dotyczące pracowników miejscowych milczą w odniesieniu do pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy, nie zabraniają one jednak zawarcia takiego porozumienia. Rzecznik przypomniała również odpowiednie przepisy Międzynarodowej Organizacji Pracy, które uznają pracę w niepełnym wymiarze godzin za odpowiednią formę zatrudnienia dla pracowników mających obowiązki rodzinne.

Rzecznik początkowo skierowała do ESDZ propozycję polubownego rozwiązania, a następnie projekt zalecenia. W następstwie projektu zalecenia ESDZ wyjaśniła, dlaczego w interesie służby leży odrzucenie wniosków skarżących. Ponadto ESDZ poinformowała Rzecznika Praw Obywatelskich, że wznowiła rozmowy z Komisją na temat możliwości udzielania zezwoleń na pracę w niepełnym wymiarze godzin pracownikom miejscowym. Rzecznik przyjął to wyjaśnienie i uznał, że ESDZ podjęła odpowiednie środki w celu wdrożenia swojego projektu zalecenia. W związku z tym zamknął sprawę.