Sporządzono zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich ^[1]

Sprawa dotyczyła praktyki Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO), zgodnie z którą nie zezwalano kandydatom na ubieganie się o więcej niż jeden równoległy konkurs rekrutacyjny dla urzędników służby cywilnej UE, nawet jeżeli spełniali oni kryteria. EPSO odmówiło skarżącemu możliwości zgłoszenia się do dwóch równoległych konkursów na stanowiska tłumaczy dla instytucji UE i nie wyjaśniło w przekonujący sposób powodów zastosowania tej praktyki.

Rzecznik stwierdził, że praktyka ta może skutkować utrudnieniem rekrutacji najbardziej wykwalifikowanych osób i że w związku z tym EPSO powinno być w stanie przedstawić przekonujące uzasadnienie, dlaczego stosuje tę praktykę do przedmiotowych konkursów. Rzecznik stwierdził, że niedostarczenie skarżącemu przez EPSO´s takiego uzasadnienia stanowi niewłaściwe administrowanie. Stwierdziła również, że wszelka kontynuacja tej praktyki, przy braku solidnego uzasadnienia, z konieczności stanowiłaby również niewłaściwe administrowanie. Rzecznik zaleca zatem EPSO niezwłoczne dokonanie przeglądu jego polityki w odniesieniu do tej praktyki w świetle stosownego wyroku Sądu do spraw Służby Publicznej.

Okoliczności powstania skargi

1. W lipcu 2015 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) opublikował ogłoszenie o otwartych konkursach na stanowiska tłumaczy dla instytucji UE ^[2]. Ogłoszenie zawiera szczegółowe informacje na temat konkursów w następujących językach: fiński (EPSO/AD/315/15); węgierski (EPSO/AD/316/15); łotewski (EPSO/AD/317/15); polski (EPSO/AD/318/15); portugalski (EPSO/AD/319/15); oraz słowacki (EPSO/AD/320/15). Wszystkie konkursy miały na celu rekrutację tłumaczy z tej samej grupy zaszeregowania (AD5).

2. W ogłoszeniu wskazano, że kandydaci mogą brać udział tylko w jednym konkursie.

3. Skarżąca chciała wziąć udział w dwóch konkursach (w języku polskim EPSO/AD/318/15 i w języku portugalskim EPSO/AD/319/15), ponieważ uważała, że spełnia wymagane kryteria obu konkursów.

4. Zwróciła się do EPSO o wyjaśnienie powodów, dla których kandydaci mogą wziąć udział tylko w jednym konkursie. W odpowiedzi EPSO stwierdziło, że „[n]ie ma konkretnego powodu, o którym wyraźnie wspomniano w ogłoszeniu o konkursie otwartym, s. 1”. Następnie skarżąca złożyła skargę online, w której zwróciła się do EPSO o umożliwienie jej ubiegania się o dwa konkursy. EPSO odpowiedziało, że ogłoszenie jest dokumentem prawnie wiążącym, w związku z czym skarżący musiał wybrać tylko jeden konkurs.

5. Skarżący, niezadowolony z odpowiedzi EPSO, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie skargi, w którym stwierdził, że:

EPSO nie wyjaśniło, dlaczego kandydaci nie mogli ubiegać się o udział w więcej niż jednym równoległym konkursie, jeżeli spełniali odpowiednie wymogi.

7. Skarżąca chciała mieć możliwość ubiegania się o udział w konkursie, z którego została wykluczona. Chciała również, aby EPSO zmieniło tę praktykę.

8. Podczas dochodzenia Rzecznik zwrócił się do EPSO o wyjaśnienie powodów, dla których kandydaci nie mogli ubiegać się o udział w więcej niż jednym konkursie w tym samym czasie, gdy konkursy były publikowane w jednym ogłoszeniu. Wniosek ten został złożony w kontekście poprzedniego dochodzenia Rzecznika Praw Obywatelskich w podobnej sprawie. W poprzednim dochodzeniu [3] stwierdzono, że EPSO niesłusznie zastosowało tę praktykę, co jest sprzeczne z wyrokiem Sądu do spraw Służby Publicznej UE z 2009 r. (wyrok Di Prospero).

9. Sprawa Di Prospero dotyczyła klauzuli zawartej w ogłoszeniu o dwóch jednoczesnych konkursach na stanowiska administratorów w tej samej dziedzinie, ale w różnych grupach zaszeregowania. Wymagany poziom doświadczenia, a w konsekwencji grupa zaszeregowania związana ze stanowiskiem, różniły się. W ogłoszeniu zakazano kandydatom rejestracji w więcej niż jednym z dwóch konkursów. Na przykład kandydat, który posiadał 15-letnie doświadczenie i który kwalifikowałby się do obu konkursów, nie mógł ubiegać się o więcej niż jeden konkurs (zasada „jedynego” równoległego konkursu rekrutacyjnego).

10. W sprawie Di Prospero Sąd do spraw Służby Publicznej odrzucił „jedyną” zasadę równoległego konkursu rekrutacyjnego. Uzasadnienie Trybunału było zasadniczo następujące: aby klauzula zakazująca udziału w więcej niż jednym konkursie była zgodna z prawem, musi być uzasadniona wymogami związanymi ze stanowiskiem, które ma zostać obsadzone, a bardziej ogólnie interesem służby. Klauzula ta musi być również zgodna z celem art. 27 akapit pierwszy regulaminu pracowniczego Unii, jakim jest rekrutacja urzędników spełniających najwyższe wymogi w zakresie kwalifikacji, wydajności i uczciwości. Ponadto względy natury czysto praktycznej, wynikające z praktycznych trudności związanych z organizacją i prowadzeniem konkursów w tym samym czasie, nie leżą w interesie służby w danym kontekście. Względy te nie mogą zatem uzasadniać „jedynej” zasady współzawodnictwa rekrutacyjnego.

12. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedź EPSO, a następnie uwagi skarżącego w odpowiedzi na odpowiedź EPSO. Rzecznik zwrócił się do EPSO o dalsze wyjaśnienia i je otrzymał. W analizie Rzecznika uwzględniono argumenty i opinie przedstawione przez strony. 

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

13. Skarżąca twierdziła, że EPSO nie przedstawiło ważnego argumentu za niedopuszczeniem jej do udziału w tych dwóch konkursach. Zauważyła, że gdyby konkursy tłumaczeniowe były organizowane w różnym czasie w tym samym roku lub w różnych latach, mogłaby wziąć udział w obu konkursach, ponieważ spełniała zarówno ogólne kryteria kwalifikowalności, jak i szczególne wymogi dotyczące języków, kwalifikacji i doświadczenia zawodowego.

14. Zdaniem skarżącego względy praktyczne lub organizacyjne były jedynym wiarygodnym wyjaśnieniem zakazu udziału kandydatów w więcej niż jednym konkursie tłumaczeniowym. Twierdziła, że w świetle wyroku w sprawie Di Prospero [4] zakazanie więcej niż jednego jednoczesnego stosowania do równoległych konkursów, oparte wyłącznie na względach praktycznych, wydaje się niezgodne z regulaminem pracowniczym UE. Skarżący zasugerował, że w przyszłości EPSO powinno organizować konkursy tłumaczeniowe oddzielnie dla każdego języka, umożliwiając tym samym kandydatom spełniającym wymogi dotyczące więcej niż jednego języka udział w więcej niż jednym konkursie.

15. EPSO utrzymywało, że „zakaz równoległych zgłoszeń do konkursów tłumaczeniowych organizowanych jednocześnie dla tej samej grupy zaszeregowania, ale w różnych językach, jest kwestią polityki naboru pracowników uzgodnionej wspólnie przez instytucje UE reprezentowane w zarządzie EPSO”. EPSO stwierdziło zasadniczo, że jego zarząd [5] zgodził się, że wyrok w sprawie Di Prospero powinien być interpretowany zawężająco i mieć zastosowanie wyłącznie do konkursów mających dokładnie takie same okoliczności jak konkursy w sprawie Di Prospero, a mianowicie „dwa konkursy opublikowane równolegle dotyczące identycznego profilu zawodowego, ale dwóch różnych grup zaszeregowania ”. EPSO stwierdziło również, że jego zarząd postanowił nie stosować wyroku Di Prospero do „konkursów publikowanych jednocześnie w tej samej grupie zaszeregowania, ale w różnych dziedzinach”.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do wydania zalecenia

16. W sprawie Di Prospero Sąd do spraw Służby Publicznej stwierdził, że praktyka zezwalania kandydatom na ubieganie się tylko o jedną zbieżną regułę konkursu rekrutacyjnego była sprzeczna z regulaminem pracowniczym Unii. Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich musi opierać się na tym orzeczeniu sądowym.

17. Chociaż okoliczności faktyczne niniejszej sprawy różnią się od sprawy Di Prospero, w niniejszej sprawie istotne jest uzasadnienie prawne wyroku Di Prospero. Polityka zakazująca kandydatom ubiegania się o więcej niż jeden równoczesny konkurs, w odniesieniu do którego spełniają oni wymogi, mogłaby skutkować utrudnieniem rekrutacji najlepszych kandydatów do służby publicznej Unii, co jest sprzeczne z regulaminem pracowniczym. W takim przypadku praktyka ta mogłaby uniemożliwić rekrutację najlepszych tłumaczy, którzy mogli spełnić kryteria więcej niż jednego konkursu, na przykład dlatego, że dana osoba jest dwujęzyczna.

18. W tym kontekście EPSO musi być w stanie przedstawić szczególnie przekonujące uzasadnienie zastosowania tej praktyki polegającej na umożliwieniu kandydatom ubiegania się o udział w jednym konkursie tylko wtedy, gdy w ramach jednego ogłoszenia publikuje się więcej konkursów. EPSO nie przedstawiło takiego uzasadnienia. Samo stwierdzenie, że praktyka została uzgodniona przez instytucje reprezentowane w zarządzie EPSO, nie uzasadnia jej zastosowania. Niewystarczające uzasadnienie stanowiska EPSO stanowi niewłaściwe administrowanie. Gdyby EPSO zdecydowało się kontynuować tę praktykę w przyszłości, nie mając wcześniej sprecyzowanych powodów, które spełniałyby wymogi testów w wyroku Di Prospero, stanowiłoby to z konieczności również niewłaściwe administrowanie.

19. Rzecznik Praw Obywatelskich wydaje zatem zalecenie (poniżej) wynikające z tego niewłaściwego administrowania. Chociaż Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził niewłaściwe administrowanie przez EPSO, zwrócenie się do EPSO o ponowne przeprowadzenie danego konkursu wydaje się jednak nieproporcjonalne.

Zalecenie

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik Praw Obywatelskich kieruje do EPSO następujące zalecenie:

EPSO powinno w ciągu sześciu miesięcy dokonać przeglądu swojej polityki, zgodnie z którą nie zezwala kandydatom na ubieganie się jednocześnie o więcej niż jeden konkurs. Kontrola ta powinna w szczególności uwzględniać kryteria określone w wyroku Di Prospero, zgodnie z którymi obecna praktyka ograniczająca może być utrzymana jedynie na podstawie wymogów związanych z zajmowanym stanowiskiem, a bardziej ogólnie z interesem służby.

EPSO i skarżący zostaną poinformowani o tym zaleceniu. Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich EPSO przesyła szczegółową opinię do dnia 19 czerwca 2018 r.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 19 grudnia 2017 r.

[1] Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (94/262/EWWiS, WE, Euratom), Dz.U. L 113, s. 15.

[2] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2015/249A/01&from=EN

[3] Decyzja w sprawie 919/2012/ANA w sprawie zakazu udziału kandydatów w konkursach równoległych przez Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO). Pełna decyzja znajduje się na stronie https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/65581/html.bookmark.

[4] W szczególności art. 27 regulaminu pracowniczego, zgodnie z którym EPSO ma obowiązek zapewnić rekrutację kandydatów o najwyższych kwalifikacjach i standardach do służby cywilnej UE (zob. przypis 4 do wyroku w sprawie Di Prospero).

[5] W skład zarządu EPSO wchodzą przedstawiciele różnych instytucji i organów UE. Podejmuje ogólne decyzje zarządcze, które są wdrażane przez EPSO przy organizacji konkursów i procedur naboru urzędników UE.