Sporządzono zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich [1]

Tło

1. W dniu 4 lipca 2013 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (zwany dalej "EPSO") opublikował ogłoszenie o konkursie [2] w celu utworzenia listy rezerwowej dla tłumaczy konferencyjnych, których głównym językiem jest francuski. Skarżący, wykwalifikowany tłumacz ustny i pracownik UE, zamierzał wziąć udział w tym konkursie i wypełnił wniosek online. Wypełnione wnioski można było zatwierdzić od dnia 4 lipca 2013 r. do dnia 6 sierpnia 2013 r. w południe. Skarżący zachorował. W dniach 5–6 sierpnia 2013 r. przebywała w szpitalu, w związku z czym nie zatwierdziła swojego wniosku we wspomnianym terminie. W czasie, gdy zachorowała, uczęszczała na kurs języka włoskiego w szkole językowej na Sycylii we Włoszech.

2. W dniu 7 sierpnia 2013 r., niezwłocznie po powrocie skarżącego do zdrowia, skontaktowała się ona z EPSO w celu poinformowania go o zaistniałej sytuacji. Wyjaśniła, że ze względu na "jej perfekcjonizm"i chęć poprawy jej stosowania czekała do ostatniej chwili, aby ją potwierdzić. Zapytała również, czy jej spóźniony wniosek może zostać przyjęty w świetle zaświadczenia lekarskiego, które udokumentowało jej nieprzewidywalny stan zdrowia. Zgodnie z zaświadczeniem z dnia 5 sierpnia 2013 r. skarżąca potrzebowała dwóch dni „absolutnego odpoczynku w łóżku i intensywnej terapii” w celu złagodzenia skutków swojej choroby.

3. W dniu 8 sierpnia 2013 r. EPSO odpowiedziało, że termin ten nie może zostać przedłużony z jakichkolwiek powodów osobistych. Skarżący podkreślił znaczenie sprawy, ponieważ konkurs był rzekomo pierwszym od siedmiu lat konkursem dla tłumaczy konferencyjnych, których głównym językiem jest francuski. W dniu 12 sierpnia 2013 r. przełożony skarżącej skontaktował się z EPSO w celu poparcia jej wniosku. Jednakże w swojej odpowiedzi EPSO zaleciło jej przełożonej powstrzymanie się od nawiązywania kontaktów z EPSO w imieniu kandydatów w celu zagwarantowania równego traktowania kandydatów. W dniu 16 sierpnia 2013 r. skarżąca ponownie skontaktowała się z EPSO i ponowiła swój wniosek o dopuszczenie do konkursu. EPSO odrzuciło jej wniosek w dniu 19 sierpnia 2013 r. Twierdziła ona, że ponieważ wszyscy wnioskodawcy zostali poinformowani o procedurach i zalecono im ścisłe przestrzeganie odpowiednich terminów, skarżąca miała wystarczająco dużo czasu na uzupełnienie i zatwierdzenie swojego wniosku, co było jej wyłączną odpowiedzialnością. Skarżący, niezadowolony z tej odpowiedzi, skontaktował się z dyrektorem EPSO, ale bezskutecznie.

4. W dniu 30 sierpnia 2013 r. skarżący złożył zażalenie zgodnie z art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego. W październiku 2013 r. EPSO poinformowało ją, że może oczekiwać odpowiedzi w ustawowym terminie, tj. cztery miesiące po złożeniu skargi. Następnie skontaktowała się ze Służbą Prawną EPSO, argumentując, że decyzję należy podjąć jak najszybciej, biorąc pod uwagę, że w jej sytuacji czteromiesięczny termin był nierozsądny. W swojej odpowiedzi EPSO wyjaśniło, że stosuje tę samą procedurę w odniesieniu do wszystkich skarg, ale przyjmie odpowiednie środki w przypadku pozytywnego wyniku.

5. Ponieważ EPSO nie udzieliło odpowiedzi, w dniu 3 stycznia 2014 r. skarżąca złożyła skargę do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik Praw Obywatelskich początkowo zidentyfikował następujące zarzuty i roszczenia:

1) EPSO nie odpowiedziało na skargę złożoną przez skarżącego na podstawie art. 90 ust. 2.

2) EPSO nie uznało, że skarżąca była fizycznie niezdolna do zatwierdzenia swojego zgłoszenia online w terminie i w związku z tym niesłusznie nie dopuściło jej do konkursu.

3) EPSO powinno odpowiedzieć na skargę złożoną przez skarżącego na podstawie art. 90 ust. 2.

4) EPSO powinno uznać, że skarżąca była fizycznie niezdolna do zatwierdzenia swojego zgłoszenia online w terminie, i dopuścić ją do konkursu.

7. Na podstawie wstępnej analizy skargi Rzecznik stwierdziła, że pierwszy zarzut i roszczenie skarżącej zasługują na przeprowadzenie dochodzenia, ponieważ okazało się, że EPSO nie odpowiedziało na jej skargę z art. 90 ust. 2 w ustawowym terminie. Służby Rzecznika skontaktowały się zatem telefonicznie z EPSO w tej sprawie. W dniu 3 lutego 2014 r. Rzecznik otrzymał kopię odpowiedzi EPSO z dnia 9 stycznia 2014 r. Tego samego dnia odpowiedź ta została przekazana skarżącemu w celu przedstawienia uwag. Skarżąca przedstawiła swoje uwagi w dniu 21 lutego 2014 r. Na podstawie odpowiedzi EPSO i uwag skarżącego Rzecznik zwrócił się następnie do EPSO o przedstawienie opinii w sprawie drugiego zarzutu i powiązanego zarzutu.

8. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał opinię EPSO w sprawie skargi, a następnie umożliwił skarżącemu przedstawienie uwag na temat opinii EPSO. Skarżący nie skorzystał jednak z tej możliwości. Prowadząc dochodzenie, Rzecznik uwzględnił argumenty i opinie przedstawione przez strony.

Domniemany brak odpowiedzi na skargę z art. 90 ust. 2 i związane z nią roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

9. W decyzji z dnia 9 stycznia 2014 r. EPSO poinformowało skarżącą, że jej zażalenie zostało oddalone i że może ona wnieść odwołanie do Sądu do spraw Służby Publicznej, jeśli sobie tego życzy. Skarżąca zakwestionowała ważność decyzji EPSO w sprawie złożonej przez nią skargi na podstawie art. 90 ust. 2, biorąc pod uwagę opóźnienie, z jakim została ona wydana i o którym została poinformowana.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

10. Biorąc pod uwagę, że EPSO odpowiedziało na skargę złożoną przez skarżącego na podstawie art. 90 ust. 2, Rzecznik uważa, że pierwszy zarzut i związane z nim roszczenie zostały uwzględnione. W odniesieniu do argumentu skarżącego, zgodnie z którym opóźniona odpowiedź EPSO powoduje, że jego decyzja jest zasadniczo nieważna, Rzecznik zwraca uwagę, że zgodnie z art. 90 ust. 2 regulaminu pracowniczego brak odpowiedzi w ustawowym terminie czterech miesięcy stanowi dorozumianą decyzję odmowną i daje możliwość zwrócenia się do Sądu do spraw Służby Publicznej lub do Rzecznika Praw Obywatelskich. Skarżąca złożyła skargę na podstawie art. 90 ust. 2 w dniu 30 sierpnia 2013 r., co oznacza, że termin czterech miesięcy upłynął w dniu 30 grudnia 2013 r. W tym dniu mogła ona uznać, że stanowi to dorozumianą decyzję odmowną, i w ciągu kolejnych trzech miesięcy zwróciła się do Rzecznika Praw Obywatelskich (tak jak ona) lub do Sądu do spraw Służby Publicznej. EPSO wydało wyraźną decyzję odmowną w dniu 9 stycznia 2014 r., czyli kilka dni po upływie terminu. Jednakże art. 91 ust. 3 regulaminu pracowniczego stanowi, że jeżeli wyraźna decyzja zostanie wydana po upływie terminu określonego w art. 90 ust. 2 i przed upływem terminu do wniesienia skargi na dorozumianą decyzję, termin do wniesienia skargi zaczyna biec od nowa. Oczywiste jest zatem, że opóźnienie instytucji w wydaniu decyzji w sprawie zażalenia na podstawie art. 90 ust. 2 nie powoduje nieważności wydanej następnie decyzji.

Zarzut, że EPSO niesłusznie nie dopuściło skarżącego do konkursu i związane z nim roszczenie

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

11. Powołując się na odpowiednie orzecznictwo, EPSO stwierdziło, że posiada szerokie uprawnienia dyskrecjonalne w zakresie określania szczegółów każdej procedury naboru. Wskazała ona, że ogłoszenie o konkursie, które stanowi podstawę prawną mających zastosowanie przepisów i które komisja konkursowa jest zobowiązana stosować w celu zapewnienia równego traktowania wszystkich kandydatów, wyraźnie określa konkretny termin zatwierdzenia zgłoszeń, a mianowicie dzień 6 sierpnia 2013 r. o godz. 12.00. W przewodniku EPSO dotyczącym konkursów otwartych, który zgodnie z odpowiednim orzecznictwem stanowi integralną część ogłoszenia o konkursie, zalecono kandydatom podjęcie wszelkich niezbędnych środków w celu zapewnienia, aby rejestracja online została zakończona w wyznaczonym terminie i aby nie czekali do końca okresu rejestracji na zatwierdzenie. Ponadto EPSO podniosło, że rozpatruje każde zażalenie z poszanowaniem obowiązku staranności i zasad dobrej administracji oraz uwzględnia wyjątkowe okoliczności przedstawione przez kandydatów.

12. Ponadto EPSO podniosło, że konkretna okoliczność medyczna może spowodować odroczenie terminu, ale musi zostać o tym poinformowane w odpowiednim czasie, aby umożliwić mu dokonanie niezbędnych ustaleń. Stwierdziła, że skarżąca miała wystarczająco dużo czasu na zatwierdzenie swojego wniosku (ponad miesiąc od daty publikacji ogłoszenia o konkursie). Wskazała jednak, że sama skarżąca oświadczyła, że nie uczyniła tego do samego końca, a zatem zaakceptowała ryzyko zatwierdzenia wniosku w ostatniej chwili i ewentualnego niedotrzymania terminu.

13. EPSO oświadczyło, że sympatyzuje ze skarżącą i nigdy nie kwestionowało jej oświadczeń dotyczących stanu zdrowia, hospitalizacji lub zaświadczenia lekarskiego. Wskazała jednak, że skarżący nie dotrzymał ustawowego terminu formalnie określonego w ogłoszeniu o konkursie. Uniemożliwiło to jej wzięcie udziału w tej konkurencji.

14. EPSO twierdziło, że otrzymuje niezliczone wnioski od kandydatów, którzy „z tego czy innego powodu” nie są w stanie wypełnić swoich zgłoszeń w terminie. EPSO argumentowało, że chociaż niektóre przypadki są bardziej „zasługujące niż inne”, niezwykle trudno jest określić, która przyczyna przyznania przedłużenia np. „choroba, wypadek, podróże służbowe lub problemy z komputerem” jest bardziej godna uwagi. Weryfikacja wszystkich wniosków sprawiłaby, że zadania EPSO stałyby się niewykonalne. Gdyby kandydat był niezdolny do pracy przez dłuższy czas, konkurs nie przebiegałby zgodnie z harmonogramem, co utrudniłoby niezwykle złożone działania logistyczne. Mogłoby to również narazić EPSO na zakwestionowanie przez innych kandydatów, których wnioski o późną walidację zostały odrzucone.

15. EPSO dodało, że jest świadome potrzeby elastyczności tam, gdzie jest to możliwe. Jest ona jednak przede wszystkim związana prawnym obowiązkiem równego traktowania wszystkich kandydatów oraz nieprzerwanego przestrzegania zasad proporcjonalności i niedyskryminacji.

16. Biorąc pod uwagę, że skarżąca (i) miała pełny miesiąc na wypełnienie zgłoszenia online oraz (ii) nie poinformowała o zaistnieniu wyjątkowych okoliczności „przed upływem terminu składania zgłoszeń, EPSO podtrzymało swoją decyzję. Dodała, że w międzyczasie postanowiła udzielić kandydatom jeszcze bardziej wyraźnych informacji i wezwać ich do jak najszybszego zarejestrowania się. Ponadto Komisja zauważyła, że ogólne zasady dotyczące konkursów otwartych zostaną odpowiednio zaktualizowane.

17. Skarżąca twierdziła, że poinformowała EPSO o swojej chorobie „w odpowiednim czasie” i dostarczyła mu zaświadczenie lekarskie, ale otrzymała odpowiedź, że „nie można brać pod uwagę żadnych okoliczności osobistych”. EPSO uznało, że problem medyczny potwierdzony orzeczeniem lekarskim stanowi wyjątkowe okoliczności, ale powtórzyło, że należy o nim poinformować w odpowiednim czasie, aby móc podjąć odpowiednie środki.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich prowadząca do opracowania zaleceń

18. Oczywiste jest, że niezatwierdzenie wniosku przez skarżącą było bezpośrednią konsekwencją choroby i hospitalizacji, które tymczasowo uniemożliwiły jej zarządzanie jej sprawami. Oczywiste jest również, że doktryna prawna dotycząca siły wyższej powinna była kierować EPSO przy rozpatrywaniu wniosku skarżącej o przyjęcie jej kandydatury. Fakt, że skarżąca mogła zatwierdzić swój wniosek w okresie poprzedzającym zachorowanie, nie ma znaczenia. Prawny termin na podjęcie działania oznacza, że działanie to może zostać podjęte w dowolnym momencie w wyznaczonym terminie. Oznacza to, że w przypadku przedmiotowego konkursu kandydatom przyznano prawo do zatwierdzenia zgłoszenia w dowolnym momencie, począwszy od dnia 4 lipca 2013 r. do ostatniego momentu terminu, w tym do godz. 11.59 w dniu 6 sierpnia 2013 r.

19. Rzecznik rozumie, że ustalenie ścisłego terminu służy pewności prawa. Rzecznik rozumie również, że EPSO jest zobowiązane do równego traktowania wszystkich kandydatów biorących udział w tym samym konkursie. Jednakże odmienne traktowanie jednego kandydata niekoniecznie oznacza, że inni kandydaci nie są traktowani jednakowo. Jak stwierdzono w Europejskim kodeksie dobrego postępowania administracyjnego, różnica w traktowaniu jest uzasadniona w konkretnym przypadku, w którym istnieje obiektywna podstawa uzasadniająca tę różnicę w traktowaniu. Zasady dobrej administracji, a w szczególności zasada słuszności, wymagają, aby zgłoszenia kandydatów poważnie chorych lub poszkodowanych w wypadku przed upływem terminu, a zatem obiektywnie niezdolnych do zatwierdzenia swoich zgłoszeń w terminie, nie były odrzucane tylko dlatego, że z powodu choroby lub wypadku nie byli w stanie dotrzymać terminu [3]. W niniejszej sprawie istniały obiektywne podstawy do odmiennego traktowania skarżącego, ale EPSO postanowiło tego nie robić. W rzeczywistości wydaje się, że oparła się ona na nieelastycznej zasadzie, zgodnie z którą „nie można brać pod uwagę żadnych okoliczności osobistych”.

20. Jego zdaniem stanowisko EPSO jest niejasne, nieprzekonujące i niejednoznaczne. Z jednej strony wydaje się przyznawać, że „w wyjątkowych przypadkach” może przyznać przedłużenia, dodając, że takie wnioski muszą zostać złożone „w odpowiednim czasie”, tj. przed upływem terminu. Z drugiej strony podniosła ona, że otrzymuje tak dużą liczbę wniosków o przedłużenie, że nie dysponuje wystarczającymi zasobami, aby rozpatrzyć je wszystkie, oraz że ich rozpatrzenie lub przyznanie przedłużenia opóźniłoby konkursy, które muszą odbywać się zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Ponadto EPSO stwierdziło, że kandydaci również muszą być traktowani jednakowo.

21. Rzecznik zwraca uwagę, że przypadki siły wyższej są ze względu na swój charakter nieprzewidywalne i nagłe. Wnioski o przedłużenie w związku z wystąpieniem siły wyższej (takiej jak choroba lub wypadek), które miały miejsce w ostatniej chwili przed upływem terminu, z definicji nie mogą być składane w wyznaczonym terminie. W związku z tym nie może ona zgodzić się z opinią EPSO, że takie wnioski należy składać „w odpowiednim czasie”, jeżeli miałoby to oznaczać, że muszą one zostać wysłane przed upływem terminu.

22. W odniesieniu do argumentu EPSO, zgodnie z którym otrzymuje ono tak dużą liczbę wniosków o przedłużenie, że nie dysponuje zasobami ani środkami, aby zająć się nimi bez opóźnienia konkursów, Rzecznik zauważa, że EPSO nie uzasadniło swojego argumentu, dostarczając żadnych danych statystycznych dotyczących danego konkursu.

23. W każdym razie Rzecznik nie uważa, że badanie zaświadczeń lekarskich potwierdzających działanie siły wyższej w celu podjęcia decyzji o przyznaniu przedłużenia po upływie terminu byłoby nadmiernym obciążeniem administracyjnym dla EPSO, jeżeli takie wnioski zostaną złożone niezwłocznie. Nie jest trudno odróżnić wnioski o przedłużenie na podstawie podróży służbowych lub problemów z komputerem od wniosków o przedłużenie na podstawie hospitalizacji z powodu nagłej, poważnej choroby lub wypadku.

24. Rzecznik rozumie obawy EPSO, że nie może odroczyć całej procedury konkursowej ze względu na jednego kandydata, uważa jednak, że EPSO powinno być w stanie znaleźć właściwą równowagę między przyjmowaniem osób znajdujących się w wyjątkowo trudnej sytuacji a nienarażaniem na szwank całej procedury rekrutacji. W rzeczywistości samo istnienie komputerowych ośrodków egzaminacyjnych, ośrodków oceny zintegrowanej i zawodowych komisji selekcyjnych powinno ułatwić organizację specjalnych ustaleń dla kandydatów, którzy nie są w stanie zatwierdzić swoich kandydatur w terminie z powodu działania siły wyższej.

25. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że istnieją uzasadnione powody, aby EPSO uznało co do zasady, że należy przyznać odstępstwa od terminów w sytuacjach siły wyższej, takich jak nagła hospitalizacja z powodu poważnej choroby lub wypadku. Potencjalne ryzyko niedotrzymania terminu nie ma znaczenia w takich sytuacjach.

26. W tym konkretnym przypadku EPSO nie zakwestionowało oświadczenia skarżącej, że była hospitalizowana i musiała zostać poddana kapaniu; Nie zakwestionował również jej odpowiedniego orzeczenia lekarskiego. Rzecznik uważa, że hospitalizacja skarżącej potwierdza pogląd, że jej stan był wyjątkowy i nieprzewidywalny, a zatem stanowi okoliczność, która najprawdopodobniej kwalifikowałaby się jako siła wyższa. Ponieważ skarżąca poinformowała również EPSO o swoim stanie natychmiast po uzyskaniu takiej możliwości, Rzecznik uważa, że uczciwie byłoby, gdyby EPSO zaakceptowało jej wniosek lub przynajmniej rozpatrzyło go poważnie. Fakt, że tego nie uczyniła, stanowi przypadek niewłaściwego administrowania.

27. Gdy Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi przypadek niewłaściwego administrowania, zwykle proponuje rozwiązanie lub wydaje zalecenie w celu naprawienia sytuacji. W tym przypadku procedura wyboru została zakończona, a odpowiednia lista rezerwowa została opublikowana w Dzienniku Urzędowym [4]. Na tym etapie nie jest już możliwe znalezienie rozwiązania, które poprawiłoby sytuację skarżącego. Ważne jest jednak, aby takie złe praktyki się nie powtarzały i aby EPSO zmieniło swoje podejście na przyszłość. Dlatego też Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej trzy projekty zaleceń.

Projekt zaleceń

Na podstawie dochodzenia w sprawie tej skargi Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawia EPSO następujący projekt zaleceń:

1. EPSO powinno uznać, że istnieją przypadki, w których sprawiedliwe i właściwe jest ustalenie nowego terminu zatwierdzania zgłoszeń kandydatów, którzy nie dotrzymali tego terminu w okolicznościach siły wyższej, na przykład z powodu choroby lub wypadku.

2. EPSO powinno wyjaśnić w swoich ogólnych zasadach dotyczących konkursów otwartych okoliczności, w których można ustalić taki nowy termin.

3. EPSO powinno poinformować o tym kandydatów w przewodniku po konkursach otwartych.

EPSO i skarżący zostaną poinformowani o tych projektach zaleceń. Zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich EPSO przesyła szczegółową opinię do dnia 30 czerwca 2015 r. Szczegółowa opinia mogłaby polegać na przyjęciu projektu zaleceń i opisie sposobu ich wdrożenia.

Strasburg, dnia 20 marca 2015 r.

Emily O'Reilly

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich

[1] Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujących wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (94/262/EWWiS, WE, Euratom), Dz.U. L 113, s. 15.

[2] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=Dz.U.:C:2013:193A:TOC

[3] Rzecznik wyraził już opinię, że kandydaci nie powinni być karani z powodu odpowiednio uzasadnionej choroby w przypadkach, gdy mają zastosowanie wyjątkowe i obiektywne okoliczności. Zob. pkt 24 decyzji Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zamykającej dochodzenie z własnej inicjatywy OI/9/2010/RT w sprawie Europejskiego Urzędu Doboru Kadr, dostępnej pod adresem: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/pl/10428/html.bookmark.

[4] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=Dz.U.:C:2014:270A:FULL&from=PL