Skarga: OI/5/2020/MHZ

Tytuł sprawy: Funkcjonowanie mechanizmu rozpatrywania skarg Europejskiej Agencji Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) w związku z domniemanymi naruszeniami praw podstawowych

Data: Piątek, 5 lutego 2021 r.

Ustalenia dotyczące zdalnej inspekcji za pośrednictwem posiedzenia WebEX

Obecność

Przedstawiciele Fronteksu:

Urzędnik ds. praw podstawowych ad interim

Specjalista ds. skarg

Starszy asystent ds. skarg

Przedstawiciele Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich:

Marta Hirsch-Ziembińska, główny doradca ds. przestrzegania Karty

Mihai Ioachimescu-Voinea, stażysta ds. zapytań

Cel kontroli dokumentów/spotkania

Weryfikacja akt mechanizmu rozpatrywania skarg od 2016 r. do chwili obecnej, omówienie roli urzędnika ds. praw podstawowych i funkcjonowania mechanizmu rozpatrywania skarg

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Przed posiedzeniem Frontex bezpiecznie przekazał Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich dokumenty wymagane w kontekście dochodzenia. Po spotkaniu Frontex przesłał dodatkowe dokumenty w ten sam sposób. Przedstawiciele Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich sprawdzili wszystkie dokumenty.

Na początku posiedzenia przedstawiciel Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich wyjaśnił procedurę wirtualnej kontroli dokumentów. Wyjaśniła, że wszystkie dokumenty udostępniane Rzecznikowi przez Frontex są wykorzystywane wyłącznie do celów dochodzenia. Po zakończeniu dochodzenia dokumenty są niszczone.  Podczas dochodzenia są one przechowywane w bezpiecznym cyfrowym sejfie, do którego dostęp jest ograniczony.

Wymieniane informacje / kontrolowane dokumenty 

W odpowiedzi na pytania przedstawiciela Rzecznika przedstawiciele Fronteksu wyjaśnili następujące kwestie dotyczące skontrolowanych dokumentów i ogólnie CM:

Liczba skarg

1. Na podstawie informacji zawartych w odpowiedzi urzędnika ds. praw podstawowych (FRO/ANKO/409/2021) na pismo URE z dnia 10 listopada 2020 r. oraz dokumentów skontrolowanych podczas dochodzenia Rzecznik rozumie, że od 2016 r. urzędnik ds. praw podstawowych otrzymał 69 skarg, z których 22 były dopuszczalne, a 47 było niedopuszczalnych. Czy można wytłumaczyć tę relatywnie niską liczbę?

Przedstawiciele Fronteksu podali trzy powody tak niskiej liczby skarg:

(i) Na początku rynek zdolności wytwórczych nie był dobrze znany wśród zainteresowanych stron i ewentualnych skarżących.

(ii) Potencjalni skarżący, z których większość to migranci, mogą obawiać się odwetu, jeśli skorzystają z rynku zdolności wytwórczych, zwłaszcza w odniesieniu do ich wniosków o udzielenie azylu.

(iii) Zakres CM ogranicza się do kwestii, które mogą pojawić się w kontekście operacji Fronteksu. W związku z tym skargi wykraczające poza ramy operacji Fronteksu (np. granica chorwacka z Bośnią i Hercegowiną) są niedopuszczalne.

2. Urzędnik ds. praw podstawowych uważa jednak, że liczba skarg rośnie w wyniku różnych czynników, takich jak: lepsze materiały informacyjne, które są coraz częściej tłumaczone na różne języki; ukierunkowane briefingi stałej służby i oddelegowanych funkcjonariuszy Fronteksu, które mogą dalej rozpowszechniać informacje na temat CM, a także sesje informacyjne z organizacjami międzynarodowymi i organizacjami pozarządowymi działającymi w terenie. Materiały informacyjne są przygotowywane do wyświetlania w przestrzeniach roboczych wykorzystywanych do działań operacyjnych.

Dostęp do rynku zdolności wytwórczych: rozpowszechnianie informacji o rynku zdolności wytwórczych i składanie skarg

3. W sprawozdaniu rocznym FRO CM za 2019 r. stwierdzono, że formularz skargi jest dostępny w 14 językach, natomiast materiały informacyjne (tj. broszura dotycząca mechanizmu składania skarg) są dostępne w 12 językach. Różnica ta wynika z faktu, że materiały informacyjne są dostępne w wersji papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa jest dostępna tylko w 12 językach, ale dodatkowe języki są dostępne w formacie pdf. Są one dostępne dla społeczeństwa i jednostek operacyjnych. Broszura jest dostępna w formacie pdf w 14 językach na stronie internetowej Fronteksu.

4. Każdy plan operacyjny (OPLAN)^[1] musi zawierać informacje o CM. Zgodnie z rozporządzeniem 2019/1896 ^[2] urzędnik ds. praw podstawowych przekazał ogólne instrukcje dotyczące sposobu zapewnienia ochrony praw podstawowych podczas działań operacyjnych, które mają zostać włączone do planów operacyjnych. Frontex stworzył standardowe szablony OPLAN i dostosował je do rodzajów operacji.  Urzędnik ds. praw podstawowych wydaje opinię na temat planów operacyjnych.

5. Obserwatorzy praw podstawowych (FROM) zostaną zatrudnieni i przydzieleni przez urzędnika ds. praw podstawowych do działań operacyjnych. Pomoże to również w rozpowszechnianiu informacji na temat rynku zdolności wytwórczych i poprawi dostępność mechanizmu. Oczekuje się, że procedury rekrutacji FROM zostaną zakończone w okresie od marca do maja 2021 r.

6. W sprawozdaniu rocznym urzędnika ds. praw podstawowych za 2019 r. stwierdzono, że przedstawiciel urzędnika ds. praw podstawowych odwiedził hotspot w Morii i spotkał się tam z oddelegowanymi funkcjonariuszami. Rozmieszczeni funkcjonariusze mają pomagać w rozpowszechnianiu ulotek CM. Trudno jest skontaktować się i porozmawiać z potencjalnymi skarżącymi, zwłaszcza jeśli funkcjonariusze nie mówią w ich języku. Ponadto podczas wizyt terenowych przedstawicieli urzędnika ds. praw podstawowych przemieszczanie się na obszarach operacyjnych zależy również od przyjmującego państwa członkowskiego, a także od sytuacji w terenie. Bezpośrednia interakcja z migrantami nie zawsze jest możliwa.

7. W hotspotzie Moria (i w miarę możliwości w innych miejscach) urzędnik ds. praw podstawowych korzysta również z infrastruktury Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO) w celu udostępnienia broszur na temat CM.

8. Ponadto, ponieważ członkowie forum konsultacyjnego oraz inne lokalne organizacje społeczeństwa obywatelskiego mają biura terenowe, urzędnik ds. praw podstawowych polega na nich w zakresie wsparcia logistycznego przy przeprowadzaniu briefingów, rozpowszechnianiu ulotek i promowaniu CM.

9. Obecne przepisy umożliwiają składanie skarg bezpośrednio do pracowników Fronteksu, w których prowadzona jest działalność Fronteksu.

Funkcjonariusze powinni ułatwić złożenie skargi i przekazać ją urzędnikowi ds. praw podstawowych, nawet jeżeli skarga dotyczy samych funkcjonariuszy. Nie ma mechanizmu rejestracji na miejscu; po otrzymaniu skarga jest należycie rejestrowana w zespole ds. skarg w biurze urzędnika ds. praw podstawowych, zgodnie z przewidzianymi kanałami komunikacji. Trwają dyskusje na temat możliwości wprowadzenia systemu, za pomocą którego skargi byłyby rejestrowane w terenie, w celu wyeliminowania ryzyka zagubienia lub zaginięcia skargi. FROM mogą pomóc w tej procedurze. Należy jednak pamiętać, że nie są one obecne w każdej operacji przez cały czas.

10. W odniesieniu do sprawozdań rocznych CM urzędnika ds. praw podstawowych (2017, 2019) i odpowiedzi Fronteksu CGO/LPU/FRO/ICO/2020 dotyczącej internetowego systemu składania skarg istnieją dwa systemy, które umożliwiają skarżącemu składanie skarg drogą elektroniczną. W pierwszym z nich, który jest stosowany od 2017 r., skarżący może zamieścić formularz skargi na stronie internetowej Fronteksu i złożyć go online. Skarga jest następnie automatycznie rejestrowana w elektronicznej bazie danych (lub systemie zarządzania skargami).

11. Zgodnie z rozporządzeniem 2019/1896 Frontex musi zapewnić łatwiejsze sposoby składania skarg, w tym za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Frontex i urzędnik ds. praw podstawowych połączyli siły w celu stworzenia systemu, do którego można uzyskać dostęp z urządzeń mobilnych. Nowy system nie będzie wymagał przesłania formularza skargi, ale będzie miał zintegrowany formularz, z którego skarżący może skorzystać, aby złożyć skargę bezpośrednio. Skarga zostanie następnie automatycznie przekazana na adres e-mail zespołu ds. skarg urzędnika ds. praw podstawowych, który zostanie wykorzystany przez osoby zajmujące się sprawą do utworzenia sprawy w systemie zarządzania skargami. Ten system urządzeń mobilnych powinien być wkrótce dostępny.

12. Dostęp do formularza skargi w ramach obecnego systemu jest raczej trudny i wymaga od skarżącego przejścia przez cztery strony internetowe w celu dotarcia do niego. System jest jednak znacznie ulepszony od czasu jego uruchomienia w 2017 r.

Język skargi

13. Urzędnik ds. praw podstawowych rozpatruje również skargi otrzymane w języku innym niż 14 języków dostępnych na stronie internetowej urzędnika ds. praw podstawowych. Urzędnik ds. praw podstawowych współpracuje z Centrum Tłumaczeń dla Organów UE w Luksemburgu. Jeżeli skargi są w języku, którego prowadzący sprawę nie rozumie, urzędnik ds. praw podstawowych przesyła skargę do Centrum Tłumaczeń lub korzysta z narzędzia tłumaczeniowego udostępnionego na stronie internetowej Komisji.

14. W obecnym formularzu skargi dostępnym na stronie internetowej wspomniano jednak (w pkt 5), że „[c]omplaints można składać w dowolnym języku UE, a także w języku arabskim, paszto, urdu i tigrinya”. Urzędnik ds. praw podstawowych zgodził się, że sformułowanie to może być mylące i że formularz skargi zostanie zaktualizowany w celu stwierdzenia, że dana osoba może złożyć skargę w dowolnym języku. W ulotkach wskazano już, że skargę można złożyć w dowolnym języku.

Przepisy wykonawcze dotyczące rynku zdolności wytwórczych

15. Opracowanie decyzji dyrektora wykonawczego w sprawie przepisów dotyczących rynków kapitałowych jest na zaawansowanym etapie. Przepisy są obecnie omawiane ze służbami prawnymi Fronteksu i odpowiednimi działami Fronteksu. Projekt przepisów uwzględnia sprawozdanie roczne urzędnika ds. praw podstawowych za 2018 r. Zasady rynku zdolności wytwórczych powinny być gotowe w pierwszym kwartale 2021 r.

Naruszenia praw podstawowych – mechanizmy Fronteksu

16. Na podstawie rozporządzenia 2019/1896 urzędnik ds. praw podstawowych pełni w ramach Fronteksu niezależną rolę polegającą na wspieraniu prac Fronteksu z perspektywy praw podstawowych poprzez monitorowanie przestrzegania przez niego praw podstawowych, w tym poprzez prowadzenie dochodzeń w sprawie wszelkich jego działań. W tym celu urzędnik ds. praw podstawowych opracowuje swoje wewnętrzne procedury dochodzeniowe. 

17. Frontex dysponuje trzema mechanizmami zgłaszania naruszeń praw podstawowych: CM, mechanizm zgłaszania poważnych incydentów oraz mechanizm nadzorczy dotyczący użycia siły przez personel statutowy. Urzędnik ds. praw podstawowych jest odpowiedzialny za rynek zdolności wytwórczych i działa jako koordynator za każdym razem, gdy istnieje SIR związany z potencjalnymi naruszeniami praw podstawowych. Urzędnik ds. praw podstawowych, w ramach ustanowionych w załączniku V do rozporządzenia, ma również zapewnić dokładne badanie incydentów związanych z użyciem siły, a wyniki tych dochodzeń przekazywane są forum konsultacyjnemu.

18. Biuro Inspekcji i Kontroli Fronteksu będzie odpowiedzialne za prowadzenie postępowań dyscyplinarnych Fronteksu dotyczących pracowników Fronteksu. Mechanizm sprawozdawczy funkcjonuje równolegle z mechanizmem zdolności wytwórczych.

19. Zgłoszenia incydentów z użyciem siły są przekazywane urzędnikowi ds. praw podstawowych. W przypadku gdy kierownictwo nie pozwala członkowi personelu stałej służby na zgłaszanie incydentów związanych z użyciem siły lub ma jakiekolwiek obawy co do tego, czy jego zgłoszenie zostało przekazane odpowiednimi kanałami, istnieje specjalny adres e-mail, na który może on zgłaszać skargi dotyczące sygnalizowania nieprawidłowości. Odpowiednie skargi są przekazywane urzędnikowi ds. praw podstawowych.

Rozpatrywanie skarg w ramach procedury CM

Ogólne kwestie proceduralne

20. Urzędnik ds. praw podstawowych nie posiada obecnie podręcznika na temat rynku zdolności wytwórczych. Zespół skargowy urzędnika ds. praw podstawowych składa się tylko z dwóch osób. Urzędnik ds. praw podstawowych sporządził kilka wewnętrznych stanowisk dotyczących konkretnych kwestii związanych z rynkiem zdolności wytwórczych, które zawierają wytyczne w kwestiach proceduralnych. Gdyby urzędnik ds. praw podstawowych otrzymał dużą liczbę skarg, FROM mógłby wesprzeć zespół ds. skarg w zarządzaniu dodatkowymi pracami.

21.  W odniesieniu do odpowiedzi Fronteksu CGO/LPU/FRO/ICO/2020 dotyczącej zdolności urzędnika ds. praw podstawowych do prowadzenia dokładnych i szybkich dochodzeń w oparciu o dowody urzędnik ds. praw podstawowych stwierdził, że może kierować pytania do skarżącego. Dotyczy to m.in. kwestii, czy funkcjonariusze mieli insygnia Fronteksu, czy nosili mundury Fronteksu. Urzędnik ds. praw podstawowych może również zwrócić się do zespołu operacyjnego o bardziej szczegółowe informacje dotyczące domniemanych nadużyć lub incydentów. Urzędnik ds. praw podstawowych wyjaśnił ponadto, że urząd bada fakty w celu podjęcia decyzji w sprawie dopuszczalności, np. czy zarzuty rzeczywiście odnoszą się do działalności Fronteksu. Zasadność skargi jest analizowana przez właściwe organy krajowe, jeżeli skarga jest skierowana przeciwko organowi krajowemu z konkretnego państwa członkowskiego.

22. Urzędnik ds. praw podstawowych stwierdził jednak, że dostęp do dochodzeń prowadzonych przez państwa członkowskie lub szczegółowych informacji na temat zdarzenia jest utrudniony lub nie zawsze może zostać zapewniony, co utrudnia biuru urzędnika ds. praw podstawowych ocenę dowodów związanych z istotą sprawy. Zdaniem urzędnika ds. praw podstawowych jest on uprawniony do dostępu do takich informacji (uzyskania i oceny niektórych dokumentów) w ramach prerogatyw dochodzeniowych. Urzędnik ds. praw podstawowych zauważył ponadto, że działania następcze otrzymane dotychczas od organów krajowych nie obejmowały dowodów dotyczących istoty sprawy, nawet w przypadkach, w których urzędnik ds. praw podstawowych zwrócił się o dowody.

Dopuszczalność

23. Zgodnie z art. 111 ust. 2 rozporządzenia 2019/1896 naruszenie praw podstawowych może wynikać z podjętych działań, ale także z zaniechania działania. Obejmuje to na przykład przypadki zawracania lub przypadki, w których pracownicy Fronteksu nie kierują migrantów, którzy wystąpili o ochronę międzynarodową, do właściwych organów. Do tej pory urzędnik ds. praw podstawowych nie otrzymał skarg dotyczących zaniechania działania.

24. Skargi uznaje się za dopuszczalne tylko wtedy, gdy zostały złożone przez osobę, której bezpośrednio dotyczy działanie/brak działania Fronteksu, lub przez jej przedstawiciela. Zgodnie z obowiązującymi przepisami skarżący musi ujawnić swoje dane kontaktowe, a anonimowe skargi nie są dopuszczalne. Urzędnik ds. praw podstawowych został poinformowany przez niektóre organizacje pozarządowe, że skarżący mogą obawiać się represji za składanie skarg oraz że należy przyjmować anonimowe skargi; obowiązujące przepisy nie dopuszczają jednak anonimowych skarg. 

25. Zgodnie z obowiązującymi przepisami skargi wnoszone przez strony, których to nie dotyczy, w celu obrony interesu publicznego (actio popularis) są niedopuszczalne. Jednakże nawet jeżeli urzędnik ds. praw podstawowych nie rozpatrzy niedopuszczalnej skargi, może on skierować „wyrażenie zainteresowania” do danego państwa członkowskiego, zarządu lub dyrektora wykonawczego w odniesieniu do kwestii podniesionych w tej skardze.

Przekazywanie skarg państwom członkowskim i działania następcze

26. Urzędnik ds. praw podstawowych posiada zaktualizowany wykaz instytucji, które mogą rozpatrywać skargi na szczeblu krajowym. Lista została utworzona w 2016 r., po utworzeniu CM. W niektórych przypadkach organ krajowy informuje urzędnika ds. praw podstawowych o wszelkich zmianach, jednak nie zawsze tak jest. Urzędnik ds. praw podstawowych korzysta z krajowego punktu kontaktowego Fronteksu (KPK) (kanał komunikacyjny Fronteksu) w celu informowania organów krajowych o skargach i kontaktowania się z odpowiednim organem krajowym.

27. Jeżeli chodzi o treść sprawozdań rocznych urzędnika ds. praw podstawowych (2017, 2018, 2019), urzędnik ds. praw podstawowych sprecyzował, że dopuszczalne skargi są zawsze przesyłane z kopią do krajowych instytucji praw człowieka, takich jak rzecznicy praw obywatelskich. Urzędnik ds. praw podstawowych jest prawnie zobowiązany do przekazywania dopuszczalnych skarg krajowym organom ds. praw człowieka. Urzędnik ds. praw podstawowych nie zawsze otrzymuje jednak odpowiedź lub potwierdzenie odbioru od organów krajowych.

28. Cała korespondencja z organami krajowymi (w tym działania następcze) jest przechowywana w bazie danych systemu zarządzania skargami. Obecnie nie istnieją jednak dane statystyczne dotyczące liczby przeprowadzonych działań następczych oraz tego, czy odpowiedzi państw członkowskich zawierają wystarczające informacje na temat ustaleń.

29. W jednym przypadku, w którym państwo członkowskie nie udzieliło urzędnikowi ds. praw podstawowych odpowiedzi, dyrektor wykonawczy zorganizował spotkanie z odpowiednim przedstawicielem państwa członkowskiego przy okazji posiedzenia zarządu w celu ułatwienia działań następczych. Dyrektor wykonawczy wyjaśnił kwestie i przedstawił przedstawicielowi zarządu sprawę dotyczącą skarg. W związku z tym państwa członkowskie przedstawiły dodatkowe informacje na temat tej sprawy.

30. Do tej pory żaden członek drużyny narodowej nie został usunięty na podstawie skargi do CM. Usunięcie jest możliwe na podstawie art. 111 ust. 8 rozporządzenia 2019/1896. Mogłoby to mieć miejsce w przyszłości w odniesieniu do personelu Fronteksu w ramach procedury dotyczącej użycia siły. Organy krajowe prowadzą własne dochodzenia. Jeżeli w wyniku tych dochodzeń zostanie stwierdzone poważne naruszenie praw podstawowych, właściwe organy krajowe powinny dysponować procedurą prowadzącą do nałożenia sankcji na osoby fizyczne.

Przekazywanie informacji do Fronteksu i działania następcze

31. Do tej pory nie złożono żadnej skargi przeciwko członkowi personelu statutowego Fronteksu. W związku z tym nigdy nie stosowano procedury kontrolnej z udziałem dyrektora wykonawczego. Urzędnik ds. praw podstawowych przeprowadził pewną wymianę informacji z dyrektorem wykonawczym na temat informacji dotyczących rozmieszczenia potrzebnych do celów procedur dopuszczalności i działań następczych w odniesieniu do niektórych skarg.

32. Zgodnie z rozporządzeniem 2019/1896 dyrektor wykonawczy musi przedstawić forum konsultacyjnemu sprawozdanie z działań następczych podjętych w związku z zaleceniami urzędnika ds. praw podstawowych. Urzędnik ds. praw podstawowych zazwyczaj przedstawia zarządowi zalecenia, w których zwraca się do dyrektora wykonawczego lub zarządu o podjęcie działań.

Zamknięcie

33. Urzędnik ds. praw podstawowych zamyka skargę po otrzymaniu przez właściwe organy odpowiedzi z odpowiednimi działaniami następczymi, informując urzędnika ds. praw podstawowych o zamknięciu dochodzenia (nie było jeszcze spraw dotyczących personelu statutowego Fronteksu). Urzędnik ds. praw podstawowych zamyka również skargę, w przypadku której otrzymano niejednoznaczną odpowiedź od właściwych organów, ale na podstawie ich odpowiedzi udzielonych urzędnikowi ds. praw podstawowych nie można oczekiwać od nich żadnych dalszych informacji.

Sprawa zostaje zamknięta pismem podpisanym przez urzędnika ds. praw podstawowych i skierowanym do właściwych organów i skarżącego, wyjaśniającym fakty i dokonane ustalenia. W piśmie urzędnik ds. praw podstawowych przedstawia również zalecenia dotyczące skargi, które powinny zostać rozpatrzone przez dyrektora wykonawczego lub właściwe organy krajowe. Podobnie urzędnik ds. praw podstawowych wydaje sprawozdanie końcowe w sprawie skargi skierowanej do dyrektora wykonawczego Fronteksu i przewodniczącego zarządu.  

34. W sprawozdaniu rocznym FRO CM za 2019 r. wspomniano, że skarga dotycząca Grecji (2019-00016) jest rozpatrywana przez władze greckie od listopada 2019 r. Sprawa ta zostanie uznana za zamkniętą w sprawozdaniu rocznym urzędnika ds. praw podstawowych ds. rynków kapitałowych za 2020 r. Gdy sprawa jest w toku przez długi czas, urzędnik ds. praw podstawowych powiadamia o niej zarząd, który następnie przypomina zainteresowanemu państwu członkowskiemu o przekazaniu wymaganych informacji. Jeżeli po kilku przypomnieniach w okresie 2-3 lat państwo członkowskie nie przedstawi działań następczych, urzędnik ds. praw podstawowych zamyka sprawę, w której w piśmie odniesiono się do braku odpowiedzi.

35. Jak stwierdzono w sprawozdaniach rocznych CM urzędnika ds. praw podstawowych za lata 2017, 2018 i 2019, wszystkie pisma urzędnika ds. praw podstawowych o niedopuszczalności i sprawozdania końcowe zawierają informacje dotyczące danych kontaktowych organów krajowych, UNHCR lub innych organów, które mogą pomagać danej osobie.

36. W sprawozdaniu rocznym urzędnika ds. praw podstawowych (sekcja dotycząca niedopuszczalnych skarg) urzędnik ds. praw podstawowych wyjaśnił, że czasami trudno jest przekazać wynik skargi osobie, która w międzyczasie została odesłana do państwa spoza UE. Wspomniała o jednym przypadku, w którym dana osoba była reprezentowana przez adwokata, ale ani adwokat, ani urzędnik ds. praw podstawowych nie byli w stanie zidentyfikować rzeczywistych danych kontaktowych tej osoby. Jeżeli jednak osoba ta zwróci się do urzędnika ds. praw podstawowych w późniejszym terminie, urzędnik ds. praw podstawowych będzie mógł podzielić się decyzją w sprawie, która jest zapisywana w systemie na ustawowy okres zatrzymywania danych.

Skargi dotyczące operacji w państwach niebędących członkami UE

37. Frontex może prowadzić operacje w państwach trzecich, jeżeli państwa te podpisały umowę o statusie z Komisją Europejską. Następnie państwo to podpisuje OPLAN z Fronteksem, który zawiera zabezpieczenia dotyczące poszanowania praw podstawowych. W razie potrzeby urzędnik ds. praw podstawowych może ocenić sytuację w zakresie praw podstawowych w danym państwie niebędącym członkiem UE, również w porozumieniu z krajowymi rzecznikami praw obywatelskich, organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami działającymi w terenie. 

38. Będą dwa protokoły ustaleń (protokoły ustaleń) dotyczące mechanizmu zdolności wytwórczych zawarte przez Frontex z Albanią; jeden z albańskim rzecznikiem ludowym i jeden z albańskim Ministerstwem Spraw Wewnętrznych (departament zajmujący się skargami na policję graniczną). Protokół ustaleń z obiema instytucjami zostanie wkrótce podpisany. Władze albańskie będą rozpatrywać skargi na albańskich członków zespołów uczestniczących w operacjach Fronteksu, natomiast urzędnik ds. praw podstawowych będzie rozpatrywał skargi dotyczące pracowników Fronteksu.

39. Podobny protokół ustaleń z Czarnogórą znajduje się na wstępnym etapie, a urzędnik ds. praw podstawowych pozostaje w tym celu w kontakcie z władzami Czarnogóry.

Sprawozdawczość urzędnika ds. praw podstawowych

40. Urzędnik ds. praw podstawowych wydaje następujące sprawozdania: okresowe sprawozdania dla zarządu na temat rynku zdolności wytwórczych i innych działań urzędnika ds. praw podstawowych, a także roczne sprawozdania na temat rynku zdolności wytwórczych. Sprawozdania CM zawierają przegląd wszystkich skarg wraz ze szczegółowym opisem działań, ustaleń i zaleceń urzędnika ds. praw podstawowych. Począwszy od 2020 r. roczne sprawozdanie dotyczące rynku zdolności wytwórczych zostanie włączone jako załącznik do rocznego sprawozdania urzędnika ds. praw podstawowych zgodnie z rozporządzeniem 2019/1896 i podane do wiadomości publicznej.

41. Sprawozdania okresowe z działalności urzędnika ds. praw podstawowych, w tym dotyczące rynku zdolności wytwórczych, są przedstawiane zarządowi trzy do czterech razy w roku; Urzędnik ds. praw podstawowych regularnie składa również sprawozdania ze swojej działalności forum konsultacyjnemu.

42. Raporty są podzielone na kilka sekcji, z których jedną jest Sekcja Skargi. W tej sekcji wyszczególniono liczbę otrzymanych skarg, liczbę dopuszczalnych/niedopuszczalnych skarg oraz rodzaj działalności prowadzonej przez Frontex w związku ze skargami. Opisano w nim również, w jaki sposób rozpowszechniane są materiały CM, jakie szkolenia są prowadzone, oraz odniesiono się do misji urzędnika ds. praw podstawowych.

Sprawdzone dokumenty 

Folder ogólny „Dochodzenie Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich listopad 2020 r. do przekazania Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich”

i. Tabela kontaktów z policją i instytucjami FR w państwach członkowskich

ii. Skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności Fronteksu za 2019 r. (27 maja 2020 r.)

iii. Plan operacyjny - plan ogólny (14.01.2021)

IV. Wykaz dopuszczalnych spraw w latach 2017–2020

Decyzja zarządu nr 6/ 2021 w sprawie niezależności urzędnika ds. praw podstawowych (20 stycznia 2021 r.)

vi. Decyzja zarządu 7/2021 ustanawiająca mechanizm nadzorczy w celu monitorowania stosowania przepisów dotyczących użycia siły przez personel statutowy (20 stycznia 2021 r.)

  vii. Projekt protokołu ustaleń Fronteksu i Biura Rzecznika Ludowego w Republice Albanii

VIII. Organizator zadań Sharepoint

1. Folder „Sprawozdania roczne Funduszu Spójności za lata 2017–2018”

i. 6. sprawozdanie roczne – Forum Konsultacyjne Fronteksu ds. Praw Podstawowych (2019 r.)

ii. sprawozdanie roczne – Forum Konsultacyjne Fronteksu ds. Praw Podstawowych (2018 r.)

2. Folder „Cs follow up”

2.1 Folder „CMP-2017-00001 & CMP-2018-00005”

i. Przykład decyzji o zamknięciu skargi przesłanej skarżącemu (6 października 2020 r.)

ii. Przykład decyzji o zamknięciu skargi przesłanej do ED i MB (6 października 2020 r.)

iii. Przykład decyzji o zamknięciu skargi przesłanej do NFOPC (6 października 2020 r.)

IV. Skarga (4 stycznia 2017 r.)

v. Sprawozdanie końcowe urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie skargi (6 października 2020 r.)

2.1.1 Folder „CMP-2018-00005”

i. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana skarżącemu (9 sierpnia 2018 r.)

ii. Przesłanie decyzji w sprawie dopuszczalności do ED (9 sierpnia 2018 r.)

iii. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana do NFOPC (9 sierpnia 2018 r.)

IV. Skarga dotycząca braku odpowiedzi (17 lipca 2018 r.)

2.1.2 Folder „Skarżący”

i. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana skarżącemu (15 lutego 2017 r.)

ii. Odpowiedź na wniosek o udzielenie informacji (25 lipca 2018 r.)

iii. Odpowiedź na wniosek o udzielenie informacji (25 listopada 2019 r.)

IV. Odpowiedź na wniosek o udzielenie informacji (07 czerwca 2017 r.)

2.1.3 Folder „Frontex ED”

i. Pismo dyrektora wykonawczego do urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie środków podjętych w związku z RF (16 marca 2018 r.)

ii. Powiadomienie ED o dopuszczalności (15 lutego 2017 r.)

iii. Działania następcze w związku z ED (13 lutego 2018 r.)

IV. Aktualizacja urzędnika ds. praw podstawowych do ED (07 lutego 2018 r.)

2.1.4 Folder „Organy państw członkowskich”

i. Drugie przypomnienie dla NFOPC (12 października 2017 r.)

ii. Wniosek o udostępnienie dokumentów skierowany do greckiego Rzecznika Praw Obywatelskich (15 lutego 2017 r.)

iii. Komunikat urzędnika ds. praw podstawowych do NFOPC (2 maja 2017 r.)

IV. Odpowiedź greckiego Rzecznika Praw Obywatelskich na urzędnika ds. praw podstawowych (13.03.2017)

v. przekazanie informacji przez urzędnika ds. praw podstawowych greckiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich (25 listopada 2019 r.)

vi. Dodatkowe przypomnienie dla NFOPC (25 listopada 2019 r.)

  vii. Drugie pismo greckiego Rzecznika Praw Obywatelskich do urzędnika ds. praw podstawowych (13 sierpnia 2018 r.)

2.2 Folder „CMP-2017-00003”

i. Decyzja w sprawie dopuszczalności w odniesieniu do przedstawicieli (02 maja 2017 r.)

ii. Decyzja w sprawie dopuszczalności dotycząca ED (18 maja 2017 r.)

iii. Decyzja w sprawie dopuszczalności do NFOPC (2 maja 2017 r.)

IV. Skarga II (28.04.2017)

v. Skarga I (27.04.2017)

vi. Sprawozdanie końcowe urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie skargi (16 marca 2018 r.)

  vii. Informacje urzędnika ds. praw podstawowych dla przedstawicieli na temat ustaleń i zamknięcia (10 listopada 2017 r.)

VIII. Informacje urzędnika ds. praw podstawowych dla greckiego Rzecznika Praw Obywatelskich (10 listopada 2017 r.)

ix. Pismo urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego w sprawie zamknięcia (26 kwietnia 2018 r.)

x. pismo urzędnika ds. praw podstawowych do NFOPC w sprawie ustaleń i zamknięcia (10 listopada 2017 r.)

2.3 Folder „CMP-2017-00014”

i. Sprawozdanie końcowe urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie skargi (19 października 2020 r.)

2.3.1 Folder „Skarżący”

i. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana skarżącemu (06 grudnia 2017 r.)

ii. Pismo w sprawie zamknięcia sprawy (19 października 2020 r.)

2.3.2 Folder „Frontex ED”

i. decyzja urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie dopuszczalności do ED (6 grudnia 2017 r.)

ii. Komunikat urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego w sprawie zamknięcia sprawy (19 października 2020 r.)

2.3.3 Folder „MS”

i. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana węgierskiemu NFPOC (6 grudnia 2017 r.)

ii. Przekazanie skargi do węgierskiego Rzecznika Praw Obywatelskich (7 grudnia 2017 r.)

iii. Powiadomienie NFPOC o zamknięciu sprawy (19 października 2020 r.)

IV. Komunikat urzędnika ds. praw podstawowych do KPKP (27 września 2018 r.)

v. Wniosek państwa członkowskiego o udzielenie informacji (27 marca 2018 r.)

vi. Wniosek o udzielenie informacji 2 od państwa członkowskiego (10 listopada 2021 r.)

2.4 Folder „CMP-2019-00015”

i. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana skarżącemu (14 listopada 2019 r.)

ii. Decyzja w sprawie dopuszczalności przesłana do ED (14 listopada 2019 r.)

iii. Decyzja w sprawie dopuszczalności & przekazanie skargi do NFPOC (14 listopada 2019 r.)

IV. Ostateczne pismo wysłane do przedstawiciela skarżącego (14 grudnia 2019 r.)

v. Sprawozdanie końcowe urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie skargi (4 grudnia 2020 r.)

vi. Komunikat do krajowego Rzecznika Praw Obywatelskich (14 listopada 2019 r.)

  vii. Odpowiedź państwa członkowskiego przesłana urzędnikowi ds. praw podstawowych (16 listopada 2019 r.)

2.5 Folder „Przykłady niedopuszczalności”

i. Decyzja o niedopuszczalności CMP-2017-00013 (8 września 2017 r.)

ii. Decyzja o niedopuszczalności CMP-2018-00010 (21 stycznia 2019 r.)

iii. Decyzja o niedopuszczalności CMP-2019-00017 (13 stycznia 2020 r.)

IV. Decyzja o niedopuszczalności CMP-2020-00004 (7 lutego 2020 r.)

Decyzja o niedopuszczalności CMP-2020-00011 (30 kwietnia 2020 r.)

2.6 Folder „Raporty końcowe”

i. Sprawozdanie końcowe CMP-2018-00008 (11 czerwca 2019 r.)

ii. Sprawozdanie końcowe CMP-2018-00009 (1 lipca 2019 r.)

iii. Sprawozdanie końcowe CMP-2019-00004 (31 maja 2020 r.)

IV. Sprawozdanie końcowe CMP-2019-00016 (19 listopada 2020 r.)

v. Sprawozdanie końcowe CMP-2019-00018 (26 marca 2020 r.)

2.7 Folder „Poczta do rzeczników praw obywatelskich”

i. E-mail CMP-2017-00011 + załączone dokumenty (25 lipca 2018 r.)

ii. E-mail CMP-2018-00008 + załączone dokumenty (23 listopada 2018 r.)

iii. E-mail CMP-2018-00009 + załączone dokumenty (17 stycznia 2019 r.)

IV. E-mail CMP-2019-00004 + załączone dokumenty (16 maja 2019 r.)

v. E-mail CMP-2019-00014 + załączone dokumenty (27 listopada 2019 r.)

vi. E-mail CMP-2019-00015 + załączone dokumenty (14 listopada 2019 r.)

  vii. E-mail CMP-2019-00015+ załączonych dokumentów (14 listopada 2019 r.)

VIII. E-mail CMP-2019-00016+ załączonych dokumentów (20 listopada 2020 r.)

ix. E-mail CMP-2019-00016+ załączonych dokumentów (14 listopada 2019 r.)

x. E-mail CMP-2019-00018+ załączonych dokumentów (5 marca 2020 r.)

xi. E-mail CMP-2020-00013+ dołączony do dokumentów (6 lipca 2020 r.)

xii. E-mail CMP-2020-00019+ załączonych dokumentów (9 września 2020 r.)

2.8 Folder „Odpowiedzi rzeczników praw obywatelskich”

i. E-mail CMP-2017-00001 & CMP 2018-00005+ załączone dokumenty (8 grudnia 2020 r.)

ii. E-mail CMP-2019-00016+ załączonych dokumentów (8 grudnia 2020 r.)

iii. E-mail CMP-2020-00003+ załączonych dokumentów (8 grudnia 2020 r.)

IV. E-mail CMP-2020-00005+ załączonych dokumentów (8 grudnia 2020 r.)

v. E-mail CMP-2020-00006+ załączonych dokumentów (8 grudnia 2020 r.)

vi. E-mail CMP 2020-00017+ załączonych dokumentów (10 grudnia 2020 r.)

  vii. E-mail CMP-2017-00011+ załączonych dokumentów (12 września 2018 r.)

VIII. E-mail CMP-2019-00004+ załączonych dokumentów (5 września 2019 r.)

ix. E-mail CMP-2019-00015+ załączonych dokumentów (14 listopada 2019 r.)

x. E-mail CMP-2019-00018+ załączone dokumenty (5 marca 2020 r.)

xi. E-mail CMP-2020-00024+ załączonych dokumentów (15 grudnia 2020 r.)

xii. E-mail z konsultacjami w sprawie kompetencji (19 marca 2018 r.)

 XIII. E-mail z konsultacjami w sprawie kompetencji (15 stycznia 2018 r.)

3. Folder „Sprawozdania roczne CSM”

i. sprawozdanie urzędnika ds. praw podstawowych na temat CM dla ED i MB (28 maja 2018 r.)

ii. Sprawozdanie roczne FRO dotyczące mechanizmu rozpatrywania skarg indywidualnych za 2018 r. (luty 2019 r.)

iii. Sprawozdanie roczne dotyczące mechanizmu rozpatrywania skarg indywidualnych urzędnika ds. praw podstawowych za 2019 r. (marzec 2020 r.)

4. Folder „Procesy i polityki CsM”

i. Formularz skargi na decyzję dyrektora zarządzającego – załącznik 2

ii. Przepisy Agencji dotyczące rynku zdolności wytwórczych – załącznik 1

iii. Schemat procedury CM

IV. Decyzja dyrektora wykonawczego R-ED-2016-106 w sprawie CM (6 października 2016 r.)

v. wniosek urzędnika ds. praw podstawowych o dodatkowy personel (7 lipca 2016 r.)

vi. Protokół ustaleń między urzędnikiem ds. praw podstawowych a inspektorem ochrony danych (18 października 2016 r.)

  vii. Nowy projekt formularza skargi

VIII. Nowy projekt oświadczenia o ochronie prywatności

5. Folder „FRO reports to MB 2020”[Sprawozdania FRO dla MB 2020]

i. Sprawozdanie okresowe urzędnika ds. praw podstawowych dla zarządu 1 listopada 2019 r. – 29 lutego 2020 r. (6 marca 2020 r.)

ii. Sprawozdanie okresowe urzędnika ds. praw podstawowych dla zarządu 1 marca 2020 r. – 31 sierpnia 2020 r. (31 sierpnia 2020 r.)

iii. Sprawozdanie okresowe urzędnika ds. praw podstawowych dla zarządu 1 września 2020 r. – 5 stycznia 2021 r. (5 stycznia 2021 r.)

6. Folder „Materiały informacyjne”

i. Formularz dodatkowych informacji na temat potencjalnych naruszeń praw podstawowych

ii. Nowy projekt formularza skargi

iii. Plan komunikacji dotyczący CM 2020–2021 (czerwiec 2020 r.)

IV. Plakat dotyczący składania skarg

v. Broszura 2019 12 języków

vi. Webinarium 1 Reklamacje

  vii. Webinarium 2 Skargi

7. Folder „Aktualizacja zasad procesu Cs”

i. Pismo do dyrektora wykonawczego w sprawie projektu przepisów dotyczących rynku zdolności wytwórczych (26 września 2016 r.)

ii. Rejestr CM dotyczący wniosku urzędnika ds. praw podstawowych – zalecenia urzędnika ds. praw podstawowych, które nie zostały uwzględnione w przepisach rozporządzenia w sprawie praw podstawowych przez dyrektora wykonawczego (18 października 2016 r.)

iii. Projekt wniosku urzędnika ds. praw podstawowych w sprawie rynku zdolności wytwórczych

IV. Projekt urzędnika ds. praw podstawowych dotyczący wytycznych w sprawie procedury CM (1 kwietnia 2019 r.)

v. Protokół i wnioski ze spotkania FRO/CAB w sprawie skarg (23 września 2018 r.)

7.1 Folder „Pierwsza zmiana”

i. CM Regulamin urzędnika ds. praw podstawowych uzgodniony z LPU (25 maja 2018 r.)

ii. Posiedzenie następcze FRO/CAB/LPU w sprawie skarg – protokół (12 września 2018 r.)

iii. Projekt regulaminu CM z uwagami Funduszu Spójności

7.2 Folder „Druga zmiana”

i. CM Rules 2.0 final draft (posiedzenie FRO-LPU, styczeń 2020 r.)

8. Folder „E-maile FRO-ED”

i. Seria wiadomości e-mail od urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego z dnia 14 listopada i 19 grudnia 2019 r. oraz 20 stycznia 2020 r. (wraz z 11 załącznikami)

ii. Pismo dyrektora wykonawczego do urzędnika ds. praw podstawowych z dnia 27 listopada 2019 r.

iii. E-maile urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego z dnia 14 , 18 i 28 listopada 2019 r.

IV. E-mail dyrektora wykonawczego do urzędnika ds. praw podstawowych z dnia 18 listopada

v. pismo urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego z dnia 14 listopada 2019 r.

vi. Pismo ED do urzędnika ds. praw podstawowych z dnia 30 stycznia 2020 r.

  vii. Pismo urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego z dnia 19 grudnia 2019 r.

VIII. E-mail urzędnika ds. praw podstawowych do dyrektora wykonawczego z dnia 14 listopada 2019 r.

8. Folder „FRO Positions papers”

i. „Skargi w ramach CM Fronteksu”

ii. „Korespondencja otrzymana przez Frontex dotycząca domniemanych naruszeń praw podstawowych”

iii. „Interpretacja art. 72 ust. 2 i 7 rozporządzenia w sprawie Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej”

IV. „Skargi dotyczące operacji powrotowych Fronteksu”

Frontex poinformował zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich, że wszystkie wymienione powyżej dokumenty, z wyjątkiem tych, które są wytłuszczone i podkreślone, są poufne. Zgodnie z art. 4 ust. 8, art. 9 ust. 3 i art. 9 ust. 4 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich inspekcja Rzecznika Praw Obywatelskich nie doprowadzi do uzyskania dostępu do tych dokumentów przez żadną inną osobę.

Strasburg, 24 marca 2021 r.

Marta Hirsch-Ziembinska

Główny doradca ds. zgodności z Kartą

 

[1] W odniesieniu do każdego konkretnego działania operacyjnego Frontex opracowuje plany operacyjne, o których mowa w art. 38 rozporządzenia 2019/1896 (plany operacyjne dotyczące wspólnych operacji) oraz w art. 74 ust. 3 rozporządzenia 2019/1896 (plany operacyjne dotyczące operacji na terytorium państwa trzeciego).

[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1896 z dnia 13 listopada 2019 r. w sprawie Europejskiej Straży Granicznej i Przybrzeżnej oraz uchylenia rozporządzeń (UE) nr 1052/2013 i (UE) 2016/1624, Dz.U. L 295 z 14.11.2019, s. 1–125 (https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2019/1896/oj).