Kontekst skargi

1. W dniu 22 września 2022 r. Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) ogłosił „konkurs otwarty” w celu rekrutacji urzędników UE w szeregu różnych dziedzin (EPSO/AST/154/22).[1] W „ogłoszeniu o konkursie” określono, że procedura naboru zostanie zorganizowana w różnych etapach oraz że „tryb przeprowadzania” testów – tj. czy testy będą przeprowadzane osobiście, czy zdalnie – zostanie określony w zaproszeniach do udziału w testach, które otrzymają kandydaci.

2. W zaproszeniach wysłanych do kandydatów (w dniu 4 listopada 2022 r.) określono następnie, że wstępna faza „testów wstępnych” odbędzie się wyłącznie zdalnie. Pisma zawierały instrukcje dotyczące formatu i działania testów, w tym wymagania dotyczące wyposażenia technicznego (np. dotyczące urządzeń, poziomów uprawnień dostępu do komputerów i systemów operacyjnych) oraz charakteru środowiska fizycznego (w szczególności dotyczące izolowanej przestrzeni lub pomieszczenia, w którym kandydaci uczestniczyliby w teście).

3. Testy odbyły się w okresie od 22 listopada do 2 grudnia 2022 r.

4. Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał znaczną liczbę skarg dotyczących procedury wyboru. Skargi dotyczyły szeregu kwestii, w szczególności:

a) praktyczne skutki wymogów technicznych i fizycznych, które utrudniły niektórym kandydatom przystąpienie do testów, oraz sposób, w jaki EPSO rozpatrywało związane z tym skargi;

b) problemy techniczne napotkane podczas testów oraz sposób, w jaki EPSO rozpatrywało związane z nimi skargi;

c) sposób, w jaki EPSO zorganizowało zmianę harmonogramu testów; oraz

d) ogólne kwestie związane z komunikacją EPSO na temat procedury naboru i sposobu rozpatrywania skarg, w tym wymogi dotyczące składania skarg.

5. Następnie Rzecznik otrzymał podobne skargi dotyczące procedur naboru organizowanych przez EPSO, w których stosowano testy zdalne.

6. 31 marca 2023 r., po wszczęciu przez Rzecznika dochodzenia z własnej inicjatywy, EPSO ogłosiło [2], że procedura naboru EPSO/AST/154/22 została anulowana.

W przedmiocie dochodzenia

7. Aby rozwiązać różne poruszone kwestie, Rzecznik Praw Obywatelskich postanowił wszcząć dochodzenie z własnej inicjatywy. Rzecznik zadał EPSO szereg pytań w celu zrozumienia, w jaki sposób przygotowało ono i określiło warunki testów zdalnych, w jaki sposób rozwiązało różne problemy praktyczne i techniczne, z którymi borykali się kandydaci, oraz w jaki sposób podjął decyzję o odwołaniu EPSO/AST/154/22 [3].

8. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał odpowiedzi EPSO [4]. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich odbył również spotkania z EPSO i skontrolował szereg dokumentów [5].

Testy odbywają się tylko zdalnie

Odpowiedź EPSO

9. EPSO stwierdziło, że decyzja o przejściu na testy online, a nie osobiste, jest wyborem strategicznym zatwierdzonym przez zarząd EPSO [6]. Testy zdalne to skuteczna metoda przeprowadzania procedur naboru z dużą liczbą kandydatów, umożliwiająca kandydatom równy udział bez względu na lokalizację geograficzną, przy jednoczesnym zwiększeniu elastyczności i uniknięciu kosztów podróży. W związku z tym posunięcie to ma na celu zwiększenie różnorodności wnioskodawców pod względem pochodzenia i pochodzenia geograficznego. Ma on również na celu skrócenie czasu trwania procedur naboru.

10. Przed podjęciem decyzji o zdalnym zorganizowaniu testów wyłącznie w odniesieniu do danego konkursu EPSO oceniło ryzyko operacyjne, takie jak potencjalne problemy z łącznością i problemy techniczne. Ocena ta opierała się na wcześniejszych doświadczeniach z dobrowolnymi testami online, które EPSO udostępniało od 2021 r., oraz na doświadczeniach z „konkursami” rekrutacyjnymi na mniejszą skalę w drugiej połowie 2022 r., w przypadku których testy były organizowane wyłącznie zdalnie.

11. Na podstawie tej oceny EPSO stwierdziło, że ogólnie rzecz biorąc, testy online zapewniłyby lepszy dostęp wielu kandydatom i że nie stanowiłyby dla większej liczby kandydatów niedogodności niż niedogodności związane z wymogiem udania się do ośrodka egzaminacyjnego.

12. EPSO zatrudnia zewnętrznego wykonawcę do organizowania i nadzorowania testów w procedurach naboru. Obecnym wykonawcą jest Prometric. Zgodnie z obecną umową Prometric nie jest zobowiązany do zapewnienia fizycznych ośrodków testowych. EPSO przygotowuje obecnie nowe zaproszenie do składania ofert, które będzie wymagało od wykonawcy posiadania ośrodków egzaminacyjnych, tak aby mógł on w pewnych okolicznościach zorganizować testy fizyczne.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

13. Rzecznik rozumie cele EPSO polegające na skróceniu czasu trwania procedur naboru i osiągnięciu większej różnorodności kandydatów poprzez zwiększenie dostępności testów. Wydaje się jednak, że przy wprowadzaniu modelu testów zdalnych EPSO nie uwzględniło w wystarczającym stopniu potencjalnych negatywnych skutków wymogów technicznych i fizycznych związanych z przystąpieniem do testu (jak przedstawiono poniżej), w szczególności dla kandydatów z mniej zamożnych środowisk ekonomicznych.

14. Przedstawiając przejście do testów wyłącznie zdalnych, EPSO zasadniczo sugerowało, że nie ma potencjalnych wad. Podejście to było również widoczne w sposobie rozpatrywania skarg. Jeżeli chodzi o zapewnienie akceptacji społecznej dla tego ruchu i zarządzanie oczekiwaniami, byłoby lepiej, gdyby EPSO przedstawiło bardziej wyczerpujące wyjaśnienie powodów i potencjalnych konsekwencji zdalnych testów dla kandydatów. Jest to coś, co należy wziąć pod uwagę w przyszłości.

15. Przed przejściem do testów zdalnych EPSO powinno przeprowadzić bardziej szczegółową ocenę. EPSO wskazało, że rozważa to już w ramach zbliżającego się zaproszenia do składania ofert na świadczenie usług testowych, które jest w trakcie przygotowywania. Nadrzędnym celem powinno być zagwarantowanie równości szans, a wszelkie wymogi techniczne lub fizyczne dotyczące testów zdalnych należy oceniać w tym kontekście. W przypadku gdy nie jest możliwe zajęcie się negatywnym wpływem takich wymogów na równość szans, EPSO powinno zapewnić, aby procedury naboru nadal zapewniały kandydatom możliwość przystąpienia do testów w fizycznych ośrodkach egzaminacyjnych. EPSO powinno również monitorować wpływ zmian w formatach testów na równość szans. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

Wymagania dla kandydatów biorących udział w testach zdalnych

Odpowiedź EPSO

16. W instrukcjach EPSO dla kandydatów wymieniono szereg wymogów, które kandydaci powinni spełnić, aby móc przystąpić do testów zdalnych [7]. Obejmują one wymogi techniczne dotyczące urządzeń komputerowych (wyłącznie laptopów lub komputerów stacjonarnych, a nie tabletów) i rozmiaru ekranu, a także obsługiwanych systemów operacyjnych i przeglądarek, poziomu praw dostępu i połączenia internetowego.

17. W przypadku aplikacji testowej dostarczonej przez jej wykonawcę, tylko Windows i macOS powyżej niektórych wersji są gwarantowane jako obsługiwane; wcześniejsze wersje lub inne systemy są wymienione jako nieobsługiwane. Ze względu na ograniczone zasoby EPSO nie jest w stanie samodzielnie systematycznie sprawdzać, które systemy operacyjne są kompatybilne z aplikacją testową.

18. W instrukcjach stwierdza się, że kandydaci muszą mieć prawa dostępu do wprowadzania zmian w oprogramowaniu na komputerach, z których korzystają (tzw. „prawa administratora”).

19. Aplikacja testowa została zaprojektowana dla pojedynczego 19-calowego lub większego ekranu, a grafika i rozmiar tekstu to odzwierciedlają. Oznacza to, że trudno jest odczytać wszystkie dokumenty testowe na mniejszych ekranach, zwłaszcza gdy kandydaci korzystają z narzędzi takich jak notatnik i kalkulator. EPSO zdaje sobie sprawę z tego problemu, który dotyczy w szczególności laptopów, które często mają mniejsze ekrany. Nie planuje się jednak optymalizacji aplikacji testowej ani struktury egzaminu (tekst, dokumenty i rozmiary graficzne) dla mniejszych ekranów w najbliższej przyszłości.

20. Instrukcje zawierają również wymagania dotyczące przestrzeni fizycznej, w której kandydaci powinni przystąpić do testów.

21. Zgodnie z instrukcjami kandydaci zasiadają do testu w pomieszczeniach ze ścianami, ale nie ze szklanymi ścianami. EPSO stwierdziło, że wymóg ten ma na celu uniemożliwienie osobom trzecim (w tym innym potencjalnym kandydatom) zapoznania się z treścią egzaminu spoza sali egzaminacyjnej.

22. Zgodnie z instrukcjami kandydaci powinni również zakryć okna. EPSO stwierdziło, że wymóg ten ma na celu poprawę jakości oświetlenia wewnątrz budynku. Wśród innych problemów różna jakość oświetlenia i bezpośrednie odblaski światła słonecznego mogą wpływać na jakość nagrań wideo egzaminu.

23. EPSO potwierdziło, że w przypadku gdy wnioskodawcy wyrazili obawy co do ich niezdolności do spełnienia niektórych z tych wymogów, nie zaproponowało alternatyw, ponieważ nie było to przewidziane.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

24. Rzecznik rozumie, że w praktyce kandydaci nie mają możliwości korzystania z komputerów służbowych (tj. komputerów należących do ich pracodawców), ponieważ kandydaci zazwyczaj nie mają „praw administratora” i jest wysoce nieprawdopodobne, aby jakikolwiek pracodawca zrzekł się jakichkolwiek ustawień zabezpieczeń w odniesieniu do użytku prywatnego (uczestniczenie w testach EPSO). To samo dotyczy kandydatów, którzy mają komputery z systemami operacyjnymi, które nie są obsługiwane.

25. Aplikacja testowa i zawartość testowa są przeznaczone dla większych ekranów, ale niektórzy kandydaci mogą nie mieć dostępu do takich ekranów i mają tylko ekrany laptopów. Jak przyznało EPSO, oznacza to, że kandydaci, którzy polegają wyłącznie na mniejszych ekranach laptopów, mieliby trudności z odczytaniem materiału testowego i zasadniczo znaleźliby się w niekorzystnej sytuacji, biorąc udział w teście.

26. Wyraźnie problematyczne jest, czy niektórzy kandydaci nie są w stanie prawidłowo korzystać z aplikacji testowej ze względu na sprzęt, do którego mają dostęp. Jak wspomniano powyżej, podważa to równość szans, a w szczególności może stawiać w niekorzystnej sytuacji osoby z mniej zamożnego środowiska gospodarczego. EPSO powinno zająć się tą kwestią, na przykład zobowiązując swojego wykonawcę do optymalizacji aplikacji testowej lub struktury testów, tak aby były one kompatybilne z ekranami o różnych rozmiarach (w tym standardowymi ekranami laptopów), lub podejmując inne kroki w celu zapewnienia, aby kandydaci nie znaleźli się w niekorzystnej sytuacji ze względu na sprzęt, do którego mają dostęp. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

27. W przypadku gdy kandydaci zgłaszali EPSO obawy dotyczące ich niezdolności do spełnienia wymogów, EPSO zasadniczo odrzuciło te obawy i sugerowało, że odpowiedzialność za pokonanie wszelkich barier spoczywa na kandydatach, na przykład poprzez pozyskiwanie alternatywnych komputerów. Wyraźnie nie było to nastawione na służbę i godne pożałowania.

28. Kandydaci mogą mieć trudności ze zrozumieniem, dlaczego wprowadzono niektóre wymogi, w szczególności wymogi dotyczące przestrzeni fizycznej. W związku z tym Rzecznik zachęca EPSO do wyjaśnienia, dlaczego konieczne są pewne wymogi. Przekazywanie kandydatom jasnych informacji może zwiększyć zaufanie społeczne do wymogów, które na pierwszy rzut oka mogą być trudne do zrozumienia, oraz ich akceptację. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

Informacje przekazane przez EPSO na temat procedury naboru

Odpowiedź EPSO

29. Oprócz ogłoszenia o konkursie EPSO udostępniło również kandydatom szczegółowe instrukcje w ich zaproszeniach. EPSO przekazało Rzecznikowi dwa zestawy instrukcji dla kandydatów dotyczących testów w kontekście procedur naboru obejmujących testy zdalne, które obowiązywały od listopada 2022 r. do września 2023 r.

30. EPSO poinformowało, że dokonuje przeglądu instrukcji dla kandydatów, które zostaną udostępnione w przyszłych konkursach, w celu skrócenia ich czasu trwania i uczynienia ich bardziej przyjaznymi dla użytkownika [8].

31. Instrukcje z września 2023 r. obejmują szeroki zakres tematów, w tym: wymogi techniczne; wymogi dotyczące powierzchni fizycznej przeznaczonej do badań w pozycji siedzącej; jak umówić się na spotkanie; dotyczące uprzedniej „kontroli systemu” aplikacji testowej; proces egzaminu; przepisy dotyczące zdalnego nadzorowania; zasady poufności i ochrony danych, między innymi.

32. Instrukcje zawierają linki do innych stron internetowych (w tym strony internetowej pomocy technicznej i strony internetowej wykonawcy EPSO) oraz dane kontaktowe (takie jak strona pomocy technicznej przed testami i w ich trakcie oraz internetowy formularz kontaktowy EPSO).

33. Podczas testu kandydaci nie mają dostępu do instrukcji. Nie wolno im mieć papierów, więc nie mogą drukować instrukcji, a instrukcje nie są również dostępne w aplikacji testowej. EPSO stwierdziło, że trudno byłoby zwrócić się do jego wykonawcy o zmianę platformy testowej w celu włączenia instrukcji, ponieważ z aplikacji korzystają również inni klienci wykonawcy.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

34. Biorąc pod uwagę nowe podejście do testowania, które obejmuje wymagania wobec kandydatów i nowe procedury, zmienione instrukcje muszą obejmować szeroki zakres zagadnień. Z własnego uznania EPSO wynika, że niektóre instrukcje nie są całkowicie jasne i należy je skrócić i uczynić bardziej przyjaznymi dla użytkownika.

35. Zapewnienie jasnych informacji i jak największej przejrzystości jest podstawowym wymogiem administracji publicznej, tym bardziej w przypadku, gdy organy publiczne wprowadzają nowe procedury i zasady, tak jak zrobił to EPSO. Jak wspomniano powyżej, instrukcje powinny również zawierać jasne wyjaśnienia dotyczące wymogów technicznych lub innych wymogów. Zapewnienie takiej przejrzystości ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia akceptacji społecznej. W związku z tym Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje zobowiązanie EPSO do zmiany instrukcji, tak aby były one krótsze i bardziej przyjazne dla użytkownika. Ufa, że zajmie się to również wszelkimi niespójnymi językami, takimi jak te zidentyfikowane w kontekście tego dochodzenia.

36. Nierozsądne jest jednak oczekiwanie, że kandydaci zapamiętają instrukcje i będą w stanie przypomnieć sobie je w z natury stresującej sytuacji testu. Aby rozwiązać ten problem, EPSO powinno zapewnić kandydatom w przyszłości dostęp do instrukcji podczas testu, umożliwiając im wniesienie wydrukowanej kopii lub zapewniając dostęp do instrukcji za pośrednictwem platformy testowej. Jest to szczególnie ważne, jeśli chodzi o informacje o tym, jak rozwiązywać problemy podczas egzaminu i jak złożyć skargę (patrz dalej poniżej). Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

Problemy podczas testów i rozpatrywania reklamacji

Odpowiedź EPSO

37. W instrukcjach opisano procedury rozwiązywania problemów napotkanych podczas testów, w szczególności wymóg uprzedniego zgłaszania problemów z pomocą techniczną Prometric, która zapewnia „bilety” na te problemy sprawozdawcze. Instrukcje i inne dokumenty, do których się odniesiono, odnoszą się zamiennie do różnych terminów: „bilet na wypadek wypadku”, „bilet na walizkę” i „bilet metryczny”.

38. W instrukcjach określono również, że jeżeli kandydaci napotkają problem techniczny podczas przeprowadzania „rozszerzonej kontroli systemu” swojego komputera przed dniem testu i jeżeli Prometric nie może znaleźć terminowego rozwiązania, kandydaci powinni podjąć działania w celu przystąpienia do testu z innego komputera. EPSO wyjaśniło, że nie jest to instrukcja obowiązkowa i że nie wymaga od kandydatów dysponowania dwoma komputerami.

39. Sposób, w jaki EPSO podejmuje działania następcze w związku ze skargami, określono w instrukcjach i informacjach na stronie internetowej EPSO. EPSO wymaga od kandydatów przedstawienia dowodów na to, że próbowali rozwiązać swoje problemy techniczne za pomocą wsparcia technicznego Prometric podczas testu, w momencie wystąpienia problemu, poprzez złożenie zgłoszenia.

40. EPSO stwierdziło, że skarga zostanie zarejestrowana jako taka, nawet jeśli skarżący użyje niewłaściwego formularza (formularza kontaktowego zamiast formularza skargi): oba formularze są przetwarzane przez Dział Kontaktu z Kandydatami EPSO. Usługa ta określa, czy wiadomości kwalifikują się jako skargi i czy wymagają dochodzenia. Następnie kandydaci otrzymują odpowiedź lub ich skarga zostaje przydzielona do innego zespołu EPSO.

41. Wszystkie skargi złożone za pośrednictwem internetowego formularza kontaktowego są rejestrowane w bazie danych i otrzymują numer. Jeżeli kandydaci prześlą skargę, która nie jest zgodna z instrukcjami, EPSO wysyła odpowiedź przypominającą kandydatom o przepisach.

42. Skargi kandydatów, którzy nie rozwiązali problemów podczas egzaminu lub którzy złożyli skargę po terminie, zostały odrzucone. W przypadkach, w których kandydaci nie ukończyli testu, ponieważ nie postępowali zgodnie z instrukcjami (a ich egzamin został z tego powodu zakończony przez prokurentów), ich skargi również zostały odrzucone.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

43. EPSO powinno przedstawić jasne i wyczerpujące informacje na temat sposobu składania skarg i sposobu ich rozpatrywania. W szczególności powinna ona zamieszczać na swojej stronie internetowej podstawowe informacje na temat wymogów dotyczących składania skarg, sposobu rozpatrywania skarg oraz terminów. Jak określono powyżej, wymogi dotyczące składania reklamacji powinny być również dostępne dla kandydatów podczas testu. Powinien on między innymi zapewnić spójność terminologii stosowanej do opisywania różnych elementów procedury w różnych istotnych dokumentach. Jest to szczególnie ważne, gdy wprowadza nowe podejście do testowania, w którym może wystąpić wzrost skarg związanych z kwestiami technicznymi. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

44. Chociaż EPSO opisało swoją praktykę i procedurę rozpatrywania skarg, dochodzenie Rzecznika i skargi złożone do Rzecznika wskazują, że EPSO nie zawsze zajmowało się skargami w sposób spójny. Dotyczyło to zarówno sposobu, w jaki początkowo rozpatrywała skargi, na przykład dotyczące dopuszczalności i wymogu posiadania biletu, jak i sposobu rozpatrywania skarg dotyczących podobnych kwestii.

45. W kontekście dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika EPSO stwierdziło, że dysponuje wytycznymi dotyczącymi rozpatrywania skarg. EPSO powinno dokonać przeglądu niniejszych wytycznych, biorąc pod uwagę kwestie wskazane w niniejszym dochodzeniu, oraz upewnić się, że są one jasne i wyczerpujące, a jego pracownicy są wystarczająco świadomi tych wytycznych i odpowiednio przeszkoleni, aby zapewnić ich spójne stosowanie. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

46. Jeżeli EPSO wymaga, aby kandydaci najpierw skontaktowali się ze wsparciem technicznym swojego wykonawcy zewnętrznego przed złożeniem skargi dotyczącej problemów podczas testu zdalnego, powinno wyraźnie określić ten wymóg w ogłoszeniu o konkursie, a nie w instrukcjach. Ważne jest jednak, aby EPSO wykazało się elastycznością w rozpatrywaniu skarg, ponieważ mogą zaistnieć sytuacje, w których kandydaci nie będą mogli skontaktować się ze wsparciem technicznym lub uzyskać biletów.

Zmiana harmonogramu badań

Odpowiedź EPSO

47. W odniesieniu do procedury naboru EPSO/AST/154/22 EPSO stwierdziło, że w kontekście rozpatrywania skarg oferuje możliwość ponownego przeprowadzenia testów w następujących sytuacjach:

• w przypadku gdy kwestie techniczne pozostawały poza kontrolą kandydatów i wystąpiły pomimo dochowania przez nich należytej staranności;
• w przypadku gdy kandydaci przeszli obowiązkową „kontrolę gotowości systemu rozszerzonego” i egzamin próbny, jeżeli kwestia dotyczyła rozpoczęcia testu; lub
• gdy kandydaci próbowali rozwiązać problemy z Prometric podczas samego egzaminu i przedstawili dowód tych prób (na przykład numer biletu ich kontaktu z pomocą techniczną).

48. EPSO stwierdziło, że w przypadku gdy dochodzenie w sprawie skargi nie było rozstrzygające, wątpliwości były zawsze rozstrzygane na korzyść kandydatów, którym konsekwentnie pozwolono ponownie przystąpić do testu. Jeżeli kandydaci napotkali problemy techniczne związane z rozpoczęciem testu, ale nie przeszli wcześniej obowiązkowych kontroli, nie zaoferowano im możliwości ponownego przystąpienia do testu.

49. Zgodnie z instrukcjami „jeżeli w wyjątkowych okolicznościach konieczne jest przełożenie testu lub ponowne przetestowanie kandydata, komunikacja między EPSO a kandydatem jest obsługiwana przez dostawcę testów za pośrednictwem poczty elektronicznej”. EPSO przyznało, że treść instrukcji nie jest do końca jasna. Dostawca testów nie rozpatruje skarg w imieniu EPSO. EPSO odpowiada kandydatom.

50. Obecnie EPSO nie zapewnia kandydatom możliwości wyboru daty i godziny, w której mogliby przełożyć swoje testy, ale zapewnia kandydatom ustaloną datę i godzinę. EPSO współpracuje ze swoim wykonawcą w celu zmiany procedury zmiany harmonogramu testów, aby umożliwić kandydatom zarezerwowanie daty i godziny ponownego przeprowadzenia testów.

51. EPSO stwierdziło, że zmiana harmonogramu jest dozwolona tylko raz w przypadku problemów technicznych. Wynika to z faktu, że EPSO opracowuje tylko dwa różne testy (o różnej treści) dla każdej procedury naboru: jeden w przypadku pierwotnie zaplanowanych testów i jeden w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, w których testy muszą zostać przełożone. Opracowanie zawartości testowej zajmuje miesiące. Możliwości zmiany terminu więcej niż jeden raz są zatem ograniczone i zazwyczaj byłyby dostępne tylko dla kandydatów, którzy nie zapoznali się z treścią jednego z testów. W normalnych warunkach tylko garstka skarżących doświadcza problemu technicznego w swoim przełożonym teście. W takim przypadku kandydaci mogą złożyć skargę, a zespół prawny EPSO lub komisja konkursowa mogą zdecydować, że kandydat ma kolejną możliwość przystąpienia do testu. Może się to odbyć w siedzibie EPSO lub zdalnie.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

52. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje fakt, że EPSO stara się udoskonalić swoją politykę dotyczącą zmiany harmonogramu testów, aby umożliwić kandydatom wybór daty i godziny, która im odpowiada, a nie przypisanie im daty i godziny, co było dotychczas praktyką.

53. Rzecznik jest zdania, że w przypadku gdy kandydaci doświadczą problemów w przełożonych testach, które nie są ich winą, EPSO powinno umożliwić takim kandydatom ponowne przełożenie. Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawi poniżej sugestię w tym zakresie.

54. W odniesieniu do innych aspektów informacji przekazywanych kandydatom EPSO powinno zapewnić, aby informacje dotyczące zmiany harmonogramu testów były jasne i dokładne.

Decyzja o odwołaniu procedury naboru EPSO/AST/154/22

Odpowiedź EPSO

55. EPSO stwierdziło, że decyzja o odwołaniu konkursu została podjęta przez EPSO na wniosek jego zarządu, po wnikliwej analizie uwzględniającej różne występujące problemy, w szczególności w odniesieniu do przeprowadzania zdalnie nadzorowanych testów, w tym problemy techniczne i problemy związane z ochroną danych.

56. EPSO udostępniło Rzecznikowi dokumenty przedstawiające analizę operacyjną i prawną leżącą u podstaw decyzji o unieważnieniu, w tym ocenę innych możliwych kierunków działania [9].

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

57. Po odwołaniu konkursu Rzecznik Praw Obywatelskich otrzymał znaczną liczbę skarg w tej sprawie. Zrozumiałe jest, że kandydaci, którzy pomyślnie przeszli testy, są głęboko rozczarowani odwołaniem i woleliby inne rozwiązanie problemów związanych z procedurą naboru.

58. W kontekście tego dochodzenia EPSO przedstawiło dalsze szczegółowe informacje na temat decyzji o anulowaniu i różnych rozważanych scenariuszy. Należy jednak ubolewać, że EPSO nie uczyniło tego proaktywnie w momencie ogłaszania odwołania. Dostarczanie społeczeństwu jasnych informacji w odpowiednim czasie może zwiększyć legitymację i poprawić akceptację decyzji przez osoby, na które decyzje te mają negatywny wpływ.

Wnioski

Rzecznik zamyka dochodzenie, stwierdzając, że:

Dalsze dochodzenia nie są uzasadnione.

EPSO zostanie poinformowane o tej decyzji. Rzecznik będzie również starała się poinformować o swojej decyzji skarżących, którzy złożyli skargi dotyczące korzystania przez EPSO z testów zdalnych.

Propozycje ulepszeń

1.  EPSO powinno przeprowadzić kompleksową ocenę potencjalnego wpływu wszelkich wymogów dotyczących testów zdalnych na równość szans. W przypadku gdy nie jest możliwe zajęcie się negatywnym wpływem takich wymogów na równość szans, EPSO powinno zapewnić, aby procedury naboru nadal zapewniały kandydatom możliwość przystąpienia do testów w fizycznych ośrodkach egzaminacyjnych. EPSO powinno również monitorować wpływ zmian w formatach testów na równość szans.

2. EPSO powinno w szczególności dopilnować, aby jego wymogi techniczne nie uniemożliwiały kandydatom udziału w testach zdalnych ani nie stawiały w niekorzystnej sytuacji kandydatów, którzy nie mają dostępu do urządzeń spełniających te wymogi. EPSO powinno współpracować ze swoim wykonawcą w celu opracowania aplikacji testowej, aby rozwiązać ten problem. W przypadku gdy nie jest możliwe wyeliminowanie potencjalnie wykluczających wymogów technicznych, EPSO powinno zbadać potencjalne alternatywne rozwiązania dla kandydatów.

3. Ponieważ wprowadzenie testów zdalnych doprowadziło do powstania znacznych wymogów dotyczących sprzętu i dostępu do odpowiednich obszarów fizycznych, Rzecznik zachęca EPSO do jaśniejszego wyjaśnienia na swojej stronie internetowej, dlaczego takie wymogi są konieczne. Udzielanie kandydatom jasnych informacji może zwiększyć zaufanie publiczne do wymogów, które na pierwszy rzut oka mogą być trudne do zrozumienia i które mogą mieć wpływ na zdolność niektórych kandydatów do uczestnictwa, oraz ich akceptację. W przypadku gdy kandydaci zgłaszają uzasadnione obawy dotyczące wymogów, EPSO powinno zająć się takimi obawami w sposób ukierunkowany na służby.

4. EPSO powinno zapewnić kandydatom w przyszłości dostęp do instrukcji podczas egzaminu, w szczególności dotyczących sposobu rozwiązywania problemów podczas egzaminu i składania skarg. Można to zapewnić, umożliwiając kandydatom wniesienie drukowanej kopii instrukcji lub zapewniając dostęp do instrukcji za pośrednictwem platformy testowej.

5. EPSO powinno przedstawić jasne i wyczerpujące informacje na temat sposobu składania skarg i sposobu ich rozpatrywania. W szczególności powinna ona zamieszczać na swojej stronie internetowej podstawowe informacje na temat wymogów dotyczących składania skarg, sposobu rozpatrywania skarg oraz terminów. Powinien on między innymi zapewnić spójność terminologii stosowanej do opisywania różnych elementów procedury w różnych istotnych dokumentach.

6. EPSO powinno dokonać przeglądu swoich wytycznych dotyczących rozpatrywania skarg, biorąc pod uwagę kwestie wskazane w niniejszym dochodzeniu, oraz upewnić się, że są one jasne i wyczerpujące, a jego pracownicy są wystarczająco świadomi tych wytycznych i odpowiednio przeszkoleni, aby zapewnić ich spójne stosowanie. Jak zauważono, w pewnych okolicznościach, na przykład w odniesieniu do wymogu uprzedniego skontaktowania się ze wsparciem technicznym swojego wykonawcy, EPSO powinno zapewnić pewien stopień elastyczności w sposobie rozpatrywania skarg.

7. W przypadku gdy kandydaci doświadczą problemów w przesuniętych terminach testów, które nie wynikają z ich winy, EPSO powinno umożliwić takim kandydatom ponowne przełożenie terminów.

 

[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:C2022/363A/01&from=EN

[2] EPSO opublikowało ogłoszenie na swojej stronie internetowej: https://eu-careers.europa.eu/en/cancellation-competition-epso-ast-154-22-assistants-ast3.  

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/167288

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/168090

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169795

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175767

https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768

[5] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/inspection-report/en/180852

[6] W skład zarządu EPSO wchodzi po jednym członku z każdej instytucji UE i trzech przedstawicieli pracowników o statusie obserwatora wyznaczonych przez komitety pracownicze instytucji. Do głównych zadań zarządu należy zatwierdzanie zasad funkcjonowania i organizacji EPSO, w tym w odniesieniu do procedur naboru.

[7] https://eu-careers.europa.eu/en/it-requirements-passing-epsos-remotely-proctored-tests-0#:~:text=You%20must%20use%20only%20a,mouse%20and%20keyboard%20are%20allowed.&text=The%20operating%20system%20must%20be,macOS%20Sonoma%20is%20not%20supported)

[8] Aktualna wersja online instrukcji jest dostępna tutaj: https://eu-careers.europa.eu/en/remotely-proctored-testing

[9] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/175768