Kontekst skargi

1. Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) organizuje procedury naboru pracowników instytucji, organów i agencji UE. Do celów rekrutacji pracowników kontraktowych EPSO stosuje narzędzie do naboru pracowników kontraktowych (CAST).

2.  W przypadku pojawienia się potrzeb związanych z rekrutacją instytucje UE mogą wstępnie wybrać kilku kandydatów, którzy są zarejestrowani w bazie danych zgłoszeń CAST i których kwalifikacje odpowiadają poszukiwanemu profilowi zawodowemu. Wstępnie wybrani kandydaci są następnie zapraszani przez EPSO do poddania się serii testów, ale nie są informowani o tym, która instytucja UE dokonała ich wstępnej selekcji. Wybrani kandydaci mogą otrzymać ofertę zatrudnienia od danej instytucji.

3. Skarżącą zaproszono do udziału w teście dla pracowników kontraktowych („stała procedura naboru CAST”) w dziedzinie finansów.[1] Zarezerwowała sobie termin testu, który odbędzie się w ośrodku egzaminacyjnym ostatniego dnia dostępnego okresu testowego, tj. 3 grudnia 2021 r.

4. Kilka dni przed testem jeden z członków rodziny skarżącej uzyskał pozytywny wynik testu na COVID-19. Zgodnie ze środkami sanitarnymi obowiązującymi w tym czasie skarżący został objęty obowiązkową czternastodniową kwarantanną i nie mógł udać się do ośrodka egzaminacyjnego w wyznaczonym terminie.

5. Skarżąca poinformowała EPSO o swojej sytuacji i zwróciła się do niego o zmianę terminu egzaminu. Zwróciła się również do EPSO o poinformowanie instytucji, która dokonała jej wstępnej selekcji, że nie może przystąpić do egzaminu w pierwotnym terminie.

6. EPSO odrzuciło wniosek skarżącego, twierdząc, że nie jest możliwe przedłużenie okresu testów ani przełożenie testu na następny okres testów. Poinformowała jednak skarżącą, że jej profil pozostanie widoczny dla instytucji, która wstępnie ją wybrała i która może podjąć decyzję o ponownym zaproszeniu jej na test.

7. Niezadowolony z decyzji EPSO skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w grudniu 2021 r.

W przedmiocie dochodzenia

8. Rzecznik Praw Obywatelskich wszczął dochodzenie w sprawie tego, w jaki sposób:

(i) EPSO rozpatrzyło wniosek skarżącej o zmianę terminu egzaminu, a w szczególności to, czy EPSO rozważyło alternatywne rozwiązania i uwzględniło zasadę siły wyższej w konkursach otwartych [2], zgodnie z którą kandydatom należy w pewnych okolicznościach wyznaczyć nowy termin.

(ii) EPSO odpowiedziało na wniosek skarżącej o poinformowanie instytucji, która dokonała jej wstępnej selekcji, że nie może przystąpić do testu.

9. W trakcie dochodzenia Rzecznik otrzymał pisemną odpowiedź EPSO. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich spotkał się również z przedstawicielami EPSO.

10. Sprawozdanie ze spotkania udostępniono skarżącemu, który nie przedstawił uwag na temat jego treści.

Sposób rozpatrzenia przez EPSO wniosku o zmianę terminu egzaminu

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

11. Skarżąca twierdziła, że nie była w stanie przystąpić do testu ze względu na okoliczności, na które nie miała wpływu i na które nie mogła znaleźć odpowiedniego rozwiązania. Dodała, że jeśli uda się do ośrodka egzaminacyjnego w wyznaczonym terminie, narazi innych kandydatów na ryzyko i naruszy obowiązujące środki sanitarne.

12. Skarżący uznał zatem, że decyzja EPSO o niedopuszczeniu do zmiany terminu testu była dyskryminująca i nieodpowiednia w świetle pandemii COVID-19.

13. EPSO argumentowało, że testy mogą zostać przełożone w tym samym okresie, w zależności od dostępności. Przedłużenie okresu testów jako takiego nie było jednak możliwe ze względu na szczególny charakter stałej procedury naboru CAST, której celem jest szybkie zaspokojenie potrzeb instytucji UE w zakresie rekrutacji. Ponieważ test skarżącej zaplanowano na ostatni dostępny termin w okresie testowym, nie można było przełożyć jego terminu. Dodała, że instytucje rekrutujące mogą podjąć decyzję o ponownym zaproszeniu kandydata na późniejszy okres testów, ale EPSO nie odgrywa w tym celu żadnej roli.

14. Jeżeli chodzi o alternatywne rozwiązania, które pozwoliłyby kandydatce przystąpić do egzaminu, EPSO wskazało, że podejmuje kroki w celu wprowadzenia testów zdalnych w procedurze CAST, ale nie miało to miejsca w momencie przeprowadzania testu przez skarżącego. W związku z tym EPSO nie było w stanie przedstawić kandydatce żadnego innego alternatywnego rozwiązania, które pozwoliłoby jej przystąpić do testu w wyznaczonym terminie.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

15. Rzecznik rozumie rozczarowanie skarżącej, która uważa, że z powodu okoliczności pozostających poza jej kontrolą nie wykorzystała szansy zawodowej.

16. Rzecznik uważa jednak, że w trakcie dochodzenia EPSO przedstawiło uzasadnione argumenty, dlaczego nie było w stanie podać skarżącemu alternatywnej daty testów. Chociaż godne ubolewania jest to, że wniosek skarżącej o zmianę terminu egzaminu nie mógł zostać uwzględniony, EPSO prawidłowo wyjaśniło, że jedynie instytucja rekrutująca może podjąć decyzję o ponownym zaproszeniu kandydata do udziału w egzaminie w innym okresie testowym.

17. Chociaż godne ubolewania było również to, że możliwość przeprowadzenia testów zdalnych w ramach procedury nie była dostępna w momencie przeprowadzania testu przez skarżącego, Rzecznik zauważa, że od tego czasu EPSO podjęło kroki w celu rozwiązania tego problemu.

18. W związku z powyższym Rzecznik uważa, że EPSO rozpatrzyło wniosek skarżącego w odpowiedni i rozsądny sposób.

W jaki sposób EPSO poinformowało instytucję rekrutującą, że skarżący nie może przystąpić do testu

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich

19. Skarżąca wyraziła obawę, że jeżeli EPSO nie poinformuje instytucji prowadzącej rekrutację o powodach, dla których nie może przystąpić do egzaminu, może założyć, że nie jest zainteresowana stanowiskiem pracownika kontraktowego, i nie zaprosi jej ponownie do udziału w egzaminach. Skarżąca stwierdziła ponadto, że nie może sama poinformować instytucji rekrutującej, ponieważ jej tożsamość nie została jej ujawniona w toku postępowania.

20.  EPSO poinformowało instytucję rekrutacyjną, dlaczego skarżący nie może przystąpić do testu, i wskazało, że może ponownie zaprosić kandydata do udziału w teście w następnym okresie testowym. EPSO nie poinformowało jednak skarżącego, że poinformowało instytucję rekrutującą, zgodnie ze swoją ówczesną praktyką administracyjną. Dodała, że od stycznia 2022 r. przekazuje takie informacje kandydatom. W szczególności informuje on wstępnie wybranych kandydatów w zaproszeniu CAST, że mogą oni powiadomić EPSO o swojej niedostępności w danym okresie testowym, w ciągu dwóch dni od ich zaproszenia i przy dostarczaniu dokumentów potwierdzających. Informacje te są następnie przekazywane odpowiedniej instytucji prowadzącej rekrutację, która może podjąć decyzję o ponownym zaproszeniu kandydata na kolejny okres testowy.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

21. Zrozumiałe jest, że w przypadkach, w których kandydaci nie uczestniczą w egzaminie ze względu na okoliczności pozostające poza ich kontrolą, chcieliby mieć pewność, że ich nieobecność nie wpłynie na możliwość ponownego zaproszenia na egzamin w przyszłości.

22. Szkoda, że EPSO nie poinformowało skarżącej, że instytucja rekrutująca została poinformowana o powodach, dla których nie mogła przystąpić do egzaminu. Rzecznik zauważa jednak, że od tego czasu EPSO przyjęło istotne zmiany w swojej polityce testowania i obecnie przekazuje takie informacje kandydatom. Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje to z zadowoleniem.

23. W trakcie dochodzenia zespół dochodzeniowy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zauważył, że informacje, które EPSO udostępnia obecnie kandydatom na temat ich praw w przypadku braku możliwości przystąpienia do testu, nie są do końca jasne i nie zostały również odzwierciedlone na specjalnej stronie internetowej EPSO dotyczącej stałej procedury naboru CAST. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zakwestionował również krótki termin powiadomienia o niedostępności, który nie uwzględniałby nieprzewidzianych okoliczności bliżej daty testu.

24. EPSO wyraziło gotowość do przedłużenia okresu powiadomienia, tak aby obejmował on cały okres rezerwacji i testowania, oraz do zapewnienia jaśniejszych informacji na swojej specjalnej stronie internetowej.  

25. Rzecznik z zadowoleniem przyjmuje również gotowość EPSO do przedłużenia terminu, w którym kandydaci mogą powiadomić EPSO o swojej nieobecności. Rzecznik zauważa, że jest to nie tylko sprawiedliwsze dla kandydatów, ale także umożliwia instytucjom rekrutującym zachowanie największej puli potencjalnych kandydatów na stanowiska pracowników kontraktowych.

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka sprawę z następującym wnioskiem [3]:

Europejski Urząd Doboru Kadr nie dopuścił się niewłaściwego administrowania.

Skarżący i Europejski Urząd Doboru Kadr zostaną poinformowani o niniejszej decyzji.

Tina Nilsson
Kierownik Działu Rozpatrywania Spraw

Strasburg, 18 stycznia 2023 r.

[1] EPSO/CAST/P/1/2017 Finanse.

[2] Decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zamykająca dochodzenie w sprawie skargi 52/2014/EIS dotyczącej decyzji Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO) o należytym uwzględnieniu zasady siły wyższej w konkursach otwartych: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/73144.

[3] Skarga ta została rozpatrzona w ramach procedury delegowanej zgodnie z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przyjęcia przepisów wykonawczych.