W przedmiocie skargi

1. W 2018 r. skarżący zgłosił się do postępowania w sprawie naboru [1] zorganizowanego przez Europejską Agencję Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) w celu zatrudnienia pracowników kontraktowych wykonujących różne obowiązki. Procedura wyboru obejmowała wstępny etap selekcji, podczas którego wszyscy kwalifikujący się wnioskodawcy byli oceniani pod kątem określonych kryteriów. Kandydaci z najwyższym wynikiem na tym etapie zostaną zaproszeni na test pisemny i rozmowę kwalifikacyjną.

2.  Skarżący nie znalazł się wśród wnioskodawców, którzy uzyskali najwyższą liczbę punktów na etapie kontroli przesiewowej, a Frontex wykluczył go z procedury wyboru. Skarżący wniósł następnie skargę administracyjną na decyzję Fronteksu o wykluczeniu go z postępowania w sprawie naboru. Ponieważ skarżący nie otrzymał odpowiedzi, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich w lipcu 2020 r.

3. Rzecznik wszczął dochodzenie i między innymi zwrócił się do Fronteksu o udzielenie odpowiedzi na skargę skarżącego. [2] W swojej odpowiedzi Frontex stwierdził, że komisja selekcyjna [3] ponownie zbadała i potwierdziła swoją wstępną ocenę: punktacja skarżącego wynosiła 65 %, natomiast próg zaproszenia na kolejny etap procedury selekcyjnej ustalono na 70 %.

4.  Po udzieleniu odpowiedzi przez Frontex Rzecznik zamknęła sprawę, prosząc Frontex o poprawę komunikacji z niewybranymi wnioskodawcami na wszystkich etapach procedur naboru pracowników.

5. Niezadowolony z odpowiedzi Fronteksu na skargę administracyjną skarżący zwrócił się ponownie do Rzecznika Praw Obywatelskich w styczniu 2021 r. Twierdził, że Frontex nie odniósł się do jego konkretnych argumentów dotyczących sposobu oceny jego wniosku w procedurze naboru w 2018 r. Skarżył się również, że Frontex nie odpowiedział na jego wniosek o informacje zwrotne dotyczące wyniku rozmowy kwalifikacyjnej i testu, w którym uczestniczył na wakującym stanowisku w sierpniu 2019 r., jako wybrany kandydat umieszczony na krótkiej liście sporządzonej w ramach innej procedury naboru [4] (zwanej dalej „procedurą naboru z 2019 r.”).

W przedmiocie dochodzenia

6. Rzecznik wszczął dochodzenie w sprawie następujących aspektów skargi:

a) dokonaną przez Frontex ocenę wniosku skarżącego w ramach procedury wyboru w 2018 r., a także obawy skarżącego dotyczące sposobu rozpatrzenia przez Frontex jego skargi administracyjnej dotyczącej tej procedury;

b) Nieprzekazanie przez Froxtex skarżącemu informacji zwrotnych dotyczących procedury naboru w 2019 r.

7. W pierwszej kolejności Rzecznik zwróciła się do Fronteksu o udzielenie odpowiedzi na wniosek skarżącego o przekazanie informacji zwrotnych na temat jego wyników w procedurze naboru w 2019 r.

8. W kontekście dochodzenia Frontex odpowiedział na wniosek skarżącego o informacje zwrotne dotyczące procedury wyboru w 2019 r. Następnie zespół dochodzeniowy Rzecznika odbył spotkanie z Fronteksem i skontrolował dokumenty dotyczące procedury wyboru w 2018 r., a następnie zadał Fronteksowi dodatkowe pytania i skontrolował dodatkowe dokumenty. Skarżący przedstawił uwagi do późniejszego sprawozdania z kontroli (sprawozdanie znajduje się w załączniku do niniejszej decyzji).

9. Niniejsza decyzja uwzględnia argumenty i opinie przedstawione przez obie strony.

Ocena Rzecznika Praw Obywatelskich

Procedura wyboru w 2018 r.

10. Oceniając kandydatów, komisje selekcyjne są związane kryteriami wyboru stosowanymi w danej procedurze naboru. Jednocześnie zgodnie z orzecznictwem Unii komisje selekcyjne dysponują szerokim zakresem uznania przy ocenie kwalifikacji i doświadczenia zawodowego kandydata na podstawie tych kryteriów [5]. Rola Rzecznika ogranicza się zatem do ustalenia, czy komisja selekcyjna popełniła oczywisty błąd [6]. Osobiste przekonanie kandydata o wynikach pracy nie może podważyć oceny komisji selekcyjnej i nie stanowi samo w sobie dowodu oczywistego błędu komisji selekcyjnej [7].

11. Dokumenty i wyjaśnienia uzyskane od Fronteksu w toku tego dochodzenia (zob. sprawozdanie z kontroli załączone do niniejszej decyzji) nie wskazują na oczywisty błąd w ocenie wniosku skarżącego przez komisję selekcyjną na etapie kontroli wstępnej procedury wyboru.

12. Skarżący został oceniony na podstawie czterech wcześniej ustalonych kryteriów przez trzech indywidualnych oceniających. Te cztery kryteria odpowiadały czterem z pięciu kompetencji zawodowych wymienionych w ogłoszeniu o naborze.[8] Za każdą z czterech kompetencji zawodowych kandydatom przyznano od 0 do 5 punktów. Tak więc maksymalna liczba punktów, jaką kandydat mógł uzyskać od asesora za wszystkie cztery kompetencje, wynosiła 20 punktów (cztery kompetencje pomnożone przez pięć punktów). Maksymalna liczba punktów, jaką wnioskodawca mógł uzyskać na etapie kontroli przesiewowej, wynosiła zatem 60 punktów (trzech oceniających razy 20 punktów), co stanowiło łączny wynik 100%.

13. Obliczenie całkowitego wyniku skarżącego na etapie kontroli przesiewowej (39 z 60 punktów), w tym sposobu, w jaki Frontex przełożył ten wynik na odsetek (65 %), było prawidłowe i zgodne z wcześniej ustalonymi zasadami. Łączny wynik skarżącego był niższy od ustalonego wcześniej progu zaproszenia na test pisemny i rozmowę kwalifikacyjną (42 z 60 punktów, tj. 70 %).

14. Ze skontrolowanych dokumentów wynika również, że każdy członek komisji selekcyjnej oceniał indywidualnie każdego kandydata. Nie istniały żadne podkryteria (w zakresie 0–5 punktów) pozwalające na ocenę czterech kompetencji ocenionych na etapie kontroli przesiewowej. Frontex wyjaśnił, że sposób, w jaki poszczególni członkowie komisji selekcyjnej przyznawali punkty w tym przedziale (od 0 do 5 punktów), mieścił się w ich „marginesie uznania”. Biorąc pod uwagę szeroki zakres uznania komisji selekcyjnej w ogóle, Rzecznik uważa to wyjaśnienie za wystarczające [9].

15. W każdym razie każdy z członków komisji selekcyjnej przyznał skarżącemu zasadniczo podobne punkty za każdą z czterech kompetencji. Spójność ta znajduje również odzwierciedlenie w łącznej punktacji, jaką skarżący otrzymał od każdego z trzech członków komisji selekcyjnej, która nie różniła się znacząco.

16. W odniesieniu do skargi administracyjnej skarżącego Rzecznik stwierdza, że informacje i dokumenty wewnętrzne dostarczone przez Frontex nie wykazują, że Frontex zastosował w tym przypadku jasno określoną i wystarczająco udokumentowaną procedurę. Dotyczy to zarówno sposobu rozpatrzenia skargi administracyjnej jako takiej, jak i prowadzenia dokumentacji z prac komisji selekcyjnej.

17. W szczególności w odpowiedzi na skargę administracyjną skarżącego Frontex stwierdził, że wstępna ocena wniosku skarżącego została „ponownie rozpatrzona i potwierdzona przez komisję selekcyjną [...] w celu zapewnienia, aby nie wystąpił oczywisty błąd w ocenie”. Podczas spotkania kontrolnego z zespołem dochodzeniowym Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich Frontex stwierdził, że decyzja w sprawie „dopuszczalności” skargi administracyjnej jest „sporządzana” przez jego dział zasobów ludzkich i prawny (a nie przez komisję selekcyjną) oraz że „jeżeli wnioskodawca uzna, że zasłużył na więcej punktów, komisja selekcyjna może ponownie ocenić wniosek i podjąć decyzję o potwierdzeniu lub zmianie (w przypadku oczywistego błędu w ocenie) pierwotnie przyznanych punktów”.

18. Wewnętrzna notatka informacyjna na temat procedury wyboru [10], przekazana Rzecznikowi po posiedzeniu, nie wyjaśnia w wystarczającym stopniu pracy komisji selekcyjnej przy ponownej ocenie wniosku skarżącego. W szczególności nie zawiera ona notatki z ponownej oceny sporządzonej przez komisję selekcyjną. Nie zawiera również wystarczających informacji na temat roli zasobów ludzkich i sektora prawnego Fronteksu w rozpatrywaniu skargi administracyjnej. Ogólnie rzecz biorąc, notatka informacyjna sprawia wrażenie niekompletnego dokumentu, który jest jeszcze na etapie projektu.

19. W kontekście odrębnego dochodzenia [11] Rzecznik ustalił, że Frontex oferuje trzy różne możliwości niewybranym wnioskodawcom: (i) wniosek o informacje zwrotne; (ii) wniosek o dokonanie przeglądu oraz (iii) zażalenie administracyjne. W tamtym czasie warianty te nie były wystarczająco jasne dla wnioskodawców. Rzecznik z zadowoleniem przyjęła zatem fakt, że w marcu 2021 r. Frontex zaktualizował standardowy tekst swoich ogłoszeń o naborze i poprawił sposób informowania wnioskodawców o możliwościach dochodzenia roszczeń w kontekście procedur naboru pracowników [12].

20. W przedmiotowej procedurze naboru zarówno ogłoszenie o naborze, jak i dokumenty Fronteksu dotyczące sposobu rozpatrzenia skargi administracyjnej skarżącego (wewnętrzna notatka informacyjna, odpowiedź na skargę) pochodzą z 2020 r., tj. poprzedzają dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich w powyższej sprawie. Biorąc pod uwagę, że mechanizm dochodzenia roszczeń Fronteksu dostępny dla wnioskodawców, którzy nie zostali wybrani, został następnie jasno określony, a także biorąc pod uwagę, że w decyzji Fronteksu w tej sprawie nie stwierdzono żadnego oczywistego błędu w ocenie, Rzecznik stwierdza, że nie są uzasadnione żadne dodatkowe dochodzenia dotyczące sposobu rozpatrzenia przez Frontex skargi administracyjnej skarżącego.

21. Niemniej jednak Rzecznik Praw Obywatelskich z żalem zauważa, że w ostatnim ogłoszeniu o naborze opublikowanym na stronie internetowej Fronteksu [13] odstąpiono od ulepszonego standardowego tekstu dotyczącego mechanizmu dochodzenia roszczeń. Tekst przedmiotowego ogłoszenia o naborze, a także strona internetowa, do której odnosi się ogłoszenie o naborze, nie informują wyraźnie kandydatów o wszystkich dostępnych możliwościach dochodzenia roszczeń i sposobach korzystania z nich.

22. W związku z tym Rzecznik uważa, że konieczne jest przedstawienie Fronteksowi pewnych sugestii dotyczących poprawy w odniesieniu do sposobu, w jaki informuje on wnioskodawców o możliwościach dochodzenia roszczeń w procedurach naboru pracowników, a także sposobu rozpatrywania skarg administracyjnych oraz prowadzenia rejestrów i dokumentów dotyczących swojej wewnętrznej pracy w tym zakresie.

23. Po pierwsze, Rzecznik sugeruje, aby Frontex wyjaśnił we wszystkich swoich ogłoszeniach o naborze wszystkie możliwości zadośćuczynienia dla niewybranych kandydatów, jak ustalono w kontekście poprzedniego dochodzenia (wniosek o informacje zwrotne, wniosek o ponowne rozpatrzenie, zażalenie administracyjne, wszelkie inne środki odwoławcze), a także sposób ich wykorzystania. Obejmuje to określenie odpowiedniego kanału dla każdej możliwości dochodzenia roszczeń (np. funkcyjna skrzynka pocztowa)[14] oraz krótkie wyjaśnienie wszelkich mających zastosowanie procedur i terminów.

24. Jeżeli chodzi w szczególności o skargi administracyjne, informacje, które Frontex przekazuje wnioskodawcom w swoim ostatnim ogłoszeniu o naborze, odnoszą się jedynie do możliwości składania takich skarg drogą pocztową [15]. Jednak w kontekście poprzedniego dochodzenia, o którym mowa powyżej, Frontex stwierdził, że przyjmuje skargi administracyjne zarówno drogą pocztową, jak i elektroniczną. Rzecznik uważa zatem, że Frontex powinien wyraźnie zawrzeć w ogłoszeniach o naborze informacje na temat możliwości złożenia przez kandydatów skargi administracyjnej również drogą elektroniczną. W odniesieniu do skarg administracyjnych wysyłanych pocztą przydatne byłoby również uwzględnienie w odpowiedniej sekcji ogłoszeń o naborze, że należy to zrobić listem poleconym (aby zapobiec wszelkim problemom związanym z niedostarczoną pocztą lub niejasną datą złożenia).

25. Rzecznik sugeruje również, aby Frontex systematycznie dostarczał wnioskodawcom potwierdzenie otrzymania skargi administracyjnej jako takiej [16]. Wyjaśniłoby to od samego początku, w jaki sposób Frontex traktuje wnioski wnioskodawców i jaka jest mająca zastosowanie procedura (pod względem terminów dopuszczalności, terminów rozpatrywania, dalszych środków odwoławczych itp.).

26.  Rozpatrując skargę administracyjną, Frontex powinien również prowadzić jasną pisemną dokumentację dotyczącą sposobu rozpatrywania takich skarg. Obejmuje to wszelkie prace przygotowawcze, opinie, uwagi lub notatki sporządzone na każdym etapie (na przykład dotyczące oceny dopuszczalności skargi lub przeprowadzonej ponownej oceny merytorycznej) oraz przez każdy zaangażowany podmiot (działy wewnętrzne, komisja selekcyjna). Rzecznik uważa, że prowadzenie odpowiedniej dokumentacji jest ważne dla przejrzystości, a także ułatwia pracę wszelkich zewnętrznych organów kontroli, które mogą być następnie zaangażowane (Rzecznik Praw Obywatelskich lub sądy UE).

Procedura naboru w 2019 r.

27. Jak wspomniano powyżej, po wszczęciu przez Rzecznika dochodzenia Frontex odpowiedział na wniosek skarżącego o informacje zwrotne dotyczące tej procedury wyboru. Ten aspekt skargi został zatem rozstrzygnięty przez Frontex [17].

Wnioski

Na podstawie dochodzenia Rzecznik zamyka tę sprawę następującymi wnioskami:

Europejska Agencja Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex) rozstrzygnęła kwestię skargi dotyczącej procedury selekcji Frontex/17/CA/FGIII/26.1.

Nie doszło do niewłaściwego administrowania w sposobie, w jaki Frontex ocenił wniosek skarżącego w procedurze wyboru RCT-2017-00048.

Dalsze dochodzenia nie są uzasadnione w odniesieniu do sposobu rozpatrzenia przez Frontex skargi administracyjnej skarżącego dotyczącej procedury wyboru RCT-2017-00048.

Propozycje ulepszeń

Frontex powinien udoskonalić sposób, w jaki informuje wnioskodawców o możliwościach dochodzenia roszczeń w ramach procedur naboru pracowników, a także o sposobie rozpatrywania skarg administracyjnych oraz o tym, w jaki sposób prowadzi rejestry i dokumentuje swoją wewnętrzną pracę w tym zakresie. Powinno to koniecznie obejmować:

a) wyjaśnienie we wszystkich ogłoszeniach o naborze wszystkich możliwości odwoławczych dostępnych dla niewybranych kandydatów (takich jak wniosek o informacje zwrotne, wniosek o ponowne rozpatrzenie, zażalenie administracyjne, wszelkie inne środki odwoławcze), a także sposobu korzystania z nich (odpowiedni kanał, terminy);

b) informowanie kandydatów w ogłoszeniach o naborze o możliwości złożenia skargi administracyjnej również drogą elektroniczną. W odniesieniu do skarg administracyjnych przesyłanych pocztą Frontex powinien określić w odpowiedniej sekcji ogłoszeń o naborze, że należy tego dokonać listem poleconym;

c) systematyczne potwierdzanie otrzymania skargi administracyjnej jako takiej;

d) prowadzenie jasnych pisemnych rejestrów sposobu rozpatrywania skarg administracyjnych; obejmuje to decyzje przygotowawcze, opinie, notatki lub uwagi zgłaszane na każdym etapie i przez każdy zaangażowany podmiot (działy wewnętrzne, komisja selekcyjna).

Frontex powinien poinformować Rzecznika Praw Obywatelskich w terminie trzech miesięcy od podjęcia niniejszej decyzji o środkach wprowadzonych w odpowiedzi na te sugestie.

Skarżący i Frontex zostaną poinformowani o tej decyzji.

Emily O'Reilly
Europejska Rzecznik Praw Obywatelskich

Strasburg, 30 listopada 2022 r.

[1] RCT-2017-00048 – Zaproszenie ogólne – Personel kontraktowy (FG IV).

[2] Sprawa 1161/2020/KT.

[3] Każda procedura naboru składa się z komisji selekcyjnej lub komisji selekcyjnej, która jest odpowiedzialna za wybór kandydatów na każdym etapie, w oparciu o wcześniej określone kryteria, oraz za sporządzenie ostatecznej listy laureatów.

[4] Frontex/17/CA/FGIII/26.1 – Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania – Personel kontraktowy (FG III – asystent).

[5] Wyrok Sądu z dnia 11 lutego 1999 r. w sprawie T-244/97 Mertens przeciwko Komisji, pkt 44: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:61997TJ0244; wyrok Sądu z dnia 11 maja 2005 r. w sprawie T-25/03 De Stefano przeciwko Komisji, pkt 34: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX:62003TJ0025.

[6] Zob. decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich zamykająca dochodzenie w sprawie skargi 14/2010/ANA przeciwko

Europejski Urząd Doboru Kadr, pkt 14:

https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10427/html.bookmark#_ftnref5); oraz wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 31 maja 2005 r., sprawa T-294/03, Gibault przeciwko Komisji, pkt 41: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=CELEX:62003TJ0294.

[7] Wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 15 lipca 1993 r., Camara Alloisio e.a. przeciwko Komisji, sprawy połączone T-17/90, T-28/91 i T-17/92, pkt 90: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/GA/TXT/?uri=CELEX:61990TJ0017; wyrok Sądu Pierwszej Instancji z dnia 23 stycznia 2003 r., Angioli przeciwko Komisji, T-53/00, pkt 94: http://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=47998&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=5568.

[8] Zgodnie z ogłoszeniem o naborze niektóre kryteria będą oceniane wyłącznie w odniesieniu do kandydatów umieszczonych na krótkiej liście podczas rozmów kwalifikacyjnych lub testów. Podczas spotkania z zespołem dochodzeniowym Rzecznika Frontex wyjaśnił, że postanowił przetestować piątą kompetencję zawodową wymienioną w ogłoszeniu o naborze (biegłość informatyczna) wyłącznie podczas testu pisemnego. Ponieważ skarżący nie został zaproszony do egzaminu pisemnego, został oceniony tylko w czterech kompetencjach.

[9] Mogą istnieć procedury selekcji, w ramach których komisja selekcyjna mogłaby ustanowić bardziej szczegółową tabelę punktacji, aby ułatwić pracę komisji selekcyjnej zarówno w odniesieniu do wstępnej oceny wniosków, jak i potencjalnych przeglądów (w następstwie odwołania). Taka siatka punktowa mogłaby również ułatwić wszelkie późniejsze kontrole zewnętrzne, np. przeprowadzane przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

[10] Niniejszy dokument został uznany za poufny.

[11] Zob. decyzja Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie 56/2021/NH (pkt 10, 12 i 15), dostępna pod adresem: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/153220.

[12] Przykład zmienionego tekstu znajduje się w jednym z ogłoszeń o naborze opublikowanych obecnie na stronie internetowej Fronteksu: https://microsite.frontex.europa.eu/en/recruitments/RCT-2022-00107 (pkt 10).

[13] Zob. ogłoszenie o naborze RCT-2022-00081 (Senior Officer – Team Leader Inspections (AD9) in ICO), dostępne pod adresem: https://microsite.frontex.europa.eu/en/recruitments/RCT-2022-00081 (pkt 10).

[14] Rzecznik zauważa, że w ulepszonym tekście stosowanym do niedawna Frontex udostępnił wnioskodawcom funkcyjną skrzynkę pocztową na wnioski o informacje zwrotne i wnioski o przegląd. Nie dotyczy to ostatniego ogłoszenia o naborze, o którym mowa powyżej.

[15] Zob. https://frontex.europa.eu/careers/how-to-apply/appeal-procedure. 

[16] Przypomina się, że zgodnie z Europejskim kodeksem dobrego postępowania administracyjnego (art. 14) obowiązek potwierdzenia odbioru dotyczy „każdego pisma lub skargi do instytucji”, a zatem również wniosków o informacje zwrotne lub przegląd od wnioskodawców, których wnioski zostały odrzucone.

[17] Chociaż kwestia ta nie była częścią inspekcji i spotkania z Fronteksem, podczas spotkania Frontex spontanicznie przedstawił pewne szczegóły dotyczące tej procedury wyboru. Wskazała ona, że w ramach tego postępowania w sprawie naboru skarżący przeszedł przez etap selekcji i znalazł się na krótkiej liście laureatów, ale ostatecznie nikt nie został zatrudniony.