Skarżący zwrócił się do Europejskiej Rady ds. Innowacji o dotację przeznaczoną na wsparcie przedsiębiorstw typu start-up oraz małych i średnich przedsiębiorstw, które wprowadzają innowacyjne produkty lub usługi. Jego propozycja nie powiodła się. Komisja zakwestionowała ten wynik, argumentując między innymi, że eksperci, którym powierzono zadanie przeglądu jej wniosku, przekazali swoją ocenę osobom trzecim zajmującym się sztuczną inteligencją (AI).

Aby zbadać argumenty skarżącego, Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Innowacji i ds. MŚP (EISMEA) skontaktowała się z odpowiednimi ekspertami. Niektórzy przyznali, że wykorzystują sztuczną inteligencję podczas procesu przeglądu, ale wyłącznie w odniesieniu do zadań pomocniczych. Po przeprowadzeniu dalszego dochodzenia EISMEA szczegółowo wyjaśniła, dlaczego wykorzystanie sztucznej inteligencji przez ekspertów nie miało negatywnego wpływu na wynik wniosku skarżącego.

Chociaż Rzecznik stwierdziła, że nie ma wystarczających podstaw, aby kontynuować konkretną sprawę – a mianowicie obawy skarżącego dotyczące merytorycznej oceny jego wniosku – uznała, że ważne jest zbadanie zasad regulujących korzystanie ze sztucznej inteligencji przez osoby trzecie przez ekspertów, którzy doradzają Komisji Europejskiej, EISMEA i innym agencjom wykonawczym w kontekście podobnych programów finansowania. Rzecznik zwróciła się o informacje w tym zakresie do Komisji, która jest ogólnie odpowiedzialna za nadzór nad takimi programami i przyjmowanie odpowiednich przepisów.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdziła, że Komisja niedawno sprecyzowała, że eksperci mogą wykorzystywać sztuczną inteligencję stron trzecich wyłącznie do zadań pomocniczych i muszą dokumentować swoje wykorzystanie sztucznej inteligencji. Stanowi to poprawę. Jednocześnie Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że nie jest optymalne zwracanie się o przekazanie tej dokumentacji odpowiednim organom UE dopiero po wniesieniu skargi dotyczącej wykorzystania sztucznej inteligencji przez ekspertów. Rzecznik zasugerowała, aby Komisja zbadała, w jaki sposób jej eksperci mogą dokumentować wykorzystanie sztucznej inteligencji, i proaktywnie przekazywała te informacje Komisji w celu przewidywania potencjalnych pytań i skarg.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) rozpatrywał wnioski o ponowne rozpatrzenie złożone przez kandydata, który nie przeszedł pomyślnie dwóch procedur naboru. Skarżący twierdził między innymi, że EPSO nie ustosunkowało się odpowiednio do jego obaw i zakwestionowało, czy dokonało odpowiedniego przeglądu jego wyników.

Po wszczęciu dochodzenia przez Rzecznika EPSO udzieliło skarżącemu dodatkowych odpowiedzi. Rzecznik stwierdził, że istnieją niespójności między tymi odpowiedziami a odpowiedziami, które początkowo otrzymał, oraz że nie jest jasne, czy EPSO rzeczywiście dokonało przeglądu swoich pierwotnych decyzji. W trakcie dochodzenia EPSO przedstawiło dalsze wyjaśnienia w celu wyjaśnienia tej kwestii.

Rzecznik zamknęła sprawę, stwierdzając, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione, ponieważ EPSO ostatecznie przedstawiło racjonalne wyjaśnienia dotyczące sposobu rozpatrywania wniosków skarżącego o ponowne rozpatrzenie. W toku dochodzenia ujawniono jednak problemy ze standardowymi odpowiedziami EPSO na wnioski o dokonanie przeglądu. Aby rozwiązać ten problem, Rzecznik zasugerował EPSO wprowadzenie ulepszeń, zwracając się do niego o dopilnowanie, aby w przyszłości kandydaci, którzy złożyli wniosek o dokonanie przeglądu, otrzymywali jasną, dokładną i kompletną odpowiedź informującą ich o tym, czy miał miejsce przegląd, oraz o powodach decyzji EPSO.

 

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Agencja Unii Europejskiej ds. Azylu (EUAA) rozwiązała umowę z ekspertem zewnętrznym w związku z zarzutami dotyczącymi nieprofesjonalnego postępowania wobec tłumaczy ustnych podczas misji wsparcia w dziedzinie azylu. Skarżący twierdził, że decyzja nie była wystarczająco uzasadniona, że nie został należycie poinformowany o treści zarzutów, że jego prawo do obrony nie było przestrzegane oraz że podjęte środki były nieproporcjonalne. EUAA utrzymywała, że rozwiązanie umowy opierało się na wielu wiarygodnych doniesieniach o uchybieniu, że skarżący został poinformowany o obawach w drodze spotkań i innych komunikatów oraz że względy poufności ograniczały ujawnianie niektórych szczegółów.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że chociaż samo pismo o rozwiązaniu umowy nie zawierało jasnego i wystarczającego uzasadnienia faktycznego i prawnego leżącego u podstaw decyzji, szerszy kontekst pokazał, że AUEA kilkakrotnie kontaktowała się ze skarżącym przed rozwiązaniem jego umowy. Rzecznik uznał, że skarżący został poinformowany o charakterze obaw i miał możliwość udzielenia odpowiedzi. Przed przystąpieniem do rozwiązania umowy AUEA próbowała również zaradzić tej sytuacji za pomocą mniej surowych środków. Chociaż prowadzenie bardziej ustrukturyzowanej dokumentacji i przedstawienie bardziej szczegółowego uzasadnienia w piśmie o rozwiązaniu umowy byłoby bardziej zgodne z dobrą praktyką administracyjną, Rzecznik nie stwierdził oczywistego błędu w ocenie ani uchybienia proceduralnego na tyle poważnego, aby można je było uznać za niewłaściwe administrowanie.

Rzecznik zamknęła dochodzenie stwierdzeniem, że EUAA nie dopuściła się niewłaściwego administrowania przy rozpatrywaniu decyzji o rozwiązaniu umowy ze skarżącym.

Trzy sprawy dotyczyły sposobu, w jaki Komisja Europejska stosowała przepisy dotyczące lepszego stanowienia prawa i inne wymogi proceduralne podczas przygotowywania wniosków ustawodawczych dotyczących należytej staranności przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (983/2025/MIK), zwalczania przemytu migrantów (2031/2024/VB) oraz wspólnej polityki rolnej (1379/2024/MIK). Komisja uznała te wnioski za pilne i w związku z tym pominęła kroki przewidziane w jej przepisach, takie jak oceny skutków i konsultacje publiczne. Skarżący, którzy są organizacjami społeczeństwa obywatelskiego, uznali te pominięcia za naruszenie przepisów Komisji dotyczących lepszego stanowienia prawa. W dwóch przypadkach skarżący twierdzili również, że Komisja nie dokonała oceny spójności wniosków ustawodawczych z celami klimatycznymi UE, zgodnie z wymogami Europejskiego prawa o klimacie. W jednym przypadku skarżący był ponadto zaniepokojony tym, że Komisja naruszyła swój regulamin wewnętrzny dotyczący konsultacji między służbami.

Na podstawie swoich dochodzeń Rzecznik stwierdziła uchybienia proceduralne w sposobie przygotowania przez Komisję przedmiotowych wniosków ustawodawczych, co łącznie stanowiło niewłaściwe administrowanie. Aby zaradzić tym niedociągnięciom, Rzecznik zalecił Komisji zapewnienie przewidywalnego, spójnego i niearbitralnego stosowania przepisów dotyczących lepszego stanowienia prawa poprzez zdefiniowanie „pilnych” sytuacji uzasadniających odstępstwo od ich wymogów, a także poprzez rejestrowanie i wyjaśnianie powodów wszelkich przyznanych odstępstw. Ponadto w przypadku przyznania odstępstw Komisja powinna ustanowić procedurę zapewniającą, aby pilne przygotowanie wniosków ustawodawczych było nadal zgodne z zasadami przejrzystego, opartego na dowodach i pluralistycznego procesu stanowienia prawa. Aby wesprzeć Komisję w tym zadaniu, Rzecznik przedstawił również cztery propozycje ulepszeń, które obejmowały: doprecyzowanie zasad konsultacji z zainteresowanymi stronami w odniesieniu do pilnych wniosków; zapewnienie terminowej publikacji dokumentów analitycznych zastępujących oceny skutków i przedstawiających dowody uzasadniające jej wnioski, aby umożliwić debatę publiczną przed przyjęciem przepisów; wydawanie wytycznych dotyczących wdrażania ocen spójności klimatycznej; przedstawianie i rejestrowanie uzasadnień przy skracaniu okresów konsultacji między służbami poniżej ustalonych progów.

W swojej odpowiedzi skierowanej do Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja zgodziła się zastanowić nad określeniem „pilnych” sytuacji podczas zbliżającego się przeglądu przepisów dotyczących lepszego stanowienia prawa, a także zarejestrować i opublikować powody stosowania wszelkich odstępstw od ich wymogów. Komisja zobowiązała się również do zapewnienia ukierunkowanych konsultacji w sprawie swoich „pilnych” wniosków, do opublikowania dokumentów analitycznych zawierających dowody potwierdzające jej wnioski w ciągu trzech miesięcy od ich przyjęcia, do uwzględnienia ocen spójności klimatycznej zarówno w dokumentach analitycznych, jak i w uzasadnieniach przyszłych wniosków oraz do przedstawienia uzasadnień skróconych konsultacji między służbami.

W swoich uwagach do odpowiedzi Komisji skarżący uznali, że zobowiązania Komisji nie są ani jasne, ani wystarczająco konkretne, aby zagwarantować przejrzysty, inkluzywny i oparty na dowodach proces stanowienia prawa.

Rzecznik z zadowoleniem przyjęła ogólną konstruktywną odpowiedź Komisji na jej zalecenia i sugestie dotyczące ulepszeń. Niemniej jednak odpowiedź Komisji nie zapewnia jeszcze wystarczającej jasności co do konkretnych kroków, jakie zamierza ona podjąć w celu wdrożenia zaleceń i sugestii Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczących ulepszeń.

Rzecznik Praw Obywatelskich będzie zatem monitorował tę sprawę w oparciu o przyszłe skargi i po zakończeniu przez Komisję przeglądu przepisów dotyczących lepszego stanowienia prawa. Na tym etapie dalsze dochodzenia nie są uzasadnione, a Rzecznik zamknęła te trzy sprawy.