Sprawa dotyczyła złożonego do Komisji Europejskiej wniosku o publiczny dostęp do dokumentów dotyczących skutków opinii doradczej Międzynarodowego Trybunału Sprawiedliwości (MTS) z 19 lipca 2024 r. w sprawie umowy handlowej między UE a Izraelem. Komisja zidentyfikowała „notę do akt” („nota”), do której odmówiła dostępu w całości, powołując się na wyjątek przewidziany w przepisach UE dotyczących publicznego dostępu do dokumentów. W szczególności Komisja argumentowała, że można domniemywać, iż ujawnienie noty naruszyłoby ochronę porady prawnej. Skarżący zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu swojej decyzji, argumentując, że za ujawnieniem informacji przemawia nadrzędny interes publiczny. Kiedy Komisja podtrzymała swoją odmowę ujawnienia noty, dodając, że jej ujawnienie naruszyłoby również ochronę danych osobowych, skarżący zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika zbadał przedmiotowy dokument i spotkał się z przedstawicielami Komisji. Przedstawiciele Komisji wyjaśnili podczas spotkania, że o ile Komisja oparła się na ogólnym domniemaniu nieujawniania, które jej zdaniem ma zastosowanie do wszystkich opinii prawnych nieudzielonych w ramach procedury ustawodawczej, o tyle przeprowadziła ona również indywidualną ocenę noty.

Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził, że powołując się na ogólne domniemanie nieujawniania, które miałoby zastosowanie do każdej porady prawnej w dowolnej dziedzinie prawa Unii, o ile nie dotyczy ona akt ustawodawczych, Komisja odstąpiła od utrwalonego orzecznictwa dotyczącego ochrony porady prawnej oraz od uzasadnienia któregokolwiek z ogólnych domniemań uznanych przez sądy Unii.

Na podstawie kontroli dokumentu i dodatkowych informacji przedstawionych podczas spotkania Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdził jednak, że Komisja mogła zasadnie uznać, po przeprowadzeniu indywidualnej oceny noty, że jej ujawnienie mogłoby naruszyć interes instytucji w uzyskaniu szczerej, obiektywnej i kompleksowej porady prawnej. Uznała również, że Komisja mogła zasadnie stwierdzić, że ujawnienie noty nie leży w nadrzędnym interesie publicznym.

Rzecznik zamknęła zatem sprawę, stwierdzając, że dalsze dochodzenia nie są uzasadnione. Rzecznik wyraził jednak ubolewanie, że konieczne było spotkanie w celu potwierdzenia, że Komisja przeprowadziła indywidualną ocenę notatki, oraz w celu uzyskania wyjaśnień, w jaki sposób ujawnienie notatki konkretnie i faktycznie naruszyłoby interes instytucji w uzyskaniu szczerej, obiektywnej i kompleksowej porady prawnej.

Sprawa dotyczyła sposobu, w jaki Komisja Europejska rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp do pisma pracowników UE skierowanego do przewodniczącej Komisji w sprawie jej stanowiska w sprawie konfliktu izraelsko-palestyńskiego. O istnieniu pisma informowano w mediach w październiku 2023 r.

W odpowiedzi na wniosek skarżącego Komisja stwierdziła, że nie posiada żadnego dokumentu odpowiadającego opisowi pisma. Skarżący zwrócił się do Komisji o dokonanie przeglądu swojego stanowiska (poprzez złożenie ponownego wniosku). Ponad rok później Komisja potwierdziła, że w momencie składania pierwotnego wniosku nie posiadała żadnego dokumentu odpowiadającego opisowi pisma. Komisja zarejestrowała jednak z własnej inicjatywy nowy wniosek o publiczny dostęp do przedmiotowego pisma. Skarżący, niezadowolony z rozpatrzenia swojego wniosku, zwrócił się do Rzecznika Praw Obywatelskich.

We wstępnych opiniach w tej sprawie Rzecznik uznała, że z decyzji Komisji nie wynika jasno, dlaczego nie mogła zidentyfikować żądanego dokumentu. Rzecznik zauważył ponadto, że nawet jeśli Komisja nie posiadała żądanego pisma, nie było jasne, dlaczego nie poinformowała o tym skarżącego, gdy tylko otrzymała ponowny wniosek, a w każdym razie w obowiązujących terminach. Rzecznik wstępnie uznał, że sposób, w jaki Komisja rozpatrzyła ponowny wniosek skarżącego, stanowi niewłaściwe administrowanie.

W odpowiedzi skierowanej do Rzecznika Komisja wyjaśniła, że wnioskowane pismo nigdy nie wpłynęło do gabinetu przewodniczącego. Zamiast tego 23 kwietnia 2024 r. Komisja otrzymała wnioskowane pismo jako załącznik do pisma skierowanego do ówczesnego komisarza ds. budżetu i administracji. Ponieważ datą graniczną dla dokumentów identyfikacyjnych jest rejestracja pierwotnego wniosku, pismo, którego dotyczy wniosek, nie wchodziło w zakres czasowy wniosku skarżącego o udzielenie dostępu. W związku z tym Komisja zarejestrowała nowy wniosek z własnej inicjatywy. 

Rzecznik wykrył szereg niedociągnięć w sposobie, w jaki Komisja rozpatrywała wniosek o udzielenie dostępu. Po pierwsze, Rzecznik Praw Obywatelskich był zaniepokojony tym, w jaki sposób Komisja komunikowała się ze skarżącym, ponieważ skarżący nie otrzymał od ponad roku (tj. między jego pierwotnym wnioskiem w październiku 2023 r. a odpowiedzią Komisji na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich w marcu 2025 r.) jasnych informacji na temat powodów, dla których Komisja nie mogła zidentyfikować żądanego przez niego dokumentu. Po drugie, Rzecznik zauważył, że chociaż bezsporne jest, iż Komisja wiedziała o istnieniu żądanego dokumentu w momencie przyjęcia ostatecznej decyzji, nie oceniła tego pisma pod kątem jego ewentualnego ujawnienia. Zamiast tego zarejestrowała nowy wniosek w odniesieniu do tego pisma, powołując się w swoim regulaminie wewnętrznym na datę graniczną dla identyfikacji dokumentów. Takie formalistyczne podejście wydaje się trudne do pogodzenia z duchem prawodawstwa UE dotyczącego publicznego dostępu do dokumentów i z pewnością nie jest przyjazne dla obywateli ani nastawione na usługi. Ponadto Rzecznik Praw Obywatelskich odnotował znaczne opóźnienie w udzieleniu odpowiedzi na ponowny wniosek skarżącego.

Ogólnie rzecz biorąc, Rzecznik stwierdza, że sposób, w jaki Komisja rozpatrzyła wniosek skarżącego o udzielenie dostępu, stanowił niewłaściwe administrowanie. Ponieważ jednak Komisja przyjęła w międzyczasie nową pierwotną decyzję i zapewniła pełny dostęp do wnioskowanego pisma, Rzecznik nie widzi żadnego użytecznego celu w formułowaniu formalnego zalecenia.

Sprawa dotyczyła wniosku o publiczny dostęp do dokumentów będących w posiadaniu Komisji Europejskiej w związku z obawami dotyczącymi etyki zawodowej zgłoszonymi przez członków międzynarodowej operacji monitorującej w Albanii. Komisja zidentyfikowała jeden dokument (pismo) jako objęty zakresem wniosku i udzieliła do niego częściowego dostępu. Odmówiła dostępu do części pisma ze względu na konieczność ochrony prywatności i interesu publicznego w odniesieniu do stosunków międzynarodowych UE.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich dokonał przeglądu dokumentu i potwierdził, że zatrzymane części zawierają dane osobowe i informacje szczególnie chronione. Rzecznik uznał argumenty Komisji uzasadniające utajnienie danych osobowych za uzasadnione. Stwierdziła również, że Komisja nie popełniła oczywistego błędu, twierdząc, że ujawnienie niektórych newralgicznych części pisma naruszyłoby stosunki międzynarodowe UE z Albanią.

W związku z tym Rzecznik zamknęła dochodzenie, stwierdzając, że nie doszło do niewłaściwego administrowania.