Geachte voorzitter,

Ik neem contact met u op in een poging om in dit geval een oplossing te zoeken.

De klacht is dat de Commissie, door contactgegevens van personeelsleden van onder het niveau van het eenheidshoofd te verwijderen uit het onlinebestand “Whoiswho”, het vermogen van burgers en het maatschappelijk middenveld om hun standpunten op alle gebieden van het optreden van de Unie kenbaar te maken en openbaar uit te wisselen, onevenredig heeft beperkt. Klager voert ook aan dat het besluit ongelijkheid in de toegang tot de Commissie bevordert, aangezien goed gefinancierde lobbyisten meer toegang hebben tot contactgegevens door de nodige middelen te investeren om ze zelf via onderzoek samen te stellen.

Ik begrijp dat de Commissie het beginsel van transparantie en open besluitvorming moet afwegen tegen de plicht om haar personeel te beschermen, ook degenen die gevoelige dossiers behandelen. Ik waardeer ook dat het aantal personeelsleden dat zich bezighoudt met gevoelige kwesties in de loop der jaren is toegenomen, in overeenstemming met de extra taken en verantwoordelijkheden die als gevolg van opeenvolgende crises aan de Commissie zijn toegewezen.

In haar schriftelijk antwoord heeft de Commissie verduidelijkt dat zij het besluit heeft genomen om de contactgegevens van alle personeelsleden niet langer bekend te maken naar aanleiding van “een aantal incidenten die aan het hoger management zijn gemeld en gevolgen hebben gehad voor personeelsleden die belast zijn met gevoelige dossiers”. In het kader van mijn parallelle onderzoek 1647/2023/NH, dat betrekking heeft op een verzoek om toegang van het publiek tot documenten over het besluit in kwestie, heeft mijn onderzoeksteam een e-mailuitwisseling tussen de verschillende diensten van het secretariaat-generaal over deze kwestie onderzocht.

Het lijkt erop dat de Commissie, toen zij besloot haar huidige beleid te herzien, niet:

• grondige interne of externe raadplegingen te houden - naast het controleren van de afstemming op de aanpak van het Europees Parlement en de Raad - over de gegrondheid van een dergelijk besluit, om input te verkrijgen over de verschillende belangen die op het spel staan;
• zorgvuldig te beoordelen wat de gevolgen zijn van de schrapping van de namen van personeelsleden, onder meer voor de gelijke toegang tot de Commissie;
• mogelijke alternatieve maatregelen vast te stellen (zoals het verwijderen van alleen de namen van bepaalde personeelsleden die aan gevoelige dossiers werken);
•  en
• zorgvuldige afweging van de verschillende belangen die op het spel staan (zoals transparantie, gelijke toegang, gegevensbescherming en zorgvuldigheid ten aanzien van het personeel).

Daarom stel ik voor dat de Commissie een nieuw besluitvormingsproces uitvoert waarin rekening wordt gehouden met de hierboven genoemde elementen.

Ik wil benadrukken dat dit voorstel voor een oplossing geen standpunt inneemt over het resultaat van een dergelijk hernieuwd besluitvormingsproces, maar alleen betrekking heeft op het proces als zodanig.

Graag ontvang ik uw antwoord op mijn voorstel uiterlijk op 20 juni 2024.

In dit stadium is het oplossingsvoorstel vertrouwelijk. Mijn onderzoeksteam heeft klager echter op de hoogte gebracht van ons voornemen om in deze zaak naar een oplossing te zoeken.[1] Houd er rekening mee dat het onze gebruikelijke praktijk is om klager een kopie van het voorstel voor een oplossing te sturen voor opmerkingen, samen met een kopie van het antwoord van de instelling daarop, zodra we dat antwoord hebben ontvangen. Daarom verzoek ik de Commissie ons mee te delen of informatie in het voorstel voor een oplossing of in haar antwoord niet met de klager mag worden gedeeld [2].

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 25/03/2024

[1] Overeenkomstig artikel 2, lid 10, van het Statuut van de Europese Ombudsman, Verordening (EU) 2021/1163 van 24 juni 2021 tot vaststelling van het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt: https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/statute/en.

[2] Indien u documenten of informatie wenst in te dienen die u als vertrouwelijk beschouwt en die niet aan de klager mogen worden meegedeeld, gelieve deze dan als “vertrouwelijk” aan te duiden. Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox. Dergelijke informatie en documenten worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Europese Ombudsman verwijderd.