De zaak betrof de weigering van de Europese Centrale Bank (ECB) om het publiek toegang te verlenen tot documenten met adviezen over haar genderbeleid en daarmee samenhangende maatregelen. De ECB was van mening dat openbaarmaking de bescherming van juridisch advies en haar interne besluitvorming zou ondermijnen. Klager voerde aan dat er een hoger openbaar belang is bij openbaarmaking, namelijk bij het begrijpen van de juridische redenering die ten grondslag ligt aan het genderbeleid en de daarmee samenhangende maatregelen van de ECB.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de litigieuze documenten geïnspecteerd. Op basis hiervan stelde de Ombudsman vast dat de inhoud van de documenten redelijkerwijs als juridisch advies kon worden beschouwd en dat het redelijk was geweest voor de ECB om te oordelen dat openbaarmaking van de documenten de bescherming van juridisch advies zou hebben ondermijnd. Bovendien achtte de Ombudsman het redelijk dat de ECB oordeelde dat er geen hoger openbaar belang bij openbaarmaking bestond.

De Ombudsman sloot het onderzoek dus af en constateerde dat er geen sprake was van wanbeheer.

De drie zaken hebben betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie haar regels voor betere regelgeving en andere procedurele vereisten heeft toegepast bij de voorbereiding van wetgevingsvoorstellen inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (983/2025/MAS), de bestrijding van migrantensmokkel (2031/2024/VB) en het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1379/2024/MIK). De Commissie achtte deze voorstellen dringend en heeft daarom in haar regels voorziene stappen, zoals effectbeoordelingen en openbare raadplegingen, achterwege gelaten. De klagers, die maatschappelijke organisaties zijn, waren van mening dat deze omissies in strijd waren met de regels voor betere regelgeving van de Commissie. In twee gevallen voerden de klagers ook aan dat de Commissie de verenigbaarheid van de wetgevingsvoorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU niet heeft gecontroleerd, zoals vereist door de Europese klimaatwet. In één geval was klager verder bezorgd over het feit dat de Commissie haar reglement van orde inzake overleg tussen de diensten had geschonden.   

De Ombudsman opende een onderzoek naar de drie zaken. Zij ontving het schriftelijke antwoord van de Commissie in alle drie de zaken, inspecteerde de relevante dossiers van de Commissie en haar onderzoeksteams ontmoetten vertegenwoordigers van de Commissie in het kader van twee onderzoeken.

De Commissie antwoordde dat de regels voor betere regelgeving geen bindend recht zijn, maar een reeks beleidsinstrumenten voor het verzamelen van relevante informatie die op evenredige wijze moet worden toegepast. Zij voerde ook aan dat zij al het relevante bewijsmateriaal had verzameld voordat zij de wetgevingsvoorstellen in kwestie goedkeurde, belanghebbenden had geraadpleegd en de klimaatconsistentiebeoordelingen en de interdepartementale raadpleging had uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke regels.

Op basis van haar onderzoeken constateerde de Ombudsman een aantal procedurele tekortkomingen in de wijze waarop de Commissie de wetgevingsvoorstellen heeft voorbereid, die samen neerkomen op wanbeheer.

De Ombudsman constateerde met name dat de Commissie een ruime interpretatie van “urgentie” heeft gegeven en de “urgentie” van de wetgevingsvoorstellen jegens het publiek niet voldoende heeft gerechtvaardigd en de afwijkingen van de toepasselijke regels voor betere regelgeving niet heeft gedocumenteerd. De Ombudsman constateerde ook dat de Commissie geen procedure heeft ingevoerd die, zoals vereist door de Verdragen en de jurisprudentie, zou zorgen voor een transparante, empirisch onderbouwde en inclusieve voorbereiding van “dringende” wetgevingsvoorstellen. De Ombudsman constateerde voorts dat de Commissie, door geen behoorlijke registers bij te houden van verplichte controles van de consistentie van haar voorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU, heeft nagelaten verantwoording af te leggen.

Om deze tekortkomingen aan te pakken, deed de Ombudsman twee aanbevelingen. De Ombudsman heeft de Commissie aanbevolen te zorgen voor een voorspelbare, consistente en niet-willekeurige toepassing van haar regels voor betere regelgeving, door “dringende” situaties te definiëren die een afwijking van de in de regels vastgestelde vereisten rechtvaardigen. Voorts moet de Commissie, wanneer afwijkingen worden toegestaan, een procedure vaststellen om ervoor te zorgen dat de dringende voorbereiding van wetgevingsvoorstellen nog steeds in overeenstemming is met de beginselen van een transparant, empirisch onderbouwd en inclusief wetgevingsproces. Om de Commissie bij deze taak bij te staan, heeft de Ombudsman vier suggesties gedaan, waaronder het verduidelijken van de regels voor de raadpleging van belanghebbenden voor dringende voorstellen en ervoor zorgen dat het bewijsmateriaal ter ondersteuning van haar voorstellen tijdig wordt gepubliceerd om een openbaar debat mogelijk te maken voordat wetgeving wordt aangenomen.

Dit onderzoek op eigen initiatief had betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie beslist over aanvragen van bedrijven voor vergunningen voor bijzonder gevaarlijke chemische stoffen in het kader van de EU-verordening inzake de registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen (de “REACH-verordening”). Dergelijke bijzonder gevaarlijke stoffen kunnen kankerverwekkend, mutageen of giftig voor de voortplanting zijn of hormoonontregelende eigenschappen hebben. Hoewel het besluitvormingsproces over deze aanvragen aan de gang is, kunnen bedrijven die de aanvragen binnen een bepaalde termijn hebben ingediend, de stoffen in de EU blijven gebruiken. Gezien de bezorgdheid over vertragingen in het besluitvormingsproces van de Commissie, informeerde de Ombudsman naar de tijd die de Commissie nodig heeft om een besluit te nemen over autorisatieaanvragen voor bijzonder gevaarlijke chemische stoffen en naar de transparantie van het autorisatieproces.

De Ombudsman constateerde dat, hoewel de wettelijke termijn drie maanden bedraagt, de Commissie gemiddeld 14,5 maanden en in sommige gevallen meerdere jaren nodig had om ontwerpbesluiten voor het verlenen of weigeren van toestemming op te stellen. Bovendien ontbrak het besluitvormingsproces aan transparantie. De Ombudsman constateerde dat de systematische niet-naleving door de Commissie van de wettelijke termijn en het waarborgen van transparantie neerkwam op wanbeheer.

De vertragingen vormen een ernstig risico voor de volksgezondheid en het milieu. De vertragingen ondermijnen ook de belangen van ondernemingen waarvan de economische activiteiten kunnen worden verstoord als gevolg van aanhoudende onzekerheid over de vraag of een vergunning zal worden verleend. In het licht van deze uitdagingen moet de Commissie alles in het werk stellen om een duidelijk plan voor te leggen om de vertragingen aan te pakken.

De Ombudsman deed aanbevelingen aan de Commissie om haar interne procedures te herzien om ervoor te zorgen dat zij sneller beslissingen over deze verzoeken kan nemen. Als onderdeel hiervan moet de Commissie de regel toepassen volgens welke de aanvragers moeten aantonen dat zij aan de wettelijke voorwaarden voor toestemming hebben voldaan (de bewijslast) en voorrang geven aan de afwijzing van aanvragen die in dit verband onvoldoende informatie bevatten. De Commissie moet er ook voor zorgen dat zij zinvollere beknopte verslagen publiceert van de vergaderingen van het “REACH-comité”, bestaande uit vertegenwoordigers van de lidstaten, dat de definitieve besluiten goedkeurt.

De Commissie aanvaardde de aanbeveling van de Ombudsman om zinvollere beknopte verslagen van de vergaderingen van de “REACH-commissie” te publiceren. Zij was het echter niet eens met de analyse van de Ombudsman van de belangrijkste oorzaken van de vertragingen en stelde dat de vertragingen voornamelijk werden veroorzaakt door factoren waarop zij geen invloed had, namelijk het grote aantal aanvragen, de verschillen tussen de leden van het REACH-comité en de tijd die nodig was om de door de Rekenkamer vereiste wijzigingen door te voeren.

Helaas heeft de Commissie geen gevolg gegeven aan de aanbeveling van de Ombudsman om zijn langdurige interne procedures te herzien en heeft zij inconsistente en onvolledige informatie verstrekt over haar praktijk om de bewijslast af te dwingen bij de beoordeling van autorisatieaanvragen. Over het algemeen heeft de Commissie geen duidelijk en alomvattend plan gepresenteerd over de wijze waarop de uitdaging van vertragingen in de vergunningsprocedure moet worden aangepakt. Verdere maatregelen van de Commissie zijn nodig om de doelstellingen van de Reach-verordening en de recente jurisprudentie volledig uit te voeren om vertragingen bij het risicobeheer van bijzonder gevaarlijke chemische stoffen te voorkomen. Daarom handhaaft de Ombudsman haar bevinding van wanbeheer.

Dit onderzoek op eigen initiatief had betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie besluit over aanvragen van bedrijven voor vergunningen voor specifieke toepassingen van bijzonder gevaarlijke chemische stoffen. Deze stoffen kunnen kankerverwekkend, mutageen, giftig voor de voortplanting zijn of hormoonontregelende eigenschappen hebben. Volgens de EU-verordening inzake de registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen (de “REACH-verordening”) kunnen ondernemingen die de aanvragen binnen een bepaalde termijn hebben ingediend, de stoffen in de EU blijven gebruiken zolang dit besluitvormingsproces aan de gang is. Er is bezorgdheid geuit over vertragingen in het besluitvormingsproces — wat betekent dat dergelijke gevaarlijke stoffen nog steeds worden gebruikt — en over het gebrek aan transparantie van het proces.  

De Ombudsman constateerde dat, hoewel de wettelijke termijn drie maanden bedraagt, de Commissie gemiddeld 14,5 maanden en in sommige gevallen meerdere jaren nodig had om ontwerpbesluiten voor het verlenen of weigeren van toestemming op te stellen. Deze systemische vertragingen en de daaruit voortvloeiende niet-naleving door de Commissie van de wettelijke termijnen in het besluitvormingsproces vormen wanbeheer. Om dit aan te pakken, deed de Ombudsman een aanbeveling aan de Commissie om haar interne procedures te herzien om ervoor te zorgen dat zij sneller beslissingen over deze verzoeken kan nemen. Dit zou in overeenstemming zijn met het doel van de wetgeving, namelijk het gebruik van bijzonder gevaarlijke chemische stoffen met spoed uit te faseren of te controleren. Als onderdeel hiervan moet de Commissie ervoor zorgen dat ondernemingen die een vergunning aanvragen, voldoen aan hun verplichting om aanvragen in te dienen die voldoende informatie bevatten om de Commissie in staat te stellen te beslissen of aan de wettelijke voorwaarden voor een vergunning is voldaan, en moet zij voorrang geven aan de afwijzing van aanvragen die onvoldoende informatie bevatten. Dit zou ook betekenen dat bedrijven die bij hun aanvraag niet voldoende informatie verstrekken, de stoffen voor het gebruik in kwestie niet in de handel kunnen blijven brengen.

De Ombudsman was ook van mening dat de Commissie onvoldoende transparantie van het besluitvormingsproces waarborgt, wat neerkomt op wanbeheer. Om dit aan te pakken, heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen zinvollere verslagen te publiceren van de vergaderingen van het “REACH-comité”, waarin vertegenwoordigers van de Commissie en de lidstaten bijeenkomen, en de definitieve besluiten goed te keuren. Deze verslagen moeten tijdig en zeker vóór de volgende vergadering worden gepubliceerd. Gezien het belang van de beraadslagingen van het comité moet het publiek zijn werkzaamheden in de verschillende stadia van het besluitvormingsproces met betrekking tot specifieke stoffen kunnen volgen en de redenen voor mogelijke vertragingen kunnen begrijpen om de betrokken actoren ter verantwoording te roepen.