Onderzoeken doorzoeken

De zaak betrof voornamelijk het besluit van Frontex om niet meer per e-mail te communiceren met personen die om publieke toegang tot documenten vragen. Frontex verplicht verzoekers zijn onlineportaal te gebruiken. Dit veroorzaakt problemen voor verzoekers, die gemakkelijk zouden kunnen worden vermeden, en voor platforms voor online transparantie die maatschappelijke organisaties hebben opgezet om het doel van de EU om zo open mogelijk te werken, te helpen bevorderen.

De Ombudsman kon geen rechtvaardiging vinden voor het besluit van Frontex. Zij deed de aanbeveling dat Frontex verzoekers de mogelijkheid moet bieden per e-mail met Frontex te communiceren, zonder gebruik te maken van zijn thans voorgeschreven portaal voor toegang tot documenten. Voorts verzocht zij Frontex  kennis te nemen van de beste praktijken die de Europese Commissie in dit verband  voor haar nieuwe portaal voor publieke toegang heeft vastgesteld, en deze beste praktijken zo spoedig mogelijk toe te passen.

De Ombudsman stelde verder voor dat Frontex de nodige middelen inzet voor de behandeling van het grote aantal toegangsverzoeken die het waarschijnlijk regelmatig zal ontvangen. Zij stelde ook voor dat Frontex een gedetailleerde handleiding opstelt over hoe het agentschap omgaat met verzoeken om toegang van het publiek, en die handleiding publiceert.

Frontex wees de aanbeveling van de Ombudsman om verzoekers de mogelijkheid te bieden om via e-mail met het agentschap te communiceren van de hand. Frontex heeft ook niet inhoudelijk gereageerd op de suggestie om kennis te nemen van de desbetreffende beste praktijken van de Europese Commissie en deze toe te passen.

De Ombudsman sluit het onderzoek derhalve met de constatering dat er sprake is van wanbeheer.

Met betrekking tot de andere suggesties van de Ombudsman heeft Frontex verklaard dat het onlangs een bijkomende halftijdse post had toegewezen aan de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten, en aangekondigd dat het een handleiding zal opstellen, zoals voorgesteld door de Ombudsman. Eerder in het onderzoek heeft Frontex gevolg gegeven aan de voorstellen van de Ombudsman om zijn auteursrechtverklaring te herzien en om documenten in zijn accounts voor openbare toegang gedurende twee jaar beschikbaar te maken. Het agentschap heeft ook toegezegd een speciaal e-mailadres in te voeren voor het indienen van bezwaarschriften.