Klager, Vluchtelingenwerk Vlaanderen, een Vlaamse ngo die vluchtelingen bijstaat, heeft van de Europese Commissie een subsidie gekregen om een project in de Democratische Republiek Congo uit te voeren. In september 2004 zond klager een e-mail en een brief aan de Commissie, waarin hij de Commissie om goedkeuring verzocht voor een alternatieve vereenvoudigde methode voor de rapportage van de kosten van het project, met inbegrip van de kosten van de lokale ondernemers die bij het project betrokken waren. De contactpersoon van de Commissie antwoordde in een e-mail als volgt: "Hierbij,..., geef ik u onze instemming ...". Na een controle achteraf besloot de Commissie echter een bedrag van 150 000 EUR van klager terug te vorderen, met het argument dat de desbetreffende kosten niet waren gerapporteerd overeenkomstig de bepalingen van de subsidieovereenkomst. Niettemin waren deze kosten volgens de klager gerapporteerd op basis van de alternatieve kostenrapportagemethode die de Commissie had goedgekeurd. Klager diende derhalve een klacht in bij de Europese Ombudsman, waarin hij aanvoerde dat de Commissie het beginsel van gewettigd vertrouwen had geschonden door de met haar overeengekomen methode voor de rapportage van kosten niet in acht te nemen.

In haar advies voerde de Commissie aan dat de e-mail van haar contactpersoon geen wijziging van de subsidieovereenkomst vormde. De Ombudsman stelde echter vast dat de desbetreffende e-mail een goedkeuring vormde van de door klager voorgestelde alternatieve methode voor kostenrapportage en dat het op zijn minst aannemelijk was dat de Commissie ermee had ingestemd af te zien van de relevante delen van de subsidieovereenkomst om klager in staat te stellen het alternatieve systeem voor kostenrapportage te gebruiken. Hij deed de Commissie daarom een voorstel voor een minnelijke schikking en verzocht haar met betrekking tot de door de plaatselijke ondernemers in het project gemaakte kosten na te gaan of en in welke mate klager had voldaan aan de alternatieve middelen om de uitgaven te rechtvaardigen, en op basis daarvan te overwegen klager het overeenkomstige bedrag te betalen. De Commissie aanvaardde het voorstel voor een minnelijke schikking en verklaarde dat zij voor projecten waarvoor de alternatieve kostenrapportagemethode door de klager in acht is genomen, de overeenkomstige kosten als subsidiabel zou beschouwen en een extra betaling zou verrichten.

In mei 2012 deelde klager de Ombudsman mee dat hij van de Commissie een betaling van 104 842 EUR had ontvangen en bedankte hij hem voor zijn tussenkomst.

Wanneer aankondigingen van een overheidsopdracht worden bekendgemaakt, beschrijven aanbestedende diensten de benodigde goederen of diensten aan de hand van een gestandaardiseerd referentiesysteem: de gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV). De CPV bestaat uit een code en een beschrijving van de betreffende goederen of diensten.

In onderhavige zaak maakte EASA een oproep tot inschrijvingen met vijf verschillende percelen bekend waarvoor slechts één CPV-code was gebruikt, namelijk 72000000 - IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning. Klager, een Duitse informatiemakelaar, had kritiek op het gebruik van deze algemene CPV-code omdat potentiële inschrijvers die specifieke codes voor ogen hadden, belet werden een inschrijving in te dienen. Hij vroeg EASA een rectificatie bekend te maken. EASA voerde aan dat de algemene code de opdracht voor meer inschrijvers toegankelijk maakte. Bovendien werden de diensten gedetailleerder beschreven in de aankondiging van opdracht.

Hierna richtte klager zich tot de Ombudsman die een onderzoek opende. EASA voerde in zijn standpunt aan dat het gebruik van de algemene code de meest accurate aanpak was, omdat specifiekere codes de verschillende percelen niet volledig konden dekken en dus misleidend zouden zijn.

De Ombudsman merkte op dat de beschrijvingen bij elke CPV-code in alle officiële talen bestaan. Dit stelt inschrijvers in staat de goederen of diensten die de instantie nodig heeft te identificeren zonder ze te moeten vertalen. Het is daarom erg belangrijk een zo accuraat mogelijke CPV-code te kiezen. In de richtsnoeren voor het gebruik van CPV-codes waarnaar EASA in zijn standpunt verwees, werd ook geadviseerd een zo accuraat mogelijke code te kiezen.

In deze richtsnoeren werd bovendien benadrukt dat codes mogen worden gecombineerd. De vraag bleef echter welke keuze moest worden gemaakt wanneer geen combinatie van specifieke codes het volledige pakket aan goederen of diensten dekte. Het standpunt van EASA dat in dergelijke gevallen alleen de algemene code die al deze goederen en diensten dekte, moest worden gebruikt, was op het eerste gezicht zeer aantrekkelijk, aangezien dit logisch en gemakkelijk uit te voeren was. Toch oordeelde de Ombudsman dat deze benadering de legitieme belangen van potentiële inschrijvers niet voldoende in acht nam en dat specifiekere codes moesten worden toegevoegd als deze beschikbaar waren. Dit zou accurater en transparanter zijn dan alleen de algemene code te vermelden.

De Ombudsman besloot daarom dat de benadering van EASA niet in overeenstemming was met de beginselen van behoorlijk bestuur. Het door de Ombudsman vastgestelde wanbeheer hield echter verband met een specifieke overheidsopdracht die al afgerond was en klager stelde geen vordering in met betrekking tot toekomstige opdrachten. Daarom sloot de Ombudsman de zaak met een kritische opmerking.

De klacht is ingediend door een journalist. In 2002 nam hij contact op met de voorzitter van de Europese Commissie om hem te waarschuwen voor bepaalde vermeende onregelmatigheden in verband met de verwerving door het Europees Parlement van het zogenaamde D3-gebouw in Brussel. Op basis van de door de klager verstrekte informatie heeft het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een onderzoek geopend. In 2006 heeft OLAF de zaak afgesloten en aanbevolen geen verdere follow-up te geven, afgezien van i) het verstrekken van een kopie van het eindverslag van OLAF aan het Parlement en ii) het informeren van de klager over de resultaten van het onderzoek.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager verschillende tekortkomingen in het onderzoek van OLAF en in zijn correspondentie met hem over deze kwestie. Hij voerde met name aan dat OLAF in zijn onderzoek ernstig en objectief heeft nagelaten de toepasselijkheid van Richtlijn 92/50/EEG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening ("de richtlijn") te onderzoeken.

OLAF heeft in zijn advies aangevoerd dat het in het kader van zijn administratief onderzoek daadwerkelijk de toepasselijkheid van de richtlijn heeft onderzocht. Zij heeft echter ook verklaard dat, aangezien in haar onderzoek geen duidelijke onregelmatigheid was vastgesteld, de vraag of de richtlijn van toepassing was, niet aan een verder diepgaand onderzoek werd onderworpen.

De Ombudsman was van mening dat OLAF inderdaad ernstig en objectief heeft nagelaten de toepasselijkheid van de richtlijn te onderzoeken. Bijgevolg deed de Ombudsman een ontwerpaanbeveling waarin OLAF werd verzocht de resultaten van zijn onderzoek met betrekking tot de toepasselijkheid van de richtlijn te heroverwegen.

In zijn uitvoerig gemotiveerde mening drong OLAF erop aan dat het zijn onderzoek naar behoren en met de nodige zorgvuldigheid zou uitvoeren. Tegelijkertijd wees zij erop dat zij op basis van de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman en een bijbehorend persbericht een nieuwe evaluatie van de zaak heeft uitgevoerd. Het verklaarde verder dat het een onderzoeker had aangesteld om daartoe een "beoordeling van de initiële informatie" uit te voeren. Tegen deze achtergrond was de Ombudsman van mening dat OLAF stappen had ondernomen om de toepasselijkheid van de richtlijn te heroverwegen en derhalve impliciet zijn ontwerpaanbeveling had aanvaard. Daarom sloot hij de zaak af.

In het kader van zijn onderzoek op eigen initiatief naar de kwestie van de tijdige betaling door de Commissie (onderzoek OI/1/2009/GG) werd de Ombudsman op de hoogte gebracht van een zaak waarin een vertraging van 754 dagen was opgetreden voordat de betaling werd verricht.

Op het eerste gezicht leek het redelijk om aan te nemen dat deze zaak een uitzondering vormde. De Ombudsman merkte ook op dat in deze zaak achterstandsrente was betaald en dat hem hierover geen klacht leek te zijn voorgelegd. De Ombudsman was derhalve van mening dat het passend was deze zaak afzonderlijk te onderzoeken van het bovengenoemde algemene onderzoek op eigen initiatief met betrekking tot de kwestie van de tijdige betaling door de Commissie.

Op 15 maart 2010 hebben de vertegenwoordigers van de Ombudsman het dossier van de Commissie betreffende bovengenoemde zaak geïnspecteerd.

Ter gelegenheid van de inspectie heeft de vertegenwoordiger van de Commissie erop gewezen dat de aanzienlijke vertraging die zich in de onderhavige zaak had voorgedaan, te wijten was aan een ernstig personeelstekort op dat moment, dat zelf werd veroorzaakt door een groot personeelsverloop. De vertegenwoordiger van de Commissie benadrukte dat de tijdigheid van de betalingen binnen haar directoraat sindsdien aanzienlijk is verbeterd.

De Ombudsman merkte op dat de informatie die hem tijdens de inspectie van het dossier van de Commissie werd verstrekt, deze verklaring leek te bevestigen.

Volgens de Ombudsman leek de onderhavige zaak dus een extreem voorbeeld van een te late betaling, maar geen indicatie van een endemisch probleem. Om precies te zijn, terwijl betalingsachterstanden nog steeds een reëel probleem vormden (dat in OI/1/2009/GG zal worden behandeld), was er niets dat erop wees dat extreme situaties zoals die in de onderhavige zaak zich zouden kunnen herhalen.

Hoe dan ook merkte de Ombudsman op dat de onderhavige zaak en de problemen die zij had veroorzaakt (met inbegrip van de kwestie van de vertraging die zich heeft voorgedaan) reeds door de Rekenkamer waren onderzocht.

Gezien het bovenstaande was de Ombudsman van oordeel dat er in deze zaak geen redenen waren voor verder onderzoek.

Klager is een architect die in 1997 tevergeefs heeft deelgenomen aan een internationale architectuurwedstrijd voor de Europese wijk in Brussel. Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest trad op als aanbestedende dienst en ondertekende het contract met de winnende laureaat. Na een eerste klacht wegens niet-nakoming van klager zond de Commissie op 9 februari 2001 een met redenen omkleed advies aan de Belgische autoriteiten, waarin zij concludeerde dat het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Richtlijn 92/50/EEG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor dienstverlening had geschonden, onder meer wat betreft de verplichting om de anonimiteit van de projecten en de onafhankelijkheid van de jury te waarborgen. Later in 2001 hebben de Belgische autoriteiten de Commissie verschillende toezeggingen gedaan met betrekking tot de beëindiging van het betrokken contract. In het licht van deze toezeggingen heeft de Commissie de inbreukklacht in april 2002 afgesloten.

In december 2006 diende klager een tweede inbreukklacht in bij de Commissie, waarin hij aanvoerde dat de Belgische autoriteiten hun verbintenissen niet waren nagekomen. Hij wees er met name op dat de Belgische autoriteiten een nieuw addendum (addendum nr. 6) bij de overeenkomst hadden gesloten.

In februari 2008 wendde klager zich tot de Ombudsman en beweerde dat de Commissie er niet voor had gezorgd dat de Belgische autoriteiten zich strikt hielden aan hun toezegging om haar met redenen omkleed advies van 9 februari 2001 na te leven en het contract definitief op te zeggen. In haar advies voerde de Commissie aan dat haar onderzoek geen aanleiding had gegeven tot de conclusie dat de Belgische autoriteiten, door addendum nr. 6 te sluiten, hun toezeggingen niet waren nagekomen.

Na onderzoek van de inbreukprocedures van de Commissie kwam de Ombudsman tot de conclusie dat het desbetreffende addendum geen wijzigingen bevatte die indruisten tegen de toezeggingen van de Belgische autoriteiten. Er werd dus geen wanbeheer vastgesteld. De Ombudsman merkte echter op dat de wijze waarop de Commissie de toezeggingen van de Belgische autoriteiten aan klager in 2001 en 2002 vertegenwoordigde, leek te verschillen van de beschrijving die zij in de loop van het onderzoek had gegeven.

De klacht betrof een oproep tot het indienen van voorstellen die was gedaan door de vertegenwoordiging van de Commissie in Berlijn. Klaagster diende een voorstel in, dat werd afgewezen. Zij was van mening dat tijdens de procedure bepaalde regels waren geschonden betreffende eerlijkheid, brede concurrentie, afwezigheid van belangenconflict (waaronder voorkeursbehandeling) en transparantie.

Klaagster nam contact op met de vertegenwoordiging, die haar kritiek afwees. Vervolgens stapte ze naar de Ombudsman.

De Ombudsman concludeerde dat het opnemen van onnodig restrictieve eisen in de opdracht een vorm van wanbeheer vormde van de kant van de vertegenwoordiging. Ook had de vertegenwoordiging naar zijn mening niet naar behoren gereageerd op een informatieverzoek van klaagster. Hij maakte dienovereenkomstig kritische opmerkingen.

De Ombudsman uitte tevens zijn bezorgdheid over een duidelijk gebrek aan regels en procedures voor belangenconflicten bij de deelname aan aanbestedings- of oproepprocedures van (voormalige) interne dienstverleners of productleveranciers. In een aanvullende opmerking spoorde hij de Commissie aan te onderzoeken of regels dan wel richtsnoeren op dit terrein kunnen worden vastgesteld.

De Commissie heeft toegezegd op de kritische opmerkingen en de aanvullende opmerking van de Ombudsman te zullen reageren in het kader van een vervolgprocedure.