In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom de gegevens worden verwerkt, hoe de Europese Ombudsman alle verstrekte persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten de betrokkenen met betrekking tot hun gegevens kunnen uitoefenen.

De verwerkingsverantwoordelijke is de Europese Ombudsman. De gezamenlijke controleur is de Europese Commissie (voor ABAC, een financiële en boekhoudkundige applicatie die door de Commissie is opgezet om toezicht te houden op de uitvoering van haar begroting en om haar rekeningen op te stellen).

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

Persoonsgegevens van inschrijvers, contractanten en gegadigden, van hun personeel of subcontractanten, waaronder:

• Identificatiegegevens: Naam, achternaam, paspoortnummer of ID-nummer;
• functie;
• Contactgegevens (e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, faxnummer, postadres, bedrijf en afdeling, land van verblijf, websiteadres);
• Certificaten voor betaalde socialezekerheidsbijdragen en belastingen, uittreksel uit gerechtelijke dossiers;
• Financiële gegevens: bankrekeningnummer (IBAN- en BIC-codes), btw-nummer;
• Verklaring op erewoord dat inschrijvers zich niet in een van de uitsluitingssituaties bevinden als bedoeld in de artikelen 136 en 141 van het Financieel Reglement
• Formulier betreffende de afwezigheid van belangenconflicten voor personeelsleden van de EU-instellingen of -organen en voor deskundigen die bij het selectieproces betrokken zijn.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld en verder verwerkt met het oog op het beheer en de administratie van aanbestedingsprocedures door de Europese Ombudsman.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie [1], met name de artikelen 160 tot en met 179.

De verwerking is noodzakelijk op grond van artikel 5, lid 1, onder a), b) en c), van Verordening (EU) nr. 1725/2018.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De Europese Ombudsman is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens. Gegevens worden meer specifiek verwerkt door de Eenheid Personeel, Administratie en Begroting (PAB).

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

de Europese Ombudsman, de secretaris-generaal, leden van het evaluatiecomité (indien van toepassing); personeel dat verantwoordelijk is voor het beheer van contracten binnen de betrokken eenheid; personeel dat verantwoordelijk is voor het beheer van inschrijvingen en contracten in de PAB-eenheid. Doorgifte van persoonsgegevens is mogelijk aan derde landen of aan internationale organisaties.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Dossiers met betrekking tot aanbestedingsprocedures, met inbegrip van persoonsgegevens, worden bewaard in de dienst die verantwoordelijk is voor de procedure totdat deze is afgerond, en in de PAB-eenheid gedurende een periode van 7 jaar na de ondertekening van het contract. Uittreksels uit het strafregister worden bewaard tot twee jaar na het einde van de desbetreffende procedure. De inschrijvingen van afgewezen inschrijvers worden echter gedurende vijf jaar na de ondertekening van het contract bewaard.

7. Hoe beschermen we de gegevens van de betrokkene?

Papieren bestanden worden opgeslagen in een afgesloten kast door de verantwoordelijke eenheden. De elektronische bestanden worden opgeslagen op servers met toegangsrechten die beperkt zijn tot de relevante personeelsleden van de bij de procedure betrokken eenheden (namelijk de eenheid PAB en de eenheid die het contract daadwerkelijk zal gebruiken).

De leden van het evaluatiecomité hebben met het oog op de evaluatie toegang tot de dossiers en worden ervan in kennis gesteld dat zij na afloop van het evaluatieproces geen kopieën mogen bewaren.

Contractuele bepalingen zorgen ervoor dat de contractant persoonsgegevens van personeelsleden van de Europese Ombudsman uitsluitend verwerkt in opdracht van de Ombudsman (bepalingen inzake gegevensbescherming die zijn toegevoegd aan het contract voor diensten/meubilair en aan de algemene voorwaarden van het contact).

In geval van doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties voorziet het contract tussen de Ombudsman en de geselecteerde inschrijver in standaardcontractbepalingen die ervoor zorgen dat persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de regels die bindend zijn voor de EU-instellingen.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

U hebt het recht om toegang te vragen tot uw eigen persoonsgegevens. U hebt ook het recht om onverwijld te verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op u betrekking hebben. Het recht op rectificatie van gegevens kan alleen gelden voor feitelijke gegevens die in het kader van de desbetreffende aanbestedingsprocedure worden verwerkt. Dit recht kan slechts worden uitgeoefend tot de uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen. Onnauwkeurige identificatiegegevens kunnen echter te allen tijde tijdens en na de aanbestedingsprocedure worden gecorrigeerd door een e-mail te sturen naar eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

De Europese Ombudsman zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op uw verzoeken reageren.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen over gegevensbescherming in verband met de procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten richten aan de Europese Ombudsman, op het volgende adres: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europese Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman op het volgende adres: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1.