Titel van de zaak: Hoe heeft de Europese Commissie een verzoek om toegang van het publiek tot documenten in verband met de milieustrategie en -wetgeving van de EU behandeld?

Datum: Maandag 28 november 2022

Regelingen voor inspectie op afstand

Aanwezig

Europese Commissie:

- Kabinetslid

- Thematisch functionaris, directoraat-generaal Internationale Partnerschappen (DG INTPA)

- Sectorhoofd, DG INTPA

adjunct-eenheidshoofd, secretariaat-generaal

- Juridisch en beleidsmedewerker, secretariaat-generaal

- Juridisch en beleidsmedewerker, secretariaat-generaal

- Senior deskundige, secretariaat-generaal

Europese Ombudsman:

Peter Dyrberg, onderzoeks- en procesdeskundige

Tereza Mandjukova, onderzoeksfunctionaris

Markus Spoerer, kabinetslid

- Raya Dimitrova, stagiair bij Inquiries

Doel van de vergadering

Het doel van de bijeenkomst was dat het onderzoeksteam van de Ombudsman meer informatie kreeg over de wijze waarop de Europese Commissie omging met het verzoek van klager om toegang van het publiek tot documenten met betrekking tot de milieustrategie en -wetgeving van de EU (GESTDEM 2022/1405). Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft met name getracht nadere informatie te verkrijgen over de kwestie met betrekking tot het verzoek van klager om toegang van het publiek tot drie specifieke e-mails.

Inleiding en procedurele informatie

Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde zich voor, bedankte de vertegenwoordigers van de Commissie voor hun ontmoeting en zette het doel van de bijeenkomst uiteen. Zij schetsten het rechtskader dat van toepassing is op vergaderingen van de Ombudsman, met name dat de Ombudsman zonder voorafgaande toestemming van de Commissie geen door de Commissie als vertrouwelijk aangemerkte informatie openbaar zou maken, noch aan de klager, noch aan enige andere persoon buiten het Bureau van de Ombudsman ^[1].

Het onderzoeksteam van de Ombudsman legde uit dat zij een verslag over de bijeenkomst zouden opstellen, dat met de klager zal worden gedeeld voor opmerkingen. Er zou geen vertrouwelijke informatie in het verslag worden opgenomen of anderszins aan de klager of een derde worden verstrekt.

Uitgewisselde informatie

De vertegenwoordigers van de Commissie herinnerden aan de criteria die de Commissie hanteert voor de registratie van e-mails in haar documentbeheersysteem. In casu was de Commissie niet van mening dat de drie e-mails voldeden aan de registratiecriteria. De Commissie was veeleer van mening dat de e-mails informele uitwisselingen en voorlopige functies van personeelsleden bevatten, die werden vervangen door een definitief document, dat op zijn beurt werd vastgesteld volgens de relevante procedure en de definitieve versie van het document werd geregistreerd. Volgens de vertegenwoordigers van de Commissie worden alleen documenten die in haar documentbeheersysteem [2] zijn geregistreerd, beschouwd als „documenten” in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001 („de verordening”)[3].

De vertegenwoordigers van de Commissie bevestigden dat de Commissie ten tijde van de eerste aanvraag van de klager in maart 2022 de drie e-mails had opgehaald en opnieuw had gecontroleerd of zij voldeden aan de criteria van de Commissie voor registratie in haar documentbeheersysteem. De Commissie bevestigde haar eerste beoordeling dat de e-mails niet voldeden aan de registratiecriteria, aangezien zij betrekking hadden op informele uitwisselingen binnen de Commissie voorafgaand aan de definitieve goedkeuring van beleidsdocumenten door het college van commissarissen. Daarom was niet beoordeeld of de e-mails op grond van de verordening openbaar konden worden gemaakt.

Afsluiting van de vergadering

Het onderzoeksteam van de Ombudsman bedankte de deelnemers voor hun tijd en voor de verstrekte uitleg. Daarna werd de vergadering beëindigd.

Na de vergadering heeft de Commissie de Ombudsman aanvullende documenten verstrekt, waarom het onderzoeksteam tijdens de vergadering had verzocht. De Commissie heeft de Ombudsman verzocht de lijst van ontvangen documenten in dit stadium vertrouwelijk te houden. De Ombudsman is het er niet mee eens dat de lijst niet openbaar kan worden gemaakt. Om het onderzoek echter niet te vertragen vanwege deze kwestie en aangezien de Commissie ermee instemt dat de Ombudsman de namen/titels van de documenten later kan vermelden, aanvaardt de Ombudsman bij wijze van uitzondering het standpunt van de Commissie wanneer zij haar bevindingen in de zaak doet.

De Commissie beschouwt de inhoud van de documenten als vertrouwelijk. Hieruit volgt dat zij niet zonder toestemming van de Commissie aan klager kunnen worden meegedeeld, overeenkomstig het Statuut van de Ombudsman.

Brussel/Straatsburg, 5 december 2022

Peter Dyrberg Tereza Mandjukova  

Onderzoeken en Process Expert Inquiries Officer

[1] Artikel 4, lid 8, van de uitvoeringsbepalingen van de Europese Ombudsman.

[2] De Commissie schetste haar verschillende registratie-instrumenten voor verschillende soorten documenten (bv. ARES, comitologieregister).

[3] De Commissie verwees naar Besluit (EU) 2021/2121 van 6 juli 2020 betreffende het beheer van gegevens en archieven, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 en de bijbehorende richtsnoeren voor de registratie van documenten.