De zaak betrof de weigering van de Europese Commissie om het publiek toegang te verlenen tot documenten in verband met de aanvragen van projecten voor de winning en verwerking van mineralen die in het kader van de verordening kritieke grondstoffen als “strategische projecten” moeten worden erkend. De klager verzocht met name om toegang tot vier besluiten van de Commissie waarbij de status van strategisch project al dan niet werd toegekend en tot delen van de aanvragen van twaalf projecten die zich binnen de EU bevinden en waarvan de aanvragen succesvol zijn geweest. De Commissie was van mening dat de openbaarmaking van de documenten de commerciële belangen van de betrokken ondernemingen zou ondermijnen door zich voor het merendeel van de betrokken documenten te baseren op een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking. Klager voerde onder meer aan dat een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt, aangezien de documenten waarschijnlijk belangrijke milieu-informatie bevatten.

De Ombudsman was van mening dat het vanwege de aard ervan onredelijk was dat de Commissie een algemeen vermoeden van niet-openbaarmaking toepaste op documenten in verband met de aanwijzing van projecten inzake kritieke grondstoffen als strategische projecten in het kader van de verordening kritieke grondstoffen. Bovendien heeft de Ombudsman op basis van de inspectie van de documenten door haar onderzoeksteam vastgesteld dat deze niet overal gevoelige informatie bevatten, onder meer omdat grote delen ervan al rechtmatig openbaar waren gemaakt op het moment dat de Commissie haar definitieve standpunt over het verzoek om toegang van klager bekendmaakte. De Ombudsman was ook van mening dat de documenten uitgebreide milieu-informatie bevatten, waaronder „informatie over emissies in het milieu”, waarvoor een hoger openbaar belang bij openbaarmaking wordt geacht te bestaan. De Ombudsman concludeerde derhalve dat de weigering van de Commissie om het publiek toegang te verlenen, neerkwam op wanbeheer. Zij heeft de Commissie aanbevolen haar standpunt te herzien met het oog op een ruime toegang tot de litigieuze documenten.

De drie zaken hadden betrekking op de wijze waarop de Europese Commissie haar regels voor betere regelgeving en andere procedurele vereisten heeft toegepast bij de voorbereiding van wetgevingsvoorstellen inzake passende zorgvuldigheid in het bedrijfsleven op het gebied van duurzaamheid (983/2025/MIK), de bestrijding van migrantensmokkel (2031/2024/VB) en het gemeenschappelijk landbouwbeleid (1379/2024/MIK). De Commissie achtte deze voorstellen dringend en heeft daarom in haar regels voorziene stappen, zoals effectbeoordelingen en openbare raadplegingen, achterwege gelaten. De klagers, die maatschappelijke organisaties zijn, waren van mening dat deze omissies in strijd waren met de regels voor betere regelgeving van de Commissie. In twee gevallen voerden de klagers ook aan dat de Commissie de verenigbaarheid van de wetgevingsvoorstellen met de klimaatdoelstellingen van de EU niet heeft beoordeeld, zoals vereist door de Europese klimaatwet. In één geval was klager verder bezorgd over het feit dat de Commissie haar reglement van orde inzake overleg tussen de diensten had geschonden.

Op basis van haar onderzoeken constateerde de Ombudsman procedurele tekortkomingen in de wijze waarop de Commissie de wetgevingsvoorstellen in kwestie had voorbereid, wat samen neerkwam op wanbeheer. Om deze tekortkomingen aan te pakken, heeft de Ombudsman de Commissie aanbevolen te zorgen voor een voorspelbare, consistente en niet-willekeurige toepassing van haar regels voor betere regelgeving, door “dringende” situaties te definiëren die een afwijking van hun vereisten rechtvaardigen, en door de redenen voor toegestane afwijkingen vast te leggen en toe te lichten. Voorts moet de Commissie, wanneer afwijkingen worden toegestaan, een procedure vaststellen om ervoor te zorgen dat de dringende voorbereiding van wetgevingsvoorstellen nog steeds in overeenstemming is met de beginselen van een transparant, empirisch onderbouwd en inclusief wetgevingsproces. Om de Commissie bij deze taak bij te staan, deed de Ombudsman ook vier suggesties voor verbetering, waaronder: de regels voor de raadpleging van belanghebbenden voor dringende voorstellen te verduidelijken; ervoor te zorgen dat de analytische documenten ter vervanging van effectbeoordelingen en de bewijsstukken ter ondersteuning van haar voorstellen tijdig worden gepubliceerd om een openbaar debat mogelijk te maken voordat de wetgeving wordt aangenomen; richtsnoeren uit te vaardigen voor de uitvoering van klimaatconsistentiebeoordelingen; het verstrekken en registreren van motiveringen bij het verkorten van de periodes van overleg tussen de diensten tot onder de vastgestelde drempels.

In haar antwoord aan de Ombudsman stemde de Commissie ermee in om bij de komende herziening van de regels voor betere regelgeving na te denken over het definiëren van “dringende” situaties, en om de redenen voor het toepassen van afwijkingen van hun vereisten vast te leggen en te publiceren. De Commissie heeft zich er ook toe verbonden om te zorgen voor gerichte raadplegingen over haar “dringende” voorstellen, om de analytische documenten met bewijsmateriaal ter ondersteuning van haar voorstellen binnen drie maanden na de goedkeuring ervan te publiceren, om klimaatconsistentiebeoordelingen op te nemen in zowel analytische documenten als toelichtingen voor toekomstige voorstellen en om kortere raadplegingen tussen de diensten te motiveren.

De klagers waren in hun opmerkingen over het antwoord van de Commissie van mening dat de toezeggingen van de Commissie duidelijk noch concreet genoeg zijn om een transparant, inclusief en empirisch onderbouwd wetgevingsproces te waarborgen.

De Ombudsman was ingenomen met het algemene constructieve antwoord van de Commissie op haar aanbevelingen en suggesties voor verbetering. Desalniettemin biedt het antwoord van de Commissie nog niet voldoende duidelijkheid over de concrete stappen die zij voornemens is te nemen om de aanbevelingen en suggesties voor verbetering van de Ombudsman uit te voeren.

De Ombudsman zal deze kwestie derhalve monitoren op basis van toekomstige klachten en zodra de Commissie de herziening van de regels voor betere regelgeving heeft afgerond. In dit stadium zijn geen verdere onderzoeken gerechtvaardigd en heeft de Ombudsman de drie zaken afgesloten.