Geachte heer X,

De Ombudsman heeft een klacht ontvangen tegen de Europese Commissie over een verzoek om toegang van het publiek tot documenten.[1] In de klacht werd verzocht om toegang tot (1) drie specifieke e-mails en (2) andere documenten over EU-milieuwetgeving waarbij de commissaris voor Internationale Partnerschappen en haar kabinet betrokken waren.

De Commissie raamde het verzoek op meer dan 300 geregistreerde vermeldingen en ongeveer 2000 bladzijden aan documenten en nam contact op met de klager om een billijke oplossing te vinden.[2] De klager stemde ermee in de reikwijdte van het verzoek te beperken.

Op 3 mei 2022 heeft de Commissie de klager meegedeeld dat zij van mening was dat de drie gevraagde specifieke e-mails niet binnen het toepassingsgebied van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vielen, “aangezien zij werden opgesteld als kortstondige correspondentie voor een voorlopige, interne gedachtewisseling tijdens de voorbereiding van wetgevingsvoorstellen”. Zij voegde daaraan toe dat deze e-mails niet in haar documentbeheersysteem hoeven te worden geregistreerd [3] en doorgaans na zes maanden automatisch worden verwijderd. Wat het tweede deel van het verzoek betreft, heeft de Commissie een reeks documenten gedeeltelijk aan klager meegedeeld. Sommige delen van deze documenten werden onleesbaar gemaakt om het algemeen belang te beschermen met betrekking tot internationale betrekkingen,[4] de privacy en integriteit van het individu,[5] commerciële belangen [6] en het besluitvormingsproces [7].

Op 10 mei 2022 heeft klager een confirmatief verzoek ingediend waarin hij opmerkte dat e-mails onder het toepassingsgebied van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vallen en zijn verzoek herhaalde om toegang van het publiek tot de specifieke gevraagde e-mails. De klager verzocht ook om volledige toegang tot vier documenten die op 3 mei 2022 gedeeltelijk waren vrijgegeven.

De Ombudsman merkt op dat de Commissie klager nog geen bevestigend antwoord heeft verstrekt binnen de in Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijnen.

Indien u dit in de tussentijd niet hebt gedaan, stellen wij voor dat u nu de klager antwoordt en ons meedeelt wanneer dit is gebeurd. Wij zouden het op prijs stellen indien u uw antwoord zo spoedig mogelijk, en uiterlijk op 24 augustus 2022, zou kunnen toezenden. We zouden het ook op prijs stellen een kopie van het confirmatieve besluit te ontvangen zodra de Commissie het uitvaardigt.

Tegelijkertijd achten wij het noodzakelijk om de documenten die in dit verzoek om toegang van het publiek aan de orde zijn, te herzien. Wij zouden het daarom op prijs stellen als u ons uiterlijk op 9 augustus 2022 de drie specifieke gevraagde e-mails en de niet-geredigeerde versies van de vier documenten, bij voorkeur in elektronische vorm via versleutelde e-mail [8], zou kunnen bezorgen. Wat deze vier documenten betreft, verzoeken wij de Commissie toe te lichten op welke uitzondering(en) zij een beroep heeft gedaan op die delen die gedeeltelijk zijn achtergehouden.

De documenten waarop het verzoek om toegang van het publiek betrekking heeft, zullen vertrouwelijk worden behandeld, samen met al het andere materiaal dat de Commissie met ons wil delen en dat als vertrouwelijk wordt aangemerkt. Dergelijke documenten worden behandeld en opgeslagen in overeenstemming met deze vertrouwelijke status en worden kort na afloop van het onderzoek uit de dossiers van de Ombudsman verwijderd.

Als u vragen heeft, neem dan gerust contact op met de onderzoeksfunctionaris, op het volgende telefoonnummer: XXX, of e-mailadres: Ja, ja.

Met vriendelijke groet,

Tina Nilsson

Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 2 augustus 2022

[1] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN en krachtens Verordening (EG) nr. 1367/2006 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de toepassing van de bepalingen van het Verdrag van Aarhus betreffende toegang tot informatie, inspraak bij besluitvorming en toegang tot de rechter inzake milieuaangelegenheden op de communautaire instellingen en organen, https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32006R1367.

[2] Overeenkomstig artikel 6, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[3] Besluit van de Commissie van 6.7.2020 betreffende het beheer van dossiers en archieven, beschikbaar op: https://ec.europa.eu/info/files/commission-decision-records-management-and-archives_en.

[4] Artikel 4, lid 1, onder a), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[5] Artikel 4, lid 1, onder b), van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[6] Artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[7] Artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[8] Versleutelde e-mails kunnen worden verzonden naar onze speciale mailbox.