Klager verzocht de Europese Commissie om toegang van het publiek tot specifieke e-mails en andere uitwisselingen in verband met het milieubeleid en de milieuwetgeving van de EU. De Commissie heeft toegang verleend tot een deel van de documenten die volgens haar binnen het toepassingsgebied van het verzoek vallen. Ter ondersteuning van haar besluit om bepaalde informatie onleesbaar te maken, heeft zij zich beroepen op verschillende uitzonderingen in het kader van de EU-wetgeving inzake de toegang van het publiek tot documenten (Verordening 1049/2001), met het argument dat openbaarmaking de privacy, commerciële belangen en het besluitvormingsproces zou kunnen ondermijnen. Met betrekking tot de gevraagde e-mails zei de Commissie dat zij niet waren geregistreerd, aangezien zij van mening was dat zij niet onder haar criteria voor de registratie van documenten vielen vanwege de inhoud en de korte duur ervan.

Uit het onderzoek van de Ombudsman is gebleken dat de e-mails betrekking hebben op “beleid, activiteiten en besluiten” waarvoor de Commissie verantwoordelijk is en duidelijk “documenten” waren in de zin van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Zodoende drong de Ombudsman er bij de Commissie op aan om, terwijl het onderzoek nog liep, te beoordelen of het publiek toegang kon worden verleend. De Commissie heeft de e-mails geregistreerd en ermee ingestemd deze te onderzoeken op mogelijke openbaarmaking op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

De Ombudsman stelde vast dat het aanvankelijke verzuim van de Commissie om de e-mails te registreren en op te nemen in het toepassingsgebied van het verzoek neerkwam op wanbeheer. Aangezien de Commissie ermee instemde deze in het kader van het verzoek te onderzoeken, waren verdere onderzoeken echter niet gerechtvaardigd. Gezien de aanzienlijke tijd die de Commissie nodig had om het verzoek van klager om toegang van het publiek naar behoren te behandelen, drong de Ombudsman er bij de Commissie op aan haar beoordeling onverwijld af te ronden.