de heer José Manuel Barroso voorzitter Europese Commissie 1049 BRUSSEL BELGIQUE

Straatsburg, 28/11/2013

Klacht 2077/2012/TN en klacht 1853/2013/TN

Geachte Voorzitter,

Op 1 februari 2013 heeft de Ombudsman naar aanleiding van een klacht een onderzoek geopend naar de wijze waarop de Commissie omgaat met belangenconflicten - echt, schijnbaar of potentieel - die zich kunnen voordoen wanneer personeel de Commissie verlaat of zich bij de Commissie aansluit (klacht 2077/2012/TN).

Ik prijs de wijze waarop de Commissie en haar diensten het onderzoek en met name de inzage in de dossiers van de Commissie hebben vergemakkelijkt [1]. Uit de inspectie is gebleken dat de Commissie zich volledig bewust is van het belang van deze kwestie.

Ik verzoek de Commissie nu om overeenkomstig artikel 2, lid 2, en artikel 3, lid 1, van het Statuut van de Europese Ombudsman een advies uit te brengen over de aantijgingen en vorderingen van klager.

Bewering:

De Commissie geeft onvoldoende uitvoering aan de regels die van toepassing zijn op het "draaideurfenomeen" en maakt daardoor reële, zichtbare en potentiële belangenconflicten mogelijk.

Vorderingen:

De Commissie moet:

(1) proactieve procedures ontwikkelen om personeel te informeren over hun verplichtingen;

(2) Definieer goed de terminologie die het gebruikt;

(3) haar controle en besluitvorming met betrekking tot relevante vergunningen te verbeteren;

(4) actie te ondernemen wanneer het in artikel 16 van het Statuut bedoelde Gemengd Comité bezwaren aan de orde stelt;

(5) beter gebruik te maken van sancties en verwijzingen naar het IDOC in geval van duidelijke inbreuken op de regels;

(6) houdt volledige en deugdelijke registers bij van belangenconflicten en draaideurzaken, onder meer via een centraal register;

(7) Wees proactief transparant over draaideurzaken en sabbaticals met nieuwe activiteiten;

(8) inspiratie putten uit de parlementaire aanbevelingen van het VK om de regels inzake draaideurconstructies te herzien;

(9) Zorgen voor meer transparantie bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek op dit gebied.

Tot staving van hun beweringen en argumenten voeren de klagers aan dat de Commissie:

(1) het personeel niet naar behoren informeert over zijn verplichtingen uit hoofde van de toepasselijke regels;

(2) er niet voor zorgt dat het personeel zijn verplichtingen nakomt;

(3) geen sancties oplegt in geval van ernstige niet-nakoming van verplichtingen;

(4) er niet voor zorgt dat zij bij de beoordeling van zaken alle relevante informatie heeft verzameld;

(5) onderzoekt sollicitaties van vertrekkend personeel op grond van artikel 16 van het Statuut niet naar behoren op risico’s van belangenconflicten;

(6) Inkomend en huidig personeel onvoldoende onder de loep neemt op risico’s van belangenconflicten;

(7) houdt geen adequate registers bij van beoordeelde gevallen;

(8) de regels met betrekking tot sabbaticals niet naar behoren ten uitvoer legt;

(9) Beschikt niet over een adequate definitie om te bepalen wanneer arbeidscontractanten onder de regels moeten vallen.

De Ombudsman zou graag zien dat de Commissie ook ingaat op de onderstaande vragen. Gelieve in voorkomend geval rekening te houden met arbeidscontractanten en personeel met verlof om redenen van persoonlijke aard.

1) De procedures

Geef nadere informatie over de procedures van de Commissie met betrekking tot de behandeling van mogelijke belangenconflicten in verband met inkomende en uitgaande personeelsbewegingen, met inbegrip van de ontwikkeling van deze procedures in de loop van de tijd.

2) Documentatie van de gevolgde stappen

Uit de geïnspecteerde dossiers bleek niet meteen dat in alle gevallen de volledige procedures zijn gevolgd. Leg uit hoe de Commissie controleert of alle stappen in elk geval worden gevolgd en gedocumenteerd en of zij van plan is aanvullende controles in te voeren.

3) Gecentraliseerd register

Is de Commissie voornemens een centraal register op te zetten van personeelsaanvragen om tijdens verlof om redenen van persoonlijke aard of na beëindiging van de dienst een nevenactiviteit uit te oefenen? Zou het ook de beoordelingen omvatten van mogelijke belangenconflicten van degenen die posities in de Commissie innemen?

4) Redenering van goedkeuringen

Uit de inspectie bleek dat, hoewel negatieve beslissingen meestal gepaard gaan met uitgebreide redeneringen, er meestal weinig of geen redenering is om positieve beslissingen te ondersteunen. Het is duidelijk dat positieve besluiten niet door de betrokken ambtenaar zullen worden aangevochten, maar het grote publiek heeft er belang bij ervoor te zorgen dat de regels inzake belangenconflicten correct worden toegepast. Goedkeuringsbesluiten moeten even goed gemotiveerd zijn.

In de besluiten moeten de door de ambtenaar bij de Commissie uitgevoerde taken en de in het kader van de nieuwe activiteit uit te voeren taken worden gespecificeerd en moet worden uitgelegd waarom er geen belangenconflicten zijn. Zij moeten ook verwijzen naar de adviezen van het DG of de DG’s waar het personeelslid werkte, de Juridische Dienst, het secretariaat-generaal en alle andere inbreng waarmee rekening is gehouden.

Indien de Commissie ervoor kiest de adviezen of voorbehouden niet te volgen, moet zij uitdrukkelijk uitleggen waarom niet. Dit is met name van belang als het negatieve advies of de punten van voorbehoud afkomstig zijn van een DG waar de ambtenaar heeft gewerkt.

Is de Commissie bereid ervoor te zorgen dat toekomstige positieve besluiten worden ondersteund door de hierboven uiteengezette redenering?

5) Verduidelijkingen van aanvragers

De Commissie kan een verzoek om toestemming alleen naar behoren behandelen als het alle nodige informatie bevat. Indien de ambtenaar om aanvullende informatie wordt gevraagd, moeten het verzoek en het antwoord deel uitmaken van het desbetreffende dossier. Indien de ambtenaar niet om aanvullende informatie wordt verzocht, moet de Commissie dit uitdrukkelijk in het goedkeuringsbesluit vermelden en aantonen hoe het besluit niettemin gegrond is.

Kan de Commissie commentaar geven op dit voorstel?

6) "Zelf opgelegde voorwaarden"

Uit sommige dossiers blijkt dat het voormalige personeelslid op de hoogte is van mogelijke belangenconflicten door bijvoorbeeld te verklaren dat hij/zij niet zal werken aan projecten waarbij hij/zij betrokken is geweest bij de besluitvorming over EU-financiering. De Commissie moet dergelijke "zelf opgelegde voorwaarden" altijd in haar vergunning opnemen.

Kan de Commissie commentaar geven op dit voorstel?

7) Termijn voor het opleggen van voorwaarden of het verbieden van activiteiten

De Commissie lijkt de termijn van twee jaar waarbinnen voormalige personeelsleden verplicht zijn haar over nieuwe beroepsactiviteiten te informeren, aldus uit te leggen dat zij de activiteit pas binnen deze termijn van twee jaar kan verbieden of daaraan voorwaarden kan verbinden. Het voorlopige standpunt van de Ombudsman is dat dit niet juist is. Artikel 16, eerste alinea, van het Statuut, dat voormalige personeelsleden verplicht zich met betrekking tot de aanvaarding van aanstellingen integer en discretionair te blijven gedragen, is niet in de tijd beperkt. Bijgevolg zou de Commissie activiteiten na twee jaar kunnen verbieden of aan voorwaarden kunnen onderwerpen, mits daarvoor goede redenen zijn en de gevolgen voor het voormalige personeelslid niet onevenredig zijn.

Kan de Commissie zich hierover uitspreken? Gelieve daarbij ook in te gaan op de wijzigingen in het Statuut die op 1 januari 2014 in werking zullen treden, met name de in het nieuwe lid 3 van artikel 16 genoemde "twaalf maanden".

8) Onafhankelijkheid van beoordeling

Het systeem voor de beoordeling van gevallen van mogelijke belangenconflicten kan vatbaar zijn voor kritiek, omdat het, met name voor hoger personeel, gebaseerd kan zijn op meningen van mensen met wie zij nauw hebben samengewerkt. Momenteel lijkt er geen systeem te bestaan om ervoor te zorgen dat de beoordeling van hogere personeelsdossiers wordt uitgevoerd door diensten die geen banden hebben met het betrokken DG.

Op het niveau van de lidstaten is de Ombudsman op de hoogte van ten minste één voorbeeld van een onafhankelijk extern comité dat na beëindiging van de dienst beslist over sollicitaties van hoger personeel om beroepsactiviteiten uit te oefenen.

Overweegt de Commissie maatregelen in te voeren die het mogelijk maken sollicitaties van hoger personeel te beoordelen door andere personen dan degenen met wie zij nauw hebben samengewerkt?

9) Asymmetrie in de inhoudelijke beoordeling van zaken - voorwaarden

De dossiers vertoonden onverklaarbare variaties in de formulering van voorwaarden. In sommige gevallen mocht het voormalige personeelslid geen werkzaamheden verrichten die verband hielden met alle zaken die hij/zij bij de Commissie had behandeld. In andere gevallen betrof de voorwaarde zaken die in de afgelopen X jaar zijn behandeld of openstaande zaken.

Kan de Commissie iets zeggen over het beleid dat aan deze verschillen ten grondslag ligt en de redenen daarvoor?

10) Ethische en integriteitscode - identificatie van dossiers, de afstandsregel en contacten met collega's die de Commissie hebben verlaten

Tijdens de inspectie ontvingen de diensten van de Ombudsman een kopie van de code inzake ethiek en integriteit die DG Concurrentie voor zijn personeel had opgesteld. Opmerkelijk zijn:

- de verplichting om na het verlaten van de Commissie bepaalde dossiers te identificeren waarin voormalige personeelsleden niet in een nieuw beroep mogen werken;

- de regel ("afstandsregel") dat een voormalig personeelslid gedurende een bepaalde periode (één jaar voor degenen die een managementfunctie bekleedden) niet mag deelnemen aan vergaderingen of andere contacten van professionele aard mag hebben met zijn of haar voormalige DG of dienst; zes maanden in andere gevallen);

- de algemene eis dat de huidige personeelsleden hun hiërarchieke meerderen voor risicobeoordeling informeren over mogelijke deelname aan vergaderingen met voormalige leden van het management.

Bestaan er vergelijkbare codes voor andere DG’s? Zo nee, zou de Commissie de code van DG Concurrentie of iets dergelijks als benchmark gebruiken?

11) Bij het leren over nieuwe beroepsactiviteiten uit een andere bron dan de betrokken ambtenaar

Leg uit hoe de Commissie omgaat met gevallen waarin zij informatie ontvangt dat een voormalig personeelslid een nieuwe beroepsactiviteit is begonnen zonder daarvoor toestemming te hebben gevraagd. Is er een standaardprocedure voor de behandeling van dergelijke gevallen? Neemt de Commissie met name systematisch contact op met het betrokken voormalige personeelslid?

12) Wijzigingen van het Statuut

Wijzigingen van het Statuut treden op 1 januari 2014 in werking. Gelieve toe te lichten hoe de Commissie voornemens is de meer gedetailleerde bepalingen inzake belangenconflicten (artikelen 11 en 16 van het Statuut) ten uitvoer te leggen, met name wat betreft de analyse die moet worden uitgevoerd met betrekking tot binnenkomend personeel.

13) Transparantie

De wijzigingen van het Statuut omvatten de verplichting om informatie bekend te maken, "met inbegrip van een lijst van de beoordeelde gevallen", over de toepassing van de nieuwe regel dat voormalige hoge ambtenaren in beginsel gedurende de twaalf maanden na beëindiging van de dienst niet mogen lobbyen of pleiten bij het personeel van hun voormalige instelling voor aangelegenheden waarvoor zij in de laatste drie dienstjaren verantwoordelijk waren (nieuw lid 3 van artikel 16 van het Statuut).

Volgens de Ombudsman moet deze bepaling noodzakelijkerwijs nauw verband houden met het verzoek dat een voormalig personeelslid moet indienen indien hij binnen twee jaar na beëindiging van de dienst een beroepsactiviteit wenst uit te oefenen (bestaand lid 2 van artikel 16).

Zou de Commissie, gezien de toezegging van de Commissie om de transparantie en verantwoordingsplicht te verbeteren, regelmatig online haar beoordeling publiceren van alle aanvragen om beroepsactiviteiten uit te oefenen na beëindiging van de dienst of tijdens verlof om redenen van persoonlijke aard, gedaan door hoge ambtenaren (directeursniveau en hoger en kabinetschefs)?

14) Arbeidscontractanten met toegang tot gevoelige informatie

Licht de procedure van de Commissie toe om te bepalen wat onder "gevoelige informatie" wordt verstaan, waartoe voormalige arbeidscontractanten toestemming moeten vragen om een nieuwe beroepsactiviteit uit te oefenen.

15) Sancties

Hoeveel tuchtprocedures zijn er (i) in 2010, 2011 en 2012 ingeleid en (ii) afgerond wegens niet-naleving van de bepalingen inzake beroepsactiviteiten na beëindiging van de dienst of tijdens verlof om redenen van persoonlijke aard? In hoeveel gevallen zijn er per jaar sancties opgelegd? Welke sancties zijn er opgelegd, indien van toepassing?

Verstrek uitsluitend geaggregeerde informatie in een vorm die de mogelijke identificatie van personen vermijdt.

16) Tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten

Ambtenaren die de dienst verlaten en hun verplichtingen inzake belangenconflicten niet nakomen, kunnen aan een tuchtprocedure worden onderworpen. Mogelijke sancties zijn verlies van pensioenrechten. Tijdelijke functionarissen (met inbegrip van speciale adviseurs) en arbeidscontractanten hebben mogelijk geen EU-pensioenrechten wanneer zij de dienst verlaten.

Geef aan welke maatregelen de Commissie zou kunnen nemen om te voorkomen dat dergelijk personeel arbeidskansen aanneemt die aanleiding geven tot belangenconflicten.

Nieuwe klacht 1853/2013/TN

Op 27 september 2013 ontving ik een klacht van de Friends of the Earth Europe tegen de Europese Commissie over de behandeling van mogelijke belangenconflicten met betrekking tot een voormalig personeelslid.

Aangezien deze nieuwe zaak soortgelijke kwesties aan de orde stelt als die welke in het kader van het onderzoek in zaak 2077/2012/TN zijn behandeld, heb ik besloten de twee zaken te voegen.

Beschuldigingen:

1. De Commissie heeft er niet voor gezorgd dat het personeel dat zijn diensten verlaat, een vergunning aanvraagt om een nieuwe beroepsactiviteit uit te oefenen; en

2. De Commissie heeft geen beperkingen opgelegd aan een bepaald personeelslid dat de Commissie verlaat om een nieuwe beroepsactiviteit uit te oefenen.

Vordering:

De Commissie moet erkennen dat artikel 16 van het Statuut niet naar behoren is toegepast ten aanzien van het voormalige personeelslid in kwestie en maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat er geen belangenconflict bestaat tussen zijn nieuwe functie en zijn verantwoordelijkheden tijdens zijn dienstverband bij de Commissie. De Commissie moet met name beperkingen invoeren om te voorkomen dat hij zijn contacten en voorkennis in de Commissie gebruikt in het kader van zijn nieuwe baan en ten voordele van zijn nieuwe werkgever.

Ik zou graag zien dat de Commissie mij uiterlijk op 28 februari 2014 een gezamenlijk advies over de klachten 2077/2012/TN en 1853/2013/TN verstrekt, alsook een antwoord op de 16 hierboven genoemde punten. Gelieve er nota van te nemen dat het advies voor eventuele opmerkingen aan de klagers zal worden toegezonden en dat ik kan besluiten het op mijn website te publiceren.

Ik heb ook geconcludeerd dat het passend zou zijn om, parallel aan de voorbereiding van het advies door de Commissie, de documenten in verband met klacht 1853/2013/TN te inspecteren.

Daarom verzoek ik u, overeenkomstig artikel 3, lid 2, van het Statuut van de Europese Ombudsman, mijn diensten inzage te verlenen in het desbetreffende dossier. Ik zou het op prijs stellen als uw diensten contact zouden kunnen opnemen met mevrouw Tina Nilsson (tel. +32 (0)2 284 14 17) van mijn bureau om overeenstemming te bereiken over een geschikte datum voor de inspectie van de documenten.

Ik wil u er tevens op wijzen dat ik de dossiers van de Commissie op basis van het advies nog eens wil onderzoeken.

Toen de Ombudsman klacht 2077/2012/TN ontving, besloot hij deze vertrouwelijk te verklaren. Na inzage van de dossiers vind ik dat dit niet meer nodig is. Belangenconflicten zijn van groot openbaar belang en ik zal de onderhavige zaak voortaan in het openbaar behandelen, met inbegrip van de publicatie van deze brief op mijn website. De klagers zullen ook een kopie van deze brief ontvangen.

Overeenkomstig het statuut en de uitvoeringsbepalingen van de Ombudsman blijven de geïnspecteerde documenten, die door de Commissie als vertrouwelijk zijn aangemerkt, echter vertrouwelijk.[2] Elke verdere vrijgave van documenten in verband met dit onderzoek geschiedt overeenkomstig de regels van de Ombudsman inzake de toegang van het publiek [3], waarbij met name de bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd.

Bijgevoegd vindt u een kopie van klacht 1853/2013/TN.

Met vriendelijke groet,

Emily O'Reilly

Bijlage (verzonden per e-mail):

• Kopie van klacht 1853/2013/TN