▪ Achtergrond

1. Op 18 december 2014 heeft de Commissie een persbericht gepubliceerd waarin staat dat "[t] oday, de voorzitter van de Europese Commissie, Jean-Claude Juncker, Dr. Edmund Stoiber heeft benoemd tot speciaal adviseur voor betere regelgeving"^[1] (hierna "de speciale adviseur [2]" of "de persoon in kwestie"). Op dezelfde dag had de persoon in kwestie een ontmoeting met Commissievoorzitter Juncker en vicevoorzitter Timmermans, die het onderwerp vormden van een korte videoclip die op de website van de Commissie werd geüpload ^[3].

2. Op dezelfde dag verzochten de klagers, Friends of the Earth Europe (FoEE) en Corporate Europe Observatory (CEO) het publiek om toegang tot i) de beëdigde verklaring van de speciaal adviseur dat hij geen belangenconflicten had, ii) zijn activiteitenverklaring en iii) de "garantieverklaring" van voorzitter Juncker dat de speciaal adviseur geen belangenconflicten had. Volgens de regels van de Commissie (zie hieronder) moeten deze drie documenten samen met het verzoek om de benoeming van een speciaal adviseur worden ingediend. De klagers vroegen ook of de speciaal adviseur was betaald en welke maatregelen waren genomen om ervoor te zorgen dat hij geen belangenconflict had, met name met betrekking tot zijn functies als voorzitter van de adviesraden van twee grote ondernemingen.

3. Op 7 januari 2015 ondertekende de speciaal adviseur een "verklaring op erewoord over de afwezigheid van belangenconflicten tussen de taken van speciaal adviseur van de Commissie en andere activiteiten"(bijlage 1 bij het reglement van de Commissie), alsmede een " verklaring over activiteiten met het oog op de toepassing op de functie van speciaal adviseur van de Europese Commissie"(bijlage 2 bij het reglement van de Commissie). In laatstgenoemde verklaring vermeldde de bijzonder adviseur zijn functies als voorzitter van de adviesraden van twee ondernemingen, zijn positie als lid van de raad van toezicht van vier entiteiten die onder zeggenschap staan van Nürnberger, een grote verzekeringsgroep (hierna de verzekeringsgroep genoemd), en ook verschillende andere functies die in zijn geboorteland worden bekleed.

4. Op 2 februari 2015 heeft de bijzonder adviseur zijn activiteitenverklaring bijgewerkt om melding te maken van zijn functie als voorzitter van de adviesraad van een bank.

5. Op 9 februari 2015 werd een "Betrouwbaarheidsverklaring van voorzitter Jean-Claude Juncker over een belangenconflict met het oog op de benoeming van dr. Edmund Stoiber tot speciaal adviseur van de Europese Commissie"voltooid. Dit was optie B van de standaardtemplate (bijlage 4 bij de regels van de Commissie) en het erkende "dat er een potentieel risico voor de goede naam van de Commissie kan zijn vanwege de activiteiten van Dr. Stoiber voor (naam van de ondernemingen)". De betrouwbaarheidsverklaring voegde daaraan toe: "Het risico kan voldoende worden beperkt door ervoor te zorgen dat Dr. Stoiber zich in zijn hoedanigheid van bijzonder adviseur niet bezighoudt met zaken betreffende [de betrokken vennootschappen]".  

6. Op 11 februari 2015 heeft de Commissie, in antwoord op het verzoek van de klagers om toegang van het publiek, alle vier bovengenoemde documenten aan de klagers vrijgegeven.

7. Op 16 februari 2015 heeft de Commissie de klagers meegedeeld dat de speciale adviseur niet zou worden betaald. Met betrekking tot het voorkomen van elk risico op een belangenconflict verwees de Commissie naar de betrouwbaarheidsverklaring van 9 februari 2015 en verklaarde zij dat zij ervoor zou zorgen dat de speciaal adviseur geen aangelegenheden betreffende de betrokken ondernemingen zou behandelen wanneer hij met de Commissie samenwerkt. De Commissie verklaarde ook dat de speciaal adviseur geen operationele of leidinggevende functies bij deze ondernemingen had.

8. Op 4 maart 2015 heeft het college van commissarissen de betrokken persoon en verscheidene andere personen benoemd tot bijzonder adviseurs [4] (van 5 maart 2015 tot en met 31 maart 2016).

9. Op 25 mei 2015 schreven klagers aan de Commissie dat, in strijd met de toepasselijke regels, de vier documenten betreffende de benoeming van de bijzonder adviseur waren opgesteld en ondertekend nadat hij was benoemd. De klagers vroegen waarom de Commissie tot na de openbare aankondiging van de benoeming had gewacht met het controleren van de positie met betrekking tot mogelijke belangenconflicten. Zij voerden aan dat de voorafgaande aankondiging de Commissie belette een onpartijdige en kritische beoordeling uit te voeren. De klagers hebben de Commissie ook verzocht haar beoordeling van de vraag of de speciaal adviseur een belangenconflict had, te heroverwegen.

10. Op 12 juni 2015 heeft de secretaris-generaal van de Commissie de klagers geantwoord dat, hoewel de benoeming van de speciaal adviseur op 18 december 2014 was aangekondigd, de administratieve procedure pas op 4 maart 2015 werd afgerond bij besluit van het college van commissarissen. De secretaris-generaal verklaarde dat de vier betrokken documenten dus waren opgesteld vóór het besluit van het college over de benoeming van de speciale adviseurs.

11. Op 3 september 2015 hebben klagers zich tot de Ombudsman gewend.

▪ De relevante rechtsregels

12. De punten 5 en 6 van de" Regels inzake speciale adviseurs van de Commissie"[6] (de " Regels van de Commissie") luiden als volgt:

"5. Selectie en aanwijzing van speciale adviseurs

Elk lid van de Commissie dat een speciale adviseur wenst in te schakelen, moet DG ADMIN [nu DG Personele Middelen en Veiligheid - DG HR] binnen de gestelde termijn (januari van elk jaar) schriftelijk in kennis stellen, met vermelding van de uit te voeren taken, het verwachte aantal werkdagen en een raming van de kredieten voor dienstreizen, ... Bovendien moet elk lid van de Commissie er bij de benoeming van een adviseur voor zorgen dat er geen belangenconflict bestaat tussen de toekomstige taken van zijn of haar speciale adviseur en eventuele externe activiteiten die hij of zij heeft. Elk bij DG ADMIN ingediend verzoek om benoeming van een bijzonder adviseur moet derhalve vergezeld gaan van de volgende drie documenten:

• beëdigde verklaringen en activiteitenverklaringen van de speciale adviseur (formulieren in bijlage): aspirant-speciaal adviseurs moeten een verklaring op erewoord (beëdigde verklaring) ondertekenen waarin zij verklaren op de hoogte te zijn van de desbetreffende artikelen van het Statuut (artikelen 11 en 11 bis) en dat er geen belangenconflict bestaat met de taken die zij op het punt staan te vervullen. Zij moeten ook een activiteitenverklaring invullen en ondertekenen, die DG ADMIN zal controleren namens het tot het sluiten van arbeidsovereenkomsten bevoegde gezag (AECC), voordat zij in dienst treden, om ervoor te zorgen dat er geen sprake is van belangenconflicten;

• betrouwbaarheidsverklaring van het lid van de Commissie (model in bijlage): op basis van de ontvangen verklaringen moeten de verantwoordelijke leden van de Commissie aantonen dat er geen belangenconflict bestaat met betrekking tot de speciale adviseurs die zij hebben gekozen en moeten zij hun benoemingsverzoeken bevestigen.

DG ADMIN gaat vervolgens op basis van de door de leden van de Commissie verstrekte documenten na of er geen belangenconflict bestaat tussen de toekomstige taken van de bijzonder adviseur en eventuele externe activiteiten. De bijzondere adviseurs kan om nadere informatie worden verzocht. Deze informatie wordt doorgegeven aan de betrokken leden van de Commissie om hen te helpen bij het nemen van een definitief besluit over hun benoemingsverzoek. DG ADMIN stelt het voor personeel en administratie bevoegde lid van de Commissie in kennis van het resultaat van deze controle. (...)"

6. Aanwijzing en benoeming van speciale adviseurs

"Na raadpleging van de Juridische Dienst en DG BUDG en na de begrotingsautoriteit naar behoren te hebben geïnformeerd, benoemt de Commissie, op voorstel van de voor Personeelszaken en Administratie bevoegde ondervoorzitter, in overleg met de voorzitter, aan het begin van elk jaar (eind maart) bezoldigde en onbezoldigde bijzondere adviseurs via de mondelinge procedure (Administratieve en Begrotingsaangelegenheden) en draagt zij DG ADMIN op hun benoeming voort te zetten. ...

Nadat de speciale adviseurs zijn aangewezen, stelt DG ADMIN voor elke speciale adviseur een ontwerpcontract (standaardcontract) op ... Met de uitvoering van de contracten kan pas worden begonnen nadat zij door de AECC zijn ondertekend.

Zodra hun benoeming is goedgekeurd, wordt een lijst van de speciale adviseurs, samen met hun beëdigde verklaringen en curriculum vitae (die geen informatie van particuliere aard mogen bevatten, zoals gezinssituatie, privéadres enz.), op de Europa-website van de Commissie geplaatst " (cursivering van mij).

▪ Het onderzoek

13. De Ombudsman opende een onderzoek naar de klacht en stelde de volgende beweringen en beweringen vast:

Bewering:

De Commissie heeft haar regels inzake bijzondere adviseurs (met name de punten 5 en 6) niet nageleefd bij de benoeming van de betrokken persoon tot bijzonder adviseur van de voorzitter van de Commissie.

Vorderingen:

1) De Commissie moet erkennen dat haar nalatigheid neerkwam op wanbeheer en maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat inbreuken op haar regels inzake speciale adviseurs zich niet opnieuw voordoen.

2) De Commissie moet verduidelijken hoe zij eventuele belangenconflicten als gevolg van de huidige functies van de bijzonder adviseur in een verzekeringsmaatschappij tot een minimum zal beperken.

14. Op 21 oktober 2015 heeft de Ombudsman het dossier van de Commissie over de benoeming van de bijzonder adviseur geïnspecteerd, met inbegrip van met name de documenten over de beoordeling van het dossier van de bijzonder adviseur door DG HR. Op 1 december 2015 heeft de Ombudsman de Commissie verzocht op de klacht te reageren en met name de volgende drie punten te behandelen:

i) ten eerste, aangezien het besluit over de benoeming van de speciaal adviseur op 4 maart 2015 door het college van commissarissen is genomen, kan de Commissie dat besluit verzoenen met haar persbericht van 18 december 2014, waarin werd verklaard dat "[d]e voorzitter van de Europese Commissie, Jean-Claude Juncker, Dr. Edmund Stoiber heeft benoemd tot speciaal adviseur voor betere regelgeving"?

ii) ten tweede vermeldde de activiteitenverklaring van de bijzonder adviseur van 7 januari 2015 dat hij lid was van de raad van toezicht van vier afzonderlijke entiteiten die onder zeggenschap stonden van de verzekeringsgroep. Aangezien het van essentieel belang is elk conflict of de schijn daarvan te vermijden, werd de Commissie verzocht uit te leggen waarom zij van mening was dat er geen potentieel risico voor de goede naam van de Commissie kon bestaan gezien de activiteiten van de betrokken persoon voor die verzekeringsgroep.

iii) ten derde, met betrekking tot de kwestie van het minimaliseren van mogelijke belangenconflicten die voortvloeien uit de standpunten van de speciaal adviseur met de verzekeringsgroep, vroeg de Ombudsman of de Commissie bereid was haar standpunt te heroverwegen en de betrouwbaarheidsverklaring te wijzigen door te besluiten dat de persoon in kwestie in zijn hoedanigheid van speciaal adviseur geen aangelegenheden met betrekking tot die verzekeringsgroep mag behandelen.

15. Op 21 maart 2016 ontving de Ombudsman het advies van de Commissie over de klacht en op 27 april 2016 de opmerkingen van de klagers naar aanleiding van het advies van de Commissie. Bij de uitvoering van het onderzoek heeft de Ombudsman rekening gehouden met de argumenten en standpunten van de partijen.

▪ Voorafgaande opmerkingen

16. Het onderzoek heeft uitsluitend betrekking op de bewering dat de Commissie bij de aanwijzing van de betrokken persoon als bijzonder adviseur haar regels inzake bijzonder adviseurs niet in acht heeft genomen. Dit onderzoek heeft geen betrekking op handelingen van de persoon in kwestie.

17. Het feit dat de persoon in kwestie is afgetreden als speciaal adviseur toen zijn mandaat in maart 2016 afliep, heeft geen invloed op dit onderzoek, dat betrekking heeft op het gedrag van de Commissie bij de benoeming van speciale adviseurs.

18. Naar aanleiding van een aantal andere klachten [7] met betrekking tot de benoeming van speciale adviseurs bij de Commissie zal de Ombudsman zeer binnenkort een strategisch onderzoek instellen naar de naleving van de regels van de Commissie bij de benoeming van speciale adviseurs en naar de vraag of het nodig kan zijn deze regels te wijzigen.

▪ Vermeende niet-naleving van de regels inzake speciale adviseurs

▪ Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

19. De klagers voeren aan dat de Commissie met het persbericht van 18 december 2014 de indruk heeft gewekt dat de betrokken persoon reeds als bijzonder adviseur was aangesteld. Als bewijs hiervan verklaarden de klagers dat ten minste één belangengroep de speciaal adviseur in februari 2015 ^[8] , vóór zijn daadwerkelijke benoeming benaderde om kwesties van betere regelgeving te bespreken.

20. In antwoord hierop heeft de Commissie bevestigd dat het besluit om de betrokken persoon als bijzonder adviseur aan te wijzen op 4 maart 2015 door het college van commissarissen is genomen. Bij de voorbereiding van dit besluit hebben de betrokken diensten van de Commissie de procedure van de desbetreffende regels volledig gevolgd. Deze procedure omvatte met name de kennisgeving aan de begrotingsautoriteit, de opstelling van de nodige verklaringen en verklaringen, overleg met de Juridische Dienst en DG Begroting en de beoordeling van mogelijke belangenconflicten. De screeningprocedure werd uitgevoerd en werd niet beïnvloed door wat werd vermeld in het persbericht van 18 december 2014.

21. De Commissie verklaarde dat het persbericht van 18 december 2014 het grote belang weerspiegelde dat de Commissie hecht aan betere regelgeving, de "toekomstige rol van de speciaal adviseur "beschreef en de "beoogde rol" van de persoon in kwestie als speciaal adviseur voor betere regelgeving aankondigde. De verwijzingen naar een toekomstige rol voor een speciaal adviseur - bedoeld om de politieke vastberadenheid om actie te ondernemen over te brengen - vormden op geen enkele wijze een belemmering voor het rechtmatige selectieproces van de toekomstige functiehouder. Persberichten zijn aankondigingen, geen juridische documenten, en de in deze zaak gebruikte formuleringen hadden geen invloed op de benoemingsprocedure.

22. Met betrekking tot de vraag of de Commissie naar behoren heeft gecontroleerd of de speciaal adviseur daadwerkelijk in een belangenconflict verkeerde, merkten de klagers op dat de Commissie in de betrouwbaarheidsverklaring van voorzitter Juncker had verwezen naar de werkzaamheden van de speciaal adviseur met andere ondernemingen. Zijn posities bij de verzekeringsgroep werden echter niet genoemd als een potentieel risico in termen van een belangenconflict. De klagers verklaarden vervolgens dat het onduidelijk was waarom verwijzingen naar deze standpunten waren weggelaten, aangezien die verzekeringsgroep een van de grootste verzekeringsmaatschappijen van Duitsland was en gevolgen kon ondervinden van het initiatief voor betere regelgeving.

23. In antwoord hierop verklaarde de Commissie dat artikel 5 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP) "bijzonder adviseur" definieert als een persoon "die op grond van zijn bijzondere kwalificaties en niettegenstaande een bezoldigde betrekking in een andere hoedanigheid, wordt aangesteld om een van de instellingen van de Unie bij te staan". Andere winstgevende activiteiten zijn dus uitdrukkelijk toegestaan door de RAP. Een zuiver theoretisch verband tussen een andere activiteit en het mandaat – dat zou kunnen worden aangetoond in vrijwel alle gevallen waarin het mandaat zeer ruim is geformuleerd – volstaat op zich niet om de aanwijzing van de bijzonder adviseur uit te sluiten of een vermoeden van een belangenconflict te doen rijzen. Dit blijkt ook uit punt 5 van het Reglement van de Commissie, volgens hetwelk bij de beoordeling van mogelijke belangenconflicten het evenredigheidsbeginsel in acht moet worden genomen. Het is in feite noodzakelijk om een situatie te voorkomen waarin personen met een passende achtergrond vanwege hun ervaring of andere activiteiten geen functies als speciaal adviseur konden worden aangeboden.

24. De Commissie heeft gepreciseerd dat bij de beoordeling of er al dan niet sprake is van een belangenconflict, rekening moet worden gehouden met de taken die voor de Commissie moeten worden verricht. Het mandaat van de speciaal adviseur was zeer breed en algemeen en richt zich op advies over verschillende aspecten van betere regelgeving. De betrokkene is in zijn hoedanigheid van bijzonder adviseur niet verzocht zaken te behandelen die betrekking hadden op de in zijn activiteitenverklaring genoemde vennootschappen. In antwoord op het argument van klagers dat de betrouwbaarheidsverklaring van de Commissie van 9 februari 2015 niet verwijst naar alle activiteiten die door de speciaal adviseur in zijn activiteitenverklaring worden genoemd, heeft de Commissie verklaard dat de betrouwbaarheidsverklaring en de activiteitenverklaring verschillende doeleinden hebben: Het doel van de betrouwbaarheidsverklaring is op basis van de activiteitenverklaring te bevestigen dat er met betrekking tot de uit te voeren taken geen belangenconflict bestaat tussen de toekomstige taken als bijzonder adviseur en de lopende externe activiteiten. In die zin is de betrouwbaarheidsverklaring geen duplicaat van de activiteitenverklaring, maar is zij uitsluitend gericht op de activiteiten die relevant zijn in het kader van een risico op een potentieel of reëel belangenconflict.

25. De Commissie heeft gepreciseerd dat het feit dat de werkzaamheden van de betrokken persoon voor de verzekeringsgroep niet uitdrukkelijk in de betrouwbaarheidsverklaring zijn vermeld, niet betekent dat hij in zijn hoedanigheid van bijzonder adviseur zaken kan behandelen die specifiek betrekking hebben op die onderneming. Volgens de Commissie heeft de bijzonder adviseur dergelijke zaken tijdens zijn opdracht (van 5 maart 2015 tot en met 31 maart 2016 [9]) niet behandeld. Hij bleef hoe dan ook onderworpen aan de bepalingen inzake belangenconflicten van artikel 124 RAP (met name de artikelen 11 en 11 bis van het Statuut). Zij voegde daaraan toe dat de bijzonder adviseur in zijn verklaring op erewoord van 7 januari 2015 uitdrukkelijk heeft bevestigd dat hij op de hoogte was van deze verplichtingen.

26. In hun opmerkingen wezen de klagers erop dat de voorzitter van de Commissie en de vicevoorzitter van de Commissie hem niet alleen op 18 december 2014 een perscommuniqué hebben doen toekomen waarin de benoeming van de speciaal adviseur werd aangekondigd, maar hem op dezelfde dag ook hebben verwelkomd in zijn nieuwe rol en deze als een voldongen feit hebben gepresenteerd. Het zou de Commissie dan ook in grote politieke verlegenheid hebben gebracht als de speciale adviseur uiteindelijk niet was benoemd. Hoewel het persbericht misschien geen juridisch bindend document is, heeft het zeker een sterke publieke perceptie gecreëerd dat de benoemingsprocedure was afgerond. De klagers stelden daarom dat de beoordeling van belangenconflicten was beïnvloed door de openbare aankondiging van de Commissie van 18 december 2014.

▪ Beoordeling door de Ombudsman

i) Het argument dat het persbericht van de Commissie van 18 december 2014 afbreuk heeft gedaan aan de beoordeling van belangenconflicten door de Commissie

27. Uit de punten 5 en 6 van het Reglement van de Commissie blijkt dat een bijzonder adviseur pas kan worden benoemd nadat is vastgesteld dat er geen sprake is van een belangenconflict. De chronologische stappen in deze procedure zijn de volgende. De commissaris die een speciaal adviseur wil inschakelen, brengt DG HR op de hoogte en legt de drie gevraagde documenten voor aan DG HR, namelijk 1) de beëdigde verklaring, 2) de activiteitenverklaring en 3) de betrouwbaarheidsverklaring. Op basis van deze documenten controleert DG HR of er geen sprake is van een belangenconflict. Vervolgens worden de Juridische Dienst van de Commissie en DG Begroting geraadpleegd. Tot slot benoemt de Commissie de speciale adviseur. De Commissie heeft dan ook de mogelijkheid om een perscommuniqué uit te brengen om het publiek van haar besluit in kennis te stellen.

28. In casu heeft de Commissie echter, voordat een van deze stappen werd ondernomen, eerst op 18 december 2014 een persbericht uitgebracht waarin zij aankondigde dat de bijzonder adviseur op die dag was benoemd. Het was slechts twee weken na deze aankondiging dat de speciaal adviseur zijn beëdigde verklaring en activiteitenverklaring (op 7 januari 2015) indiende die werden gebruikt om te beoordelen of de speciaal adviseur belangenconflicten had. De procedure mondde uit in de formele benoeming van de bijzonder adviseur op 4 maart 2015, bij besluit van de Commissie.

29. De Ombudsman merkt op dat de duidelijke formulering van het persbericht er - althans in de ogen van het publiek - geen twijfel over laat bestaan dat de speciale adviseur op 18 december 2014 daadwerkelijk was benoemd. Bovendien heeft de Commissie, naast het persbericht, op haar website een korte videoclip beschikbaar gesteld van de bijeenkomst van 18 december 2014 tussen de speciaal adviseur en de voorzitter en vicevoorzitter van de Commissie. In de tekst van die videoclip wordt vermeld dat de voorzitter en vicevoorzitter van de Commissie "een ontmoeting hebben met Edmund Stoiber, speciaal adviseur van de Europese Commissie voor betere regelgeving". De boodschap onder de clip vermeldt opnieuw dat "de laatste op dezelfde dag door Jean-Claude Juncker was benoemd tot speciaal adviseur van de Europese Commissie voor betere regelgeving"(nadruk toegevoegd). Deze verklaringen en verwijzingen laten vanuit het oogpunt van het publiek geen onduidelijkheid bestaan, maar laten zien dat de betrokken persoon inderdaad op 18 december 2014 is benoemd.

30. De Commissie heeft betoogd dat haar persbericht in feite verwees naar de "toekomstige" en "beoogde" rol van de speciale adviseur. Deze twee woorden komen echter niet voor in het persbericht, waarin alleen staat dat de persoon in kwestie op 18 december 2014 is benoemd. De Ombudsman is het met de Commissie eens dat persberichten geen formele juridische documenten zijn. Er worden echter persberichten uitgegeven om het publiek te informeren. De beginselen van goed bestuur vereisen dat zij zo nauwkeurig mogelijk zijn. Dit kan niet worden gezegd van een persbericht waarin staat dat een persoon op 18 december 2014 is benoemd, terwijl die persoon in feite pas in een veel latere fase, namelijk op 4 maart 2015 [10], wettelijk is benoemd. Het persbericht van de Commissie is derhalve onjuist en misleidend. Dit is volgens de Ombudsman wanbeheer. Indien in uitzonderlijke omstandigheden een voorlopige aankondiging moet worden gedaan over benoemingen op hoog niveau, moeten deze een duidelijke en krachtige disclaimer bevatten over lopende administratieve vereisten waaraan nog moet worden voldaan.

ii) Verzuim van de Commissie om in de betrouwbaarheidsverklaring de posities van de betrokken persoon in de verzekeringsgroep te vermelden

31. Artikel 11 bis van het Statuut bepaalt: "De ambtenaar behandelt bij de uitoefening van zijn functie, behoudens de hiernavolgende bepalingen, geen aangelegenheden waarbij hij, direct of indirect, enig persoonlijk belang heeft waardoor zijn onafhankelijkheid, en met name zijn familiale en financiële belangen, in het gedrang kan komen" (cursivering van mij). Artikel 124 van de RAP inzake bijzondere adviseurs bepaalt dat artikel 11 bis van het Statuut van overeenkomstige toepassing is op bijzondere adviseurs.

32. De regels van de Commissie inzake speciale adviseurs bevatten ook gedetailleerde procedureregels om belangenconflicten te voorkomen. De Commissie zelf heeft in haar nota van 18 november 2014 waarmee de uitoefening van de aanwijzing van speciale adviseurs in 2015 werd gestart, onder verwijzing naar een eerder besluit van de Ombudsman benadrukt dat het van essentieel belang is belangenconflicten of de schijn daarvan te voorkomen.

33. De Commissie heeft geen overtuigende verklaring gegeven voor haar verzuim om in de betrouwbaarheidsverklaring de posities van de betrokken persoon in de betrokken verzekeringsgroep op te nemen. De Commissie heeft enkel het verschil tussen het doel van de renteverklaring en de betrouwbaarheidsverklaring toegelicht. Deze toelichting verduidelijkt echter niet waarom, in vergelijking met de posities van de betrokkene in de drie andere ondernemingen (die volgens de Commissie een potentieel risico kunnen vormen), zijn posities in de verzekeringsgroep geen risico konden vormen.

34. De Ombudsman merkt op dat, terwijl de persoon in kwestie in de andere ondernemingen de voorzitter ("Leiter/Leitung") van de adviesraad van de onderneming was, hij lid was van de raad van toezicht van de vier entiteiten waarover de verzekeringsgroep zeggenschap heeft. Het is niet duidelijk of dit de reden was voor de Commissie om deze standpunten verschillend te behandelen. Aangezien het echter van essentieel belang is belangenconflicten of de schijn daarvan in de ogen van het publiek te vermijden, mag het geen verschil maken of een persoon een vooraanstaand lid/voorzitter is of slechts lid van een raad van commissarissen/raad van advies van een onderneming, aangezien de persoon in beide gevallen ten minste bepaalde belangen met die onderneming zal delen, waaronder financiële belangen.

35. De Ombudsman merkt op dat de Commissie uitdrukkelijk heeft verklaard dat de persoon in kwestie nooit zaken met betrekking tot de specifieke verzekeringsgroep heeft behandeld toen hij een speciaal adviseur was. De Ombudsman vindt geen reden om hier vraagtekens bij te zetten. Dit neemt echter niet weg dat een dergelijke verzekering had moeten worden gegeven voordat de betrokkene zijn functie van bijzonder adviseur op zich nam. Volgens de Ombudsman vormde het verzuim van de Commissie om dergelijke toezeggingen tijdig te doen wanbeheer.

36. Meer in het algemeen belette de publicatie van het persbericht de Commissie volgens de klagers om een onbevooroordeeld en kritisch onderzoek naar de kwestie van belangenconflicten te verrichten.

37. Uit de inspectie van het dossier van de benoemingsprocedure door de Ombudsman bleek dat de diensten van de Commissie inderdaad een gedetailleerd onderzoek van de kwestie van belangenconflicten uitvoerden. Daarbij heeft zij rekening gehouden met de vragen van de klagers. Naar aanleiding van dit onderzoek en van verdere suggesties van DG HR is de betrouwbaarheidsverklaring tweemaal gewijzigd om er een verwijzing in op te nemen naar mogelijke risico’s als gevolg van het werk van de persoon in kwestie voor bepaalde ondernemingen, en om een vereiste toe te voegen dat hij in zijn hoedanigheid van bijzonder adviseur geen aangelegenheden met betrekking tot deze ondernemingen mag behandelen.

38. Ondanks de gedetailleerde beoordeling van het belangenconflict van de speciaal adviseur door DG HR, is de Ombudsman echter van mening dat het onjuiste en misleidende persbericht van 18 december 2014 desondanks bij leden van het publiek ernstige twijfels kan doen rijzen over de integriteit van die beoordeling. Het publiek zou zich terecht kunnen afvragen hoe de Commissie tot een andere conclusie zou kunnen komen, aangezien de formulering zelf van het persbericht van 18 december 2014 hen een voldongen feit opleverde met betrekking tot de benoeming van de persoon in kwestie als speciaal adviseur door de voorzitter van de Commissie.

Conclusies

Op basis van haar onderzoek naar deze klacht maakt de Ombudsman de volgende twee kritische opmerkingen:

Het persbericht van de Commissie van 18 december 2014, volgens hetwelk de betrokkene op dezelfde dag tot bijzonder adviseur was benoemd, terwijl hij in feite pas op 4 maart 2015 was benoemd, was onjuist en misleidend voor het publiek. Het persbericht deed ook twijfels rijzen - in de ogen van het publiek - over de vraag of de Commissie, in overeenstemming met de regels van de Commissie, een onbevooroordeeld en kritisch onderzoek naar de kwestie van belangenconflicten had uitgevoerd. Dit vormde wanbeheer.

De Commissie heeft niet tijdig een volledige betrouwbaarheidsverklaring over het werk van een bijzonder adviseur afgegeven. Dit vormde ook wanbeheer.

De klagers en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly

Straatsburg, 26/05/2016

 

[1] http://europa.eu/rapid/press-release_IP-14-2761_en.htm. Van 2007 tot 2014 was de heer Stoiber, voormalig minister-president van Beieren, al voorzitter van de Groep op hoog niveau inzake administratieve lasten, die de Commissie heeft geadviseerd.

[2] Voor een eenvoudige verwijzing - en afgezien van enkele verwijzingen in citaten naar de persoon bij naam - wordt in de hele tekst "Bijzonder Adviseur" gebruikt om naar de persoon in kwestie te verwijzen, zelfs als hij formeel pas op 4 maart 2015 tot Bijzonder Adviseur werd benoemd. Soms wordt echter de term "persoon in kwestie" gebruikt om verwarring te voorkomen.

[3] http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I096993.

[4] Notulen van de 2118e vergadering van de Commissie (PV(2015) 2118 final, blz. 12): http://ec.europa.eu/transparency/regdoc/rep/10061/2015/EN/10061-2015-2118-EN-F1-1.PDF

[5] Bijzondere adviseurs zijn onderworpen aan de artikelen 123 en 124 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (RAP), en artikel 124 van de RAP somt verschillende artikelen van het Statuut op die van overeenkomstige toepassing zijn.

[6] Besluit C(2007) 6655 van de Commissie van 19 december 2007 (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/special_advisers/comm_c_2007_6655_1_en.pdf), zoals gewijzigd bij Besluit C(2014) 541 final van de Commissie van 6 februari 2014 tot wijziging van de regels inzake speciale adviseurs van de Commissie (C(2007) 6655) (htttp://ec.europa.eu/civil_service/docs/special_advisers/c_2014_541_commission_decision_741786_en.pdf).

[7] Deze andere klachten hebben geen betrekking op de persoon in kwestie in dit onderzoek.

[8] De door de klagers verstrekte relevante link (naar de website www.apotheke-adhoc.de) werkt niet. Het volgende artikel op dezelfde website (http://www.apotheke-adhoc.de/nachrichten/markt/nachricht-detail-markt/temperaturfuehrung-apotheker-hermann-vogel-edmund-stoiber-eu-kommission/) verwijst echter naar een apotheker die de betrokken persoon benadert en stelt dat deze in december 2014 tot bijzonder adviseur is benoemd.

[9] De Commissie heeft in haar advies van 21 maart 2016 verklaard dat de bijzonder adviseur zich niet heeft beziggehouden met aangelegenheden betreffende die onderneming en dat hij zich gedurende de resterende korte periode tot en met 31 maart 2016 niet met dergelijke aangelegenheden zal bezighouden.

[10] In haar brief van 1 december 2015 aan de Commissie merkte de Ombudsman op dat haar diensten tijdens de inspectie van de relevante documenten van de Commissie geen toegang hadden tot relevante documenten van DG Communicatie noch van het kabinet van de voorzitter met betrekking tot het persbericht van 18 december 2014. Zij heeft de Commissie daarom verzocht haar advies vergezeld te doen gaan van alle relevante informatie of kopieën van documenten. Er werden echter geen verdere documenten ontvangen.