Achtergrond van de klacht

1. Deze zaak betreft de afwijzing van de aanvraag van de klager in het kader van een door de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) georganiseerde selectieprocedure.

2. Klager is een Italiaans staatsburger die heeft deelgenomen aan de selectieprocedure EFSA/X/AD/2011/017 voor de functie van "Learning and Knowledge Specialist".

3. Op 24 april 2012 heeft de EFSA haar meegedeeld dat zij niet was toegelaten tot de fase van het sollicitatiegesprek van de selectieprocedure. Op dezelfde dag vroeg klager de EFSA om toe te lichten waarom haar aanvraag niet werd ingewilligd.

4. Op 15 mei 2012 heeft de EFSA klager meegedeeld dat de totale score die zij op basis van de in haar aanvraag verstrekte informatie had behaald (54 van de 70 punten) onder de drempelwaarde (55 punten) voor de verdere beoordeling van aanvragen lag.

5. Op 16 mei 2012 heeft klager de EFSA een aanvullend verzoek om verduidelijking gestuurd met betrekking tot de evaluatiecriteria die in de selectieprocedure werden toegepast, aangezien zij het tegenstrijdig achtte dat zij de maximale score behaalde voor het criterium "ten minste drie jaar werkervaring op het gebied van leren en opleiding" (20 van de 20 punten), terwijl haar score voor het criterium "praktische ervaring op het gebied van projectbeheer" 4 van de 10 punten bedroeg. Vervolgens heeft klager de EFSA ook gevraagd of een lijst van geslaagde kandidaten openbaar beschikbaar was.

6. De EFSA heeft op 22 juni 2012 geantwoord en bevestigd dat de jury, alvorens de sollicitaties te beoordelen, de verwachte niveaus en overeenkomstige punten voor elk selectiecriterium heeft bepaald. Zij heeft ook uitgelegd dat de jury na een vergelijkende beoordeling van alle sollicitaties heeft besloten alleen kandidaten uit te nodigen voor een gesprek die het best voldeden aan de competentievereisten voor de functie.

7. Op 19 juni 2012 heeft klager bij de uitvoerend directeur van de EFSA een klacht ingediend overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie (hierna "het Statuut" genoemd). Zij voerde aan dat het besluit van de EFSA haar schade had berokkend en verzocht om nadere informatie over de selectiecriteria en de kwalitatieve beoordeling van haar aanvraag.

8. Op 18 oktober 2012 heeft de EFSA op de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, geantwoord en het bestreden besluit van de jury bevestigd. Het legde uit dat de jury had vastgesteld dat de maximale score voor de "essentiële criteria" 70 punten bedroeg. Voor de "voordelige criteria" werden nog eens 45 punten overwogen. Alleen sollicitaties van kandidaten die voor de essentiële criteria ten minste 55 punten scoorden, werden beoordeeld aan de hand van de in de oproep vermelde gunstige criteria. De EFSA wees er ook op dat de vervulling van het essentiële criterium "ten minste drie jaar beroepservaring op het gebied van leren en opleiding" werd beoordeeld op basis van het aantal jaren relevante ervaring. Wat de overige essentiële criteria betreft, was de score het resultaat van een kwantitatieve en kwalitatieve beoordeling, rekening houdend met de taken die de functionaris binnen de EFSA zou krijgen toegewezen.

9. Op 11 januari 2013 heeft de regionale ombudsman van Emilia-Romagna deze klacht doorgestuurd naar de Europese Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

10. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de volgende aantijgingen en beweringen:

Beschuldigingen

(1) De EFSA heeft geen concrete en specifieke redenen gegeven voor haar besluit om de aanvraag van de klager af te wijzen, waardoor zij de artikelen 18 en 22 van de Europese code van goed administratief gedrag heeft geschonden.

(2) EFSA heeft oneerlijk gehandeld door klager van de selectieprocedure uit te sluiten.

(3) De EFSA heeft de beoordelingscriteria niet op duidelijke en ondubbelzinnige wijze aan de klager meegedeeld.

Vorderingen

(1) De EFSA moet concrete en specifieke redenen geven voor haar besluit om de aanvraag van de klager af te wijzen.

(2) De EFSA moet haar beoordeling van de aanvraag van de klager herzien.

(3) De EFSA moet de beoordelingscriteria op duidelijke en ondubbelzinnige wijze aan de klager meedelen.

Het onderzoek

11. Op 19 februari 2013 heeft de Ombudsman een onderzoek geopend en de EFSA verzocht een advies over de klacht in te dienen.

12. Het advies van de EFSA werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die klager op 31 juli 2013 heeft toegezonden.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Bewering dat de EFSA haar besluit en de daarmee verband houdende claim niet concreet en specifiek heeft gemotiveerd

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

13. Ter ondersteuning van haar bewering voerde klager aan dat de EFSA haar alleen haar cijfers heeft meegedeeld, maar haar niet heeft uitgelegd waarom zij slechts 4 van de 10 punten had behaald voor het criterium "praktische ervaring met projectbeheer" en 16 van de 20 punten voor het criterium "ervaring met de beoordeling van leerbehoeften, instructieontwerp, uitvoering en evaluatie". Zij was van mening dat haar evaluatieresultaten tegenstrijdig waren.

14. In haar advies heeft de EFSA erop gewezen dat de jury’s de algemene verplichting hebben om een besluit met redenen te omkleden, maar ook de geheimhouding van de beraadslagingen in acht moeten nemen, zoals voorgeschreven in artikel 6 van bijlage III bij het Statuut [1]. De EFSA heeft ook verklaard dat deze geheimhouding volgens de rechtspraak is ingevoerd om de onafhankelijkheid van de jury’s en de objectiviteit van hun werkzaamheden te waarborgen en hen tegelijkertijd te beschermen tegen elke inmenging en druk van buitenaf. Op basis hiervan voerde de EFSA aan dat de rechtspraak consistent is door te oordelen dat "de mededeling van de tijdens de verschillende examens behaalde punten een toereikende motivering van de besluiten van de jury vormt "[2]. Het voegde daaraan toe dat het Gerecht voor ambtenarenzaken verder heeft verduidelijkt dat "de mededeling aan de uitgesloten kandidaten van de individuele of tussentijdse punten inhoudt dat zij niet alleen in kennis worden gesteld van hun schrapping uit de volgende fase van de selectieprocedure, maar ook van de redenen voor hun verzuim, door hun bijzonderheden te verstrekken over de onderwerpen of criteria ten aanzien waarvan de jury hun prestaties niet bevredigend achtte"[3].

15. De EFSA was van mening dat zij, door klager de uitsplitsing van de verschillende toegekende punten op basis van de criteria in de kennisgeving van vacature te hebben verstrekt, haar uitsluiting volledig heeft gemotiveerd. Daarnaast voerde de EFSA aan dat de beoordeling was gebaseerd op een vergelijkende analyse van de ontvangen aanvragen en dat de klager daarvan in kennis was gesteld.

16. Met betrekking tot het argument van klager dat haar score voor het criterium "ten minste drie jaar beroepservaring op het gebied van leren en opleiding" (20/20) in tegenspraak was met haar score voor het criterium "praktische ervaring op het gebied van projectbeheer" (4/10), heeft de EFSA uitgelegd dat de eerste score het resultaat was van een kwantitatieve beoordeling, d.w.z. de berekening van het aantal jaren ervaring dat zij in haar cv verklaarde te hebben. Aan de andere kant waren haar scores voor het criterium "ervaring met de beoordeling van leerbehoeften, instructieontwerp, uitvoering en evaluatie" (16/20) en het criterium "praktische ervaring met projectbeheer" (4/10) het resultaat van een kwalitatieve en vergelijkende beoordeling op basis van de taken die "de werkneemster bij EFSA zou worden toegewezen". Bovendien heeft de EFSA beklemtoond dat volgens vaste rechtspraak bij besluiten van een jury van een vergelijkend onderzoek rekening moet worden gehouden met "de aard van de betrokken procedure in het stadium van het onderzoek van de bekwaamheden van de kandidaten, die in de eerste plaats vergelijkend van aard zijn en derhalve onder het aan die procedure inherente geheim vallen "[4].

17. De EFSA heeft er ook op gewezen dat zij klager overeenkomstig de door de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (hierna "EDPS" genoemd) uitgevaardigde richtsnoeren van 10 oktober 2008 betreffende de verwerking van gegevens op het gebied van de aanwerving van personeel de gedetailleerde punten heeft verstrekt die haar voor elk criterium waren toegekend. Verdere openbaarmaking van informatie over de beraadslagingen en procedures zou afbreuk hebben gedaan aan het vereiste van vertrouwelijkheid, dat van fundamenteel belang is voor de bescherming van de onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de jury.

18. De EFSA concludeerde dat zij, door de klager volledige antwoorden op al haar verzoeken om informatie te verstrekken en haar aanvullende informatie over de procedure te verstrekken, volledig had voldaan aan haar verplichtingen die voortvloeien uit het toepasselijke rechtskader en vaste rechtspraak.

19. In haar opmerkingen voerde klager aan dat de EFSA alleen haar scores heeft meegedeeld, zonder de onderliggende beoordelingscriteria nader te specificeren. Zij voerde ook aan dat de EFSA verplicht was haar het markeringssysteem te verstrekken dat de jury had ingesteld.

Beoordeling door de Ombudsman

20. De Ombudsman wijst erop dat de betrokken instelling, in het kader van de motiveringsplicht voor een besluit tot afwijzing van de sollicitatie van een kandidaat, het geheim van de werkzaamheden van de jury in overeenstemming moet brengen met de transparantievereisten [5]. De Ombudsman erkent ook dat volgens de rechtspraak van de rechterlijke instanties van de EU aan de wettelijke verplichting van een jury om haar besluit te motiveren wordt voldaan door de kandidaat de behaalde punten te verstrekken.Wat betreft de verwijzing van de EFSA naar het geheim van de werkzaamheden van jury's, merkt de Ombudsman op dat de rechterlijke instanties van de EU ook hebben verduidelijkt dat "geheimhouding indruist tegen het onthullen van de houding van individuele leden van jury's en ook tegen het onthullen van alle factoren die verband houden met de individuele of vergelijkende beoordeling van kandidaten"[6]. Het geheim van de werkzaamheden van de jury's belet echter niet dat de kandidaten in kennis worden gesteld van de beoordelingscriteria of van een gedetailleerde uitsplitsing van de punten voor een bepaald examen [7].

21. De Ombudsman merkt op dat de EFSA in haar brieven van 15 mei en 22 juni 2012 aan klager heeft uitgelegd dat andere kandidaten een hogere score behaalden voor de in de kennisgeving van vacature vastgestelde criteria. Voorts heeft de EFSA de klager in kennis gesteld van het maximumaantal punten voor elk van deze criteria en van het aantal punten dat zij voor elk criterium heeft behaald. De EFSA heeft de klager bovendien in kennis gesteld van de relevante drempel voor de verdere behandeling van aanvragen. De Ombudsman is er derhalve van overtuigd dat de EFSA voldoende details heeft verstrekt met betrekking tot de redenen die ten grondslag liggen aan haar besluit om de aanvraag van klager af te wijzen.

22. Met betrekking tot het argument van klager dat de beoordeling tegenstrijdig was, heeft de EFSA in haar besluit over haar klacht op grond van artikel 90, lid 2, uitgelegd dat de score met betrekking tot de criteria "praktische ervaring op het gebied van projectbeheer" en "ervaring met de beoordeling van leerbehoeften, instructieontwerp, uitvoering en evaluatie" het resultaat was van een kwantitatieve en kwalitatieve beoordeling, rekening houdend met de taken die de werkneemster binnen de EFSA zou krijgen toegewezen. De Ombudsman is van mening dat de EFSA haar beoordeling dus naar behoren heeft gemotiveerd.

23. In het licht van bovenstaande overwegingen concludeert de Ombudsman dat de bewering van klager niet kan worden gestaafd. Bijgevolg kan de desbetreffende vordering evenmin slagen.

B. Bewering dat EFSA oneerlijk heeft gehandeld door klager uit te sluiten van de selectieprocedure en daarmee verband houdende claim

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

24. In haar advies voerde de EFSA aan dat de aanvraag van klager opnieuw was beoordeeld in het kader van de klacht van klager op grond van artikel 90, lid 2, en dat het besluit van de jury werd bevestigd. De jury is met name op 18 oktober 2012 bijeengekomen om na te gaan of er fouten waren gemaakt bij de toewijzing van punten aan de sollicitatie van klager. Tijdens deze vergadering heeft de jury bevestigd dat zij een kwantitatieve beoordeling van het eerste essentiële criterium ("ten minste drie jaar beroepservaring op het gebied van leren en opleiding") heeft uitgevoerd en dat kandidaten met drie jaar relevante ervaring het maximumaantal punten hebben behaald (20). Wat de overige essentiële criteria betreft, was de beoordeling kwalitatief en vergelijkend, rekening houdend met alle aanvragen.

25. De EFSA benadrukte ook dat, op basis van de vergelijkende beoordeling van de door andere kandidaten behaalde scores en gezien het door de jury vastgestelde minimumaantal van 80 punten als drempel voor het uitnodigen van kandidaten voor een gesprek, de score van klager haar niet tot de beste kandidaten maakte. Bijgevolg is haar aanvraag niet beoordeeld aan de hand van de gunstige criteria. In dit verband voegde de EFSA eraan toe dat de jury’s over een ruime beoordelingsvrijheid beschikken en niet alleen rekening houden met de informatie in de online sollicitaties (cv’s) en de ervaring van de kandidaten, maar ook een vergelijkende beoordeling tussen de kandidaten uitvoeren.

26. De EFSA heeft ook aangevoerd dat de jury volgens vaste rechtspraak niet verplicht is te specificeren waarom de antwoorden als onbevredigend werden beschouwd [8].

27. De EFSA merkte ook op dat zelfs indien een extra punt aan de klager was toegewezen om de minimumpunten te behalen die nodig zijn om de beoordelingsfase van de essentiële criteria te doorstaan (55 van de 70), dit niet voldoende zou zijn geweest om haar te selecteren, "aangezien haar cijfers niet tot de beste behoorden om de 80 punten te behalen die nodig waren om voor het gesprek te worden uitgenodigd".

28. Tegen deze achtergrond heeft de EFSA geconcludeerd dat zij bij de beoordeling van de aanvraag van de klager eerlijk en objectief heeft gehandeld, aangezien zij het vooraf vastgestelde scoresysteem heeft toegepast en alle aanvragers gelijk heeft behandeld. Bij de beoordeling van de sollicitatie van klager heeft de jury de in de aankondiging van vacature gestelde eisen nauwgezet in acht genomen, overeenkomstig de jurisprudentie.

29. In haar opmerkingen heeft klaagster zich op het standpunt gesteld dat de enkele mededeling van de behaalde punten pas een toereikende motivering vormt wanneer de selectieprocedure op een test is gebaseerd. In het onderhavige geval, waarin een vergelijkende evaluatie van de cv's van de kandidaten heeft plaatsgevonden, had de jury de kwantitatieve of kwalitatieve motivering van het besluit om haar van de selectieprocedure uit te sluiten, moeten specificeren, aangezien de score zelf niet het toegepaste scoresysteem aan het licht bracht.

30. Voorts betwistte klager de geheimhouding van het door de jury toegepaste scoresysteem. Volgens haar zou de openbaarmaking ervan de onpartijdigheid en onafhankelijkheid van de jury niet hebben ondermijnd, aangezien noch haar leden noch de lijst van geslaagde kandidaten zou zijn bekendgemaakt.

Beoordeling door de Ombudsman

31. Om te beginnen wijst de Ombudsman erop dat de jury’s volgens vaste rechtspraak van de rechterlijke instanties van de Unie [9] over een ruime discretionaire bevoegdheid beschikken bij de beoordeling van de beroepservaring en de kennis van de kandidaten in een selectieprocedure. Gezien de discretionaire bevoegdheid van de jury's zal de Ombudsman alleen een geval van wanbeheer vaststellen wanneer het besluit van een jury een kennelijke beoordelingsfout bevat.

32. In casu zijn in de kennisgeving van vacature de volgende opeenvolgende fasen voor de beoordeling van de aanvragen vastgesteld: controle van de subsidiabiliteit, beoordeling van de aanvraag, sollicitatiegesprekken, opstelling van een reservelijst en benoeming. Volgens punt 7.3 (Interviews) worden "de best gekwalificeerde kandidaten die in het kader van de evaluatie de beste score hebben behaald, op de shortlist geplaatst en worden zij door de jury uitgenodigd voor een gesprek ". Hieruit volgt dat de uitnodiging van kandidaten voor een gesprek overeenkomstig de kennisgeving van vacature afhankelijk was van een vergelijkende beoordeling.

33. Afgezien van het argument dat de EFSA nadere details had moeten verstrekken over de score van haar aanvraag, die in aanmerking is genomen bij de beoordeling van haar eerste bewering hierboven, heeft klager geen argumenten aangevoerd die erop wijzen dat de EFSA een kennelijke beoordelingsfout heeft gemaakt. Klager heeft evenmin uitgelegd hoe het feit dat alleen de kandidaten die als best gekwalificeerd worden beschouwd, voor een gesprek zouden worden uitgenodigd, tot oneerlijkheid heeft geleid. Er zij ook op gewezen dat het verzoek van klager opnieuw is beoordeeld in het kader van de behandeling van haar klacht op grond van artikel 90, lid 2. Deze herbeoordeling heeft de EFSA ertoe gebracht haar besluit te handhaven.

34. Op basis van bovenstaande overwegingen is de Ombudsman van oordeel dat de tweede bewering van klager niet kan worden gestaafd. Hieruit volgt dat het daarmee verband houdende argument van klager evenmin kan slagen.

C. Bewering dat de EFSA de beoordelingscriteria niet op duidelijke en ondubbelzinnige wijze aan de klager en de daarmee verband houdende claim heeft meegedeeld

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

35. Tot staving van haar bewering heeft klaagster erop gewezen dat de EFSA zich ertoe heeft beperkt de uitsplitsing van haar merken met betrekking tot de lijst van de verschillende te beoordelen criteria mee te delen. Volgens haar kunnen deze criteria niet als zodanig worden gedefinieerd, aangezien zij enkel het voorwerp van de beoordeling vormen en niet de kwantitatieve en kwalitatieve parameters die voor de beoordeling van de aanvragen worden gebruikt.

36. In haar advies was de EFSA van mening dat klager duidelijke en volledige informatie had ontvangen over de selectieprocedure, de toegepaste criteria en de specifieke beoordeling van haar aanvraag. De klager ontving met name specifieke informatie over het door de jury opgezette scoresysteem.

37. De EFSA heeft voorts uiteengezet dat de beoordelingscriteria volgens vaste rechtspraak in de aankondiging van vacature zijn vastgesteld en bekendgemaakt en dat de jury tijdens haar vergadering van 31 januari 2012 het scoresysteem voor de selectiecriteria heeft vastgesteld. Zij heeft ervoor gezorgd dat meer gewicht werd toegekend aan de "essentiële criteria" (bedoeld in punt 6.A van de kennisgeving van vacature) dan aan de "voordeelcriteria" (bedoeld in punt 6.B van de kennisgeving van vacature). Daarom werd besloten dat aan de "essentiële criteria" maximaal 70 punten zouden worden toegekend en dat aan de "voordeelcriteria" maximaal 45 punten zouden worden toegekend, waardoor de totale maximale score op 115 punten zou komen. Alleen de sollicitaties van kandidaten die 55 punten of meer behaalden voor de essentiële criteria werden ook beoordeeld aan de hand van de voordelige criteria.

38. Tegen deze achtergrond heeft de EFSA geconcludeerd dat de criteria voor de beoordeling van aanvragen de in de kennisgeving van vacature gepubliceerde criteria waren en dat de daarin verstrekte toelichtingen duidelijk en ondubbelzinnig waren.

39. In haar opmerkingen herhaalde klager haar standpunt dat de EFSA geen duidelijke informatie heeft verstrekt over de toegepaste vergelijkende evaluatiecriteria.

Beoordeling door de Ombudsman

40. De Ombudsman merkt op dat de EFSA klager in haar antwoorden gedetailleerde informatie heeft verstrekt over de wijze waarop de selectieprocedure is uitgevoerd. De informatie die de EFSA heeft verstrekt, is in overeenstemming met de kennisgeving van vacature en de rechtspraak van de EU-rechtbanken en lijkt derhalve redelijk. Hoewel klager uiting gaf aan haar ontevredenheid over de verstrekte mate van gedetailleerdheid, heeft zij geen onderbouwde argumenten aangevoerd die het standpunt van EFSA in twijfel zouden trekken.

41. In het licht van het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer in het gedrag van EFSA met betrekking tot de derde bewering van klager. Bijgevolg kan ook haar overeenkomstige vordering niet slagen.

D. Conclusie

Op basis van haar onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer in het gedrag van EFSA.

Klager, de regionale ombudsman van Emilia-Romagna en EFSA zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

Emily O´Reilly

Gedaan te Straatsburg op 9 april 2014

---

[1] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punten 24-31; zaak F-74/07, Meierhofer/Commissie, JurAmbt. 2008, blz. I-A-1-319 en II-A-1-1745, punten 30-32.

[2] Zaak T-153/95, Kaps/Hof van Justitie, JurAmbt. 1996, blz. I-A-23 en II-663, punt 81; Gevoegde zaken T-167/99 en T-174/99, Giuletti e.a./Commissie, JurAmbt. 2001, blz. I-A-93 en II-441, punt 81, en zaak T-294/03, Gibault/Commissie, JurAmbt. 2005, blz. I-A-141 en II-635, punt 39.

[3] Zaak F-74/07, Meierhofer/Commissie, aangehaald in voetnoot 1, punt 33.

[4] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, aangehaald in voetnoot 1.

[5] Zaak T-72/01, Pyres/Commissie, JurAmbt. 2003, blz. I-A-169 en II-861, punten 70-71.

[6] Zaak T-371/03, Le Voci/Raad, JurAmbt. 2005, blz. I-A-209 en II-957, punt 123; zaak 89/79, Bonu/Raad, Jurispr. 1980, blz. I-553, punt 5; Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, aangehaald in voetnoot 1, punt 24; en zaak 40/86, Kolivas/Commissie, Jurispr. 1987, blz. 2643, punt 18.

[7] Zie het besluit van de Ombudsman in onderzoek OI/5/2005/PB op eigen initiatief, beschikbaar op: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[8] Zaak T-19/03, Konstantopoulou/Hof van Justitie, JurAmbt. 2004, blz. I-A-25 en II-107, punt 34, en zaak F-147/06, Dragoman/Commissie, JurAmbt. 2008, blz. I-A-I-265 en II-A-1-1411, punten 78-79.

[9] zaak F-12/05, Tas/Commissie, JurAmbt. 2006, blz. I-A-1-79 en II-A-1-285; Zaak T-115/89, González Holguera/Parlement, Jurispr. 1990, blz. II-831; zaak T-101/96, Wolf/Commissie, JurAmbt. 1997, blz. I-A-351 en II-949; Zaak T-244/97, Mertens/Commissie, JurAmbt. 1999, blz. I-A-23 en II-91; en zaak T-25/03, de Stefano/Commissie, JurAmbt. 2005, blz. I-A-125 en II-573.