Achtergrond van de klacht

1. De onderhavige zaak betreft i) de behandeling door de Commissie van een klacht over vermeende discriminatie op grond van etnische afstamming en aanverwante kwesties in het kader van het Erasmus-uitwisselingsprogramma en ii) een daarmee verband houdend verzoek om toegang tot documenten.

2. De klager is een Fins staatsburger met een Roma-achtergrond. Ten tijde van de feiten was zij student aan een instelling voor hoger onderwijs in Finland (hierna "thuisinstelling" genoemd). In 2011 nam zij deel aan het Erasmus-uitwisselingsprogramma [1]. Tijdens haar uitwisseling heeft zij gestudeerd aan een instelling voor hoger onderwijs in Nederland (hierna de 'ontvangende instelling' genoemd).

3. De uitwisseling van klager werd vroegtijdig beëindigd nadat zij een medestudent bij de gastinstelling had aangevallen. Klager was van mening dat de beëindiging het gevolg was van haar Roma-achtergrond, aangezien een aantal medestudenten zonder etnische minderheidsachtergrond mocht blijven, ook al hadden zij haar de eerste drie keer aangevallen.

4. In november 2011 bracht de zus van klager de zaak onder de aandacht van de Europese Commissie en de nationale agentschappen [2] van Finland en Nederland. Ze vroeg hen om passende maatregelen te nemen. De Commissie heeft de klacht met beide betrokken nationale agentschappen besproken. Zij concludeerde dat er op basis van het haar verstrekte bewijsmateriaal geen aanwijzingen waren dat de voorwaarden van het Erasmus University Charter [3] waren geschonden.

5. Op 26 maart 2012 heeft klager de Commissie opnieuw schriftelijk verzocht om toegang tot documenten die haar door de thuis- en gastinstellingen in verband met haar zaak waren toegezonden. Zij was niet tevreden met het antwoord van de Commissie.

6. Op 10 juni 2012 wendde klager zich tot de Europese Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

7. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de volgende aantijgingen en beweringen:

Beschuldigingen

(1) De Commissie heeft niet naar behoren (i) de feitelijke achtergrond verduidelijkt waarop zij zich in de zaak van klager heeft gebaseerd; ii) ervoor te zorgen dat de rechten van de klager naar behoren worden beschermd; en iii) onderzoek te doen naar de opmerkingen van de klager over discriminatie op grond van etnische afstamming.

(2) De Commissie heeft klager geen toegang verleend tot de documenten waarom zij op 26 maart 2012 had verzocht.

Vorderingen

(1) De Commissie moet de klager uitvoerig uitleggen hoe zij haar zaak met betrekking tot haar uitzetting uit haar gastinstelling heeft behandeld.

(2) De Commissie moet klager toegang verlenen tot de documenten waarom zij op 26 maart 2012 heeft verzocht.

Het onderzoek

8. Op 11 juli 2012 heeft de Ombudsman de Commissie verzocht een advies uit te brengen over bovengenoemde aantijgingen en beweringen. De Commissie heeft op 28 november 2012 advies uitgebracht.

9. Het standpunt van de Commissie werd voor opmerkingen doorgestuurd naar klager. Klager heeft op 4 december 2012 en 3 januari 2013 opmerkingen over het advies van de Commissie ingediend. De zus van klager diende op 4 december 2012 ook opmerkingen in over het standpunt van de Commissie, waarin zij in wezen dezelfde standpunten naar voren bracht als klager.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Opmerkingen vooraf

10. De opmerkingen van klager bevatten een aantal grieven over de manier waarop de thuisinstelling, de gastinstelling en de nationale agentschappen haar zaak hebben behandeld. Zij leek ook te suggereren dat de Ombudsman zou moeten onderzoeken of de nationale wetten van Nederland en Finland naar behoren werden nageleefd. Deze grieven vallen buiten het mandaat van de Ombudsman, dat artikel 2, lid 1, van haar statuut beperkt tot de instellingen, organen en instanties van de Europese Unie.

11. De opmerkingen van klager leken ook de tijdigheid van het optreden van de Commissie in haar zaak in twijfel te trekken. Klager lijkt deze klacht echter niet onder de aandacht van de Commissie te hebben gebracht voordat hij deze bij de Ombudsman heeft ingediend, zoals vereist door artikel 2, lid 4, van haar Statuut. Deze stelling is thans dus niet-ontvankelijk. Hoe dan ook lijkt de tijd die de Commissie nodig heeft redelijk.

A. Bewering dat de Commissie heeft nagelaten de feitelijke achtergrond van de zaak naar behoren te verduidelijken, ervoor te zorgen dat de rechten van klager naar behoren werden beschermd, en de argumenten van klager over discriminatie op grond van etnische afstamming en eerste bewering te onderzoeken

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

12. In haar klacht beweerde klager dat de Commissie (i) de feitelijke achtergrond waarop zij zich in de zaak van klager baseerde, niet naar behoren had verduidelijkt; ii) ervoor te zorgen dat haar rechten naar behoren worden beschermd; en iii) haar opmerkingen over discriminatie op grond van etnische afstamming te onderzoeken. Zij verzocht de Commissie haar uitvoerig toe te lichten hoe zij haar zaak met betrekking tot haar uitzetting uit haar gastinstelling heeft behandeld.

13. In haar advies wees de Commissie erop dat de zaak uiterst complex en ongebruikelijk was, aangezien 235.000 Erasmus-studenten elk jaar door Europa verhuizen. Zij heeft uitgelegd dat zij de feitelijke achtergrond van de zaak heeft verduidelijkt in haar e-mails van 13, 28 en 29 november 2011 aan de klager. Meer in het bijzonder hebben de diensten van de Commissie contact opgenomen met zowel de Nederlandse als de Finse nationale agentschappen om informatie te vragen over de maatregelen die zij hadden genomen om de zaak te onderzoeken en te herzien. De Commissie controleerde ook of beide nationale agentschappen hadden gehandeld in overeenstemming met hun respectieve verplichtingen en verantwoordelijkheden. Zij voegde daaraan toe dat zij begreep dat zowel de thuis- als de gastinstellingen, en in ieder geval aanvankelijk ook klager, tot de gemeenschappelijke conclusie leken te zijn gekomen dat de beste oplossing voor alle betrokken partijen erin bestond de Erasmus-uitwisseling van klager bij de gastinstelling eerder dan oorspronkelijk voorzien te beëindigen.

14. Wat de bescherming van de rechten van klager betreft, heeft de Commissie uitgelegd dat klager, zoals blijkt uit het door de thuisinstelling opgestelde verslag, vóór haar vertrek naar Nederland een kopie van het Erasmus-studentenhandvest had ontvangen. Het Handvest bepaalt met name dat studenten de regels en voorschriften van de gastinstelling moeten naleven en verduidelijkt hoe verder te gaan als zich problemen voordoen. In de onderhavige zaak stelde klager zich per e-mail voor haar verblijf in de gastinstelling te onderbreken en was zij van mening dat dit in de gegeven omstandigheden de beste oplossing was, ook al was zij later van mening veranderd. De Commissie heeft bij haar advies een kopie van deze e-mail gevoegd. Zij voegde daaraan toe dat, zelfs indien klager haar aanvankelijke besluit om haar uitwisseling te onderbreken introk, zij de feiten waarop het besluit was gebaseerd niet leek te betwisten. In dit verband wees de Commissie er ook op dat de interne regels van de gastinstelling geen fysieke of psychologische intimidatie tolereren.

15. De Commissie legde verder uit dat zij ervoor zorgde dat de klager alle nodige informatie over de contactpersonen en haar uitwisseling ontving. Op basis van haar onderzoek van het door de nationale agentschappen uitgevoerde onderzoek en de door hen verstrekte bewijsstukken concludeerde de Commissie dat de klager verschillende mogelijkheden kreeg om haar zaak te bespreken om de best mogelijke uitkomst te vinden, ook al bleek dat zij er niet altijd optimaal gebruik van maakte. Toen de klager door haar contactpersoon bij de gastinstelling werd gevraagd een discussie te voeren om de door de andere studenten gemelde feiten op te helderen, bevestigde zij bovendien dat de andere studenten de waarheid spraken. De Commissie heeft een kopie bijgevoegd van de e-mail van klager van 23 maart 2012, waarin een dergelijke verklaring van klager was opgenomen. De Commissie voegde daaraan toe dat klager deze bevinding pas later betwistte.

16. Met betrekking tot het argument van klager dat de Commissie haar opmerkingen over discriminatie op grond van etnische afstamming niet naar behoren heeft onderzocht, wees de Commissie erop dat beide nationale agentschappen haar bevestigden dat het Erasmus University Charter in deze zaak was nageleefd. De Commissie heeft bijgevoegd een brief van de gastinstelling aan klager van 21 oktober 2011, waaruit bleek dat het besluit van de gastinstelling uitsluitend was gebaseerd op de schending van de regels van de instelling inzake fysiek en psychisch geweld door klager. Het besluit hield dus geen verband met de etnische afkomst van de klager. Zowel de nationale agentschappen als de bevoegde antidiscriminatie-instanties in Nederland en Finland concludeerden ook dat er geen sprake was van discriminatie. Tot slot verklaarde de Commissie dat zij, om klager behulpzaam te zijn, haar de contactgegevens van de bevoegde Nederlandse autoriteit heeft verstrekt en haar ook informatie heeft verstrekt over de Europese antidiscriminatiewetgeving.

17. In haar opmerkingen herhaalde klager in wezen haar standpunt dat het niet eerlijk was dat zij uit de gastinstelling werd gezet, terwijl de medestudenten die haar eerst hadden aangevallen dat niet waren. Zij betwistte ook de verklaringen van de Commissie dat zij ermee instemde vrijwillig te vertrekken en dat zij werd gehoord en geadviseerd voordat het besluit tot beëindiging van haar uitwisseling werd genomen. Wat de kwestie van de bescherming van haar rechten betreft, heeft zij betoogd dat de gastinstelling er nooit mee heeft ingestemd haar contactgegevens te verstrekken van de meerdere van het personeelslid met wie zij correspondentie heeft gevoerd. Ten slotte was zij ook van mening, dat de verklaringen van de Commissie op geen enkel bewijs waren gebaseerd.

Beoordeling door de Ombudsman

18. Om te beginnen merkt de Ombudsman op dat uit de relevante bepalingen van het Erasmus-studentenhandvest [4] volgt dat van Erasmus-studenten wordt verwacht dat zij "de volledige studie-/stageperiode zoals overeengekomen op de ontvangende universiteit/onderneming, inclusief het afleggen van de relevante examens of andere vormen van beoordeling, in acht nemen en de regels en voorschriften ervan naleven"(cursivering van mij). De instellingen die deelnemen aan het Erasmus-uitwisselingsprogramma moeten onder meer "de in het programma Een leven lang leren vastgelegde doelstellingen inzake non-discriminatie in acht nemen" [5] (onderstreping toegevoegd).

19. Aangezien i) de uitvoering van het Erasmus-programma onder de bevoegdheid van de nationale agentschappen valt en ii) alleen de bevoegde nationale autoriteiten een onderzoek naar individuele gevallen kunnen uitvoeren, is de Ombudsman van mening dat de rol van de Commissie in zaken als de onderhavige beperkt is tot het controleren of de relevante regels van het Erasmus University Charter en het Erasmus Student Charter zijn nageleefd. De Ombudsman zal derhalve de argumenten van klager tegen deze achtergrond analyseren.

20. Wat het argument van klager betreft dat de Commissie de feitelijke achtergrond waarop zij zich in haar zaak heeft gebaseerd, niet naar behoren heeft verduidelijkt, blijkt uit de door de Commissie verstrekte documenten dat deze laatste i) door klager zelf in kennis is gesteld van de zaak van klager en ii) vervolgens contacten heeft gelegd met de nationale agentschappen. Op basis van de informatie die de Commissie heeft ontvangen en die zij heeft beschreven in haar correspondentie met klager en in haar advies, was de Commissie van mening dat er geen schending van het Erasmus University Charter op het spel stond. Het argument van klager dat het optreden van de Commissie niet op enig bewijs was gebaseerd, is dus niet overtuigend. Hieruit volgt dat de Ombudsman niet kan concluderen dat de Commissie de feitelijke achtergrond van de zaak van klager niet naar behoren heeft verduidelijkt.

21. Met betrekking tot het argument van klager dat de Commissie er niet voor heeft gezorgd dat haar rechten naar behoren werden beschermd, blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen door contact op te nemen met de bevoegde nationale agentschappen om na te gaan of de rechten van klager werden beschermd. Uit de door de Commissie overgelegde documenten blijkt namelijk dat klager door deze instanties is gehoord en geadviseerd. Daarnaast heeft de Commissie klager nader advies gegeven. De Ombudsman concludeert dat het argument van klager derhalve niet overtuigend is.

22. Wat het argument van klager betreft dat de Commissie haar opmerkingen over discriminatie op grond van etnische afstamming niet heeft onderzocht, blijkt uit de documenten dat de Commissie contact heeft opgenomen met de nationale agentschappen en vervolgens op basis van de verkregen informatie van mening was dat klager niet was gediscrimineerd op grond van etnische afstamming. Bovendien heeft zij er bij het formuleren van haar advies ook rekening mee gehouden dat twee antidiscriminatie-instanties haar zaak hadden onderzocht en hadden geconcludeerd dat er geen discriminatie op grond van etnische afstamming kon worden vastgesteld. Voorts blijkt uit de overgelegde documenten dat de precieze feiten van de gebeurtenissen die hebben geleid tot de voortijdige beëindiging van het verblijf van klager bij de gastinstelling, zijn beoordeeld door de bevoegde nationale instanties, onder meer door middel van een poging tot arbitrage waarbij alle studenten die aan de uitwisseling hadden deelgenomen, betrokken waren. Gezien de beperkte rol van de Commissie bij de beoordeling van individuele zaken concludeert de Ombudsman dat het gedrag van de Commissie in dit opzicht niet kan worden bekritiseerd.

23. In het licht van het voorgaande concludeert de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer in de activiteiten van de Commissie met betrekking tot de eerste bewering van klager. Het daarmee verband houdende argument van klager kan dus niet slagen.

B. Bewering dat de Commissie klager geen toegang heeft verleend tot de door haar gevraagde documenten en tweede vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

24. In haar klacht beweerde klager dat de Commissie haar geen toegang had verleend tot de documenten waarom zij op 26 maart 2012 had verzocht. De strekking van haar verzoek had betrekking op de documenten die de Commissie in verband met haar zaak van haar thuis- en gastinstellingen had ontvangen.

25. In haar advies legde de Commissie uit dat zij naar aanleiding van het verzoek van klager van 26 maart 2012 haar had geantwoord dat zij alle documenten waarover de Commissie beschikte en die binnen het toepassingsgebied van haar verzoek vielen, reeds had ontvangen. Het document van haar gastinstelling, waarvan een kopie bij het advies was gevoegd, was door klager zelf in oktober 2011 aan de diensten van de Commissie toegezonden. Het Finstalige verslag van haar thuisinstelling was in oktober 2011 door het Finse nationale agentschap rechtstreeks aan klager toegezonden. De diensten van de Commissie zijn in november 2011 mondeling over de inhoud van dit verslag geïnformeerd via hun contacten met het Finse nationale agentschap en hebben vervolgens in mei 2012 van het Finse nationale agentschap een niet-officiële Engelse vertaling van het verslag ontvangen, dat als bijlage bij het advies van de Commissie is gevoegd. Ten slotte waren de schriftelijke overzichten van de twee nationale agentschappen, die de informatie bevestigden die mondeling aan de diensten van de Commissie was verstrekt in antwoord op hun vragen, ook bij het advies van de Commissie gevoegd.

26. In haar opmerkingen leek klager de Ombudsman uit te nodigen om "bewijs" te vragen dat de Commissie haar de gevraagde documenten had verstrekt.

Beoordeling door de Ombudsman

27. De Ombudsman herinnert eraan dat het verzoek om toegang van klager betrekking had op documenten die de thuis- en gastinstellingen in verband met haar zaak aan de Commissie hadden toegezonden. In haar advies legde de Commissie uit dat zij vier documenten had geïdentificeerd die binnen het toepassingsgebied van het verzoek van de klager vielen: i) een document van haar gastinstelling; ii) een door haar instelling van herkomst opgesteld verslag; en iii) schriftelijke overzichten die zijn opgesteld door de nationale agentschappen van Finland en Nederland.

28. In haar advies legde de Commissie verder uit dat klager zelf een kopie van het in punt i) bedoelde document bij de Commissie had ingediend. De oorspronkelijke Finse versie van het onder ii) bedoelde document was in oktober 2011 door het Finse nationale agentschap aan klager toegezonden. De Commissie heeft in mei 2012 een niet-officiële Engelse vertaling van dat document ontvangen. De vertaling was bijgevoegd bij het advies van de Commissie, dat de Ombudsman aan klager doorstuurde. De twee onder iii) genoemde documenten zijn eveneens bij het advies van de Commissie gevoegd.

29. De Ombudsman is van mening dat het erop lijkt dat de Commissie in eerste instantie niet volledig is ingegaan op het verzoek van klager om toegang. Zij merkt echter ook op dat de Commissie ondertussen alle documenten waarop het verzoek om toegang van klager betrekking heeft, ter beschikking van klager heeft gesteld. In haar opmerkingen betwistte klager dit niet, maar vroeg hij niettemin om "bewijs". In dit verband merkt de Ombudsman op dat uit de bij zijn advies gevoegde documenten blijkt dat de Commissie de documenten nu aan klager heeft meegedeeld.

30. In het licht van het voorgaande concludeert de Ombudsman dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek met betrekking tot de tweede bewering van klager en het daarmee verband houdende argument.

C. Conclusies

Op basis van haar onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusies:

Wat de eerste bewering van klager en het daarmee verband houdende argument betreft, was er geen sprake van wanbeheer bij de activiteiten van de Commissie.

Wat de tweede bewering van klager en het daarmee verband houdende argument betreft, zijn er geen redenen voor verder onderzoek.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

Emily O'Reilly

Gedaan te Straatsburg op 20 november 2013

---

[1] "Erasmus" is het onderwijs- en opleidingsprogramma van de EU waarmee studenten in het buitenland kunnen studeren en werken. Daarnaast financiert het de samenwerking tussen instellingen voor hoger onderwijs in heel Europa.

[2] De rol van de nationale agentschappen bestaat erin de uitvoering van het Erasmus-programma op nationaal niveau te waarborgen. Elke lidstaat heeft een nationaal agentschap.

[3] http://ec.europa.eu/education/erasmus/documents/eucstandard_en.pdf

[4] http://ec.europa.eu/education/erasmus/erasmus-student-charter_en.htm

[5] Zie voetnoot 3 hierboven.