Achtergrond van de klacht

1. De onderhavige klacht betreft de weigering van het Europees Parlement om bepaalde informatie te verstrekken aan een kandidaat in een selectieprocedure.

2. Klager is een van de laureaten van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO AD/94/07 [1] en stond op een reservelijst voor de aanwerving van administrateurs op het gebied van informatie, communicatie en media.

3. In december 2011 nodigde het Parlement klager uit voor een sollicitatiegesprek voor een functie bij de eenheid Communicatie van het directoraat-generaal Vertolking en Conferenties. Op 10 januari 2012 zijn vijf kandidaten geïnterviewd, waaronder klager. Op 20 februari 2012 heeft het Parlement klager meegedeeld dat hij niet voor de functie was geselecteerd.

4. Op 21 februari 2012 heeft klager het Parlement verzocht hem i) de specifieke evaluatiecriteria en berekeningsmethode te verstrekken voor de punten die zijn toegekend op basis van de curricula vitae (CV) van de kandidaten en hun prestaties tijdens het sollicitatiegesprek; ii) de totale en gedetailleerde punten die het panel aan hem heeft toegekend, volgens de verschillende evaluatiecriteria en zijn definitieve rangschikking; iii) de totale en gedetailleerde punten die de geselecteerde kandidaat volgens de verschillende evaluatiecriteria heeft behaald; iv) het profiel van de geslaagde kandidaat in termen van jarenlange beroepservaring, institutionele achtergrond van de EU en jarenlange managementervaring.

5. Op 5 maart 2012 heeft het Parlement op het verzoek van klager geantwoord. Zij verklaarde dat de evaluatiecriteria voor de cv-screening en het sollicitatiegesprek als volgt waren: i) beschrijving van de kandidaat; ii) specifieke kennis van de functie; iii) algemene kennis. Het Parlement deelde klager ook mee dat de selectiecommissie hem na de beoordeling van zijn cv en zijn sollicitatiegesprek op de vierde plaats van de vijf ondervraagde kandidaten heeft geplaatst. Het Parlement voegde daaraan toe dat Verordening (EG) nr. 45/2001 (hierna "de verordening gegevensbescherming" genoemd)[2] hem belette informatie te verstrekken over het totaal aantal en de gedetailleerde punten die de geselecteerde kandidaat op basis van de beoordelingscriteria en zijn beroepsprofiel had behaald.

6. Op 25 maart 2012 wendde klager zich tot de Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

7. De Ombudsman opende een onderzoek naar de volgende beschuldigingen en beweringen:

Beschuldigingen

(1) Het Parlement heeft de selectieprocedure niet op transparante wijze behandeld.

(2) Het Parlement heeft de verordening gegevensbescherming verkeerd toegepast. Zij heeft met name de behoeften op het gebied van gegevensbescherming niet in overeenstemming gebracht met het rechtmatige belang van de kandidaten om op geanonimiseerde wijze in kennis te worden gesteld van de scores die de geselecteerde kandidaat op basis van de verschillende beoordelingscriteria en zijn/haar beroepsprofiel heeft behaald.

Vordering

Het Parlement moet de gevraagde informatie verstrekken.

Het onderzoek

8. Op 20 april 2012 opende de Ombudsman een onderzoek naar de aantijgingen en beweringen van klager en verzocht hij het Parlement een advies in te dienen. Op 23 mei 2012 hebben de diensten van de Ombudsman een inspectie uitgevoerd in de gebouwen van het Parlement in Straatsburg en het inspectieverslag aan klager toegezonden. Op 14 september 2012 heeft het Parlement zijn advies toegezonden, dat vervolgens aan klager werd toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen in te dienen. Klager heeft zijn opmerkingen over het advies van het Parlement en over het inspectieverslag op 28 oktober 2012 ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Opmerking vooraf

9. In zijn opmerkingen voerde klager aan dat de beoordelingscriteria met betrekking tot de specifieke "kennisvaardigheden" van de kandidaten met betrekking tot de functie en hun algemene "kennisvaardigheden" discriminerend, ongeschikt en ontoereikend waren. Volgens klager waren deze criteria discriminerend omdat zij de kandidaten zouden bevoordelen die reeds hadden gewerkt voor de eenheid van het Parlement waarin de geselecteerde kandidaat zou moeten werken. Bovendien waren zij ongepast, aangezien zijn kennis van de instellingen van de Unie reeds was beoordeeld tijdens het vergelijkend onderzoek waaraan hij deelnam. Daarom moet het sollicitatiegesprek alleen gericht zijn op motivatie- en geschiktheidskwesties. Ten slotte waren deze criteria ontoereikend, aangezien de meest geschikte manier om te beoordelen of een kandidaat geschikt is voor een functie, is om zijn of haar profiel te evalueren, en niet zijn of haar specifieke kennis met betrekking tot de functie of de instelling in kwestie.

10. De Ombudsman merkt op dat klager deze kwestie kennelijk niet bij het Parlement aan de orde heeft gesteld. Aangezien klager daarom nog geen passende voorafgaande administratieve stappen bij het Parlement heeft ondernomen met betrekking tot deze kwestie, zoals vereist door artikel 2, lid 4, van het Statuut van de Europese Ombudsman, is de Ombudsman niet bevoegd om dit aspect te behandelen.

A. Bewering dat het Parlement de selectieprocedure en de daarmee verband houdende vordering niet op transparante wijze heeft behandeld

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Klager voerde aan dat het Parlement de selectieprocedure niet op transparante wijze heeft beheerd. Ter ondersteuning van deze bewering voerde klager aan dat het Parlement hem niet heeft voorzien van i) een gedetailleerde uitsplitsing van de hem toegekende punten op basis van de verschillende beoordelingscriteria; en ii) informatie over de methode die wordt gebruikt om de relevante punten te berekenen en met name over de respectieve weging van de beoordelingscriteria.

12. In zijn advies erkende het Parlement dat het klager geen informatie had verstrekt over: i) de door hem behaalde merken en de beoordeling van zijn prestaties; ii) de methode die wordt gebruikt om de toegekende punten te berekenen; en iii) de respectieve weging van de evaluatiecriteria. Vervolgens verklaarde zij dat zij deze informatie beschikbaar wenste te stellen via het advies dat zij aan de Ombudsman had voorgelegd.

13. In dit verband legt het Parlement uit dat de drie beoordelingscriteria die worden gebruikt om de algemene prestaties van de kandidaten te beoordelen, de volgende zijn: i) hun persoonlijke profiel; ii) hun "specifieke kennis van de functie"; en iii) hun "algemene kennisvaardigheden". Vervolgens preciseerde het Parlement dat de vier punten voor elk van de drie evaluatiecriteria "goed, goed, bevredigend en onbevredigend"waren en dat elk criterium even belangrijk was.

14. Wat het criterium inzake het persoonlijk profiel betreft, lichtte het Parlement toe dat de kandidaten tijdens het gesprek werd verzocht hun cv te schetsen met een specifieke verwijzing naar de redenen voor hun sollicitatie, hun geschiktheid voor de vacature en hun bereidheid om zich aan te passen aan de eisen van de functie. Met betrekking tot het criterium "specifieke kennis met betrekking tot de functie" moesten kandidaten bepaalde vragen met betrekking tot de functie beantwoorden, zoals hun kennis van sociale media en hoe zij deze zouden gebruiken om het communicatiebeleid van het directoraat te bevorderen. Met betrekking tot het criterium "algemene kennisvaardigheden" werden de kandidaten vragen gesteld over de structuur van het Parlement.

15. Wat de prestaties van de klacht betreft, verklaarde het Parlement dat hij op grond van de drie beoordelingscriteria respectievelijk "goed", "bevredigend" en "bevredigend" had gescoord. Het Parlement wees ook op verdere specifieke opmerkingen van de jury op het evaluatieformulier van klager.

De resultaten van de inspectie door de diensten van de Ombudsman

16. Tijdens de controle in de gebouwen van het Parlement hebben de diensten van de Ombudsman de documenten met betrekking tot deze klacht waarover het Parlement beschikt, grondig geanalyseerd. Zij hebben met name inzage gekregen in de documenten betreffende: i) de sollicitatie- en selectieprocedure van de klager; ii) de profielen van de vijf laureaten van algemeen vergelijkend onderzoek EPSO AD/94/07 die voor het gesprek zijn geselecteerd, met inbegrip van die van de klager; iii) de evaluatieformulieren betreffende de vijf voor het gesprek geselecteerde kandidaten; en iv) interne e-mails tussen DG Tolken en Conferenties en DG Personeel.

Beoordeling door de Ombudsman

17. De Ombudsman merkt op dat het Parlement in zijn advies de klacht informatie heeft verstrekt over i) de punten die hem op basis van de verschillende beoordelingscriteria zijn toegekend; en ii) de methode die wordt gebruikt voor de berekening van de relevante punten en de respectieve weging van de beoordelingscriteria. De door het Parlement verstrekte informatie wordt bevestigd door de resultaten van de inspectie door de diensten van de Ombudsman. De Ombudsman merkt op dat klager in zijn opmerkingen niet heeft verwezen naar de informatie die het Parlement in dit verband heeft verstrekt. Hij leidt daaruit af dat klager tevreden is met het antwoord van het Parlement.

18. De Ombudsman concludeert derhalve dat het Parlement de zaak heeft beslecht met betrekking tot de eerste bewering van klager en het overeenkomstige deel van zijn verzoek.

B. Bewering dat het Parlement de verordening gegevensbescherming en de daarmee verband houdende vordering onjuist heeft toegepast

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

19. Klager voerde aan dat het Parlement de behoeften op het gebied van gegevensbescherming niet in overeenstemming heeft gebracht met het rechtmatige belang van de kandidaten om te worden geïnformeerd, aangezien het heeft geweigerd om op geanonimiseerde wijze de door de geselecteerde kandidaat op basis van de verschillende beoordelingscriteria en zijn of haar beroepsprofiel behaalde cijfers openbaar te maken.

20. In zijn advies wees het Parlement erop dat het, door te weigeren de gegevens van de geselecteerde kandidaat aan klager bekend te maken, de verordening gegevensbescherming naleefde. Het Parlement voerde aan dat zijn weigering met name was gebaseerd op de richtsnoeren van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) van 10 oktober 2008 betreffende de verwerking op het gebied van de aanwerving van personeel (hierna "de richtsnoeren" genoemd), waarin het volgende is bepaald: "noch vergelijkende gegevens over andere kandidaten (vergelijkende resultaten), noch de individuele meningen van de leden van het selectiecomité aan de betrokkene bekend mogen worden gemaakt."[3] Het Parlement herinnerde in dit verband aan de rechtspraak van het Hof van Justitie, volgens welke het geheim van de werkzaamheden van de jury's tot doel heeft "hun onafhankelijkheid en de objectiviteit van hun werkzaamheden te waarborgen"en zich ertegen verzet dat zowel "de houding van de individuele leden van de jury's" als alle " factoren die verband houden met de individuele of vergelijkende beoordeling van de kandidaten "[4] openbaar worden gemaakt.

21. Het Parlement heeft derhalve geconcludeerd dat het overeenkomstig de richtsnoeren en vaste rechtspraak heeft besloten de vergelijkende resultaten van andere kandidaten niet openbaar te maken om hun rechten inzake gegevensbescherming niet te ondermijnen en met name de rechten te beschermen van de geslaagde kandidaat, die gemakkelijk door een derde had kunnen worden geïdentificeerd en aan zijn resultaat had kunnen worden gekoppeld.

22. In zijn opmerkingen wees klager erop dat hij de identiteit van een specifieke kandidaat niet alleen op basis van de vergelijkende resultaten van de andere kandidaten zou kunnen herkennen. Volgens klager zou deze informatie hem daarentegen in staat stellen te beoordelen of het profiel van de geselecteerde persoon geschikt was voor de functie.

Beoordeling door de Ombudsman

23. De Ombudsman merkt op dat de verordening gegevensbescherming de EU-instellingen verplicht het recht op privacy te beschermen met betrekking tot de verwerking van informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon [5]. Overweging 7 van de verordening gegevensbescherming luidt als volgt: "De te beschermen personen zijn de personen van wie de persoonsgegevens door de communautaire instellingen of organen in welke context dan ook worden verwerkt, bijvoorbeeld omdat zij bij die instellingen of organen in dienst zijn".

24. De Ombudsman wijst erop dat artikel 6 van bijlage III bij het Statuut uitdrukkelijk bepaalt dat "[d]e werkzaamheden van de jury geheim [zijn]". In dit verband merkt de Ombudsman ook op dat het Hof van Justitie en het Gerecht reeds hebben verduidelijkt dat een dergelijke "geheimhouding indruist tegen het onthullen van de houding van de individuele leden van de jury's en tegen het onthullen van alle factoren die verband houden met de individuele of vergelijkende beoordeling van kandidaten".[6] In dit verband was het Hof van Justitie voorts van oordeel dat de "mededeling van de tijdens de verschillende examens behaalde punten een adequate motivering vormt van de beslissingen van de jury "[7]. Volgens het Hof zou de openbaarmaking van dergelijke informatie weliswaar volstaan om een passende rechterlijke toetsing uit te voeren, maar brengt zij de rechten van andere kandidaten niet in gevaar [8]. In dit verband herhaalt de Ombudsman ook dat hij zich voortdurend op het standpunt heeft gesteld dat kandidaten recht hebben op kopieën van de documenten in verband met de beoordeling van hun prestaties [9]. Deze bevinding heeft echter alleen betrekking op documenten die betrekking hebben op de beoordeling van de eigen prestaties van de kandidaten, en niet op die van andere kandidaten. De Ombudsman merkt op dat de bovengenoemde rechtspraak betrekking heeft op verzoeken om toegang tot documenten of informatie in verband met vergelijkende onderzoeken, terwijl klager in de onderhavige klacht de weigering van toegang tot documenten of informatie in verband met een selectiebesluit dat is genomen nadat een vergelijkend onderzoek reeds had plaatsgevonden, betwistte. De Ombudsman is echter van mening dat de redenering van het Hof van Justitie in de bovengenoemde rechtspraak ook van toepassing is op dergelijke gevallen.

25. De Ombudsman merkt voorts op dat in de richtsnoeren van de EDPS uitdrukkelijk wordt afgeraden gegevens over andere kandidaten die aan een selectieprocedure deelnemen, openbaar te maken.

26. In het onderhavige geval is de Ombudsman van mening dat het standpunt van het Parlement met betrekking tot de grenzen van de openbaarmaking van vergelijkende gegevens over andere aanvragers in overeenstemming is met de bovengenoemde criteria die in de jurisprudentie zijn vastgesteld, alsook met het standpunt van de EDPS.

27. Met betrekking tot het argument van klager dat hij de geslaagde kandidaat niet alleen op basis van de beoordeling van andere kandidaten zou kunnen erkennen, acht de Ombudsman het standpunt van het Parlement, dat wil zeggen dat er een risico bestaat dat openbaarmaking het recht op privacy van de kandidaat die de functie heeft verkregen, zou kunnen schaden, redelijk. In dit verband lijkt het nuttig toe te voegen dat het aantal kandidaten dat werd geïnterviewd vrij klein was. In dit verband wenst de Ombudsman er niettemin aan toe te voegen dat het besluit van het Parlement om een andere kandidaat te selecteren, op basis van de inzage van het dossier van klager door zijn diensten redelijk lijkt.

28. Gezien het bovenstaande concludeert de Ombudsman dat er geen sprake is van wanbeheer bij de activiteiten van het Parlement met betrekking tot de tweede bewering van klager en het overeenkomstige deel van zijn vordering.

C. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusies:

Het Parlement heeft de zaak beslecht met betrekking tot de eerste bewering van klager en het overeenkomstige deel van zijn vordering.

Er is geen sprake van wanbeheer bij de activiteiten van het Parlement met betrekking tot de tweede bewering van klager en het overeenkomstige deel van zijn vordering.

Klager en het Parlement zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 30 september 2013

---

[1] PB 2007, C 45 A, blz. 3, zoals gewijzigd bij de rectificatie in PB 2007, C 70 A, blz. 3.

[2] Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB 2001, L 8, blz. 1).

[3] https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/Supervision/Guidelines/08-10-10_Guidelines_staff_recruitment_EN.pdf, blz. 9.

[4] Zaak C-89/79, Bonu/Raad, Jurispr. 1980, blz. I-553, punt 5.

[5] Artikel 1 van Verordening (EU) nr. 45/2011.

[6] Zaak T-371/03, Le Voci/Raad, JurAmbt. 2005, blz. I-A-209 en II-957, punt 123; Zaak C-89/79, Bonu/Raad, Jurispr. 1980, blz. I-553, punt 5; Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punt 24; en zaak 40/86, Kolivas/Commissie, Jurispr. 1987, blz. 2643, punt 18.

[7] Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punt 31.

[8] Zaak T-293/02, Vranckx/Commissie, JurAmbt. 2003, blz. I-A-187 en II-947, punt 28; Zaak C-254/95 P, Parlement/Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423, punt 32.

[9] Zie bijvoorbeeld besluiten over klachten 2006/2011/ER, 2022/2011/RT en 2430/2011/RT.