Achtergrond van de klacht

1. De klacht bij de Ombudsman betrof de wijze waarop de Commissie een aanwervingsprocedure (COM/TA/MARKT/12/AD8) heeft uitgevoerd voor de selectie van een tijdelijk functionaris op het gebied van Europese veiligheid en defensie bij het directoraat Overheidsopdrachten van DG Interne markt en diensten.

Onderwerp van het onderzoek

2. In zijn klacht voerde klager aan dat de Commissie de aanwervingsprocedure niet op eerlijke en transparante wijze heeft uitgevoerd.

3. Ter ondersteuning van zijn bewering voerde klager aan dat de kennisgeving van vacature specifiek was afgestemd op de kwalificaties van een bepaalde persoon, aangezien daarin werd verklaard dat het hebben van een doctoraat op het gebied van defensie en veiligheid en een uitstekende kennis van het Duits als voordelen werden beschouwd (de werknemer die volgens klager de voorkeur geniet, lijkt een doctoraat op het gebied van defensie en veiligheid en een uitstekende kennis van het Duits te hebben). Klager voerde ook aan dat de aanwervingsprocedure haastig was verlopen, aangezien deze in slechts twee weken na de gesprekken tot de eerste officiële werkdag van de geselecteerde persoon was afgerond.

4. Klager verzocht de Commissie de aanwervingsprocedure nietig te verklaren en op eerlijke en transparante wijze een nieuwe procedure in te leiden.

Het onderzoek

5. De Ombudsman heeft de Commissie verzocht een advies over de klacht in te dienen, hetgeen zij op 19 september 2012 heeft gedaan. Het advies werd doorgestuurd naar klager, die op 29 oktober 2012 zijn opmerkingen indiende.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Vermeend oneerlijke en niet-transparante aanwervingsprocedure en daarmee verband houdende vordering

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

6. Volgens klager werd de aanwervingsprocedure in kwestie, die in het voorjaar van 2012 werd georganiseerd, geënsceneerd om een werknemer die de functie reeds bekleedde en wiens contract op het punt stond te verstrijken, opnieuw in dienst te nemen.

7. Klager voerde aan dat, hoewel Duits de derde werktaal van de Commissie is, in de praktijk geen bijzondere voorkeur wordt gegeven aan Duitstalige kandidaten, met uitzondering van posten die rechtstreeks betrekking hebben op Duitsland en Oostenrijk, d.w.z. het beheer van de structuurfondsen bij DG REGIO. Hoewel Duitsland inderdaad een van de belangrijkste spelers op het gebied van Europese veiligheid en defensie is, houdt de betrokken eenheid zich bezig met de hele EU-markt voor overheidsopdrachten op defensiegebied en niet met een bepaald land. Italië is bijvoorbeeld ook een van de belangrijkste spelers op het gebied van overheidsopdrachten op defensiegebied.

8. Met betrekking tot het voordeel van een doctoraat voerde de klager aan dat er in de EU nogal wat goede specialisten op het gebied van defensieaanbestedingen zijn, van wie de meesten geen doctoraat hebben. Volgens klager is ervaring het belangrijkste op dit gebied.

9. Klager verklaarde ook dat "de actieve functieomschrijving"van deze functie die in SYSPER2 (het informatiesysteem voor personeelsbeheer van de Commissie) is gepubliceerd, verschilt van die welke in de kennisgeving van vacature is gepubliceerd. Hij gaf aan dat de eerste geen voordeel geeft aan de Duitse taal of een doctoraat, maar aan "heel andere velden".

10. Tot slot wees klager erop dat de aanwervingsprocedure in slechts twee weken was afgerond, van de sollicitatiegesprekken tot de eerste officiële werkdag van de geselecteerde persoon. Volgens klager betekent dit dat de aanwervingsprocedure overhaast is verlopen en vroeg hij zich af of de afgewezen kandidaten de kans hadden om de resultaten te betwisten.

11. In zijn brief tot inleiding van een onderzoek naar de klacht verzocht de Ombudsman de Commissie in haar advies haar procedure toe te lichten voor het nemen van een besluit over de kwalificaties in de betrokken aanwervingsprocedure, en om:

(1) Verduidelijking van de redenen waarom een doctoraat op het gebied van defensie en veiligheid werd beschouwd als een "sterk voordeel"voor de functie bij het directoraat Overheidsopdrachten van DG Interne markt en diensten, met name de uitleg aan de klager dat "[t] zijn dit is voor elke gespecialiseerde vacature";

(2) de redenen te verduidelijken waarom een uitstekende kennis van het Duits als een troef voor deze specifieke functie werd beschouwd, met name op basis van de argumenten van de klager dat de functie in kwestie betrekking heeft op de hele EU-markt voor overheidsopdrachten op defensiegebied en niet op een bepaald land en dat er andere landen zijn die belangrijke spelers op dit gebied zijn;

(3) ingaan op het argument van klager dat "de actieve functieomschrijving" van deze functie, gepubliceerd in SYSPER2, verschilt van die in de kennisgeving van vacature; en

(4) Geef antwoord op het argument van klager dat de aanwervingsprocedure overhaast is verlopen.

12. In haar advies aan de Ombudsman verklaarde de Commissie dat de selectieprocedure in kwestie werd uitgevoerd in overeenstemming met strikte regels van de Commissie die billijkheid en gelijke behandeling garanderen [1]. Een aantal externe actoren was betrokken bij het hele proces (het Gemengd Comité, personeelsverenigingen, DG Personele Middelen en Veiligheid en een ervaren manager van buiten DG MARKT die de selectiecommissie voorzit) en zorgde voor objectiviteit en gelijke behandeling van alle kandidaten. De voor de functie vereiste kwalificaties zijn vastgesteld door de gemengde commissie die voor deze taak verantwoordelijk is volgens de desbetreffende procedures en op zodanige wijze dat zoveel mogelijk sollicitaties van geschikte kandidaten worden aangetrokken. De gebruikte selectiecriteria waren in overeenstemming met de standaardaanwervingspraktijken in DG MARKT. Volgens de Commissie toont het aantal ontvangen sollicitaties "de openheid van de kwalificaties in de aanwervingsprocedure".

13. De Commissie verklaarde dat, in tegenstelling tot de criteria in de kennisgeving van vacature onder "3.1 Algemene voorwaarden", "3.2.1. Kwalificaties" en "3.2.3. Ervaring", de in punt 3.2.2 genoemde criteria. Voordelen" werden niet gebruikt om kandidaten uit te sluiten. Alle kandidaten die aan de minimumvereisten voldoen, kunnen solliciteren en deelnemen aan de aanwervingsprocedure in kwestie.

14. Volgens de Commissie heeft de jury, waarin de vertegenwoordigers van de aanwervende eenheid in de minderheid waren en geen voorzitter waren, alle sollicitaties zorgvuldig en objectief onderzocht. Het heeft de meest geschikte kandidaten voor het interview op de shortlist gezet, waaronder enkele die geen gevorderd universitair diploma hadden. De tweede kandidaat op de reservelijst had geen hoger universitair diploma.

15. De Commissie voerde aan dat, in het geval van gespecialiseerde administrateursposten, een doctoraat in het veld als een voordeel kan worden beschouwd, niet alleen vanwege de resulterende diepgaande kennis van het onderwerp, maar ook vanwege de verworven onderzoeksvaardigheden en het bewezen vermogen om conceptueel te werken. De functie in kwestie omvat de deelname aan een taskforce om de wetgeving op het gebied van overheidsopdrachten op defensiegebied verder te ontwikkelen. Om deze taak te vervullen, zijn conceptueel denken en onderzoeksvaardigheden belangrijke kwaliteiten. Het bestaan van beide kwaliteiten wordt aangetoond door een doctoraat. Praktische ervaring op het gebied van overheidsopdrachten op defensiegebied, zoals vermeld door de klager, was een verplichte vereiste in punt 3.2.3 van de kennisgeving van vacature, en een uitstekende kennis van de specifieke kenmerken ervan werd beschouwd als een voordeel in punt 3.2.2 van de kennisgeving.

16. De Commissie heeft erop gewezen dat een uitstekende kennis van het Duits eveneens als een pluspunt en niet als een essentiële vereiste werd beschouwd, evenals kennis van het Engels en het Frans. Duits is de derde werktaal van de Commissie. Kennis van het Duits is dus over het algemeen een troef. De Commissie acht het vermeldenswaard dat, na het Verenigd Koninkrijk (met 39 650 miljoen EUR aan defensie-uitgaven in 2011) en Frankrijk (38 445 miljoen EUR), Duitsland (34 630 miljoen EUR) een van de drie belangrijkste spelers op de Europese defensiemarkt is. Het vermogen om in het Engels, Frans en Duits te werken, samen met de mogelijkheid om met belanghebbenden in deze talen te discussiëren, is daarom een duidelijk voordeel in de defensiesector. De Commissie merkte op dat de defensie-uitgaven van Italië, het door klager genoemde land, in vergelijking 21 741 miljoen EUR bedragen.

17. Volgens de Commissie is het juist dat delen van de actieve functieomschrijving in Sysper2 niet precies dezelfde zijn als in de gepubliceerde kennisgeving van vacature. De informatie in Sysper2 heeft een ander doel dan de informatie in de kennisgeving van vacature. Terwijl de functieomschrijving op het moment dat deze wordt opgesteld, gericht is op het functieprofiel om bijvoorbeeld een beoordeling van de functiehouder mogelijk te maken, richt de kennisgeving van vacature zich op de functievereisten die de eenheid met de vacante functie nodig heeft op het moment dat de kennisgeving van vacature wordt gepubliceerd.

18. De Commissie voerde ook aan dat het weliswaar zo kan zijn dat andere aanwervingsprocedures van de Commissie langer duren, maar dat deze procedure niet overhaast is verlopen. De aanwervingsprocedure werd uitgevoerd op een wijze die in overeenstemming was met alle toepasselijke regels. De uiteindelijk geselecteerde kandidaat kon snel worden aangeworven omdat hij reeds vóór het begin van zijn overeenkomst voor de Commissie had gewerkt, zodat er geen opzegtermijn was voor een voormalige werkgever en geen medisch onderzoek of persoonsdossier hoefde te worden opgesteld.

19. In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie voerde klager aan dat de beroepservaring niet voortkomt uit een academische graad, maar uit uitgebreide werkervaring. Hoewel onderzoeksvaardigheden belangrijk zijn, is onderzoek niet de belangrijkste taak van een administrateur bij de Commissie. Bovendien beschouwen andere DG's van de Commissie die ook werkzaam zijn op het gebied van defensiebeleid, voor zover klager weet, een doctoraat niet als een voordeel in hun selectieprocedures. Volgens klager kan het feit dat het behalen van een doctoraat als een groot voordeel werd beschouwd, veel potentiële kandidaten verwarren of zelfs ontmoedigen. Bovendien werd, hoewel de Commissie benadrukte dat de functie de ontwikkeling van wetgeving op het gebied van overheidsopdrachten op defensiegebied omvatte, juridische ervaring of een graad in de rechten niet als een voordeel beschouwd.

20. Klager voegde daaraan toe dat de manier waarop de Commissie de relevantie van talen afhankelijk van defensie-uitgaven bepaalt, discriminerend is. De EU moet echter rekening houden met de belangen van alle lidstaten, niet alleen van de machtigste.

21. Volgens klager heeft de Commissie getracht de rol van Sysper2 te bagatelliseren. Klager verklaarde dat de functieomschrijving in Sysper2 niet alleen wordt gebruikt voor de beoordeling van de functiehouder, maar ook voor de interne selectie van EU-personeel. Alle vacatures bij de Commissie worden gepubliceerd in Sysper2 en het EU-personeel heeft toegang tot deze informatie, d.w.z. de functiebeschrijving, vereisten enz. De eenheidsmanager moet ervoor zorgen dat de functiebeschrijvingen actueel zijn. Het is derhalve misleidend dat de Commissie aanvoert dat de informatie in Sysper2 niet wordt gebruikt voor aanwerving.

22. Volgens klager is de aangeworven persoon op 1 mei 2012 in dienst getreden, terwijl de andere voor een gesprek uitgenodigde kandidaten pas in de tweede week van mei in kennis zijn gesteld van de uitkomst van de aanwervingsprocedure. Klager betoogde derhalve dat de andere deelnemers geen recht op beroep hadden, aangezien de zittende werknemer zijn loopbaan reeds had voortgezet op het moment dat zij de afwijzingsbrieven ontvingen.

Beoordeling door de Ombudsman

23. De Ombudsman wijst er in de eerste plaats op dat het tot aanstelling bevoegd gezag volgens vaste rechtspraak van de rechterlijke instanties van de Unie over een ruime beoordelingsbevoegdheid beschikt om, gelet op de voor de ambten vereiste bekwaamheden en het belang van de dienst, de regels en voorwaarden vast te stellen waaronder een vergelijkend onderzoek wordt georganiseerd. Er kan slechts sprake zijn van wanbeheer indien de door het tot aanstelling bevoegd gezag gemaakte keuze met betrekking tot de organisatie van een vergelijkend onderzoek niet binnen redelijke grenzen wordt gemaakt en indien het tot aanstelling bevoegd gezag zijn bevoegdheden ter zake kennelijk onjuist gebruikt [2].

24. Met betrekking tot de aanwervingsprocedure in deze zaak merkt de Ombudsman op dat de door klager ondervraagde kwalificaties geen verplichte vereisten vormden, maar eerder werden beschouwd als een "sterk voordeel" (een doctoraat op het gebied van defensie en veiligheid) en een "vermogen" (een uitstekende kennis van het Duits). De Ombudsman neemt nota van het argument van de Commissie dat diepgaande kennis, conceptueel denken en onderzoeksvaardigheden belangrijke kwaliteiten voor de functie zouden zijn. Volgens haar wordt het bestaan van deze kwaliteiten aangetoond door een doctoraat. Zelfs indien, zoals klager aanvoert, de hoofdtaak van de post geen onderzoek zou zijn, en zelfs indien andere DG's van de Commissie die werkzaam zijn op het gebied van veiligheid en defensie een doctoraat niet als een voordeel zouden beschouwen, betekent dit niet noodzakelijkerwijs dat het argument van de Commissie onjuist is. Met betrekking tot het argument van klager dat werkervaring belangrijker is dan een academische graad, merkt de Ombudsman op dat de aankondiging in feite vereiste dat kandidaten ten minste zes jaar beroepservaring op het gebied van overheidsopdrachten op defensiegebied hadden, in verband met de beschreven taken.

25. Klager voert aan dat het discriminerend is voor de Commissie om haar taalbehoeften te baseren op de defensie-uitgaven van bepaalde landen. Hij voegde eraan toe dat de EU rekening moet houden met de belangen van alle lidstaten en niet alleen met die van de machtigste lidstaten. De Ombudsman is echter niet van mening dat de verwijzing in het advies van de Commissie naar het niveau van de defensie-uitgaven van bepaalde lidstaten een exclusieve of discriminerende focus op de belangen van die lidstaten impliceert.

26. Met betrekking tot de functieomschrijving in Sysper2 en die in de kennisgeving van vacature acht de Ombudsman de uitleg van de Commissie (samengevat, dat de behoeften van de dienst in de loop van de tijd kunnen veranderen en dat dergelijke wijzigingen worden weerspiegeld in de kennisgeving van vacature voor een vacature, zelfs als Sysper2 niet is bijgewerkt) redelijk. De Ombudsman acht ook de uitleg van de Commissie waarom de gekozen kandidaat snel kon worden aangeworven redelijk. Bovendien zou het duidelijk niet in het belang van een efficiënt bestuur zijn dat een aanwervende instelling van de Unie afziet van de benoeming van een geselecteerde kandidaat tot de termijn van drie maanden voor het indienen van een klacht op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut is verstreken, en mogelijk veel langer indien een klacht over de aanwervingsprocedure is ingediend.

27. Op basis van het bovenstaande stelt de Ombudsman niet vast dat de Commissie de aanwervingsprocedure niet binnen redelijke grenzen heeft georganiseerd of dat zij haar bevoegdheden op dit gebied kennelijk onjuist heeft gebruikt. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer door de Commissie vast. Bijgevolg moet de vordering van klager worden afgewezen.

B. Conclusie

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

Er is geen sprake van wanbeheer.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 20 juni 2013

[1] Artikel 2 van Beschikking C(2004) 1597/5 van de Commissie van 21 april 2004 betreffende een nieuw beleid voor de aanwerving en het gebruik van tijdelijke functionarissen.

[2] Zie bijvoorbeeld zaak T-256/01, Pyres/Commissie, JurAmbt. 2005, blz. I-A-23 en II-99, punt 36.