Achtergrond van het initiatiefonderzoek

1. In 2010 introduceerde EPSO een "nieuw model" voor vergelijkende onderzoeken voor de selectie van vast personeel voor EU-instellingen, dat bestaat uit toelatings-CGT-tests en assessment centre-tests (definitieve tests). Dit nieuwe model is ingevoerd om de gehele mededingingsprocedure te bespoedigen [1].

2. Bij de "oude" vergelijkende onderzoeken werden de bewijsstukken van de kandidaten gecontroleerd voordat de uitnodigingen voor het eindexamen (schriftelijke/mondelinge examens) werden afgegeven. Dit betekende dat alle kandidaten die voor het eindexamen waren uitgenodigd, op de reservelijst konden worden geplaatst indien zij daarin slaagden.

3. De procedure van EPSO in het kader van de vergelijkende onderzoeken van het "nieuwe model" houdt in dat de jury's alleen de bewijsstukken controleren van de kandidaten die geslaagd zijn voor de laatste tests van een vergelijkend onderzoek, dat wil zeggen voor de tests die in het assessment worden uitgevoerd. Indien de jury’s de bewijsstukken van de geslaagde kandidaten niet aanvaarden, worden deze kandidaten afgewezen en niet op de reservelijst geplaatst.

4. Het zou wellicht beter zijn voor kandidaten om vóór het afleggen van de toetsen van het assessment, waarvoor zij zich gewoonlijk voorbereiden, op de hoogte te worden gesteld van het besluit van de jury's over hun bewijsstukken, en om tijd, moeite en zelfs geld te investeren. Dit is met name het geval omdat de relevantie van de beroepservaring van de kandidaten, waarnaar in hun bewijsstukken wordt verwezen, voor de taken van de functie waarvoor zij solliciteren (een toelatingsvoorwaarde voor vergelijkende onderzoeken van EPSO) niet altijd objectief duidelijk is. Indien de kandidaten niet op de hoogte zijn van de relevantie van de beroepservaring voor de functie, zullen zij uiteindelijk niet slagen voor het vergelijkend onderzoek, ook al zijn zij geslaagd voor het assessment.

5. Ook blijkt dat de deelname aan de examens van het assessment van kandidaten die uiteindelijk worden afgewezen wegens een gebrek aan of onvoldoende bewijsstukken, uit economisch oogpunt wellicht niet gerechtvaardigd is. De uitnodigingen aan het beoordelingscentrum brengen kosten voor de EU met zich mee die kunnen worden vermeden als de bewijsstukken van de kandidaten worden geverifieerd voordat de uitnodigingen aan het beoordelingscentrum worden verstuurd.

6. De informatie die EPSO op zijn website [2] en in de Gids voor algemene vergelijkende onderzoeken [3] verstrekt, maakt niet duidelijk waarom de huidige procedure alleen voorziet in de controle van bewijsstukken op het allerlaatste moment, dat wil zeggen wanneer de geslaagde kandidaten reeds na de examens van het assessment zijn geïdentificeerd.

7. De Ombudsman was derhalve van mening dat de bovengenoemde kwesties door EPSO moesten worden verduidelijkt. Artikel 228 VWEU verleent de Europese Ombudsman de bevoegdheid om op eigen initiatief onderzoeken in te stellen naar mogelijke gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen. De Ombudsman besloot derhalve het onderhavige onderzoek op eigen initiatief te openen om EPSO in de gelegenheid te stellen het tijdschema van de jury's voor de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten op basis van de begeleidende bewijsstukken toe te lichten.

Onderwerp van het onderzoek op eigen initiatief

8. In zijn brief tot inleiding van dit onderzoek op eigen initiatief verwees de Ombudsman naar een klacht tegen EPSO over algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AST/112/10 en verklaarde hij dat de feiten van deze klacht zijn aandacht vestigden op de kwesties die het voorwerp uitmaken van dit onderzoek op eigen initiatief. Hij verzoekt EPSO aan te geven of de jury bij vergelijkende onderzoeken waarbij niet meer dan 100 kandidaten in aanmerking komen voor tests in het assessment, de bewijsstukken, met name die betreffende onderwijs en beroepservaring, kan controleren voordat de uitnodigingen voor het assessment worden verstuurd.

9. De Ombudsman verzocht EPSO in zijn antwoord rekening te houden met i) de mogelijke besparingen op de EU-begroting als gevolg van een dergelijke aanpak; ii) het belang van kandidaten om te worden geïnformeerd als hun beroepservaring niet relevant wordt geacht voordat zij tijd en moeite investeren in de toetsen van het assessment; en iii) het feit dat bij de "oude model" vergelijkende onderzoeken de bewijsstukken werden gecontroleerd voordat de uitnodigingen voor schriftelijke/mondelinge examens werden afgegeven.

Het onderzoek

10. Op 19 januari 2012 heeft de Ombudsman EPSO om advies verzocht. Op 31 mei 2012 heeft EPSO zijn antwoord ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Tijdschema van de jury's voor de beoordeling van de kwalificaties van de kandidaten op basis van bewijsstukken

Argumenten van EPSO

11. EPSO verwees naar algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AST/112/10 ("het vergelijkend onderzoek"). Zij heeft gepreciseerd dat de jury de lijst heeft opgesteld van kandidaten die de hoogste totaalscores voor de toelatingstoetsen hadden behaald en die, gelet op de informatie in hun online sollicitatie, voldeden aan de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek vermelde algemene en specifieke voorwaarden. Deze kandidaten werden vervolgens uitgenodigd voor de toetsen van het assessment. Volgens EPSO"betekent dit dat alle kandidaten die zijn uitgenodigd voor de toetsen van het assessment, op basis van de informatie in hun online sollicitatie voldoen aan de algemene en specifieke voorwaarden van de aankondiging."

12. Na verificatie van de bewijsstukken kan de jury van oordeel zijn dat de bewijsstukken van bepaalde kandidaten de in hun online sollicitatie verstrekte informatie niet of onvoldoende bevestigen/valideren. Onder verwijzing naar bovengenoemd vergelijkend onderzoek lichtte EPSO het volgende toe: "Het gaat er niet om of... [de] beroepservaring van [de gegadigden] relevant was voor de in de aankondiging beschreven taken, maar veeleer een kwestie van het overleggen van bewijs van de in de online sollicitatie verstrekte informatie. De jury had op basis van deze informatie reeds besloten dat hun beroepservaring relevant was om de kandidaten toe te laten, op voorwaarde echter dat deze informatie later werd gestaafd met de nodige bewijsstukken." Volgens EPSO wisten de kandidaten de informatie in hun onlinesollicitatie zodanig op te stellen dat de jury ervan werd overtuigd dat zij in aanmerking kwamen voor toelating tot het vergelijkend onderzoek, maar sommigen konden die informatie niet met de vereiste documentatie staven.

13. Het stadium waarin de bewijsstukken worden gecontroleerd, kan veranderen van vergelijkend onderzoek naar vergelijkend onderzoek, maar het is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen dat een instelling er nog steeds op aandringt dat de aankondiging zodanig wordt opgesteld dat de documenten in een eerder stadium worden gecontroleerd. Met name voor vergelijkende onderzoeken met een groot aantal kandidaten is het kosteneffectiever en tijdsefficiënter om de volledige verificatie alleen uit te voeren voordat geslaagde kandidaten op de reservelijst worden geplaatst.

14. EPSO heeft een vergelijking gemaakt tussen de kosten van de twee procedurele benaderingen: de eerste aanpak, waarbij de bewijsstukken vóór de laatste tests zijn geverifieerd; en de huidige aanpak, wanneer zij pas na die tests worden geverifieerd. In het vergelijkend onderzoek werden in totaal 499 kandidaten uitgenodigd om deel te nemen aan de examens van het assessment, waarvan er slechts 193 geslaagd waren. In het huidige systeem, waarbij de bewijsstukken van alleen de geslaagde kandidaten voor de toetsen van het assessment worden gecontroleerd, hoefde de jury slechts 193 dossiers te verifiëren, in plaats van de 499 dossiers die zij in het kader van de vorige aanpak had moeten controleren. Dit resulteerde in minder dan de helft van de manuren die nodig waren om de verificatie uit te voeren. De verificatie van bewijsstukken is zeer tijdrovend en "arbeidsintensief". De ervaring leert dat slechts een zeer beperkt aantal kandidaten niet in staat is het nodige bewijs te leveren van de informatie die zij in hun online sollicitatie verstrekken. Voor het vergelijkend onderzoek waren slechts 11 kandidaten (van de 193) uiteindelijk niet in staat om de nodige bewijsstukken te verstrekken ter staving van de informatie in hun online sollicitatie. EPSO is ervan overtuigd dat de huidige methode reële besparingen op de EU-begroting oplevert in vergelijking met de vorige aanpak.

15. Bovendien werd in de aankondiging van vergelijkend onderzoek het aantal kandidaten dat voor de toetsen van het assessment moest worden uitgenodigd, gedefinieerd als een veelvoud (2,5 keer) van het aantal kandidaten dat op de reservelijst kon worden geplaatst. Om die reden zou het controleren van de bewijsstukken vóór de verzending van de uitnodigingen voor de toetsen van het assessment het aantal uitgenodigde kandidaten niet hebben verminderd en dus niet tot verdere besparingen voor de EU-begroting hebben geleid. Voor het betrokken vergelijkend onderzoek zou dit hebben geleid tot een situatie waarin in plaats van de elf kandidaten die uiteindelijk niet in staat waren om de nodige bewijsstukken over te leggen, elf andere kandidaten zouden zijn uitgenodigd.

16. EPSO heeft geconcludeerd dat de jury van de kandidaten die voor het assessment waren uitgenodigd, heeft besloten of zij in aanmerking kwamen voor de examens van het assessment en hen heeft toegelaten tot de examens van het assessment op basis van de informatie die zij in hun onlinesollicitaties hadden verstrekt. Het beperken van de controle van de toelatingscriteria tot de documenten van de kandidaten die op de reservelijst kunnen worden geplaatst, brengt een aanzienlijke tijdswinst met zich mee en verkort derhalve de duur van de toelatingsfase.

17. Alvorens tijd en moeite te investeren in de toetsen van het assessment, hebben kandidaten er belang bij te worden geïnformeerd over de vraag of hun beroepservaring al dan niet relevant wordt geacht. EPSO is ervan overtuigd dat dit in het huidige systeem het geval is. Indien kandidaten, in overeenstemming met de door hen ondertekende verklaring op erewoord, documenten overleggen ter staving van de online verstrekte informatie, verandert de verificatie van die documenten niet dat zij in aanmerking komen.

Beoordeling door de Ombudsman

18. Om te beginnen wijst de Ombudsman erop dat volgens de huidige regels inzake vergelijkende onderzoeken de bewijsstukken die na de examens van het assessment door de jury moeten worden gecontroleerd, in het algemeen de bewijsstukken zijn die de verklaringen bevestigen die kandidaten in hun online sollicitatie indienen met betrekking tot: i) staatsburgerschap; ii) beroepservaring; en iii) academische kwalificaties.[4]

19. De Ombudsman heeft reeds klachten ontvangen waarin wordt gesteld dat, zelfs indien een kandidaat verwees naar bewijsstukken in zijn/haar bezit en daarmee in de online sollicitatie informatie opnam over zijn/haar specifieke certificaten [5] of zijn/haar specifieke arbeidsovereenkomsten en/of facturen met betrekking tot perioden van zelfstandige arbeid [6] (op basis waarvan hij/zij vervolgens werd toegelaten tot de CBT), de jury deze documenten bij de verificatie van de bewijsstukken in de laatste fase van het vergelijkend onderzoek niet als voldoende bewijs voor de vereiste kwalificaties beschouwde.

20. De Ombudsman is derhalve niet geheel overtuigd van het standpunt van EPSO, in wezen, dat i) de vermelding van de relevante beroepservaring/diploma's in de online sollicitatie en ii) de beschikbaarheid van dezelfde gegevens in de bewijsstukken waarover de kandidaten beschikken, doeltreffende garanties vormen voor de kandidaten dat de jury deze documenten als toereikend zal beschouwen wanneer zij één voor één worden gecontroleerd, nadat de beoordelingstests hebben plaatsgevonden. In dit verband herinnert de Ombudsman hier aan het argument dat EPSO in veel onderzoeken van de Ombudsman naar voren heeft gebracht (en dat hij niet betwist), namelijk dat de jury’s over een ruime beoordelingsmarge beschikken met betrekking tot de relevantie van de ondersteunende documenten, een beoordelingsmarge die wordt erkend door de rechtspraak van de rechterlijke instanties van de Unie.

21. Hieruit volgt dat kandidaten die besluiten deel te nemen aan een vergelijkend onderzoek en in het bezit zijn van specifieke bewijsstukken, niet altijd zeker zijn van de definitieve beoordeling van deze documenten door de jury’s. In dit verband moet worden opgemerkt dat kandidaten zich moeten voorbereiden op de beoordelingstests. Daarbij gaat het om een investering van tijd en vaak ook van geld. Het zou voor hen dus beter zijn geweest als zij, alvorens een dergelijke investering te doen, hadden kunnen weten wat de definitieve beslissing van de jury over hun bewijsstukken is.

22. Dezelfde situatie kan ook vanuit een ander perspectief worden bekeken. Als een kandidaat eerst in zijn/haar online sollicitatie de informatie over zijn/haar kwalificaties verstrekt, vervolgens op basis van deze informatie wordt toegelaten tot de CGT, de CGT en de beoordelingstests met succes doorloopt en de jury uiteindelijk besluit dat zijn/haar bewijsstukken ontoereikend zijn, neemt deze kandidaat in feite in het assessmentcentrum de plaats in van een andere kandidaat wiens bewijsstukken toereikend zouden kunnen zijn, maar die resultaten heeft behaald in de CGT-tests die net onder de vastgestelde drempel liggen voor een vast aantal kandidaten om te worden uitgenodigd voor het assessment. In dit verband neemt de Ombudsman nota van de verklaring van EPSO in zijn advies dat het aantal kandidaten dat tot het assessment wordt toegelaten "... min of meer vast [staat]. Om die reden zou het controleren van de bewijsstukken voordat de uitnodigingen voor de toetsen van het assessment worden verzonden, het aantal uitgenodigde kandidaten niet hebben verminderd en derhalve niet tot verdere besparingen voor de EU-begroting hebben geleid. Voor het betrokken vergelijkend onderzoek zou dit hebben geleid tot een situatie waarin in plaats van de elf kandidaten die uiteindelijk niet in staat waren de nodige bewijsstukken over te leggen, elf andere kandidaten zouden zijn uitgenodigd". Volgens de Ombudsman kan een dergelijke, zij het hypothetische, situatie twijfel doen rijzen over de vraag of het vergelijkend onderzoek wel de mogelijkheid biedt om de meest verdienstelijke kandidaten op de reservelijst te plaatsen.

23. De Ombudsman is dankbaar dat EPSO in zijn advies zijn oorspronkelijke voorstel heeft opgevolgd en argumenten heeft aangevoerd ter ondersteuning van zijn procedure in kwestie met betrekking tot i) mogelijke financiële voordelen voor de EU-begroting en ii) mogelijke tijdsbesparing. De Ombudsman is echter ook niet geheel overtuigd van al deze argumenten.

24.  Het argument van EPSO (aangehaald in punt 22 hierboven) dat het aantal kandidaten dat wordt uitgenodigd voor de examens van het assessment min of meer vast is, heeft zijn verdienste door aan te tonen dat het tijdstip waarop de bewijsstukken worden gecontroleerd, geen invloed heeft op de kosten van de Unie, zoals die in verband met de reis- en verblijfkosten van de kandidaten. Of de bewijsstukken nu vóór of na de examens van het assessment worden gecontroleerd, de reis- en verblijfkosten van de kandidaten zullen altijd gelijk zijn, omdat hetzelfde vaste aantal kandidaten voor het assessment zal worden uitgenodigd.

25. Ook al worden de operationele kosten van het beoordelingscentrum niet beïnvloed door het feit dat de bewijsstukken vóór of na de uitnodiging voor de toetsen van het beoordelingscentrum worden gecontroleerd omdat het beoordelingscentrum te allen tijde operationeel blijft in het hoofdkantoor van EPSO in Brussel, toch zou men kunnen stellen dat er sprake is van een slecht gebruik van tijd en geld als de juryleden beoordelingstests uitvoeren voor kandidaten die niet hadden mogen worden toegelaten als hun bewijsstukken eerder waren gecontroleerd en die in elk geval niet op de reservelijsten konden worden geplaatst, zelfs als zij voor die tests waren geslaagd.

26. Bovendien heeft EPSO in wezen betoogd dat de jury’s meer tijd nodig hebben om de dossiers te controleren van alle kandidaten die zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de examens van het assessment dan om alleen de dossiers te controleren van degenen die voor die examens zijn geslaagd.

Deze verklaring van EPSO moet echter worden geanalyseerd in het kader van de duur van de procedure voor het gehele vergelijkend onderzoek, namelijk ongeveer 6-8 maanden. In dit verband is er geen significant tijdsverschil indien de jury de bewijsstukken controleert vóór of na de examens van het assessment. De Ombudsman is van mening dat redelijkerwijs mag worden aangenomen dat één ervaren lid van een professionele jury gemakkelijk ongeveer 100 dossiers (ondersteunende documenten) gedurende één werkdag moet kunnen controleren. Hieruit volgt dat er een vrij minimaal verschil zou zijn tussen het aantal dagen dat nodig is voor de controle van 499 dossiers (de dossiers van alle kandidaten die zijn uitgenodigd voor de toetsen van het assessment in het kader van het vergelijkend onderzoek waarnaar EPSO in het advies heeft verwezen) in plaats van slechts 193 dossiers (de dossiers van alle kandidaten die voor die toetsen zijn geslaagd). De tijd die met een dergelijke werkwijze wordt bespaard, lijkt derhalve minimaal [7]. Als meer dan één lid van de jury verantwoordelijk zou zijn voor deze controles (wat het normale geval zou moeten zijn), zou de bespaarde tijd uiteraard minimaal zijn, vooral in vergelijking met de tijd die het kostte om de “niet-toegestane kandidaten” de lange en dure assessmenttests te laten doorlopen.

27. In het licht van de bovenstaande bevindingen is de Ombudsman van mening dat de verduidelijking van EPSO over de voordelen van de procedure voor het controleren van de bewijsstukken na de beoordelingstests niet geheel overtuigend is. Aangezien deze procedure echter, zoals EPSO heeft opgemerkt, wordt uitgevoerd op uitdrukkelijke wens van de instellingen waarvoor EPSO de vergelijkende onderzoeken organiseert, is de Ombudsman van mening dat verder onderzoek met betrekking tot EPSO in dit geval niet gerechtvaardigd is.

B. Conclusies

De Ombudsman sluit het onderhavige onderzoek op eigen initiatief derhalve af met de volgende conclusie:

Verder onderzoek naar deze kwestie is niet gerechtvaardigd.

EPSO zal van dit besluit in kennis worden gesteld.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 19 december 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] PB 2011, C 315A, blz. 1-14. Dezelfde situatie doet zich voor met betrekking tot de nieuwste versie van de gids (PB 201270A).

[4] Gids voor algemene vergelijkende onderzoeken, punt 6.1.4.

[5] Zo heeft klacht 962/2011/AN betrekking op bewijsstukken ter staving van academische of gelijkwaardige kwalificaties. Klager nam deel aan een vergelijkend onderzoek van EPSO, waarvoor een diploma vereist was waaruit bleek dat hij een opleiding van één jaar op het betrokken gebied had gevolgd. Klager was in het bezit van een door het Institut du Monde Arabe afgegeven beroepscertificaat waaruit de duur van de opleiding op het betrokken gebied blijkt. Zij vermeldde dit in haar aanvraagformulier. Nadat zij was geslaagd voor de examens van het assessment met uitstekende cijfers, werd zij van de reservelijst uitgesloten omdat haar beroepsopleidingscertificaat naar verluidt niet kon worden beschouwd als een door een school afgegeven diploma. De Ombudsman deed een voorstel voor een minnelijke schikking, dat werd verworpen. De zaak is nog niet gesloten.

[6] Klacht 2518/2011/MHZ betreft bewijsstukken waaruit beroepservaring blijkt. Klager is geslaagd voor de tests van het assessment. De jury heeft echter op basis van de overgelegde documenten besloten dat haar beroepservaring niet voldoende was om haar op de reservelijst te plaatsen. Na het advies van EPSO en de opmerkingen van klager te hebben ontvangen, besloot de Ombudsman verdere onderzoeken in te stellen, die nog lopen.

[7] Zeker niet meer dan twee of drie dagen als slechts één persoon de controle zou doen.