Achtergrond van de klacht

1. In november 2020 heeft het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT) twee aanbestedingsprocedures georganiseerd voor het verlenen van vertaaldiensten met betrekking tot teksten op het gebied van algemene zaken.[1] Beide procedures werden verdeeld in percelen op basis van de taalcombinaties van de vertaaldienst. De raamovereenkomsten voor elk perceel moesten worden gesloten voor een aanvankelijke periode van twaalf maanden en konden stilzwijgend worden verlengd voor maximaal drie perioden van één jaar.

2. Klager is een onderneming die vertaaldiensten aanbiedt. In beide procedures heeft zij offertes ingediend voor verschillende percelen.

3. In september 2021 heeft het CdT klager meegedeeld dat het succesvol was in alle percelen waarvoor het een aanvraag had ingediend. Zij verstrekte klager de uitsplitsing van de punten die volgens de gunningscriteria waren toegekend en haar positie in de rangschikking van elk perceel.

4. Hoewel de klager in beide procedures succes had, was hij ontevreden over zijn positie in de eindrangschikking, die de toewijzing van werkzaamheden aan de contractanten bepaalde.[2] De klager was van mening dat de punten die waren toegekend op grond van de criteria betreffende de methode die werd gebruikt om feedback op te nemen [3] en de methode die werd gebruikt om vertalingen te herzien [4], ongewoon laag waren in vergelijking met de beoordeling van de voorstellen van de klager in eerdere door het CdT georganiseerde aanbestedingsprocedures. Zij verzocht het CdT zijn offertes opnieuw te beoordelen aan de hand van de twee criteria en informatie te verstrekken over de voorstellen van de geselecteerde inschrijvers in beide procedures.

5. In antwoord op het verzoek van klager om herbeoordeling van de eerste procedure [5] deelde het CdT klager mee dat voor elke aanbesteding de criteria en vereisten golden die alleen op die specifieke aanbesteding van toepassing waren en dus niet konden worden vergeleken. Zij voerde ook aan dat de definitieve rangschikking was vastgesteld op basis van een vergelijkende beoordeling van de geldige inschrijvingen voor een specifiek perceel, waarbij rekening werd gehouden met de beste kwaliteit en de laagste aangeboden prijs (“kwaliteits-prijsverhouding”)[6]. Wat de beoordeling van de offertes van klager aan de hand van de twee bovengenoemde criteria betreft, merkte het CdT op dat de antwoorden en de documentatie van andere inschrijvers “beter overeenstemden met [zijn] verwachtingen”.

6. Op 30 september 2021 heeft het CdT de klager in kennis gesteld van de opschorting van de ondertekening van de raamovereenkomsten in twee percelen, naar aanleiding van de opmerkingen van afgewezen inschrijvers. Als gevolg van het daaropvolgende heronderzoek daalden de inschrijvingen van klager in de rangschikking van beide percelen. Klager verzocht het CdT opnieuw om informatie over de beoordeling van de andere inschrijvers in beide procedures.

7. Klager wendde zich op 17 oktober 2021 tot de Ombudsman. Zij voerde aan dat het CdT niet had geantwoord op haar verzoek om herbeoordeling met betrekking tot de tweede procedure [7].

8. Op 20 oktober 2021 heeft het CdT de klager gedetailleerde informatie verstrekt over de punten die in het kader van de specifieke criteria aan de geselecteerde inschrijvers waren toegekend, hun totale score en hun rangschikking in beide procedures.

Het onderzoek

9. De Ombudsman heeft een onderzoek ingesteld naar de volgende aspecten van de klacht:

i) de methode voor de beoordeling van inschrijvingen; en ii) hoe de inschrijvingen van klager werden beoordeeld aan de hand van de twee betrokken criteria.

10. In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van het CdT op de klacht en de opmerkingen van klager over het antwoord van het CdT.

11. De Ombudsman heeft het CdT ook om aanvullende verduidelijkingen gevraagd over de beoordeling van de aanbiedingen van klager en de definitieve rangschikking, die het CdT dienovereenkomstig heeft verstrekt.

Methode voor de beoordeling van aanbestedingsvoorstellen

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

12. Klager beweerde dat het CdT geen objectieve methode gebruikte om de inschrijvingen te beoordelen. Klager betwistte met name of de beoordeling en de daaropvolgende puntentoewijzing vergelijkend waren.

13. Het CdT voerde aan dat het moest controleren of alle voorstellen aan de minimumkwaliteitsdrempel voldeden, ongeacht het aantal voorstellen dat voor een specifiek perceel werd ingediend. Het CdT merkte op dat er geen vergelijking kon worden gemaakt wanneer er slechts één aanbod was dat aan de minimumcriteria voldeed. Desalniettemin was er een vergelijkende beoordeling op basis van de prijs-kwaliteitverhouding in die gevallen waarin meerdere inschrijvingen voor hetzelfde perceel werden beoordeeld.

Beoordeling door de Ombudsman

14. Op basis van het bestek van beide aanbestedingen werden de ontvankelijke voorstellen in drie fasen beoordeeld aan de hand van de uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria.[8] De raamcontracten werden gegund aan de economisch voordeligste inschrijving op basis van de prijs-kwaliteitverhouding in het licht van de gunningscriteria [9], met een wegingsfactor van 70 % voor de kwaliteit van de diensten en een wegingsfactor van 30 % voor de prijs van de inschrijvingen.

15. In overeenstemming met de bovenstaande specificaties moest het CdT voorstellen in elke fase van de procedure beoordelen aan de hand van de toepasselijke criteria. De toekenning van punten was niet afhankelijk van het aantal inschrijvingen voor een bepaald perceel, wat betekent dat het feit dat er één inschrijver voor één perceel was, niet betekent dat hij het maximumaantal punten zou moeten ontvangen.

16. De Ombudsman merkt voorts op dat de inschrijvingen niet alleen werden gerangschikt op basis van de aan de inschrijvingen toegekende kwaliteitspunten, maar ook op basis van de voorgestelde prijs, volgens de prijs-kwaliteitverhouding.

17. Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat het CdT bij de beoordeling van de inschrijvingen in beide procedures een objectieve methode heeft gevolgd. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot dit aspect van de klacht.

Beoordeling van de offertes van klager

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

18. Klager voerde aan dat het CdT zijn inschrijvingen in beide procedures verkeerd had beoordeeld. Zij verklaarde dat zij dezelfde informatie had verstrekt in de offertes die zij bij eerdere aanbestedingen bij het CdT had ingediend, maar dat zij bij die gelegenheid lagere cijfers had ontvangen. Klager betwistte het aantal punten dat aan zijn inschrijvingen was toegekend op grond van de criteria betreffende de methode die werd gebruikt om feedback op te nemen en de methode die werd gebruikt om de vertaling te herzien.

19. Het CdT voerde aan dat de door de klager in een eerdere procedure verstrekte informatie in die procedure aan een ander criterium was getoetst en dat de desbetreffende scores dus niet konden worden vergeleken. Het CdT herhaalde ook dat voor elke aanbesteding de vereisten golden die alleen op die specifieke aanbesteding van toepassing waren.

20. Wat de twee procedures in kwestie betreft, merkte het CdT op dat de in de inschrijvingen van klager verstrekte informatie met betrekking tot de twee criteria niet specifiek was en niet de methode aantoonde die klager voornemens was te gebruiken om de specifieke taken bij het verlenen van de vertaaldiensten uit te voeren. Het CdT bevestigde ook dat het, naar aanleiding van het verzoek van klager, zijn voorstellen in alle percelen opnieuw had beoordeeld, maar dat dit geen kennelijke fout in zijn beoordeling aan het licht bracht.

21. Tot slot deelde het CdT de Ombudsman mee dat de rangschikking van de inschrijvingen kon evolueren op basis van de kwaliteit van de vertalingen die tijdens het raamcontract werden geleverd. Het CdT gaf aan dat klager reeds in één perceel in de rangschikking was gestegen.

Beoordeling door de Ombudsman

22. Volgens de rechtspraak van de EU [10] beschikt de aanbestedende dienst - in casu het CdT - over een ruime beoordelingsvrijheid bij de beoordeling van de factoren die in aanmerking moeten worden genomen bij het besluit om opdrachten te gunnen in het kader van een aanbestedingsprocedure. De rol van de Ombudsman in dit verband is beperkt tot het verifiëren dat er geen sprake is van een kennelijke beoordelingsfout en dat de instelling of het orgaan van de Unie in kwestie de regels voor de aanbestedingsprocedure en de beginselen van behoorlijk bestuur in het algemeen heeft nageleefd.

23. Op basis van het bewijsmateriaal en de informatie die in de loop van het onderzoek is verstrekt, is de Ombudsman van mening dat het CdT overtuigende uitleg heeft gegeven over de wijze waarop het de inschrijvingen van klager heeft beoordeeld. Het CdT heeft terecht opgemerkt dat voor elke oproep de criteria en vereisten gelden die alleen op die specifieke oproep van toepassing zijn. De Ombudsman acht de uitleg van het CdT over de wijze waarop het de inschrijvingen van klager aan de hand van de twee criteria heeft beoordeeld, redelijk, aangezien de in de inschrijvingen verstrekte informatie als beperkt kan worden beschouwd. De Ombudsman vindt derhalve geen aanwijzingen voor een kennelijke fout in de wijze waarop het CdT de inschrijvingen van klager heeft beoordeeld. De Ombudsman stelt derhalve geen wanbeheer vast met betrekking tot dit aspect van de klacht.

24. Hoewel de Ombudsman verheugd is dat het CdT in de loop van het onderzoek heeft uitgelegd hoe het het verzoek van klager om herbeoordeling heeft behandeld en meer gedetailleerde uitleg heeft gegeven over de wijze waarop het de inschrijvingen aan de betrokken criteria heeft getoetst, zou het de voorkeur hebben gehad als het CdT klager in een eerder stadium meer gedetailleerde uitleg over zijn beoordeling had verstrekt. De Ombudsman is er niet van overtuigd dat de zeer algemene verklaring die voor het eerst aan klager werd verstrekt, in overeenstemming is met de EU-jurisprudentie [11] en de beginselen van behoorlijk bestuur [12], volgens welke de EU-instellingen hun besluiten moeten motiveren. Duidelijke en individuele motivering is niet alleen een goede administratieve praktijk, maar kan inschrijvers ook in staat stellen hun inschrijvingen in potentiële toekomstige aanbestedingsprocedures te verbeteren. Duidelijkere informatie in een vroeg stadium kan ook het risico op klachten zoals die welke tot dit onderzoek heeft geleid, verminderen. De Ombudsman vertrouwt erop dat het CdT hiermee in toekomstige procedures rekening zal houden.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie [13]:

Er was in deze zaak geen sprake van wanbeheer door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie.

Klager en het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT) zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Tina Nilsson
Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 9 november 2022

[1] Aanbesteding FL/GEN20-02 (“aanbesteding FL/GEN20-02”): https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:552091-2020:TEXT:EN:HTML&src=0 en aanbesteding - FL/GEN20-03 (“oproep FL/GEN20-03”): https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:542056-2020:TEXT:EN:HTML&src=0.

[2] Punt 1.6 “Ranking en toewijzing van opdrachten” van het bestek van oproep FL/GEN20-02: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-document.html?docId=81914 en in oproep FL/GEN20-03: https://etendering.ted.europa.eu/document/document-old-versions.html?docId=81541.

[3] Criterium C1 had betrekking op “het beoordelen, aanvaarden en (indien van toepassing) toewijzen van teksten voor vertaling en methoden om strikte naleving van termijnen te waarborgen, om het hoofd te bieden aan onvoorspelbare omstandigheden, om werk en gebruikte vertaalinstrumenten te ondersteunen”.

[4] Criterium C3 had betrekking op “kwaliteitsborging die wordt toegepast op vertaalopdrachten, met inbegrip van de methode die wordt gebruikt om de vertaling te herzien en feedback van aanvragers op te nemen”.

[5] Bel FL/GEN20-02.

[6] Punt 4 „Toekenning van het contract” van het bestek in de oproepen FL/GEN20-02 en FL/GEN20-03.

[7] Oproep FL/GEN20-03.

[8] Punt 3 “Evaluatie van de inschrijvingen” van het bestek bij de oproepen FL/GEN20-02 en FL/GEN20-03.

[9] Zie voetnoot 6.

[10] Arrest van het Gerecht van 8 juli 2010, zaak T‑331/06, Evropaïki Dynamiki – Proigmena Systimata Tilepikoinonion Pliroforikis kai Tilematikis AE tegen Europees Milieuagentschap (EEA), punt 61.

[11] Arrest van het Gerecht van 22 mei 2019, zaak T-604/15, Ertico - ITS Europe/Europese Commissie, punt 166.

[12] Artikel 41, lid 2, derde streepje, van het Handvest van de grondrechten van de EU.

[13] Deze klacht is behandeld in het kader van gedelegeerde behandeling van zaken, overeenkomstig het besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen.