Achtergrond van de klacht

1. Klager, een geregistreerde vereniging, is de jumelageorganisatie van de Duitse stad Nidda.

2. In november 2007 diende klager bij het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur ("EACEA") een subsidieaanvraag in voor een project in het kader van het programma "Europa voor de burger" 2007-2013 van de Europese Commissie. Dit project viel onder maatregel 1.2 ("Thematische netwerken van gebroederde steden") van actie 1 ("Actieve burgers voor Europa") van genoemd programma. Het betrokken project betrof een bijeenkomst die zou worden bijgewoond door burgers uit Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Italië en Oostenrijk. Klager verzocht om een bijdrage van ongeveer 10 500 EUR.

3. Aanvragen voor projecten die tussen 1 april 2008 en 31 maart 2009 van start zouden gaan, moesten uiterlijk op 1 december 2007 worden ingediend. Het door klager geplande project zou plaatsvinden van 10 tot en met 13 april 2008. Volgens klager voorzagen de desbetreffende regels erin dat de lijsten van succesvolle projecten uiterlijk op 1 maart 2008 zouden worden gepubliceerd.

4. Bij brief van 27 december 2007 heeft het EACEA de ontvangst van de aanvraag van klager bevestigd. Voorts heeft het EACEA klager meegedeeld dat de lijsten van de voor financiering geselecteerde projecten uiterlijk op 14 maart 2008 op zijn website zouden worden gepubliceerd en dat afgewezen aanvragers daarvan schriftelijk in kennis zouden worden gesteld.

5. In een op 17 maart 2008 per fax en e-mail verzonden brief vroeg klager het EACEA of financiering van de EU kon worden verwacht en, zo ja, wat het bedrag van de financiering zou zijn. In zijn op 19 maart 2008 per e-mail verzonden antwoord deelde het EACEA klager mee dat het helaas nog niet in staat was zijn vragen te beantwoorden. Klager werd geadviseerd de desbetreffende website regelmatig te raadplegen.

6. Op 1 april 2008 wendde klager zich opnieuw tot het EACEA en benadrukte hij dat de kwestie dringend was.

7. Bij brief van 6 mei 2008 deelde het EACEA klager mee dat zijn aanvraag niet was ingewilligd, aangezien deze als zwakker werd beschouwd dan andere aanvragen wat betreft i) de verwachte resultaten van de actie en ii) de publieke impact van het project en van de geplande follow-upactie. Volgens de klager heeft zij deze brief op 13 mei 2008 ontvangen.

8. Op 30 mei 2008 maakte klager bezwaar tegen dit besluit. Zij bekritiseerde met name de vertraging die zich had voorgedaan en benadrukte dat dit het uiteindelijk onmogelijk had gemaakt om het project te annuleren. Klager maakte ook bezwaar tegen de door het EACEA aangevoerde gronden voor afwijzing van de aanvraag. Op 3 juni 2008 richtte klager zich ook tot de heer A., programmamanager bij het EACEA. Klager benadrukte dat hij zonder eigen schuld in een financieel bedreigende situatie was terechtgekomen.

9. In zijn antwoord van 10 juli 2008 heeft het EACEA zijn teleurstelling uitgesproken over de vertraging die zich had voorgedaan. Het EACEA voerde echter aan dat informatie over de redenen voor deze vertraging op zijn website was geplaatst. Volgens het EACEA was de vertraging veroorzaakt door het feit dat besluiten over de selectie van projecten alleen konden worden genomen en gepubliceerd na raadpleging van de lidstaten en het Europees Parlement. Volgens het EACEA was deze procedurele vereiste nog niet aangekondigd toen het programma "Europa voor de burger 2007-2013" voor het eerst werd ingevoerd. Het EACEA herhaalde voorts zijn standpunt dat de afwijzing van de aanvraag van klager correct was. Zij voegde daaraan toe dat aanvragers die projecten hebben uitgevoerd zonder informatie over de resultaten van hun aanvraag te hebben ontvangen, op eigen risico handelden.

10. Op 8 augustus 2008 herhaalde klager zijn kritiek. Zij voerde aan dat het EACEA haar overeenkomstig het oorspronkelijk geplande tijdschema had moeten informeren, zodat zij het project kon wijzigen of annuleren. Volgens klager heeft het gedrag van het EACEA inbreuk gemaakt op de verplichting tot gelijke behandeling van alle aanvragen, aangezien het EACEA wist dat het door klager geplande project begin april 2008 zou plaatsvinden.

11. Op 6 oktober 2008 herhaalde klager zijn standpunt en verzocht hij het EACEA zijn aanvraag te heroverwegen.

12. In een brief van 4 november 2008 heeft het EACEA zijn standpunt bevestigd.

13. Op 15 november 2008 wendde klager zich opnieuw tot het EACEA. In zijn brief merkte klager onder meer op dat ongeveer 300 000 EUR was toegekend voor aanvragen uit Italië, maar slechts ongeveer 200 000 EUR voor aanvragen uit Duitsland. Volgens klager vormde dit een gebrek aan evenwicht en was het dus twijfelachtig of de aanvragen naar behoren waren beoordeeld.

14. In zijn antwoord van 2 december 2008 heeft het EACEA opnieuw zijn teleurstelling uitgesproken over de vertraging die zich had voorgedaan. Het wees er ook op dat alle aanvragen waren beoordeeld door een comité dat werd bijgestaan door onafhankelijke deskundigen.

Onderwerp van het onderzoek

15. In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager in wezen aan dat het EACEA zijn aanvraag niet naar behoren had behandeld. In dit verband voerde de klager aan dat i) het EACEA zijn eigen aankondigingen niet heeft opgevolgd door de datum voor de publicatie van de lijsten van de succesvolle projecten uit te stellen van 1 tot en met 14 maart 2008; ii) het EACEA de termijn van 14 maart 2008 niet in acht heeft genomen en de klager pas bijna twee maanden later in kennis heeft gesteld van de afwijzing van zijn aanvraag; iii) de redenen die zijn aangevoerd om deze vertragingen te verklaren, waren niet overtuigend; iv) de afwijzing van haar aanvraag ongegrond was, gezien de kwaliteit van het uitgevoerde project; en v) er was een gebrek aan evenwicht met betrekking tot de toewijzing van middelen aan de respectieve lidstaten, waardoor het twijfelachtig was of de aanvragen naar behoren waren beoordeeld.

16. De klager voerde aan dat het EACEA zijn aanvraag moest heroverwegen en in ieder geval financiering voor zijn project moest toekennen.

Het onderzoek

17. De klacht is ingediend op 29 januari 2009. Op 25 februari 2009 heeft klager, op verzoek van het Bureau van de Ombudsman, de nodige bewijsstukken overgelegd.

18. Op 17 maart 2009 heeft de Ombudsman het EACEA om advies over deze klacht verzocht.

19. Het EACEA heeft op 29 juni 2009 advies uitgebracht. Het advies is doorgestuurd naar klager, die op 20 augustus 2009 opmerkingen heeft ingediend.

20. Op 28 september 2009 heeft de Ombudsman het EACEA verzocht hem nadere informatie over deze zaak te verstrekken. Het EACEA heeft op 25 november 2009 geantwoord. Het antwoord werd doorgestuurd naar klager, die op 27 januari 2010 opmerkingen indiende.

21. Op 21 april 2010 richtte de Ombudsman een voorstel voor een minnelijke schikking tot het EACEA. Het EACEA heeft op 25 augustus 2010 geantwoord. Dit antwoord is doorgestuurd naar klager, die op 30 oktober 2010 opmerkingen heeft ingediend.

22. Op 8 december 2010 richtte de Ombudsman een ontwerpaanbeveling tot het EACEA. Het EACEA heeft op 24 maart 2011 een uitvoerig gemotiveerd advies uitgebracht. Dit antwoord werd doorgestuurd naar de klager, die op 1 juli 2011 opmerkingen heeft ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Vermeend falen om de toepassing correct te behandelen

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

23. In zijn advies gaf het EACEA de volgende toelichting:

24. De betrokken aanvragen werden eerst onderzocht om na te gaan of zij in aanmerking kwamen. Van de 96 ontvangen aanvragen werden er 23 afgewezen als niet-subsidiabel. De aanvraag van klager werd als subsidiabel beschouwd. Alle in aanmerking komende aanvragen werden vervolgens onderzocht door twee onafhankelijke deskundigen (7-13 februari 2008). Wanneer het verschil tussen de twee evaluaties aanzienlijk was, werd een derde evaluatie uitgevoerd. Het evaluatiecomité, dat op 14 februari 2008 bijeenkwam, bevestigde de resultaten van de beoordeling door de deskundigen en stelde de ordonnateur voor aanvragen met een beoordeling van 50/100 punten of meer voor financiering te selecteren. Aan het project van klager werden 46/100 en 44/100 punten toegekend, wat resulteerde in een totaal resultaat van 45/100 punten. Over het geheel genomen heeft het evaluatiecomité voor 58 aanvragen in totaal 922 353,38 EUR aan financiering voorgesteld, terwijl 15 aanvragen moesten worden afgewezen.

25. Op 28 februari 2008 is de lijst van de voor financiering voorgestelde projecten voor advies voorgelegd aan het programmacomité (uiterlijk op 7 maart 2008) en vervolgens aan het Europees Parlement om zijn toetsingsrecht uit te oefenen, overeenkomstig de regels die volgens de desbetreffende procedure (de comitologieprocedure) van toepassing zijn. Op 18 april 2008 en na het verstrijken van de termijn waarbinnen het Parlement zijn controlerecht kon uitoefenen, heeft de Commissie het selectiebesluit ondertekend. De lijst van geselecteerde projecten werd onmiddellijk daarna op de website van het EACEA gepubliceerd.

26. Het EACEA voerde aan dat de vertraging te wijten was aan de comitologievereisten die in juni 2007 aan het EACEA waren opgelegd. Deze procedure, waarbij de selectieprocedure met 6-8 weken werd verlengd, was niet voorzien toen de sollicitatieprocedure in eerste instantie werd gestart.

27. Volgens het EACEA werd in maart 2008 de volgende mededeling op zijn website gepubliceerd:

"De evaluatie van projecten (...) is door het Uitvoerend Agentschap afgerond. Aangezien de selectiebesluiten echter pas na raadpleging van de lidstaten en het Europees Parlement zullen worden genomen, zijn de definitieve besluiten over de selectieresultaten nog aan de gang. Voorafgaande informatie over de lijsten van voor financiering geselecteerde projecten zal op deze site worden gepubliceerd zodra het Europees Parlement zijn goedkeuring aan het proces heeft gehecht (medio april).

Raadpleeg deze website regelmatig over de voortgang bij de afronding van de selectiebesluiten. Gelieve in de tussentijd geen contact op te nemen met de diensten van het Uitvoerend Agentschap/de eenheid Burgerschap, aangezien het in dit stadium niet mogelijk is verdere informatie te verstrekken."

28. Het EACEA heeft aangevoerd dat aanvragers overeenkomstig artikel 116 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen [1] (het "Financieel Reglement") pas na het formele besluit in kennis kunnen worden gesteld van het resultaat van hun aanvraag. Zij heeft daaraan toegevoegd dat zij, zodra zij het formele besluit van 18 april 2008 had ontvangen, de selectieresultaten op haar website heeft gepubliceerd.

29. Het EACEA wees erop dat de aanvraag van klager door twee ervaren onafhankelijke deskundigen was beoordeeld aan de hand van een formele reeks gunningscriteria die duidelijk in de desbetreffende gids waren toegelicht.

30. Het EACEA verklaarde verder dat subsidieaanvragen worden geselecteerd voor financiering op basis van verdienste en niet via een quotasysteem met vooraf bepaalde begrotingsniveaus die vooraf aan in aanmerking komende landen worden toegewezen. Er was echter in het algemeen een verband tussen het aantal ontvangen aanvragen per land en de toegekende subsidies, en dit ook voor Duitsland. Wat de cijfers voor 2008 betreft, dienden Duitse aanvragers 19,7 % van de totale ontvangen aanvragen in en ontvingen zij 19,1 % van de toegekende subsidies.

31. Het EACEA aanvaardde dat het, als gevolg van de onvoorziene toepassing van de comitologieprocedure, zijn eigen termijn voor de publicatie van de selectieresultaten niet had gehaald. Zij heeft daaraan toegevoegd dat zij, om verzoeksters in kennis te stellen van de vertraging, een kennisgeving op haar website had gepubliceerd. Dit was gedaan vóór de oorspronkelijke uiterste datum voor de publicatie van de selectieresultaten en vermeldde een nieuwe datum voor de publicatie die in acht werd genomen.

32. Het EACEA voerde aan dat het van mening was dat de afwijzing van de aanvraag van klager gegrond was en dat er geen grond was voor het argument dat er sprake was van een onevenredige toewijzing van middelen ten opzichte van Duitse aanvragers en begunstigden.

33. Het EACEA voegde daaraan toe dat de Commissie, rekening houdend met de negatieve gevolgen van de duur van de projectselectiebesluiten, had besloten voor te stellen de langdurige comitologieregelingen te vervangen door een eenvoudigere informatieprocedure. De procedure tot wijziging van de rechtsgrondslag is in 2007 van start gegaan en in 2008 afgerond. Het was van kracht met ingang van januari 2009. Het EACEA heeft erop gewezen dat het eerder gepubliceerde tijdschema voor de indiening van aanvragen, dat zeven jaar geldig was, in dat licht geldig bleef en dus niet werd gewijzigd.

34. In zijn opmerkingen voerde de klager aan dat het EACEA het eerder had kunnen informeren over het resultaat van de beoordeling van zijn aanvraag. Volgens haar was op 14 februari 2008 een voorafgaande beslissing genomen en hadden ten minste de aanvragers die niet over een voor financiering toereikende beoordeling beschikten, daarvan in dat stadium in kennis moeten worden gesteld. Na de opstelling van de desbetreffende lijst op 28 februari 2008 had verdere informatie kunnen worden verstrekt. De klager voegde daaraan toe dat de in maart 2008 verstrekte informatie onjuist of volledig misleidend was. Zij voerde voorts aan dat, indien een kennisgeving op de website van het EACEA was gepubliceerd, haar moest worden gevraagd waarom zij niet op dit feit was gewezen in antwoord op haar vragen van 17 maart en 1 april 2008. Klager benadrukte dat het EACEA aldus had bijgedragen tot de ernstige financiële problemen waarin het zich nu bevond, aangezien het project uiteindelijk niet kon worden geannuleerd. Zij voerde verder aan dat zij er niet van overtuigd was dat haar project naar behoren was beoordeeld, aangezien er nauwelijks veel projecten als haar eigen projecten hadden kunnen zijn, waarbij deelnemers uit vijf lidstaten werden overwogen en zoveel activiteiten werden ontwikkeld. Klager wees erop dat hij in 2008 een onderscheiding had ontvangen voor zijn werk.

35. Na het advies van het EACEA en de opmerkingen van klager te hebben onderzocht, besloot de Ombudsman dat hij nadere informatie nodig had om deze zaak te behandelen. Hij verzoekt het EACEA derhalve de volgende twee vragen te beantwoorden:

(1) In zijn advies legt het EACEA uit dat de raadpleging van het programmacomité en het Europees Parlement zes tot acht weken kan duren. Het EACEA merkte voorts op dat de verplichting om tot dit overleg over te gaan in juni 2007 aan het EACEA was opgelegd, d.w.z. meer dan vijf maanden vóór de uiterste datum voor het indienen van aanvragen voor projecten die op of na 1 april 2008 van start gaan. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat het EACEA vrij snel duidelijk moet zijn geworden dat de termijn van 1 of 14 maart 2008 voor het informeren van aanvragers over het resultaat van de procedure nauwelijks realistisch was. Kan het EACEA uitleggen waarom de aanvragers desondanks pas in maart 2008 in kennis zijn gesteld van een vertraging? Kan het EACEA ook opmerkingen maken over de bewering van klager dat het oorspronkelijk de bedoeling was de aanvragers uiterlijk op 1 maart 2008 op de hoogte te stellen?

(2) In zijn advies heeft het EACEA een beroep gedaan op artikel 116 van het Financieel Reglement om uit te leggen waarom het klager niet eerder in kennis had gesteld. Deze bepaling bepaalt echter alleen dat de aanvragers in kennis moeten worden gesteld van de beslissing op hun verzoek en dat de afwijzing met redenen moet worden omkleed. Kan het EACEA aangeven waarom deze bepaling het EACEA zou hebben belet klager bij het beantwoorden van de vragen die het in maart 2008 had gesteld, mee te delen dat het definitieve besluit nog niet was genomen, maar dat het niet van mening was dat het project van klager voor financiering moest worden geselecteerd? In dit verband moet rekening worden gehouden met het feit dat volgens het EACEA zelf de raadpleging van het programmacomité en het Europees Parlement alleen betrekking had op de lijst van voor financiering voorgestelde projecten.

De Ombudsman heeft het EACE ook verzocht geanonimiseerde kopieën te verstrekken van de door zijn deskundigen opgestelde evaluaties van het project van klager.

36. In zijn antwoord verstrekte het EACEA de documenten die de Ombudsman hem had gevraagd in te dienen en maakte het de volgende aanvullende opmerkingen.

37. Ten tijde van de goedkeuring van het programma "Europa voor de burger" 2007-2013 begrepen zowel het EACEA als het directoraat-generaal Onderwijs en cultuur van de Commissie dat de comitologieprocedure niet van toepassing was op jumelageacties. In 2007 heeft de Commissie echter, na een herziening van de rechtsgrondslag, geconcludeerd dat de comitologieprocedures van toepassing moeten zijn op al deze selectiebesluiten. Er zijn dus stappen ondernomen om de rechtsgrondslag te wijzigen om de langdurige comitologieregelingen te vermijden. De nieuwe regels zijn sinds januari 2009 van kracht. In het licht van dit proces werd besloten het oorspronkelijk geplande tijdschema te handhaven om meerdere en opeenvolgende wijzigingen in het tijdschema voor subsidieaanvragen te voorkomen, wat volgens het EACEA schadelijker zou zijn geweest voor potentiële aanvragers die hun voorgestelde activiteiten vaak 9-12 maanden van tevoren voorbereiden.

38. Het EACEA wees erop dat voor de selectieprocedure 96 sollicitaties waren ontvangen. Er bleek echter slechts één klacht te zijn ingediend.

39. Het EACEA erkende dat in de destijds geldende programmagids was aangegeven dat de selectieresultaten "uiterlijk op 1 maart" zouden worden gepubliceerd.

40. Het EACEA voerde verder aan dat de comitologieprocedure van toepassing was op de gehele selectieprocedure, met inbegrip van zowel geselecteerde als afgewezen projecten. Voordat het formele selectiebesluit was genomen, was het dus niet mogelijk om informatie te verstrekken aan de aanvragers van wie de projecten voor financiering werden voorgesteld, noch aan de aanvragers van wie werd voorgesteld financiering te weigeren.

41. In zijn opmerkingen stelde klager zich op het standpunt dat het standpunt van het EACEA niet burgervriendelijk was. Het bekritiseerde ook het feit dat het geen punten had gekregen met betrekking tot "kwantitatieve criteria" vanwege het gebrek aan betrokkenheid van burgers uit lidstaten die in of na 2004 tot de EU zijn toegetreden, hoewel de toepassing ervan voorzag in de deelname van burgers uit vijf lidstaten.

Voorlopige beoordeling van de Ombudsman die tot een minnelijke schikking leidt

42. De onderhavige zaak heeft in wezen betrekking op drie kwesties, namelijk i) de wijze waarop de aanvraag van klager is behandeld, ii) de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag van klager en iii) een vermeende onevenwichtigheid met betrekking tot de toewijzing van middelen in het kader van het desbetreffende programma. Alvorens in te gaan op de procedurele kwestie, die de kern van de onderhavige zaak vormt, achtte de Ombudsman het passend de twee andere kwesties kort te bespreken.

43. Wat de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag van klager betreft, legde het EACEA uit dat alle aanvragen werden onderzocht door een evaluatiecomité dat werd bijgestaan door onafhankelijke deskundigen. Zij legde verder uit dat elke aanvraag door twee onafhankelijke deskundigen werd beoordeeld. Dit werd bevestigd door de geanonimiseerde kopieën van de evaluaties van de aanvraag van klager, die het EACEA op verzoek van de Ombudsman zo vriendelijk was verstrekt. Gezien de beoordelingsmarge die noodzakelijkerwijs inherent is aan dergelijke evaluaties, was de Ombudsman van mening dat wanbeheer alleen kon worden vastgesteld met betrekking tot het resultaat van deze beoordeling indien de beoordelaars of het evaluatiecomité een kennelijke fout hadden gemaakt. In casu was een dergelijke kennelijke fout niet aangevoerd of aangetoond.

44. Dit gezegd zijnde, begreep de Ombudsman de frustratie van klager over het feit dat er geen punten werden toegekend aan zijn aanvraag met betrekking tot wat de relevante programmagids en het evaluatieformulier "kwantitatieve criteria" noemden. Het EACEA verstrekte uittreksels uit de versie van de programmagids die van toepassing was op de aanvraag van klager. Volgens deze informatie bevatte de programmagids onder het kopje "kwantitatieve criteria" de volgende informatie: "Aan projecten waarbij partners uit lidstaten die vóór 1 mei 2004 tot de EU zijn toegetreden en partners die vanaf die datum zijn toegetreden, zal bijzondere aandacht worden besteed." De "kwantitatieve criteria" waren goed voor 10 van de maximaal 100 punten die aan een aanvraag konden worden toegekend. In de door het EACEA verstrekte evaluatieformulieren staat onder het kopje "kwantitatieve criteria" de volgende tekst: "1. Betrekt het project partners uit lidstaten die vóór 1 mei 2004 tot de EU zijn toegetreden en partners uit lidstaten die vanaf die datum tot de EU zijn toegetreden? JA/NEE".

45. Zowel uit de formulering van het beoordelingsformulier als uit het resultaat van de beoordeling van de aanvraag van klager bleek sterk dat er alleen punten beschikbaar waren met betrekking tot "kwantitatieve criteria" indien bij een project deelnemers betrokken waren uit een lidstaat die in of na 2004 tot de EU is toegetreden. De Ombudsman betwijfelde sterk of deze aanpak een passende interpretatie was van de verklaring in de programmagids volgens welke "bijzondere aandacht zal worden besteed aan projecten waarbij nieuwe lidstaten betrokken zijn". Indien dergelijke projecten "bijzondere" aandacht zouden krijgen, had men immers verwacht dat ook andere projecten onder de desbetreffende rubriek enige aandacht zouden krijgen, wat echter niet het geval leek te zijn geweest. De Ombudsman achtte het nuttig erop te wijzen dat de versie van de programmagids die in gebruik leek te zijn toen hij zijn voorstel voor een minnelijke schikking deed, bepaalde dat "kwantitatieve criteria" zelfs goed waren voor 20 % van de punten die in het kader van de evaluatieprocedure beschikbaar waren. Volledigheidshalve moet hieraan worden toegevoegd dat het criterium dat in deze context leek te zijn toegepast, nauwelijks kwantitatief kan worden genoemd, aangezien het niet gericht was op het aantal betrokken lidstaten, het aantal deelnemers of andere kwantitatieve aspecten, maar veeleer op de vraag of een partner uit een van de "nieuwe" lidstaten al dan niet aan het voorgestelde project heeft deelgenomen.

46. Gezien de conclusies waartoe hij met betrekking tot de procedure als zodanig was gekomen, was de Ombudsman echter van mening dat er geen behoefte was aan verder onderzoek naar deze kwestie.

47. Wat betreft het vermeende gebrek aan evenwicht met betrekking tot de toewijzing van middelen tussen de lidstaten, heeft het EACEA een nauwkeurig antwoord gegeven om aan te tonen dat de bezorgdheid van klager ongegrond was. De Ombudsman achtte dit antwoord overtuigend. Hij merkte op dat klager in zijn opmerkingen niet op deze kwestie was teruggekomen.

48. Alvorens tot de kern van de zaak over te gaan, achtte de Ombudsman het nuttig nog een opmerking te maken. In zijn antwoord op het verzoek om nadere informatie van de Ombudsman wees het EACEA erop dat, hoewel 96 sollicitaties met betrekking tot de betrokken selectieprocedure waren ontvangen, slechts één klacht leek te zijn ingediend. De Ombudsman ging ervan uit dat het EACEA deze verklaring had afgelegd om te benadrukken wat het leek te beschouwen als de beperkte relevantie van het probleem dat zich in deze zaak voordeed.

49. De Ombudsman achtte het argument van het EACEA niet overtuigend. Het leek duidelijk dat, hoewel alle aanvragers de in casu opgelopen vertraging waarschijnlijk onbevredigend hadden geacht, de potentieel negatieve gevolgen ervan het meest acuut waren voor de aanvragers van wie de projecten niet voor financiering waren geselecteerd. Om een duidelijker beeld te krijgen, moeten de 58 aanvragers die financiering hebben ontvangen, dus buiten beschouwing worden gelaten. Daarnaast was er geen specifieke informatie beschikbaar over de 23 aanvragen die als niet-subsidiabel werden afgewezen. Het EACEA heeft echter vriendelijk een lijst verstrekt van de 15 aanvragen die in aanmerking kwamen maar geen financiering ontvingen. Van deze aanvragen hadden er 10 betrekking op projecten die in mei, juni, juli, augustus of zelfs september 2008 zouden plaatsvinden. Het EACEA heeft uitgelegd dat de lijst van geslaagde aanvragen onmiddellijk na de ondertekening van het desbetreffende besluit op 18 april 2008 op zijn website is gepubliceerd. Het was dan ook niet moeilijk in te zien dat de genoemde tien aanvragers zich in een gunstiger positie bevonden dan klager, wiens project op die datum reeds was voltooid.

50. Bovendien is in het bovengenoemde argument van het EACEA geen rekening gehouden met het feit dat in klacht 1537/2008/(TJ)GG reeds een vrijwel identiek probleem aan de orde was gesteld. Deze zaak betrof een bijeenkomst in het kader van een project in het kader van het programma "Europa voor de burger" 2007-2013, dat viel onder maatregel 1.1 ("Stadsjumelagebijeenkomsten voor de burger") van actie 1 van dat programma. De desbetreffende vergadering zou op 12 april 2008 van start gaan. In die zaak moesten verzoekers uiterlijk op 1 april 2008 in kennis worden gesteld. Pas op 10 april 2008 deelde het EACEA klager in die zaak echter mee dat zijn aanvraag als niet-subsidiabel werd beschouwd. In dat geval heeft het EACEA zich ook beroepen op de duur van de comitologieprocedure om de vertraging toe te lichten.

51. Wat de kern van de onderhavige zaak betreft, merkte de Ombudsman op dat het EACEA niet betwistte dat het de in de programmagids vastgestelde termijn voor het informeren van de aanvragers over het resultaat van de procedure van 1 maart 2008 niet in acht had genomen. Evenmin betwistte het EACEA dat het ook de termijn van 14 maart 2008 die het in zijn brief aan klager van 27 december 2007 had vermeld, niet in acht had genomen.

52. Het EACEA heeft de verklaring van klager dat het pas op 13 mei 2008 de brief van 6 mei 2008 heeft ontvangen waarin het in kennis werd gesteld van de afwijzing van zijn aanvraag, niet betwist. Het was echter billijk te erkennen dat het EACEA klager in zijn e-mail van 19 maart 2008 had geadviseerd om zijn website regelmatig te controleren waar de lijst van geslaagde aanvragen ter beschikking moest worden gesteld. Zoals reeds vermeld, heeft het EACEA, zonder door klager te zijn weersproken, aangevoerd dat de lijst van geslaagde aanvragen onmiddellijk na de ondertekening van het desbetreffende besluit op 18 april 2008 op zijn website werd gepubliceerd. Aangezien het verzoek van klager niet op deze lijst was vermeld, had deze uit die lijst moeten opmaken dat zijn verzoek niet was ingewilligd. Klager heeft niet aangegeven wanneer hij kennis kreeg van die lijst. De Ombudsman was echter van mening dat dit detail niet hoefde te worden voortgezet, hetgeen niet relevant was voor de algemene beoordeling. In feite was het duidelijk dat de klager in ieder geval pas op de hoogte werd gebracht of op de hoogte werd gebracht van de afwijzing van zijn aanvraag nadat zijn project reeds was voltooid.

53. Ter verklaring van de vertraging die zich in de onderhavige zaak heeft voorgedaan, verwees het EACEA naar de in juni 2007 aan het EACEA opgelegde comitologievereisten. Volgens het EACEA was deze procedure, waarbij de selectieprocedure met zes tot acht weken werd verlengd, niet voorzien toen de sollicitatieprocedure aanvankelijk werd ingeleid.

54. De Ombudsman vond het standpunt van het EACEA niet overtuigend, en wel om twee redenen.

55. Ten eerste was het weliswaar duidelijk dat het EACEA moest voldoen aan de relevante procedurele vereisten en dus moest aanvaarden dat de raadpleging van de lidstaten en het Europees Parlement de selectieprocedure met zes tot acht weken zou verlengen, maar kon niet worden gezegd dat dit noodzakelijkerwijs betekende dat vertragingen niet konden worden vermeden. Het EACEA beschikte namelijk over twee mogelijkheden om dergelijke vertragingen te voorkomen. Het eerste alternatief zou zijn geweest om de relevante termijn vanaf het begin aan te passen, zodat de tijd die nodig was om te voldoen aan de vereisten in het kader van de comitologieprocedure erin zou zijn opgenomen. Aangezien het EACEA heeft erkend dat het al in juni 2007 op de hoogte was van deze vereisten, terwijl de uiterste datum voor het indienen van aanvragen 1 december 2007 was, was er duidelijk voldoende tijd om dit te doen. Het was juist dat het EACEA had aangevoerd dat het zich daarvan had onthouden om "meerdere en opeenvolgende wijzigingen in het tijdschema voor subsidieaanvragen te voorkomen", aangezien dit niet in het belang van de aanvragers zou zijn geweest. De Ombudsman merkte echter op dat het EACEA in de praktijk precies deed wat het beweerde te willen vermijden, d.w.z. meerdere en opeenvolgende wijzigingen in het tijdschema doorvoeren, door eerst de oorspronkelijk voorziene termijn te verlengen van 1 maart tot 14 maart 2008 en vervolgens door deze nog verder te verlengen zonder een specifiekere datum te vermelden dan de vermelding "medio april". Door vanaf het begin een realistische termijn vast te stellen, zouden ook de aanvragers van wie de projecten in de eerste helft van april 2008 zouden plaatsvinden, de kans hebben gekregen om te proberen deze projecten uit te stellen. Hoe dan ook zou het vaststellen van een realistische termijn de duidelijke en gemakkelijk te begrijpen voorwaarden hebben gecreëerd waarvan aanvragers die dergelijke projecten willen organiseren, afhankelijk zijn. Men mag niet vergeten dat deze aanvragers zeer vaak verenigingen van toegewijde burgers zijn, zoals de huidige klager, waarvan nauwelijks kan worden verwacht dat zij de flexibiliteit hebben die van commerciële ondernemingen mag worden verwacht.

56. Ten tweede was het weliswaar duidelijk dat het EACEA geen rechtstreekse controle had over de wijze waarop de derden die het moest raadplegen, de zaak behandelden, maar dit veranderde niets aan het feit dat het EACEA verantwoordelijk was voor de behandeling van aanvragen in het kader van het programma "Europa voor de burger". Volgens de Ombudsman volgt hieruit dat het de verantwoordelijkheid van het EACEA is om de procedure zo in te richten dat onnodige vertragingen worden vermeden en dat het EACEA verantwoordelijk moet worden gehouden voor eventuele vertragingen. Volgens het EACEA kan de raadpleging van de lidstaten en het Europees Parlement zes tot acht weken in beslag nemen. In deze omstandigheden had het EACEA erop moeten toezien dat de uiterste datum(s) van 1 (of 14) maart 2008 kon(den) worden gehaald, ook al duurde die raadpleging acht weken.

57. Uit de informatie waarover de Ombudsman beschikte, bleek dat deze plicht in de onderhavige zaak niet voldoende werd nageleefd. Het heeft meer dan twee maanden geduurd voordat de in aanmerking komende aanvragen door onafhankelijke deskundigen en het evaluatiecomité werden beoordeeld. Zelfs rekening houdend met het feit dat deze periode de kerstvakantie omvatte, kon de Ombudsman niet anders dan concluderen dat dit veel te veel was om alleen maar vast te stellen of aanvragen in aanmerking kwamen. Als de deskundigen en het evaluatiecomité slechts een week nodig hadden om de 73 subsidiabel verklaarde aanvragen te beoordelen, was het moeilijk in te zien waarom er meer dan twee maanden nodig waren om de subsidiabiliteit van alle 96 aanvragen vast te stellen.

58. Nog eens twee weken leken te zijn verstreken tussen de datum waarop het evaluatiecomité zijn werkzaamheden op 14 februari 2008 heeft afgerond en de datum waarop de ordonnateur de lijst van voor financiering voorgestelde projecten op 28 februari 2008 heeft ingediend bij het programmacomité en vervolgens bij het Europees Parlement. Er was geen uitleg gegeven voor deze verdere vertraging.

59. Gezien het bovenstaande leek het zeer waarschijnlijk dat het EACEA de procedure zo had kunnen organiseren dat zelfs met de zes tot acht weken die werden toegevoegd door de noodzaak om de lidstaten en het Parlement te raadplegen, de termijnen van 1 of 14 maart 2008 in acht hadden kunnen worden genomen.

60. De Ombudsman begreep dat het EACEA niet in staat was de aanvragers te informeren die communautaire financiering zouden ontvangen voordat het formele besluit in die zin was genomen. Hij was er echter niet van overtuigd dat vóór die datum geen informatie had kunnen worden verstrekt aan aanvragers van wie de aanvraag niet door het beoordelingscomité was gestaafd. De Ombudsman was met name van mening dat er geen overtuigende reden was aangevoerd waarom het EACEA in zijn e-mail van 19 maart 2008 waarin het op de vraag van klager antwoordde, geen nuttige informatie had kunnen verstrekken.[2] Bovendien leek er geen antwoord te zijn gegeven op de e-mail van klager van 1 april 2008, ook al was deze gemarkeerd als een "roep om hulp" ("Hilferuf") en hoewel klager duidelijk benadrukte hoe dringend de zaak was. Dit was niet de manier waarop een burgervriendelijke en servicegerichte administratie zich zou moeten gedragen. De Ombudsman kon het niet laten te denken dat het EACEA besloot een formele gedragslijn te volgen, zonder terdege rekening te houden met de belangen van de klager en de burgers die het vertegenwoordigde.

61. In het licht van het bovenstaande kwam de Ombudsman tot de voorlopige bevinding dat het EACEA het verzoek van klager niet naar behoren had behandeld en dat een dergelijk verzuim neerkwam op een geval van wanbeheer. Hij deed daarom een overeenkomstig voorstel voor een minnelijke schikking, overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Europese Ombudsman.

62. Het leek nuttig enkele aanvullende opmerkingen toe te voegen om het EACEA in staat te stellen het voorstel van de Ombudsman te behandelen.

63. In de loop van zijn onderzoek naar klacht 1537/2008/(TJ)GG kwam de Ombudsman ook tot een voorlopige bevinding van wanbeheer met betrekking tot de vertraging die zich daar had voorgedaan. In dat geval stelde de Ombudsman alleen voor dat het EACEA zich bij klager verontschuldigde voor de vertraging. Deze benadering werd ingegeven door de overweging dat het EACEA in die zaak een aanvraag als niet-subsidiabel had afgewezen, dat de Ombudsman dit besluit onjuist achtte en dat hij in zijn voorstel voor een minnelijke schikking ook voorstelde dat het EACEA de aanvraag zou heroverwegen. Tegen deze achtergrond hoefden destijds geen verdere voorstellen te worden gedaan voor zover het probleem van vertragingen zich voordeed.

64. De onderhavige zaak verschilde in die zin dat de aanvraag van klager niet als niet-subsidiabel werd afgewezen, maar als niet-subsidiabel, en dat de Ombudsman, met aanvaarding van de beoordelingsmarge die noodzakelijkerwijs inherent is aan dergelijke evaluaties, van mening was dat dit besluit geen wanbeheer vormde.

65. Dit neemt echter niet weg dat een vereniging van burgers in het belang van de Europese Unie en de burgers van de Unie aanzienlijke uitgaven heeft gedaan die gemakkelijk hadden kunnen worden vermeden indien het EACEA naar behoren had gehandeld en naar behoren rekening had gehouden met de moeilijke situatie van klager. Het was waar dat klager de schade waarschijnlijk had kunnen beperken door het hele project in een laat stadium te annuleren, hoewel hij terecht opmerkte dat zelfs dan hoogstwaarschijnlijk bepaalde uitgaven hadden moeten worden gedaan. In zoverre heeft het EACEA terecht aangevoerd dat aanvragers die projecten uitvoeren zonder informatie over de resultaten van hun aanvraag te hebben ontvangen, op eigen risico handelen. De Ombudsman kon echter niet anders dan benadrukken dat het gebruik van dit formele argument in alle gevallen een afschrikkend effect zou hebben op de bereidheid van de Europese burgers om deel te nemen aan de werkzaamheden voor de opbouw van Europa. In de onderhavige zaak werd dit negatieve effect benadrukt. Klager gaf aan dat hij schulden had opgelopen en geen verdere projecten ten behoeve van EU-burgers kon overwegen. Een orgaan dat bedoeld was om een "Europa voor de burger" te propageren, moet daarom zeer zorgvuldig nadenken voordat het bovenstaande argument inroept in een situatie waarin het zijn plichten niet nakomt.

66. In het licht van het bovenstaande was de Ombudsman van oordeel dat het EACEA een betaling ex gratie moest verstrekken om te proberen de negatieve gevolgen van de manier waarop de aanvraag van klager werd behandeld, te compenseren. De Ombudsman vertrouwde erop dat de wijze waarop dit werd gedaan en het bedrag van het aan te bieden bedrag aan de betrokken instelling konden worden overgelaten. Daarom heeft hij het EACEA een voorstel voor een minnelijke schikking in die zin voorgelegd.

De argumenten die aan de Ombudsman zijn voorgelegd na zijn voorstel voor een minnelijke schikking

67. In zijn antwoord herinnerde het EACEA eraan dat het had erkend dat het de oorspronkelijk geplande termijnen niet in acht had genomen. Zij begreep dus de meeste punten die de Ombudsman in dit verband naar voren had gebracht. Het EACEA voerde echter aan dat de onderhavige zaak naar zijn mening niettemin niet als wanbeheer kon worden beschouwd, aangezien de Commissie en het Agentschap zelf tijdens de selectie corrigerende maatregelen hadden genomen en preventieve maatregelen hadden genomen om soortgelijke vertragingen in de toekomst te voorkomen.

68. Het EACEA wees erop dat als eerste corrigerende maatregel een voorstel werd gedaan om de langdurige comitologieregeling te vervangen door een procedure waarbij het Parlement en de lidstaten alleen in kennis zouden worden gesteld. Het desbetreffende besluit, dat in 2008 is vastgesteld en sinds januari 2009 van kracht is, moet soortgelijke vertragingen in de toekomst voorkomen.

69. Met betrekking tot zijn besluit om zijn tijdschema voor de indiening van aanvragen te handhaven, benadrukte het EACEA dat de relevante informatie voor zeven jaar was gepland en op grote schaal was gepubliceerd. Een wijziging van de kalender zou hebben geleid tot veel meer veranderingen voor stedenbandenorganisaties, waarvan er één zou zijn geweest dat een specifieke periode in 2008 niet meer zou zijn bestreken.

70. Het EACEA voegde daaraan toe dat, parallel met het besluit om het tijdschema niet te wijzigen, overgangsmaatregelen waren ingevoerd, zoals de verkorting van zijn eigen procedure en de beperking van het controlerecht van het Parlement, om de gevolgen van de comitologieprocedure voor de selecties die in die periode hebben plaatsgevonden tot een minimum te beperken en de vastgestelde termijnen zoveel mogelijk in acht te nemen.

71. Het EACEA wees erop dat het besluit om de selectieresultaten niet te publiceren voordat een formeel besluit was genomen, een voorzorgsmaatregel was om de negatieve gevolgen van eventuele wijzigingen tijdens het besluitvormingsproces te voorkomen. Deze aanpak werd gevolgd in alle door het EACEA beheerde programma's. Het EACEA was van mening dat dit niet als een slechte praktijk kon worden beschouwd.

72. Het EACEA erkende dat het niet had geantwoord op de e-mail van klager van 1 april 2008. Dit was betreurenswaardig, maar ook uitzonderlijk, aangezien klager via verschillende briefwisselingen, e-mails en telefoongesprekken contact had gehad met zijn diensten, waarbij hij van de situatie op de hoogte was gesteld. Bovendien werd in de informatie die in maart 2008 op haar website beschikbaar was gesteld, duidelijk vermeld dat het besluit over de selectie medio april zou worden genomen. Klager was er dus van op de hoogte dat dit besluit zou worden genomen na de geplande aanvangsdatum van zijn project.

73. Het EACEA voerde aan dat toen klager de informatie over de vertraging in maart 2008 ontving, hij had moeten overwegen de aanvangsdatum van zijn project uit te stellen, zoals andere kandidaten in dezelfde situatie te goeder trouw hadden gedaan.

74. Het EACEA voerde verder aan dat de periode van drie maanden die was verstreken tussen de uiterste datum voor de indiening van voorstellen en de datum waarop het programmacomité en het Parlement op de hoogte waren gesteld, redelijk was, gezien het aantal ontvangen voorstellen en de werkzaamheden die bij elke stap van de evaluatie betrokken waren. Wat betreft de tijd die nodig was om de subsidiabiliteit van de aanvragen te beoordelen, wees het EACEA erop dat de relevante periode twee weken omvatte waarin het via de post nog steeds geldige voorstellen ontving. De tijd tussen de datum waarop het evaluatiecomité zijn werkzaamheden heeft afgerond en de datum waarop het programmacomité en het Parlement op de hoogte zijn gebracht, is besteed aan de voorbereiding van de documentatie die nodig is voor de comitologieprocedure.

75. Het EACEA benadrukte dat het op geen enkel moment had gesuggereerd dat de aanvraag van klager zou worden gefinancierd. Er was dus geen mogelijk gewettigd vertrouwen van klagers kant.

76. Een betaling ex gratie zou leiden tot een ongelijke behandeling ten aanzien van andere projecten die niet waren gefinancierd, met name projecten die een hogere score hadden gekregen dan het project in kwestie. Bovendien zou het verrichten van een dergelijke betaling in de toekomst kunnen worden gezien als een stimulans om te anticiperen op projecten om "de kans op het verkrijgen van een subsidie te vergroten".

77. Het EACEA voerde voorts aan dat een dergelijke betaling in strijd zou zijn met artikel 112, lid 1, van het Financieel Reglement, aangezien zij zou leiden tot de subsidiëring met terugwerkende kracht van een project dat zelfs niet was geselecteerd.

78. Het EACEA merkte echter op dat het bij wijze van uitzondering bereid zou zijn klager bij te staan door sprekers te sturen voor een toekomstig evenement, indien klager dit nuttig achtte. Bovendien was het EACEA bereid klager te ontmoeten om hem bij te staan door de zwakke punten van zijn voorstel toe te lichten. Tot slot werd, indien de klager een ander voorstel wenste in te dienen, dat het EACEA zou toejuichen, geadviseerd om de hulp in te roepen van het "Europa voor de burger"-punt voor Duitsland, dat tot taak heeft steun te verlenen aan aanvragers in het kader van het programma "Europa voor de burger".

79. In zijn opmerkingen legde klager uit dat hij had gehoopt dat het EACEA, in het licht van het voorstel van de Ombudsman, ten minste de helft van de door hem gevraagde bijdrage zou verlenen. De categorische weigering van het EACEA was een belediging voor klager, die meer dan drie decennia had gewerkt voor een Europa dat op de burgers rustte en die verschillende onderscheidingen had gekregen voor zijn werk.

80. Klager benadrukte dat hij weliswaar niet mocht verwachten dat zijn project voor financiering zou worden geselecteerd, maar wel mocht verwachten dat het EACEA zijn eigen termijnen zou respecteren. Hij herinnerde eraan dat het evaluatiecomité zijn werkzaamheden op 14 februari 2008 heeft afgerond en dat het Parlement en het programmacomité op 28 februari 2008 in kennis zijn gesteld. Ondanks verschillende verzoeken om informatie achtte het EACEA het echter niet nodig de aandacht van klager te vestigen op het feit dat een negatieve beslissing waarschijnlijk was. Klager voerde aan dat ten minste een hint in die zin mogelijk zou zijn geweest.

81. Klager herhaalde zijn kritiek op het feit dat het EACEA slechts 10 punten voor "kwantitatieve criteria" had toegekend aan projecten waarbij deelnemers uit de nieuwe lidstaten betrokken waren.

82. Klager concludeerde dat hij alleen zijn hoop op de Ombudsman kon vestigen. Zij voegde daaraan toe dat het niet kon helpen het gevoel te hebben dat het EACEA de Ombudsman niet de aandacht had gegeven die hem toekwam.

Beoordeling van de Ombudsman die tot een ontwerpaanbeveling heeft geleid

83. De Ombudsman merkte op dat het EACEA opnieuw had bevestigd dat het zijn conclusie aanvaardde dat het zijn eigen termijnen in de onderhavige zaak niet in acht had genomen. Hij was dan ook verbaasd te vernemen dat het EACEA niettemin van mening was dat zijn gedrag niet als wanbeheer moest worden beschouwd vanwege de corrigerende en preventieve maatregelen die het had genomen. Het is juist dat wanbeheer niet mag worden vastgesteld wanneer de administratie maatregelen heeft genomen om een fout die zich heeft voorgedaan, te verhelpen. Het eigenlijke doel van een voorstel voor een minnelijke schikking is de administratie aan te moedigen stappen te ondernemen om het wanbeheer dat zich heeft voorgedaan ongedaan te maken en zo de klager tevreden te stellen. Om in dit verband relevant te zijn, moet de door de administratie genomen maatregel de gemaakte fout echter wel hebben verholpen. Dit was hier niet het geval. Welke "corrigerende" maatregelen het EACEA tijdens het selectieproces ook heeft genomen, zij hebben niet voorkomen dat het EACEA zijn eigen termijnen niet naleefde. De procedurele hervorming die op initiatief van het EACEA tot stand is gebracht en volgens welke de comitologieprocedure niet langer van toepassing is op de selectie van voorstellen voor subsidies in het kader van het jumelageprogramma, heeft het EACEA duidelijk geholpen om in toekomstige gevallen de termijnen in acht te nemen. Deze hervorming heeft het wanbeheer in de onderhavige zaak echter niet tenietgedaan.

84. De Ombudsman heeft duidelijk gemaakt dat een van de mogelijkheden om de in deze zaak aan de orde gestelde problemen te voorkomen, erin bestond de desbetreffende termijn tijdig aan te passen. In zijn antwoord op zijn voorstel voor een minnelijke schikking suggereerde het EACEA dat een wijziging van het tijdschema zou hebben geleid tot verdere wijzigingen die negatieve gevolgen zouden hebben gehad voor stedenbandenorganisaties, waarvan er één zou zijn geweest dat een specifieke periode in 2008 niet meer zou zijn gedekt. De Ombudsman kon dit argument niet begrijpen. De onderhavige zaak betreft projecten die tussen 1 april 2008 en 31 maart 2009 zouden plaatsvinden. Het EACEA had de aanvragers meegedeeld dat de lijsten van geslaagde projecten uiterlijk op 1 maart 2008 zouden worden gepubliceerd. Het wijzigen van de datum voor de publicatie van de resultaten zou niet noodzakelijkerwijs vereisen dat ook de periode waarin projecten konden worden uitgevoerd, moest worden gewijzigd. Indien het EACEA de aanvragers tijdig had meegedeeld dat de resultaten pas op 18 april 2008 zouden worden gepubliceerd, hadden projecten die reeds na 1 april 2008 hadden plaatsgevonden, nog steeds kunnen worden gefinancierd. Het enige verschil zou zijn geweest dat aanvragers die projecten voor die periode hadden gepland, het verstandig hadden kunnen vinden om te overwegen deze projecten uit te stellen. Hoewel dit niet ideaal was, zou dit duidelijk veel beter zijn geweest dan de door het EACEA gekozen oplossing, namelijk om de desbetreffende termijn eerst uit te stellen tot 14 maart 2008 en vervolgens nog verder, zonder een precieze datum te specificeren.

85. Het EACEA had aanvankelijk aangevoerd dat het niet mogelijk was de aanvragers in kennis te stellen voordat het formele besluit werd genomen. In zijn voorstel voor een minnelijke schikking maakte de Ombudsman duidelijk dat hij betwijfelde of dit werkelijk betekende dat vóór die datum geen informatie kon worden verstrekt aan aanvragers van wie de aanvragen niet door het evaluatiecomité waren ondersteund. In zijn antwoord wees het EACEA erop dat het besluit om de selectieresultaten niet te publiceren voordat een formeel besluit was genomen, een voorzorgsmaatregel vormde om de negatieve gevolgen van eventuele wijzigingen tijdens het besluitvormingsproces te voorkomen. De Ombudsman was van mening dat deze aanpak als zodanig niet onredelijk was. Aangezien het EACEA zich er echter van bewust had moeten zijn, en er inderdaad van op de hoogte was, dat de vertragingen die het had opgelopen, moeilijkheden hadden veroorzaakt voor aanvragers wier projecten op of kort na 1 april 2008 zouden plaatsvinden, zou het duidelijk hoffelijk en zelfs goed bestuur zijn geweest om deze benadering te wijzigen. Toen klager om dringende feedback vroeg, zou het zeer nuttig zijn geweest om hem mee te delen dat zijn voorstel niet door het evaluatiecomité voor financiering was voorgesteld. Het was moeilijk in te zien waarom het EACEA in de omstandigheden van de onderhavige zaak deze informatie niet aan klager kon verstrekken en tegelijkertijd duidelijk kon maken dat het definitieve besluit nog niet was genomen.

86. In zijn antwoord op het voorstel voor een minnelijke schikking suggereerde het EACEA dat wanneer klager in maart 2008 op de hoogte was van de vertraging, hij had moeten overwegen de aanvangsdatum van zijn project uit te stellen, zoals andere kandidaten in dezelfde situatie te goeder trouw hadden gedaan. De Ombudsman vertrouwde erop dat het EACEA met deze opmerking niet van plan was de goede trouw van klager in twijfel te trekken. Wat het argument als zodanig betreft, kon de Ombudsman niet anders dan eraan herinneren dat de desbetreffende selectie betrekking had op projecten die in de periode vanaf 1 april 2008 zouden plaatsvinden. Het was dus duidelijk van essentieel belang om aanvragers tijdig informatie te verstrekken. Zoals eerder vermeld, kon het EACEA noch de oorspronkelijke termijn van 1 maart 2008, noch de herziene termijn van 14 maart 2008 in acht nemen. In deze omstandigheden was de Ombudsman van mening dat de suggestie van het EACEA dat aanvragers zelf op deze mislukking hadden moeten reageren door hun projecten op korte termijn uit te stellen, blijk gaf van een betreurenswaardig gebrek aan respect voor deze aanvragers en, uiteindelijk, voor de burgers die zij vertegenwoordigden. Het was de moeite waard eraan te herinneren dat het project van klager betrekking had op een bijeenkomst die zou worden bijgewoond door burgers uit Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Italië en Oostenrijk. Volgens de Ombudsman was het moeilijk in te zien hoe een dergelijk project gemakkelijk minder dan vier weken voor de geplande datum kon worden uitgesteld.

87. Voorts zij eraan herinnerd dat de Ombudsman had voorgesteld dat het EACEA een betaling ex gratie zou verrichten, d.w.z. een betaling die wordt verricht zonder dat een wettelijke verplichting daartoe wordt erkend. Het voorstel van de Ombudsman was gebaseerd op zijn bevinding dat er sprake was van wanbeheer, aangezien het EACEA zijn eigen termijnen niet in acht had genomen. Het was dus irrelevant dat klager geen gewettigd vertrouwen had in de financiering van zijn project. Bovendien kon zij, zoals de klager terecht opmerkte, terecht verwachten dat het EACEA zijn eigen termijnen zou respecteren.

88. Wat betreft het argument van het EACEA dat het verrichten van een dergelijke betaling zou leiden tot een ongelijke behandeling ten opzichte van andere aanvragers wier projecten niet waren geselecteerd, was de Ombudsman van mening dat dit alleen relevant kon zijn indien klager zich in dezelfde positie bevond als deze andere aanvragers. De geplande datum voor het project van klager was al verstreken toen het EACEA de resultaten van zijn selectie publiceerde. Het EACEA had niet aangetoond dat de andere aanvragers wier projecten niet waren geselecteerd, zich in dezelfde positie bevonden. Het EACEA voerde ook aan dat het doen van een dergelijke betaling een stimulans kan zijn voor toekomstige aanvragers om te anticiperen op projecten om "de kansen op het verkrijgen van een subsidie te vergroten". De Ombudsman was van mening dat dit argument kennelijk ongegrond was, aangezien er zich geen problemen van het type als in deze zaak kunnen voordoen indien het EACEA zijn eigen termijnen in acht neemt.

89. Het EACEA voerde ook aan dat het doen van een ex-gratiabetaling in strijd zou zijn met artikel 112, lid 1, van het Financieel Reglement, aangezien dit zou leiden tot de subsidiëring met terugwerkende kracht van een project dat zelfs niet was geselecteerd. Artikel 112, lid 1, van het Financieel Reglement bepaalt dat een subsidie voor een reeds begonnen actie slechts kan worden toegekend "indien de aanvrager kan aantonen dat het noodzakelijk is met de actie te beginnen vóór de ondertekening van de overeenkomst". Voorts wordt bepaald dat geen enkele subsidie "met terugwerkende kracht kan worden toegekend voor reeds voltooide acties". De Ombudsman achtte het nuttig te onderstrepen dat het verrichten van een ex-gratiabetaling om een geval van wanbeheer te verhelpen, niet kan worden gelijkgesteld met het met terugwerkende kracht verstrekken van een subsidie aan een project. Hij begreep dan ook niet hoe een dergelijke betaling in strijd zou kunnen zijn met artikel 112, lid 1, van het Financieel Reglement.

90. De Ombudsman constateerde met genoegen dat het EACEA bepaalde voorstellen had gedaan om klager te helpen. Het was echter duidelijk dat de mogelijkheid om zich met betrekking tot de indiening van een nieuw subsidieverzoek voor een jumelagemaatregel tot het Europe for Citizens Point voor Duitsland te wenden, het wanbeheer in de onderhavige zaak niet compenseerde. De verdere aanbiedingen van het EACEA om de klager sprekers te bieden voor een toekomstig evenement en om de klager te ontmoeten om hem te helpen door de zwakke punten van zijn voorstel uit te leggen, leken goedbedoeld. Deze aanbiedingen moesten echter worden gezien tegen de achtergrond van de andere verklaringen van het EACEA. De Ombudsman merkte met name op dat het EACEA klager geen duidelijke verontschuldiging had aangeboden voor het feit dat het zijn eigen termijnen niet in acht had genomen. Integendeel, het EACEA was zelfs van mening dat zijn gedrag niet als wanbeheer moest worden beschouwd.

91. Gezien het bovenstaande was de Ombudsman van oordeel dat het EACEA had nagelaten passende maatregelen te nemen om het wanbeheer in deze zaak te verhelpen. Hij betreurde ten zeerste dat het EACEA geen gebruik had gemaakt van zijn voorstel voor een vriendschappelijke oplossing om deze kwestie op te lossen. De Ombudsman besloot derhalve een ontwerpaanbeveling te doen, waarin het EACEA opnieuw werd verzocht een betaling ex gratie aan klager te doen. Klager stelde voor dat het EACEA ten minste de helft van de gevraagde bijdrage, dat wil zeggen ten minste 5 250 EUR, zou betalen. De Ombudsman was van mening dat dit niet onredelijk was.

92. In zijn voorstel voor een minnelijke schikking wees de Ombudsman erop dat uit het bewijsmateriaal waarover hij beschikte, bleek dat bij de beoordeling van de aanvragen alleen punten met betrekking tot "kwantitatieve criteria" werden gegeven indien bij een project deelnemers betrokken waren uit een lidstaat die in of na 2004 tot de EU is toegetreden. De Ombudsman merkte op dat hij ernstige twijfels had over de vraag of deze aanpak een passende interpretatie was van de verklaring in de programmagids volgens welke "bijzondere aandacht zal worden besteed aan projecten waarbij nieuwe lidstaten betrokken zijn". Hij kwam echter tot de slotsom dat verder onderzoek naar deze kwestie in de onderhavige zaak niet nodig leek, aangezien hij hoe dan ook tot de bevinding was gekomen dat er sprake was van wanbeheer met betrekking tot de niet-naleving van de termijnen door het EACEA. De Ombudsman merkte op dat hij zou beslissen of deze kwestie nader moest worden onderzocht in het kader van een onderzoek op eigen initiatief, nadat hij het uitvoerig gemotiveerde advies van het EACEA over deze ontwerpaanbeveling had ontvangen.

93. In het licht van het bovenstaande stelde de Ombudsman vast dat het verzuim van het EACEA om zijn eigen termijnen na te leven een geval van wanbeheer vormde. Hij doet derhalve onderstaande ontwerpaanbeveling, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Europese Ombudsman:

Rekening houdend met de bevindingen van de Ombudsman moet het EACEA ernaar streven de klager te helpen de financiële problemen op te lossen die worden veroorzaakt door de manier waarop het de aanvraag van de Ombudsman heeft behandeld, door een passende ex-gratiabetaling te doen.

De argumenten die na zijn ontwerpaanbeveling aan de Ombudsman zijn voorgelegd

94. In zijn omstandig advies heeft het EACEA uiteengezet dat het weliswaar een kennisgeving op zijn website had gepubliceerd om de aanvragers ervan in kennis te stellen dat de publicatie van de selectieresultaten enige vertraging zou oplopen, maar dat het zich wilde verontschuldigen voor het mogelijke ongemak dat een dergelijke vertraging voor de aanvragers zou veroorzaken.

95. Het EACEA legde verder uit dat de opname van het criterium betreffende de betrokkenheid van burgers uit nieuwe lidstaten bedoeld was om de openstelling van traditioneel gevestigde partnerschappen voor nieuwe culturele banden en samenwerking aan te moedigen. Een onderscheid maken tussen "oude" en "nieuwe" lidstaten zou vandaag echter niet dezelfde betekenis hebben als in 2007. Daarom wordt in de herziene programmagids "Europa voor de burger", die vanaf maart 2011 van toepassing is, onder het kopje "kwantitatieve criteria" niet langer verwezen naar de betrokkenheid van nieuwe lidstaten, maar naar het "aantal betrokken landen en partners".

96. Het EACEA voegde daaraan toe dat het selectieproces in het kader van het programma "Europa voor de burger" in 2010 was teruggebracht van 5 naar 3 maanden, waardoor het mogelijk werd aanvragers veel sneller dan in het verleden over de selectieresultaten te informeren. Deze verbetering werd niet alleen mogelijk gemaakt door de vervanging van de langdurige comitologieprocedure door een vereenvoudigde informatieprocedure, maar ook door een aantal vereenvoudigingsprocedures van het EACEA. Met name het aantal subsidiabiliteitscriteria werd gehalveerd en de lengte van het aanvraagformulier werd met twee derde verminderd. Om de aanvraagprocedure minder tijdrovend en gebruiksvriendelijker te maken, is bovendien een elektronisch aanvraagsysteem opgezet.

97. Het EACEA merkte op dat er, naast het bovenstaande, verdere maatregelen waren genomen om de zaken te verbeteren. Er zijn bijvoorbeeld wijzigingen aangebracht met betrekking tot zowel de periode waarin de projecten moeten worden uitgevoerd als de indieningstermijnen, zodat aanvragers van wie de projecten werden geweigerd, in hetzelfde jaar ten minste tweemaal dezelfde aanvraag konden indienen.

98. Wat de onderhavige zaak betreft, merkte het EACEA op dat het had voorgesteld klager te helpen door een spreker te sturen voor een toekomstig evenement en door een bijeenkomst met zijn vertegenwoordigers te organiseren die een grondige discussie mogelijk zou maken.

99. Het EACEA voegde daaraan toe dat het, in overeenstemming met de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman, bereid was klager een financiële bijdrage te verstrekken op basis van zijn eerdere aanbod in natura.

100. Het EACEA zou dus een betaling verrichten die wordt berekend op basis van de kosten die de deelname van een internationale spreker aan het gehele project vertegenwoordigen (d.w.z. vergoedingen, reis- en verblijfkosten). Zij stelde daarom voor een bedrag van 3 150 EUR te betalen.

101. Daarnaast herhaalde het EACEA dat het bereid was klager te ontmoeten om hem te helpen door de zwakke punten van zijn vorige voorstel in detail uit te leggen en hem voorbeelden van beste praktijken te geven.

102. In zijn opmerkingen bedankte klager de Ombudsman voor zijn werk en zijn hulp. Klager verklaarde dat de werkwijze van de Ombudsman zijn vertrouwen in het administratieve optreden van de EU had hersteld. Het voegde daaraan toe dat het hoopte dat het EACEA iets zou leren, ook al was dit twijfelachtig, gelet op zijn meest recente advies, waarin herhalingen en rechtvaardigingen zonder inhoud waren opgenomen.

103. Klager legde uit dat het teleurgesteld was dat het EACEA de suggestie van de Ombudsman dat de ex-gratiabetaling 10 500 EUR kon bedragen waarom het aanvankelijk had verzocht, niet had gevolgd. Klager maakte echter duidelijk dat hij niettemin tevreden was.

104. Klager benadrukte dat hij zeer geïnteresseerd zou zijn in het bespreken van verdere aanvragen met het EACEA, aangezien de nieuwe aanvraagprocedure in veel opzichten nog steeds monsterlijk en gebrekkig was. Zij merkte op dat zij daarom een uitnodiging van het EACEA voor een dergelijke discussie zeer op prijs zou stellen.

Beoordeling van de Ombudsman na zijn ontwerpaanbeveling

105. De Ombudsman stelt met genoegen vast dat het EACEA zijn voorstel om een betaling ex gratie te verrichten heeft aanvaard en dat klager, hoewel hij duidelijk heeft gemaakt dat hij een hoger bedrag zou hebben gewenst, duidelijk heeft gemaakt dat hij tevreden is.

106. De Ombudsman wenst voorts het EACEA te prijzen voor de verdere maatregelen die het heeft genomen om de procedures te verbeteren en die het in zijn uitvoerig gemotiveerde mening heeft beschreven. Hij merkt echter op dat klager zijn standpunt heeft herhaald dat deze procedures nog moeten worden verbeterd. Hij moedigt het EACEA daarom aan gevolg te geven aan zijn aanbod om klager te ontmoeten. Zoals klager in zijn slotopmerkingen heeft opgemerkt, kan een dergelijke bespreking ook gunstig zijn voor het EACEA.

107. Volledigheidshalve wil de Ombudsman erop wijzen dat de informatie over de "kwantitatieve criteria" die het EACEA in zijn uitvoerig gemotiveerde advies heeft verstrekt, hem tot de conclusie heeft gebracht dat er geen onderzoek op eigen initiatief naar deze kwestie nodig is.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende bevinding:

Het EACEA heeft de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman aanvaard en op bevredigende wijze uitgevoerd.

Klager en het EACEA zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 26 juli 2011

---

[1] PB L 357, blz. 1.

[2] Overigens vond de Ombudsman het moeilijk te begrijpen waarom het EACEA in deze e-mail niet ten minste vermeldde dat het inmiddels een aankondiging had gepubliceerd volgens welke de resultaten van de selectieprocedure pas medio april werden verwacht.