De zaak betrof de weigering van de Raad van de Europese Unie om volledige toegang te verlenen tot juridische adviezen over de wetgevingsvoorstellen voor verordeningen tot instelling van het Europees Openbaar Ministerie (EOM) en over het Agentschap van de Europese Unie voor justitiële samenwerking in strafzaken (Eurojust).

In de loop van het onderzoek van de Ombudsman stemde de Raad ermee in twee van de vier documenten openbaar te maken, maar handhaafde hij zijn weigering om de twee resterende documenten volledig openbaar te maken, hoewel gedeeltelijke toegang werd verleend.

De Ombudsman aanvaardt dat de weigering om de juridische adviezen volledig openbaar te maken gerechtvaardigd was op grond van het feit dat dit de bescherming van juridisch advies en gerechtelijke procedures zou ondermijnen. Zij sluit de zaak derhalve af met de constatering dat er geen sprake is van wanbeheer, maar verzoekt de Raad zijn weigering te herzien in het licht van het verdere tijdsverloop.

De zaak betrof de behandeling door het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) van een klacht over de voorwaarden in een testcentrum voor een vergelijkend onderzoek voor EU-ambtenaren. Klager had een computer naast de toegangsdeur gekregen en beweerde dat de verstoring die werd veroorzaakt door mensen die de kamer binnenkwamen en verlieten, haar prestaties negatief beïnvloedde. Haar pogingen om haar zorgen door het personeel van het testcentrum te laten behandelen, mislukten en zij diende vervolgens een klacht in bij EPSO. Ontevreden over de manier waarop EPSO met haar klacht omging, wendde zij zich vervolgens tot de Ombudsman.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en verzocht EPSO de klacht grondiger te onderzoeken. Het onderzoeksteam van de Ombudsman had ook een ontmoeting met vertegenwoordigers van EPSO en de contractant die verantwoordelijk is voor het beheer van de tests, en bezocht een testcentrum in het hoofdkantoor van EPSO. De Ombudsman concludeerde dat verder onderzoek in deze zaak over het algemeen niet gerechtvaardigd was; zij deed echter een aantal suggesties voor verbetering aan EPSO.

De zaak betrof de beoordeling van de proeftijd van een tijdelijk functionaris bij het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO). Klager, die aan het einde van haar proeftijd werd ontslagen, voerde aan dat haar beoordeling een aantal procedurele tekortkomingen vertoonde. Bovendien heeft het EASO niet geantwoord op haar klachten op grond van het Statuut van de ambtenaren van de EU.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en verzocht het EASO te antwoorden op de klachten. Zij stelde vast dat het EASO de nodige stappen had ondernomen om te zorgen voor een onpartijdige beoordeling van de proeftijd van klager en het recht van klager om te worden gehoord had geëerbiedigd alvorens het definitieve besluit over haar verdere dienstverband te nemen. De Ombudsman sloot de zaak dus af.

De zaak betrof het verzuim van de Commissie om te reageren op de berichten van klager over zijn moeilijkheden bij de indiening van een subsidievoorstel. Wegens technische problemen kon de klager geen aanvraag indienen via het PRIAMOS-systeem van de Commissie. In plaats daarvan heeft zij haar voorstel per e-mail ingediend, waarop geen antwoord is gegeven.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en verzocht de Commissie te antwoorden. In haar memorie van repliek verontschuldigde de Commissie zich voor het feit dat zij niet eerder had geantwoord. Zij verklaarde dat zij de e-mailaanvraag van klager niet kon aanvaarden omdat het systeem naar behoren had gefunctioneerd en de Commissie geen pogingen van klager had kunnen vaststellen om het voorstel vóór de uiterste datum via PRIAMOS te verzenden.

Dit strategisch onderzoek heeft betrekking op de transparantie van een belangrijk informeel deel van het wetgevingsproces van de EU, namelijk de transparantie van “trialogen”.

De twee wetgevende organen van de EU, het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie, stellen op voorstel van de Europese Commissie wetgeving vast. Tijdens dit proces onderhandelen beide medewetgevers, bijgestaan door de Commissie, vaak in zogenaamde trialogen, d.w.z. informele bijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van de drie betrokken instellingen. Tijdens een trialoog proberen het Parlement en de Raad overeenstemming te bereiken over een gemeenschappelijke tekst op basis van hun oorspronkelijke standpunten, waarover vervolgens volgens de formele wetgevingsprocedure wordt gestemd. Trialogen zijn zeer doeltreffend gebleken om dergelijke overeenkomsten te bereiken, en de meeste wetgeving wordt nu op deze manier aangenomen.

De Europese Unie is een representatieve democratie, waarbij burgers het recht hebben hun vertegenwoordigers verantwoordelijk te stellen voor de politieke keuzes die namens hen worden gemaakt. Burgers hebben ook het recht om deel te nemen aan het democratische proces van de EU. De transparantie van trialogen is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat deze rechten doeltreffend worden gemaakt en om de wetgeving van de EU te legitimeren. Het Hof van Justitie van de EU heeft verklaard dat het vermogen van EU-burgers om kennis te nemen van de overwegingen die ten grondslag liggen aan wetgevingsmaatregelen een voorwaarde is voor de doeltreffende uitoefening van hun democratische rechten.

Hoewel het wetgevingsproces van de EU in het algemeen vrij transparant is, ook in vergelijking met veel lidstaten, heeft dit deel van het proces aanleiding gegeven tot bezorgdheid over het evenwicht tussen de efficiëntie van het trialoogproces en de transparantie ervan.

Tegen deze achtergrond heeft de Europese Ombudsman een strategisch onderzoek geopend. Zij onderzocht welke informatie en documenten proactief ter beschikking van het publiek moeten worden gesteld en op welk tijdstip, zodat burgers gebruik kunnen maken van hun rechten.

Triloogtransparantie is een essentieel element van de legitimiteit van de EU-wetgeving. Burgers moeten in staat zijn om de prestaties van hun vertegenwoordigers tijdens dit belangrijke onderdeel van het wetgevingsproces te controleren. Burgers hebben ook informatie nodig over de onderwerpen die tijdens trialogen worden besproken om doeltreffend aan het wetgevingsproces te kunnen deelnemen.

De Ombudsman is ingenomen met de vooruitgang die tot dusver is geboekt bij het verbeteren van de transparantie van trialogen; zij stelt echter voor dat de drie instellingen de volgende documentatie en informatie openbaar maken: Data van de trialoog, initiële standpunten van de drie instellingen, algemene agenda’s van de trialoog, documenten in vier kolommen, definitieve compromisteksten, openbaar gemaakte trialoognota’s, lijsten van de betrokken politieke besluitvormers en, voor zover mogelijk, een lijst van andere documenten die tijdens de onderhandelingen zijn ingediend. Al deze gegevens moeten beschikbaar worden gesteld in een gebruiksvriendelijke en gemakkelijk te begrijpen gezamenlijke databank. Hoewel sommige documenten tijdens de trialoogonderhandelingen beschikbaar kunnen worden gesteld, kunnen de instellingen het in het algemeen belang noodzakelijk achten om het publiek pas na afloop van de onderhandelingen proactieve toegang tot bepaalde soorten documenten te verlenen.

De zaak betrof het visuele identiteitslogo van de Commissie, dat sinds 2012 in haar persconferentiezaal in Brussel wordt gebruikt. Volgens klager vormt het exclusieve gebruik van het Engels en het Frans in dit logo voor visuele identiteit discriminatie op grond van taal.

De huidige talenregeling van de EU omvat het recht van elke burger om in zijn eigen taal met de instellingen van de EU te communiceren en het overeenkomstige recht op een antwoord in die taal. De beginselen die aan deze taalregeling ten grondslag liggen, zijn ook van toepassing op andere vormen van communicatie, zoals communicatie via publicaties en websites. Elke differentiatie in het gebruik van talen in dergelijke omstandigheden moet objectief gerechtvaardigd zijn. Met betrekking tot de vraag of er in de onderhavige zaak een objectieve rechtvaardiging bestaat, is de Ombudsman het ermee eens dat het technisch niet mogelijk is om de term "Europese Commissie" in 24 talen op een televisiescherm te presenteren, hetzij onder, naast of achter een spreker.

Met betrekking tot de vraag of de Commissie meer dan twee talen had kunnen kiezen, is de Ombudsman van mening dat het redelijk was dat de Commissie slechts twee talen had gekozen. De keuze van het aantal te gebruiken talen komt neer op een oordeel over de vraag of meer dan twee talen het visuele beeld op een onaanvaardbare manier zouden vertroebelen. Het feit dat ook andere combinaties van talen redelijke keuzes kunnen zijn, betekent niet dat de keuze van het Engels en het Frans niet redelijk was.

De Ombudsman is van mening dat het door de Commissie gekozen beleid objectief gerechtvaardigd was. Zij concludeerde derhalve dat de invoering door de Commissie van een nieuw logo voor visuele identiteit in haar persconferentiezaal in Brussel geen wanbeheer vormde.

De zaak betrof de financiering van een jumelageproject in het kader van het programma Europa voor de burger.

Het werd bij de Ombudsman ingediend door een Ierse non-profitorganisatie die al 25 jaar jumelageprojecten met een Franse partner uitvoert. De organisatie heeft de deadline voor het aanvragen van financiering in 2015 gemist vanwege wijzigingen die het EACEA heeft aangebracht in de deadline voor het aanvragen van financiering in het kader van het programma. Zij voerde aan dat EACEA bij het aanbrengen van die wijzigingen onjuist had gehandeld.

De Ombudsman onderzocht de kwestie en deed een voorstel voor een oplossing voor het EACEA, samen met aanvullende suggesties voor verbeteringen met betrekking tot de wijze waarop het de regeling beheerde. Als gevolg daarvan verstrekte het EACEA aanvullende verduidelijkingen aan de klager om de redenen achter de wijzigingen in de termijnen en stemde het ermee in dat het jumelageproject in 2016 kon worden uitgevoerd.

In het licht hiervan is de Ombudsman van oordeel dat het EACEA passende maatregelen heeft genomen om de zaak naar tevredenheid van klager te beslechten.

De zaak betrof de behandeling door de Europese Commissie van een klacht over een Ierse wet inzake het recht om als architect te werken. De wet vereiste dat personen die geen formele kwalificaties als architect hadden behaald, maar die de titel 'architect' in Ierland wilden gebruiken, ten minste tien jaar als architect in Ierland hadden moeten werken. Klager was van mening dat deze eis discriminerend was voor personen die gelijkwaardige ervaring buiten Ierland hadden opgedaan. Toen de Commissie de inbreukklacht afsloot met de conclusie dat de Ierse wet niet discriminerend was, nam klager contact op met de Ombudsman.

De Ombudsman verzocht de Commissie te erkennen dat de Ierse wet discriminerend was en dat de enige reden waarom zij de zaak niet verder had behandeld, was dat zij van mening was dat dit onevenredig zou zijn.

De Commissie heeft de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman niet aanvaard. De Ombudsman sloot de zaak daarom af met een kritische opmerking.

Het Europees burgerinitiatief (EBI), dat sinds april 2012 beschikbaar is, stelt een groep van ten minste één miljoen EU-burgers in staat de Europese Commissie te verzoeken nieuwe EU-wetgeving voor te stellen. Na ontvangst van een aantal klachten besloot de Ombudsman de goede werking van de EBI-procedure en de rol en verantwoordelijkheid van de Commissie in dit verband te onderzoeken. De Ombudsman nodigde organisatoren van EBI’s, maatschappelijke organisaties en andere belanghebbenden uit om input te leveren over de werking van het EBI. Op basis van deze antwoorden deed de Ombudsman de Commissie een reeks suggesties om de doeltreffendheid van het EBI-proces te vergroten.

Na ontvangst van het antwoord van de Commissie rondt de Ombudsman haar onderzoek nu af met elf richtsnoeren voor verdere verbetering. De Ombudsman merkt op dat de Commissie veel heeft gedaan om het EBI-recht op een burgervriendelijke manier uit te voeren, maar is van mening dat er meer kan worden gedaan. Aangezien sommige van deze suggesties relevant zijn voor het Europees Parlement, zal de Ombudsman ook een brief sturen naar de Voorzitter van het Parlement. Op deze manier vertrouwt zij erop dat haar suggesties, zowel tijdens het onderzoek als in dit besluit, nuttig zullen blijken, aangezien deze instellingen samen met de Raad van de EU de EBI-verordening later dit jaar zullen herzien.