Dochodzenie przeprowadzone przez rzeczniczkę praw obywatelskich Anjinho wykazało niewłaściwe administrowanie w odniesieniu do sposobu, w jaki Komisja Europejska rozpatrzyła wniosek o publiczny dostęp do wiadomości tekstowej wysłanej przez prezydenta Francji do przewodniczącego Komisji Europejskiej w sprawie umowy handlowej między UE a Mercosurem.

W odpowiedzi na wniosek dziennikarza o udzielenie dostępu Komisja wskazała, że wiadomość została automatycznie usunięta ze względu na aktywację funkcji „znikające wiadomości” w telefonie przewodniczącego.

Badając sposób, w jaki Komisja zajęła się tą sprawą w następstwie skargi złożonej przez dziennikarza, dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich nie było w stanie ustalić, czy wiadomość tekstowa została usunięta przed złożeniem wniosku o publiczny dostęp, czy po jego złożeniu.

Nie można było również ustalić, czy Komisja poszukiwała tekstu w momencie otrzymania wniosku, czy też dopiero rok później, gdy odpowiedziała na wniosek. Rzeczniczka zauważyła, że fakt, iż nie można było ustalić tych odpowiednich terminów, stanowił problem sam w sobie.

Z informacji uzyskanych w trakcie dochodzenia wynika jednak, że wniosek o udzielenie dostępu nie był rozpatrywany przez gabinet przewodniczącego Komisji (biuro osobiste) przez okres 15 miesięcy.

Aby rozwiązać problemy związane z rozpatrywaniem tego wniosku przez Komisję, Rzecznik Praw Obywatelskich zaleciła Komisji dokonanie przeglądu i poprawę sposobu rozpatrywania wniosków o publiczny dostęp w przypadku udziału gabinetu przewodniczącego lub któregokolwiek z komisarzy. Postępy w składaniu takich wniosków powinny być również aktywnie i ściśle monitorowane, aby uniknąć opóźnień.

Rzeczniczka zwróciła się również do Komisji o zachowanie wszystkich wiadomości tekstowych między szefami państw lub rządów a komisarzami oraz między ministrami a komisarzami przez rozsądny okres, aby umożliwić kontrolę publiczną za pośrednictwem wniosków o dostęp.

Ponadto Komisja powinna zapewnić, aby po otrzymaniu wniosku o udzielenie dostępu do dokumentów dany dokument był przechowywany do czasu pełnego wypełnienia wniosku o udzielenie dostępu. Umożliwiłoby to niezależnemu organowi, takiemu jak Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich lub Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, sprawdzenie, czy odmowa udzielenia dostępu jest uzasadniona.

Kontekst

Skarżący zwrócił się o publiczny dostęp do wiadomości tekstowej w styczniu 2024 r. Komisja nie podjęła żadnych działań w związku z wnioskiem do czasu złożenia przez skarżącego kolejnego wniosku (wniosku potwierdzającego) w lipcu 2025 r.  

Ze skontrolowanych dokumentów wynika, że Sekretariat Generalny nie wydał przypomnienia ani nie podjął żadnych dalszych działań w celu monitorowania, w jaki sposób zespół gabinetu przewodniczącego Komisji podejmował działania następcze w związku z wnioskiem.

Powołując się na orzecznictwo i ustawę o dostępie do dokumentów UE (rozporządzenie 1049/2001), rzeczniczka nie zgodziła się z rozumowaniem Komisji, zgodnie z którym może ona pozostawić wniosek o udzielenie dostępu „uśpiony”, ponieważ skarżący nie złożył natychmiast wniosku o podjęcie działań następczych po upływie terminu na złożenie pierwotnego wniosku.

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zbadał akta Komisji dotyczące wniosku o publiczny dostęp i w ramach dochodzenia odbył spotkanie z przedstawicielami Komisji.