Lokalizacja: Biuro Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, Bruksela

Obecni:

Komisja Europejska:

• Dyrektor generalny Wydziału Prawnego
• Asystent dyrektora generalnego Wydziału Prawnego
• Koordynator ds. stosunków międzyinstytucjonalnych, przejrzystości i etyki (SG.A.3), Sekretariat Generalny
• Urzędnik ds. prawnych i merytorycznych, Dyrekcja Generalna ds. Zarządzania Dokumentami i ds. Dostępu do Dokumentów (SG.A.2), Sekretariat Generalny

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich:

• Lampros Papadias, szef gabinetu
• Rosita Hickey, dyrektor ds. zapytań
• Tanja Ehnert, koordynatorka ds. zapytań
• Diana Riochet, radca prawny w gabinecie
• Michaela Gehring, urzędnik ds. dochodzeń
• Nicholas Hernanz, oficer śledczy

Cel posiedzenia

Celem spotkania było omówienie sprawy przez zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich i wyjaśnienie konkretnego harmonogramu rozpatrywania przez Komisję wniosku o publiczny dostęp.

Przed spotkaniem Komisja przekazała zespołowi dochodzeniowemu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich 17 dokumentów związanych z rozpatrywaniem przez niego wniosku skarżącego o udzielenie dostępu, zarówno na etapie wstępnym, jak i ponownym, oraz z polityką dotyczącą korzystania z korporacyjnych telefonów komórkowych/urządzeń mobilnych.

Wprowadzenie i informacje proceduralne

Zespół dochodzeniowy Rzecznika przedstawił się, podziękował przedstawicielom Komisji za spotkanie z nimi i określił cel spotkania. Przedstawiły one ramy prawne mające zastosowanie do posiedzeń Rzecznika Praw Obywatelskich, w szczególności fakt, że Rzecznik nie ujawnia żadnych informacji określonych przez Komisję jako poufne, ani skarżącemu, ani żadnej innej osobie spoza Biura Rzecznika Praw Obywatelskich, bez uprzedniej zgody Komisji^[1].

Zespół prowadzący dochodzenie wyjaśnił, że sporządzi projekt sprawozdania ze spotkania, które zostanie przesłane Komisji w celu zapewnienia, że jego treść jest zgodna ze stanem faktycznym i kompletna. Sprawozdanie ze spotkania zostanie następnie sfinalizowane, włączone do akt i przekazane skarżącemu. Żadne poufne informacje nie zostałyby zawarte w sprawozdaniu ani w inny sposób przekazane skarżącemu lub jakiejkolwiek osobie trzeciej.

Wymieniane informacje

Wprowadzenie Komisji

Przedstawiciele Komisji przedstawili następujące okoliczności faktyczne sprawy. W dniu 31 stycznia 2024 r. skarżący złożył wniosek o publiczny dostęp, na zasadach określonych w rozporządzeniu 1049/2001[2], do wiadomości tekstowej wysłanej przez prezydenta Republiki Francuskiej do przewodniczącego Komisji Europejskiej w sprawie negocjacji handlowych między UE a Mercosurem. Wobec braku pierwotnej decyzji skarżący złożył ponowny wniosek w dniu 14 maja 2025 r., 15 miesięcy później. W dniu 28 lipca 2025 r. Komisja przyjęła decyzję potwierdzającą w sprawie wniosku skarżącego o udzielenie dostępu, stwierdzając, że przeprowadziła wyczerpujące wyszukiwanie, ale nie była w stanie zidentyfikować spornej wiadomości tekstowej.

Przedstawiciele Komisji przekazali zespołowi dochodzeniowemu Rzecznika pewne podstawowe informacje na temat sposobu, w jaki Komisja rozpatruje wnioski o publiczny dostęp do wiadomości tekstowych lub komunikatorów internetowych. Zauważyli oni, że Komisja zatrudnia ponad 30 000 pracowników, którzy regularnie korzystają z komunikatorów internetowych w pracy. Ze względu na dużą liczbę wymienianych wiadomości Komisja uwzględnia trzy kluczowe elementy w odniesieniu do rejestracji wiadomości tekstowych w swoim systemie zarządzania dokumentami:

• obowiązki w zakresie przejrzystości;
• Rzeczywistość nowoczesnej komunikacji (szybkość komunikatorów internetowych); oraz
• obawy dotyczące bezpieczeństwa (Komisja wspomniała o ryzyku cyberataków obejmujących w szczególności cele o wysokim profilu).

Przedstawiciele Komisji zauważyli, że obawy dotyczące bezpieczeństwa aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych skłoniły inne instytucje do poinstruowania swoich pracowników, aby w ogóle nie korzystali z wiadomości błyskawicznych[3].

Komisja wprowadziła bardzo rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa dotyczące korzystania z urządzeń korporacyjnych, w tym wymóg, aby pracownicy aktywowali funkcję „znikających komunikatów” w aplikacji Signal w celu zminimalizowania ryzyka.

Przypomniały one, jak już określono w decyzji potwierdzającej, zasady, których wszyscy pracownicy muszą przestrzegać:

• Art. 5 ust. 4 załącznika do regulaminu wewnętrznego Komisji, który stanowi: „Aplikacje do przesyłania wiadomościtekstowych na służbowych telefonach komórkowych nie mogą być wykorzystywane do przekazywania ważnych informacji, które nie są krótkotrwałe, chyba że jest to ściśle wymagane w interesie usługi. Aplikacje do przesyłania wiadomości tekstowych muszą być zgodne z zaleceniami Komisji dotyczącymi bezpieczeństwa technologii informacyjnych w odniesieniu do automatycznego znikania wiadomości.”
• Wytyczne Komisji dotyczące dopuszczalnego korzystania z publicznych komunikatorów internetowych z dnia 1 września 2019 r.
• Lista C,aby Twój sygnał był bezpieczniejszy, z 8 lipca 2022 r., w której odpowiednie służby Komisji zalecają aktywowanie funkcji „znikające komunikaty” w Signal.

Przedstawiciele Komisji zauważyli, że załącznik do regulaminu postępowania, wymieniony powyżej, jest obecnie kwestionowany przed Sądem[4]. Uznali oni, że dochodzenie Rzecznika Praw Obywatelskich w tej sprawie ma zasadniczo na celu ocenę funkcji „znikających komunikatów”, która jest kwestionowana przed sądem. Zwrócili się do Rzecznika o ocenę, czy w tych okolicznościach należy zamknąć dochodzenie, zgodnie z art. 2 ust. 9 Statutu Rzecznika Praw Obywatelskich, aby nie ingerować w postępowanie sądowe.

Stwierdziły one ponadto, że w międzyczasie, zgodnie z art. 278 TFUE, załącznik do regulaminu postępowania pozostaje w pełni stosowany. Utrzymywały one, że Komisji nie można zarzucać niewłaściwego administrowania, jeżeli przestrzega ona obowiązujących przepisów.

Pytania zespołu dochodzeniowego Rzecznika Praw Obywatelskich

Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich zauważył, że zgodnie z decyzją potwierdzającą Komisji sporna wiadomość tekstowa została odebrana przez przewodniczącego Komisji 28 lub 29 stycznia 2024 r. i najprawdopodobniej wkrótce potem została do niego zastosowana funkcja „znikające wiadomości”. Zespół śledczy zapytał przedstawicieli Komisji o przedział czasowy w ustawieniach dotyczących „znikających wiadomości” w aplikacji Signal na telefonie przewodniczącego.

Przedstawiciele Komisji stwierdzili, że ze względów bezpieczeństwa nie można było ujawnić przedziału czasowego, w związku z czym nie można było oszacować, ile czasu upłynęło, zanim zastosowana została funkcja znikających komunikatów. Ponadto wskazali na fakt, że aplikacja Signal pozwala użytkownikom w ustawieniach ustawić dowolny odstęp czasu między jedną sekundą a czterema tygodniami. „Znikające wiadomości” można skonfigurować dla wszystkich nowych czatów lub w każdym czacie z konkretnym odbiorcą lub grupą. Może być również stosowany do istniejących czatów. Funkcje „znikających wiadomości” mogą być ustawiane przez obie strony czatu, co ma zastosowanie do wszystkich wymienianych wiadomości. Innymi słowy: nawet jeśli po stronie Komisji okres ten wynosi cztery tygodnie, druga strona czatu może wybrać krótszy okres.

Zespół śledczy zauważył, że z dokumentów przesłanych do wglądu przed spotkaniem wynika, że wniosek skarżącego o publiczny dostęp został zarejestrowany przez Sekretariat Generalny Komisji 31 stycznia 2024 r., a następnie przekazany gabinetowi przewodniczącego Komisji 2 lutego 2024 r. Zespół śledczy zapytał, czy gabinet odpowiedział na tę wiadomość.

Przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że wniosek o udzielenie dostępu został przekazany zespołowi „Archiwum” w gabinecie – zespołowi odpowiedzialnemu za rozpatrywanie dużej liczby wniosków i korespondencji dotyczących nie tylko publicznego dostępu. Wyjaśnili, że zazwyczaj może upłynąć trochę czasu, zanim wniosek o dostęp zostanie przekazany i przetworzony. Przypomnieli o bardzo dużej ilości korespondencji kierowanej codziennie do przewodniczącej i jej gabinetu.

Zespół prowadzący dochodzenie zauważył, że z kontroli dokumentów wynika, iż wniosek Sekretariatu Generalnego Komisji z dnia 2 lutego 2024 r. pozostał bez odpowiedzi. 20 lutego 2024 r. Sekretariat Generalny przedłużył termin przyjęcia decyzji w sprawie wniosku o udzielenie dostępu[5]. Komisja przypomniała, że brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie zgodnie z art. 7 ust. 4 rozporządzenia 1049/2001 uprawnia skarżącego do złożenia ponownego wniosku. Postanowił tego nie robić, pozostawiając wniosek w stanie uśpienia na 15 miesięcy, do czasu złożenia ponownego wniosku w maju 2025 r.

Przedstawiciele Komisji potwierdzili harmonogram. Wyjaśniły one, że przepisy rozporządzenia 1049/2001 chronią prawa wnioskodawcy w przypadku braku odpowiedzi ze strony instytucji w wyznaczonym terminie, ponieważ wnioskodawca może niezwłocznie złożyć ponowny wniosek. Ponadto Komisja przypomniała, że wbrew ogólnym zasadom prawa administracyjnego w państwach członkowskich na mocy rozporządzenia 1049/2001 nieaktywne wnioski mogą zostać ponownie uruchomione bez żadnych ograniczeń czasowych, nawet wiele lat po złożeniu pierwotnego wniosku.

Zespół prowadzący dochodzenie zauważył, że ze skontrolowanych dokumentów wydaje się wynikać, że latem 2025 r., kiedy przygotowywany był projekt decyzji potwierdzającej, nie doszło do pisemnej wymiany informacji między gabinetem a Sekretariatem Generalnym.

Przedstawiciele Komisji wyjaśnili, że wymiana miała miejsce ustnie. Sekretariat Generalny przygotowywał wówczas trzy odrębne decyzje potwierdzające w tej sprawie (w tym decyzję rozpatrywaną w niniejszej sprawie) i otrzymał od Rady Ministrów ustne informacje zwrotne na temat treści tych decyzji.

Jak określono w decyzji potwierdzającej, szef gabinetu przewodniczącego Komisji przypomniał, że 28 lub 29 stycznia 2024 r. przewodniczący Komisji otrzymał od prezydenta Francji wiadomość za pośrednictwem aplikacji do przesyłania wiadomości tekstowych „Signal”. Przewodnicząca Komisji i jej szef gabinetu omówili to przesłanie wkrótce po jego otrzymaniu. Uznały one, że przesłanie to powtórzyło ugruntowane stanowisko przedstawione już Komisji przez Francję w przeszłości w składach Rady i było również powszechnie znane[6].

Przedstawiciele Komisji zapewnili zespół prowadzący dochodzenie, że w praktyce wiadomości tekstowe o istotnej treści lub tematyce, które wymagałyby działań następczych ze strony Komisji, są przekazywane odpowiednim służbom w celu rejestracji i dalszego przetwarzania. Na przykład zarejestrowano by wiadomość tekstową od głowy państwa do przewodniczącego Komisji dotyczącą pewnych problemów politycznych w państwie członkowskim, a jej treść polityczna zostałaby przekazana do dalszego rozpatrzenia właściwej dyrekcji generalnej, jeżeli takie działania następcze byłyby konieczne.

Następnie zespół śledczy i przedstawiciele Komisji zaangażowali się w dyskusję na temat właściwej równowagi między przejrzystością a bezpieczeństwem. Komisja podkreśliła, żelista kontrolna Cmająca na celu zwiększenie bezpieczeństwa sygnału została przyjęta w odpowiedzi na identyfikację konkretnych zagrożeń dla bezpieczeństwa w przypadku cyberataku na telefony komórkowe, aby zapewnić, że każdy taki atak może uzyskać jedynie bardzo ograniczoną liczbę wiadomości. Zespół dochodzeniowy podkreślił, że komunikaty „znikające” powinny być przechowywane natychmiast po otrzymaniu przez danego urzędnika wniosku o publiczny dostęp do tych komunikatów, tak aby zapewnić Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich i Trybunałowi możliwość pełnienia ich roli nadzorczej. Wymagałoby to przeglądu obowiązujących przepisów i Komisja powinna to rozważyć.

Sprawdzone dokumenty

Przed posiedzeniem:

• 15 dokumentów (wiadomości e-mail i załączniki) przedstawiających kroki podjęte przez Komisję w celu rozpatrzenia wniosku skarżącego o udzielenie dostępu, od otrzymania pierwotnego wniosku o udzielenie dostępu w dniu 31 stycznia 2024 r. do przekazania skarżącemu decyzji potwierdzającej i załączników w dniu 27 lipca 2025 r.
• 1 dokument zatytułowany „Wytycznew sprawie rejestracji dokumentów z dnia 16 listopada 2018 r.”(nr ref. Ares(2018)5874624 – 16.11.2018).
• 1 dokument dotyczący toczącego się postępowania sądowego w sprawie T-641/25 Client Earth przeciwko Komisji.

Podczas spotkania:

Przedstawiciele Komisji wyjaśnili zespołowi dochodzeniowemu Rzecznika główne argumenty podniesione w toczących się postępowaniach sądowych w sprawach T-146/25 De Capitani i in. przeciwko Komisji oraz T-641/25 Client Earth przeciwko Komisji.

Komisja zwróciła się o zachowanie poufności wszystkich dokumentów wymienionych powyżej.

Zakończenie posiedzenia

Zespół prowadzący dochodzenie podziękował przedstawicielom Komisji za poświęcony im czas i przedstawione wyjaśnienia, a spotkanie zakończyło się.

Bruksela, dnia 19 grudnia 2025 r.

Rosita Hickey Nicholas Hernanz

Dyrektor ds. zapytań ofertowych

[1] Art. 4.8 przepisów wykonawczych Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

[2] Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj/eng

[3] [przypis dodany przez Komisję po posiedzeniu:] Zob. w odniesieniu do Rady Unii Europejskiej odpowiedź Rady Unii Europejskiej na inicjatywę strategiczną Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczącą rejestrowania wiadomości tekstowych i komunikatów błyskawicznych (SI/4/2021/MIG), załącznik V, nota dyrektora generalnego odpowiedzialnego za usługi cyfrowe, w której poinstruowano pracowników Rady, że komercyjne aplikacje do przesyłania wiadomości tekstowych mają być wykorzystywane wyłącznie do „krótkotrwałych,ulotnych rozmów na tematy publiczne lub niewrażliwe”oraz że „niemogą być wykorzystywane do udostępniania treści merytorycznych dotyczących kwestii wrażliwych”.

[4] Sprawy T-146/25 De Capitani i in. przeciwko Komisji oraz T-641/25 Client Earth przeciwko Komisji. Na zakończenie spotkania przedstawiciele Komisji udostępnili poufne dokumenty związane z postępowaniem sądowym.

[5] Zgodnie z art. 8 ust. 2 rozporządzenia 1049/2001.

[6] Przedstawiciele Komisji odnieśli się do oświadczenia prasowego wydanego przez rząd francuski po nadzwyczajnym posiedzeniu Rady Europejskiej 1 lutego 2024 r.: https://www.vie-publique.fr/discours/292886-emmanuel-macron-01022024-union-europeenne.