Magħmul skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew [1]

Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa NGO mingħajr skop ta’ qligħ li l-missjoni tagħha hija li “tagħti s-setgħa liż-żgħażagħ”. L-ilment ġie ppreżentat lill-Ombudsman mill-President tal-Bord tal-Fiduċjarji tal-ilmentatur.

2. Fid-29 ta' Settembru 2009, hija applikat għal għotja tal-UE fil-qafas tas-sejħa għall-proposti EACEA/12/09, Programm "Żgħażagħ fl-Azzjoni", Azzjoni 4.4 - Proġetti li jinkoraġġixxu l-kreattività u l-innovazzjoni fis-settur taż-żgħażagħ [2]. Il-proġett kien intitolat "E-VOLUTION-Globalising E-Youth Work". L-applikazzjoni kien fiha diversi deskrizzjonijiet ftit jew wisq dettaljati tal-attivitajiet tal-proġett [3]. Dawn ġew elenkati bħala: (i) attivitajiet virtwali bl-użu ta’ għodod tal-web; (ii) seminars; (iii) korsijiet ta’ taħriġ; (iv) il-ħolqien u l-produzzjoni ta’ għodod awdjoviżivi u multimedjali innovattivi; (v) kampanji ta’ sensibilizzazzjoni; (vi) attivitajiet ta’ netwerking; (vii) l-iskambju tal-aħjar prattiki; (viii) il-bini ta’ koerenza organizzattiva u maniġerjali; u (ix) il-promozzjoni ta' innovazzjonijiet immexxija miż-żgħażagħ [4]. L-ilmentatur kellu jirrekluta task force ta’ żgħażagħ Ewropej, iggwidata minn esperti, li jagħmlu brainstorm u joħolqu l-“Planet Dashboard web-space”, b’logħba ta’ projezzjoni online futura [5].  B’kollox, 15-il attività li kellhom jitwettqu kienu dettaljati, inkluż ir-reklutaġġ; ir-riċerka; brainstorming; it-taħriġ; kostruzzjoni online tal-pjattaforma E-Volution; jiltaqgħu fil-qafas ta’ Kungress Dinji taż-Żgħażagħ, sabiex jorganizzaw taħriġ u promozzjonijiet kif ukoll biex jirċievu feedback dwar il-ħidma li saret s’issa; l-implimentazzjoni teknika; u t-tnedija tal-websajt [6].  Tabella fil-paġna 22 tal-applikazzjoni speċifikat li l-għadd totali ta’ parteċipanti jkun ta’ 1 676.

3. Fl-10 ta' Diċembru 2009, l-ilmentatur (li jaġixxi bħala koordinatur ta' konsorzju ta' diversi organizzazzjonijiet) ikkonkluda Ftehim ta' Għotja (il-"Ftehim") mal-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura (l-"Aġenzija")^[7]. L-Artikolu I.1 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Ftehim speċifika, fost l-oħrajn, li l-azzjoni li għandha titwettaq kienet intitolata "E-VOLUTION-Globalising E-Youth Work" (l-"Azzjoni") u li l-ilmentatur u s-sħab tiegħu impenjaw ruħhom li jagħmlu dak kollu li jistgħu biex iwettqu l-Azzjoni kif deskritt fl-Anness I.

4. L-Anness I speċifika li l-għotja kellha l-għan “li timplimenta l-attivitajiet kif inhuma deskritti fil-formola tal-applikazzjoni sottomessa” mill-ilmentatur. Ġie previst ukoll li kwalunkwe bidla fl-attivitajiet kellha tiġi awtorizzata b’mod espliċitu mill-Aġenzija. Skont l-Artikoli I.2.2 u I.6 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Ftehim, l-azzjoni u l-perjodu ta’ eliġibbiltà tal-ispejjeż kellhom jibdew fl-1 ta’ Marzu 2010 u jintemmu fil-31 ta’ Awwissu 2011, u r-rapport finali ta’ implimentazzjoni teknika u d-dikjarazzjoni finanzjarja (minn hawn ’il quddiem flimkien ir-“rapport finali”) kellhom jiġu ppreżentati sal-31 ta’ Ottubru 2011.

5. Skont l-Artikolu I.9 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Ftehim, l-għotja kienet irregolata mit-termini tal-Ftehim u mir-regoli Komunitarji applikabbli. Skont l-istess dispożizzjoni, id-deċiżjonijiet tal-Aġenzija relatati mal-applikazzjoni tal-Ftehim jistgħu jiġu kkontestati mill-ilmentatur quddiem il-Qorti tal-Prim'Istanza ta' dak iż-żmien.

6. Fir-rigward tal-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Aġenzija, l-Artikolu I.4.3 tal-Ftehim ippreveda li l-Aġenzija kellha tikkontribwixxi massimu ta’ EUR 92 428.82. Minn dak l-ammont, 80 % kellhom jitħallsu bħala prefinanzjament fi żmien 45 jum mill-jum li fih l-aħħar parti ffirmat il-Ftehim [8]. L-Artikolu I.5.4 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Ftehim u l-Artikolu II.15.4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Ftehim ittrattaw il-pagament tal-bilanċ [9]. Skont l-Artikolu I.5.4 tal-Kundizzjonijiet Speċjali, it-talba għall-ħlas tal-bilanċ kellha tkun akkumpanjata mir-rapport finali. L-Aġenzija mbagħad kellha 90 jum biex tapprova jew tirrifjuta r-rapport finali u biex tħallas il-bilanċ, jew biex titlob dokumenti ta’ sostenn jew informazzjoni addizzjonali skont il-proċedura stabbilita fl-Artikolu II.15.4. L-Artikolu II.15.4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali kien jipprovdi, b’mod partikolari, li l-lanjant kellu jressaq talba għall-ħlas tal-bilanċ flimkien ma’ rapport finali dwar l-implimentazzjoni tal-azzjoni, dikjarazzjoni finanzjarja finali u diversi dokumenti oħra sad-data ta’ skadenza indikata fl-Artikolu I.6 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali (jiġifieri, oriġinarjament, il-31 ta’ Ottubru 2011). L-Aġenzija mbagħad kellha l-perjodu speċifikat fl-Artikolu I.5 tal-Kundizzjonijiet Speċjali (jiġifieri, 90 jum): (i) japprova r-rapport finali, (ii) jitlob lill-ilmentatur dokumenti ta’ sostenn jew kwalunkwe informazzjoni addizzjonali meħtieġa li tippermetti li r-rapporti jiġu approvati, jew (iii) jirrifjuta r-rapport(i) u jitlob is-sottomissjoni ta’ (a) rapport(i) ġdid/ġodda. (1) Fin-nuqqas ta' tweġiba bil-miktub mill-Aġenzija fil-limitu ta' żmien għall-iskrutinju, … għandu jitqies li r-rapporti ġew approvati. L-approvazzjoni, madankollu, "ma għandhiex timplika rikonoxximent tar-regolarità tagħhom jew tal-awtentiċità, il-kompletezza u l-korrettezza tad-dikjarazzjonijiet u l-informazzjoni li jkun fihom".

7. Fit-13 ta’ Diċembru 2010, l-ilmentatur talab lill-Aġenzija tawtorizza s-sostituzzjoni ta’ sieħeb fil-proġett. Fit-18 ta' Jannar 2011 ġiet iffirmata emenda korrispondenti għall-Ftehim. Sussegwentement, fit-28 ta’ Ġunju 2011, l-ilmentatur għamel talba lill-Aġenzija għal estensjoni ta’ tliet xhur tat-tul ta’ żmien tal-Azzjoni u l-perjodu ta’ eliġibbiltà skont il-Ftehim. Dik it-talba ġiet approvata fl-10 ta’ Awwissu 2011, meta l-partijiet iffirmaw it-tieni emenda għall-Ftehim. It-tul ta' żmien għalhekk ġie estiż sat-30 ta' Novembru 2011, u r-rapport finali tal-ilmentatur kien mistenni sal-31 ta' Jannar 2012.

8. Mhux aktar tard mit-22 ta’ Frar 2012, l-ilmentatur issottometta r-rapport finali tiegħu lill-Aġenzija [10]. Fir-rapport finali, il-proġett ġie miġbur fil-qosor kif ġej: “L-objettiv ta’ dan il-proġett huwa li jqajjem żgħażagħ Ewropej li normalment ma jkunux interessati fi kwistjonijiet globali bħas-sostenibbiltà għall-Isfidi globali tal-Futur li jistennewhom f’ħajjithom permezz ta’ logħba tal-kompjuter divertenti. Objettiv sekondarju huwa li t-teorija tintrabat maż-żgħażagħ għas-sostenibbiltà u s-sopravivenza tal-bniedem... Task Force żviluppat l-ideat inizjali li ġew ippreżentati lil udjenza globali taż-żgħażagħ fil-Kungress Dinji taż-Żgħażagħ f'Istanbul - li rrifjutawha bħala boring u l-ebda gost... Fil-laqgħa imsieħba fl-Olanda, approċċ ġdid ġie thrashed out għal logħba Facebook, Sustainaville - differenti ħafna mill-kunċett oriġinali iżda li jissodisfaw l-istess għanijiet: is-sensibilizzazzjoni dwar kwistjonijiet globali, u r-rabta tal-ideat mal-azzjoni permezz ta’ funzjoni ta’ “disinn mill-ġdid” bl-użu ta’ Google-earth...”. Ġie spjegat ukoll li: "It-Task Force oriġinali biddlet l-approċċ tad-Dashboard tal-Pjaneta [... Il-maniġment tal-ilmentatur oġġezzjona għal - u ġġieled għall-kunċett oriġinali - iżda mmexxi miż-żgħażagħ ifisser dak li jgħid, u ż-żgħażagħ... kienu sodi... Allura - il-logħba li se tara fuq www.sustainavillethegame.com hija differenti ħafna mill-kunċett oriġinali... Ir-raġuni hija: l-għoti tas-setgħa liż-żgħażagħ...". Ir-rapport semma wkoll li l-uniku prodott tal-proġett kien il-logħba fil-paġna web imsemmija hawn fuq u paġna ta’ reklutaġġ ta’ Facebook. Barra minn hekk, bi tweġiba għall-mistoqsija: "Liema titjib prattiku u loġistiku tagħmel kieku kellek tirrepeti l-esperjenza?", huwa ddikjara kif ġej: “ Uffiċjal tad-DĠ EACEA qabbel b’mod famuż proposta ta’ proġett Żgħażagħ fl-Azzjoni bħala simili għall-pjanijiet ta’ Architect għad-dar tiegħek, u qal: "Ma tkunx kuntent ħafna jekk il-perit ibiddel il-pjanijiet tiegħek matul il-bini...". Il-[President tal-kwerelant] MA kienx kuntent ħafna bil-bidliet taż-żgħażagħ fil-kunċett brillanti tiegħu u, kieku kellu jerġa' jagħmel dan il-proġett, kien ikun jixtieq ħafna li jkollu r-rwol tad-"Dictator Architect" - li jitlob li kull żagħżugħ involut jeżegwixxi l-ordnijiet tiegħu preċiżament skont il-proposta oriġinali tad-Dashboard tal-Pjaneta. Iżda dan iħabbat wiċċu ma' kull prinċipju tal-parteċipazzjoni taż-żgħażagħ, l-għoti tas-setgħa liż-żgħażagħ u t-tagħlim mhux formali li l-programm Żgħażagħ fl-Azzjoni tad-DĠ EACEA jeżisti biex jippromwovi...".

9. Fit-30 ta’ Mejju 2012, l-Aġenzija bagħtet ittra lill-ilmentatur dwar is-sitwazzjoni finanzjarja finali. Hija ddikjarat li r-rapport finali ma setax jiġi approvat peress li ma kienx għadu jikkorrispondi għall-proġett li kien ġie ppreżentat. B’hekk, l-Aġenzija talbet rimborż sħiħ tal-pagament ta’ prefinanzjament (EUR 73 943.06). Hija rreferiet għall-Artikolu 1 tal-Ftehim tal-Għotja (l-iskop tal-għotja) u għall-Anness 1 (deskrizzjoni tal-azzjoni). L-ilmentatur ġie infurmat li jista’ jitlob kunsiderazzjoni mill-ġdid fi żmien 30 jum mid-data tal-ittra.

10. Fit-8 ta' Ġunju 2012, il-President tal-ilmentatur ikkuntattja lill-Kummissjoni Ewropea (DĠ EACEA) u talab estensjoni tal-iskadenza bi 15-il jum u li jiġi infurmat dwar ir-raġunijiet għaliex ir-rapport ma kienx instab sodisfaċenti. Huwa spjega li, mingħajr dik l-informazzjoni, ma setax jiġġudika liema informazzjoni addizzjonali għandha tiġi pprovduta.

11. Fil-11 ta’ Ġunju 2012, l-Aġenzija infurmat lill-ilmentatur li appell kien se jiġi aċċettat b’mod eċċezzjonali sat-13 ta’ Lulju 2012. L-ittra tagħha ddikjarat ukoll li t-talba għar-rimborż sħiħ kienet ibbażata fuq in-nuqqas ta’ rispett tal-Ftehim. Ir-rapport finali tal-proġett ma baqax jikkorrispondi mal-proġett li kien ġie sottomess.

12. Fit-13 ta' Lulju 2012, l-ilmentatur issottometta ittra ta' appell lill-Aġenzija. L-ilmentatur ammetta li kien hemm ċerta differenza bejn il-proġett inizjali u r-riżultat. Madankollu, hija qieset fis-sustanza li dan kien naturali, fid-dawl tal-missjoni kkonċernata, li essenzjalment kienet li “tagħti s-setgħa liż-żgħażagħ”. Wieħed ma setax jirrikjedi l-parteċipazzjoni sħiħa taż-żgħażagħ fit-teħid tad-deċiżjonijiet u fl-istess ħin jistenna li r-riżultat aħħari jikkorrispondi perfettament għall-proġett inizjali. Barra minn hekk, l-UE kienet konxja tal-bidla fid-direzzjoni fil-proġett, mill-emails mibgħuta mill-ilmentatur, u ma kinitx oġġezzjonat. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur enfasizza li wħud mill-aħjar proġetti tiegħu kienu nħolqu bl-appoġġ finanzjarju tal-UE. Irkupru sħiħ kważi ċertament jimplika l-għeluq tal-ilmentatur, li ma jistax ikun riżultat mixtieq mill-UE. Għalhekk, hija ttamat li tinstab soluzzjoni għal din il-problema.

13. Fis-7 ta’ Novembru 2012, l-Aġenzija bagħtet ittra lill-ilmentatur dwar is-sitwazzjoni finanzjarja finali wara appell u kkonfermat l-ordni ta’ rkupru tagħha.

L-ewwel nett, hija sostniet li l-kontenut, l-objettivi u l-programm ta' ħidma implimentati kienu differenti b'mod sinifikanti mill-proġett oriġinali, kif ippreżentat fl-applikazzjoni tal-ilmentatur. Fil-fatt, l-ilmentatur essenzjalment impenja ruħu li joħloq "l-ispazju tal-internet Planet Dashboard" bil-parteċipazzjoni taż-żgħażagħ Ewropej, iggwidati minn esperti, għalliema u persuni li jaħdmu maż-żgħażagħ. Minflok, l-ilmentatur ħoloq paġna ta' reklutaġġ fuq Facebook u logħba msejħa "Sustainaville", li huwa stess iddeskriva fir-rapport finali bħala differenti ħafna mill-kunċett oriġinali. L-għan tiegħu ġie deskritt mill-ilmentatur bħala li jqajjem żgħażagħ Ewropej li normalment ma jkunux interessati fi kwistjonijiet globali bħas-sostenibbiltà għall-isfidi futuri li jistennewhom f’ħajjithom permezz ta’ logħba tal-kompjuter divertenti. Fiż-żmien meta ġew ippreżentati l-applikazzjonijiet, dawn ġew eżaminati abbażi tal-objettivi u l-prijoritajiet definiti mill-Kummissjoni Ewropea. Madankollu, is-sostenibbiltà la kienet objettiv u lanqas prijorità għas-sejħa. Aktar tard, l-applikazzjonijiet ġew eżaminati minn esperti indipendenti abbażi tal-kwalità tal-kontenut tal-attivitajiet. Matul il-proġett, ma setgħet tiġi adottata l-ebda bidla għall-proġett, mingħajr ma tiġi infurmata l-Aġenzija. B’referenza għall-Artikolu I.1.2 ^[11] u I.3.1 a)^[12] tal-Ftehim, l-Aġenzija qieset li l-fatt li l-programm ikkonċernat ippromwova l-parteċipazzjoni sħiħa u attiva taż-żgħażagħ fit-teħid tad-deċiżjonijiet ma kienx jimplika li proġett approvat seta’ jinbidel kompletament, sabiex, f’termini ta’ pjan ta’ ħidma, impatt u prodotti finali, ma kienx għadu jikkorrispondi għal dak li ġie vvalutat inizjalment u miftiehem kuntrattwalment.

It-tieni nett, dawn il-bidliet fundamentali ma kienu s-suġġett ta’ ebda talba għal emenda. Madankollu, l-Artikolu II.13 ^[13] tal-Ftehim kien jeħtieġ li kwalunkwe bidla sostanzjali għandha tintalab fi żmien xieraq qabel ma kellha tidħol fis-seħħ. Barra minn hekk, il-kwerelant informa lill-Aġenzija, fit-12 ta’ Mejju 2011, li ma kien se jinbidel xejn fil-proġett.

It-tielet, l-għadd totali ta’ parteċipanti effettivi fil-proġetti kien tmien darbiet inqas minn dak inizjalment previst fl-applikazzjoni.

Ir-raba’, il-prototip tal-logħba ma nkisibx fi tmiem il-perjodu ta’ eliġibbiltà, u s-sit tal-internet imsemmi mill-ilmentatur ma kienx qed jiffunzjona. Il-prodott miksub ma kienx verifikabbli. L-uniku element "tanġibbli" disponibbli kien filmat ta' ftit sekondi fuq YouTube, mingħajr ma jissemma l-Programm Żgħażagħ fl-Azzjoni. Għalhekk, il-klawżola ta’ pubbliċità ma ġietx irrispettata.

Il-ħames, l-intenzjoni tal-ilmentatur, kif imsemmija b'mod ċar fir-rapport finali, kienet li jippreżenta r-riżultati tal-proġett taħt il-qafas ta' proġett ieħor iffinanzjat mill-Programm Żgħażagħ fl-Azzjoni. Dan kellu potenzjal għoli li joħloq sitwazzjoni ta’ konfużjoni u nuqqas ta’ fehim kemm fil-livell operazzjonali kif ukoll fil-livell baġitarju (finanzjament doppju).

14. Fl-20 ta’ Novembru 2012, inħarġet nota ta’ debitu li tispeċifika li l-ammont pendenti għandu jitħallas mhux aktar tard mill-4 ta’ Jannar 2013. In-nota ta’ debitu kien fiha l-ġustifikazzjoni li ġejja: "Azzjoni mhux implimentata. Il-proġett realizzat ma għadux jikkorrispondi mal-applikazzjoni magħżula." Fit-3 ta' Jannar 2013, l-ilmentatur bagħat l-ilment tiegħu lill-Ombudsman (li rċieva fl-14 ta' Jannar 2013). Fl-4 ta’ Jannar 2013, l-ilmentatur ħallas lura lill-Aġenzija l-ammont li talab.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

15. Fl-ilment oriġinali tiegħu lill-Ombudsman Ewropew, l-ilmentatur allega li l-Aġenzija ma aġixxietx f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. B'appoġġ għall-allegazzjoni, hija ppreżentat għadd ta' argumenti biex turi li l-Aġenzija (i) aġixxiet b'mod illegali u inġust billi rrifjutat ir-rapport finali tal-ilmentatur u billi pproċediet bl-irkupru, u (ii) naqset milli tirrispetta d-drittijiet proċedurali tagħha. L-ilmentatur iddikjara li l-Aġenzija għandha tidħol f’diskussjoni mhux kontradittorja miegħu bil-ħsieb li taqbel dwar saldu finanzjarju xieraq, inkluż (i) it-tnaqqis tal-ammont li għandu jiġi rkuprat u (ii) id-definizzjoni ta’ skema ta’ pagament biex tittaffa l-pressjoni finanzjarja fuq l-ilmentatur.

16. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Aġenzija, l-ilmentatur spjega li, minħabba li, sadanittant, kien ħallas lura lill-Aġenzija l-ammont mitlub, it-talba tiegħu ta' hawn fuq jenħtieġ li tiġi mmodifikata, fis-sens li l-Aġenzija jenħtieġ li toffri (i) benefiċċju finanzjarju, permezz tar-revoka tal-ordni ta' ħlas lura sħiħ, jew is-sostituzzjoni tiegħu b'ordni ta' ħlas lura parzjali, u (ii) benefiċċju għar-reputazzjoni permezz ta' xi forma ta' rikonoxximent mill-Aġenzija li l-ilmentatur aġixxa b'mod responsabbli u in bona fide, u li l-Ordni ta' Rkupru ma tikkostitwixxix att ta' akkuża tal-ħidma kollha tal-ilmentatur għaż-Żgħażagħ fl-Azzjoni.

17. Minħabba li din il-modifika hija pjuttost formali u li l-kontenut tal-opinjoni tal-Aġenzija huwa biżżejjed biex jittratta t-talba modifikata, l-Ombudsman jiddeċiedi li jinkludi din it-talba l-ġdida fl-inkjesta tiegħu u li jqisha għall-finijiet ta' din il-Proposta għal Soluzzjoni Amikevoli, mingħajr ma jkun meħtieġ li l-Aġenzija tiġi mistiedna tippreżenta opinjoni komplementari.

18. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Aġenzija, l-ilmentatur għamel ukoll għadd ta' sottomissjonijiet li, peress li huma pjuttost sistemiċi fin-natura tagħhom, jistgħu jiġu ttrattati aħjar fil-qafas ta' inkjesta fuq inizjattiva proprja aktar milli f'dik ta' din l-inkjesta. L-Ombudsman għalhekk se jikkunsidra li jniedi inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar il-kwistjonijiet li ġejjin imqajma mill-ilmentatur: (i) l-introduzzjoni ta’ rapportar interim fi ftehimiet ta’ għotja li huma komparabbli ma’ dak użat f’dan il-każ, u (ii) ir-reviżjoni tal-gwida tal-Aġenzija lill-benefiċjarji tal-għotjiet, sabiex jitnaqqas ir-riskju finanzjarju mqiegħed fuqhom.

L-inkjesta

19. Fl-14 ta' Jannar 2013, l-Ombudsman irċieva l-ilment tal-ilmentatur. L-ilmentatur issottometta evidenza fl-4 ta’ Frar u fl-1 ta’ Marzu 2013.

20. Fl-1 ta' Marzu 2013, l-Ombudsman fetaħ inkjesta u stieden lill-Aġenzija tippreżenta opinjoni dwar l-allegazzjoni u t-talba.

21. Fit-30 ta' April 2013, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Aġenzija.

22. Fis-6 ta' Mejju 2013, l-Ombudsman bagħat l-opinjoni tal-Aġenzija lill-ilmentatur.

23. Fit-28 ta' Ġunju 2013, l-Ombudsman irċieva l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur dwar l-opinjoni tal-Aġenzija. Fl-1 ta' Lulju 2013, l-Ombudsman irċieva osservazzjonijiet komplementari, iffirmati mill-ex president tal-ilmentatur.

L-analiżi tal-Ombudsman u l-konklużjonijiet proviżorji

Osservazzjonijiet preliminari

24. Din il-Proposta għal Soluzzjoni Amikevoli tittratta esklużivament l-argumenti rilevanti relatati mal-allegat rifjut inġust u illegali tar-rapport finali tal-ilmentatur u l-irkupru sussegwenti. Il-kwistjonijiet li fadal ser jiġu analizzati fi stadju aktar tard fid-dawl tal-eżitu ta' din il-Proposta għal Soluzzjoni Friendly.

A. Allegazzjoni li l-Aġenzija ma kkonformatx mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba fis-sens li l-irkupru kien inġust u illegali

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

25. Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur sostna, fost l-oħrajn, li l-ittra tal-Aġenzija tat-30 ta' Mejju 2012, li fiha l-Aġenzija rrifjutat ir-rapport finali u talbet l-irkupru tal-pagament ta' prefinanzjament, intbagħtet erba' xhur wara li l-ilmentatur kien issottometta r-rapport finali. Dan kien kuntrarju għall-Artikolu I.5.4 tal-Ftehim, li jipprevedi limitu ta’ żmien ta’ 90 jum.

26. Fl-opinjoni tagħha dwar l-ilment, l-Aġenzija rrifjutat li tikkunsidra mill-ġdid it-talba tagħha għall-irkupru. Fir-rigward tat-termini applikabbli, hija spjegat li r-rapport finali kien intbagħat mill-persuna li ressqet l-ilment biss fl-20 ta’ Frar 2012, jiġifieri 20 jum wara l-iskadenza estiża, u kien wasal għand l-Aġenzija fit-22 ta’ Frar 2012. Dan ma ppermettiex li l-evalwazzjoni tar-rapport tiġi integrata fl-ippjanar inizjali. Barra minn hekk, il-fatt li r-rapport ma kien jikkorrispondi għall-ebda wieħed mir-riżultati mistennija kien ifisser li kien meħtieġ li jitwettqu kontenut u evalwazzjoni finanzjarja fil-fond ad hoc. Għalhekk, l-ittra ta’ informazzjoni minn qabel intbagħtet fit-30 ta’ Mejju 2012, jiġifieri tliet xhur u sitt ijiem kalendarji wara li kien wasal ir-rapport finali. Fl-opinjoni tagħha, l-Aġenzija rrikonoxxiet dawk is-sitt ijiem ta’ dewmien u skużat ruħha għall-inkonvenjenza.

27. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Aġenzija, l-ilmentatur, fost l-oħrajn, laqa’ r-rikonoxximent tal-Aġenzija li l-ittra ta’ preinformazzjoni kienet intbagħtet barra mill-perjodu kuntrattwali rilevanti. Huwa apprezza l-apoloġija tal-Aġenzija iżda rrifjuta li jaċċettaha bħala suffiċjenti. Fil-fehma tal-ilmentatur, l-iskadenza tal-limitu ta' żmien ta' 90 jum ma kinitx trivjali jew sempliċiment dettall tal-proċedura formali. Tabilħaqq, il-Ftehim diġà ppermetta lill-Aġenzija 90 jum għal riflessjoni. L-ilmentatur indika li l-kuntratti ta' distakkament innegozjati liberament normalment ma pprovdewx lill-klijent b'90 jum biex jaċċetta jew jirrifjuta fattura. L-Aġenzija, wara li affermat is-setgħa tagħha li tikkuntratta skont it-termini tagħha stess, jenħtieġ li tkun meħtieġa tirrispetta l-obbligi tagħha u tħallas bis-sħiħ wara 90 jum ta’ silenzju. Minħabba li l-ordni ta’ rkupru heddet l-eżistenza stess tal-ilmentatur, l-ilmentatur iddikjara li ma kellu l-ebda għażla oħra ħlief li jinsisti li l-Aġenzija kienet qed tikser b’mod ċar il-Ftehim.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli

28. Mill-bidu nett, l-Ombudsman tinnota li l-Aġenzija rrikonoxxiet li kienet irrifjutat tard ir-rapport finali tal-ilmentatur u l-proġett implimentat deskritt fih. Madankollu, il-partijiet ma jaqblux dwar l-effetti legali tar-rifjut tardiv tal-Aġenzija. L-Ombudsman huwa tal-fehma li din il-kwistjoni, li tikkonċerna l-validità tal-irkupru, jeħtieġ li tiġi eżaminata qabel ma jiġu eżaminati l-argumenti li fadal li l-partijiet qajmu fis-sottomissjonijiet tagħhom.

29. Il-materjali ppreżentati mill-partijiet juru li l-Aġenzija impenjat ruħha li tħallas lill-ilmentatur kontribuzzjoni massima ta' EUR 92 428.82 [14]. Minn dak l-ammont, 80 % tħallsu lill-ilmentatur bħala prefinanzjament. Il-bilanċ kellu jitħallas mill-Aġenzija wara t-talba tal-ilmentatur, flimkien mar-rapport finali [15]. Skont l-Artikolu I.5.4 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Ftehim, l-Aġenzija kellha 90 jum mill-jum tas-sottomissjoni tar-rapport finali mill-ilmentatur biex tapprovah jew tirrifjutah u biex tħallas il-bilanċ, jew biex titlob dokumenti ta’ sostenn jew informazzjoni addizzjonali. L-Artikolu II.15.4 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali jipprevedi, inter alia, li "[f]il-każ ta' nuqqas ta' tweġiba bil-miktub mill-Aġenzija fil-limitu ta' żmien għall-iskrutinju […, jiġifieri, id-90 jum imsemmija hawn fuq], ir-rapporti għandhom jitqiesu li ġew approvati."

30. Mhuwiex kompletament ċar mis-sottomissjonijiet tal-partijiet f'liema data l-ilmentatur issottometta t-talba għall-pagament tal-bilanċ u r-rapport finali. Madankollu, anki jekk wieħed jassumi li d-data tas-sottomissjoni kienet l-aħħar waħda mit-tnejn stabbiliti hawn fuq, jiġifieri, it-22 ta’ Frar 2012, l-Aġenzija rrikonoxxiet fl-opinjoni tagħha li kienet qabżet il-limitu ta’ żmien ta’ 90 jum b’sitt ijiem [16].

31. L-Ombudsman tilqa' l-apoloġija tal-Aġenzija għal dak id-dewmien. Madankollu, huwa jikkondividi l-fehma tal-ilmentatur li dan id-dewmien ma kienx "trivjali" fil-kuntest kuntrattwali partikolari [17]. Fil-fatt, bis-saħħa tal-Artikolu II.15.4 imsemmi hawn fuq, fit-23 ta' Mejju 2012, ir-rapport finali tqies li ġie approvat. Għalhekk, l-Aġenzija ma kinitx aktar intitolata li tirrifjutaha diversi jiem wara u kienet meħtieġa tipproċedi bħallikieku kienet approvat b’mod espliċitu r-rapport finali. Fil-fehma tal-Ombudsman dwar id-dispożizzjonijiet tal-Artikolu II.15.4 tal-Ftehim, l-approvazzjoni impliċita tar-rapport finali tfisser li l-proġett implimentat mill-ilmentatur, kif deskritt fir-rapport finali, b'hekk ġie approvat ukoll mill-Aġenzija.

32. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman jinnota li l-Aġenzija ma argumentatx fil-proċedimenti quddiem l-Ombudsman li l-approvazzjoni impliċita tagħha tar-rapport finali ma kinitx tkopri d-deskrizzjoni tal-proġett implimentat f’dak ir-rapport, jew li l-istipulazzjoni fl-Artikolu II.15.4, li tistabbilixxi dik l-approvazzjoni “m’għandhiex timplika rikonoxximent tar-regolarità tagħhom jew tal-awtentiċità, il-kompletezza u l-korrettezza tad-dikjarazzjonijiet u l-informazzjoni li fihom” tawtorizzaha treġġa’ lura l-approvazzjoni impliċita tagħha tal-proġett implimentat, kif deskritt fir-rapport finali, għar-raġuni li ma kienx jikkorrispondi għall-proġett ippreżentat inizjalment.

33. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-ftehim ta' għotja li ntuża ma għamilx ċar biżżejjed it-tifsira eżatta tal-"approvazzjoni" tar-rapport finali u l-kamp ta' applikazzjoni tiegħu. In-nuqqas ta’ ċarezza huwa, sa ċertu punt, dovut għall-fatt li l-Artikolu II.15.4 fih l-istipulazzjoni ta’ hawn fuq, li l-formulazzjoni tagħha mhijiex ċara biżżejjed. Fid-dawl ta' dan, l-Ombudsman huwa tal-fehma li, peress li l-Aġenzija abbozzat il-Ftehim, li huwa mudell standard, u li t-termini tal-Ftehim ma setgħux jiġu nnegozjati liberament mill-ilmentatur, it-termini tiegħu, li mhumiex ċari, jeħtieġ li jiġu interpretati favur il-ilmentatur (il-prinċipju ta' contra proferentem). Barra minn hekk, peress li l-istipulazzjoni ta’ hawn fuq hija limitazzjoni tal-kamp ta’ applikazzjoni u għalhekk, min-natura tagħha stess, tikkostitwixxi eċċezzjoni, jeħtieġ li tiġi interpretata bħala tali, jiġifieri, b’mod restrittiv.

34. Fid-dawl tal-prinċipji ta' hawn fuq, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-istipulazzjoni ta' hawn fuq - li tidher li tindirizza żewġ kwistjonijiet, jiġifieri, (i) ir-regolarità tar-rapport finali, u (ii) l-awtentiċità, il-kompletezza u l-korrettezza tad-dikjarazzjonijiet u l-informazzjoni li jinsabu fih - jeħtieġ li tiġi interpretata fl-intier tagħha fid-dawl tat-tieni parti tagħha, li essenzjalment tindirizza l-kwistjoni ta' dikjarazzjonijiet mhux kompluti, mhux preċiżi, mhux korretti jew foloz li jinsabu fir-rapport finali. Fir-rigward tal-kunċett ta' regolarità, dan ma jistax jiġi interpretat b'mod estensiv sabiex jawtorizza lill-Aġenzija ma tirrispettax il-limitu ta' żmien ta' 90 jum u biex treġġa' lura l-approvazzjoni tagħha - impliċita u espliċita tar-rapport finali fi kwalunkwe ħin u skont ir-rieda tagħha. L-approvazzjoni bħala tali għalhekk titlef l-iskop effettiv tagħha u ssir sempliċement illużorja, li jmur kontra l-prinċipju taċ-ċertezza legali u l-aspettattivi leġittimi tal-benefiċjarju tal-għotja. Kif ġustament indikat mill-ilmentatur, l-għan tal-perjodu ta’ 90 jum għal deċiżjoni dwar l-approvazzjoni jew ir-rifjut huwa li jipprovdi lill-kuntratturi tal-Aġenzija b’ċertezza legali u li jagħmel l-Att dwar l-Amministrazzjoni.

35. Barra minn hekk, l-Ombudsman iqis id-dispożizzjonijiet li fadal tal-Ftehim li jipprevedu, fost l-oħrajn, li l-Aġenzija għandha 90 jum biex tapprova jew tirrifjuta r-rapport finali u biex tħallas il-bilanċ. Ma jistax jingħad li l-perjodu ta’ 90 jum ma jkunx biżżejjed biex l-Aġenzija tirrifjuta rapport finali, speċjalment meta tqis li dan għandu jiġi miċħud għal raġuni bħal dik f’dan il-każ.

36. B'konsegwenza ta' dan, l-Ombudsman iqis li, fit-30 ta' Mejju 2012, l-Aġenzija ma kinitx aktar intitolata li tirrifjuta r-rapport u l-proġett implimentat kif deskritt fih u li titlob rimborż tal-pagament ta' prefinanzjament għal din ir-raġuni biss. Barra minn hekk, l-Ombudsman iqis li l-Aġenzija kienet obbligata, skont l-Artikolu I.5.4 tal-Ftehim, li tħallas il-bilanċ lill-ilmentatur [18].

37. Għalhekk, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-irkupru tal-ammont mitlub għar-raġuni msemmija hawn fuq kien ab initio bi ksur tal-Ftehim u għalhekk illegali. L-ispjegazzjoni tal-Aġenzija, jiġifieri, l-allegata sottomissjoni tard tal-ilmentatur tar-rapport finali, mhijiex rilevanti peress li ma teħlisx lill-Aġenzija milli jkollha tirrispetta l-Ftehim u, b'mod partikolari, il-limitu ta' żmien ta' 90 jum. L-Aġenzija setgħet irreaġixxiet għall-allegat dewmien min-naħa tal-ilmentatur billi kkunsidrat possibbiltajiet oħra previsti mill-Ftehim, bħas-sospensjoni tal-perjodu għall-pagament, it-terminazzjoni tal-Ftehim jew penali finanzjarja. Madankollu, ma kienx awtorizzat mill-Ftehim li ma jirrispettax il-limitu ta’ żmien imsemmi hawn fuq. Fir-rigward tal-affermazzjoni tal-Aġenzija li l-allegata sottomissjoni tard tal-ilmentatur tar-rapport finali, flimkien mal-allegati nuqqasijiet f'dak ir-rapport, ikkomplikaw it-trattament intern tiegħu, l-Ombudsman huwa tal-fehma li dawn iċ-ċirkostanzi mhumiex rilevanti. Il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jirrikjedu li l-Aġenzija tirrispetta l-Ftehim, li hija stess kienet abbozzat, u li torganizza l-proċeduri interni tagħha b’tali mod li tkun tista’ tikkonforma mal-impenji tagħha. Dan huwa aktar u aktar minnu jekk l-Aġenzija qieset li l-proġett kif deskritt fir-rapport finali kien defiċjenti. Għal tali valutazzjoni, lanqas 90 jum ma jidhru li huma meħtieġa.

38. Fid-dawl tas-sejbiet preliminari ta’ hawn fuq, l-Ombudsman japprezza jekk l-Aġenzija tkun tista’ taċċetta li ma kinitx intitolata tirrifjuta r-rapport finali u għalhekk tkun tista’ tannulla l-ordni ta’ rkupru u tirrimborża l-ammont irkuprat lill-ilmentatur, kif ukoll l-imgħax ta’ inadempjenza. Barra minn hekk, l-Aġenzija tista’ tidħol f’negozjati mal-ilmentatur bil-ħsieb li taċċerta l-valur tal-attivitajiet mhux implimentati, sabiex tiddetermina l-valur tal-bilanċ li għandu jitħallas lill-ilmentatur, jekk ikun hemm.

39. Għar-raġunijiet kollha msemmija hawn fuq, l-Ombudsman jagħmel, skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, proposta korrispondenti għal soluzzjoni amikevoli.

B. Il-proposta għal soluzzjoni amikevoli

L-Aġenzija setgħet taċċetta li ma kinitx intitolata tirrifjuta r-rapport finali u għalhekk setgħet tannulla l-ordni ta’ rkupru tagħha u tirrimborża l-ammont irkuprat, kif ukoll l-imgħax ta’ inadempjenza.

Barra minn hekk, l-Aġenzija tista’ tidħol f’negozjati mal-ilmentatur bil-ħsieb li taċċerta l-valur tal-attivitajiet mhux implimentati, sabiex tiddetermina l-valur tal-bilanċ li għandu jitħallas lill-ilmentatur, jekk ikun hemm.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fil-11 ta' Settembru 2013