Għażiż President,

Is-sistema ta’ gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni Ewropea għandha rwol importanti ħafna biex tinforma d-deċiżjonijiet meħuda mill-Kummissjoni. Hemm aktar minn 1100 grupp ta’ esperti li r-rwol tagħhom huwa li jipprovdu pariri speċjalizzati lill-Kummissjoni.^[1]

F'Mejju 2016, il-Kummissjoni rrevediet ir-regoli ġeneralment applikabbli tagħha dwar il-ħolqien u l-operat tal-gruppi ta' esperti tal-Kummissjoni [2], b'segwitu għal inkjesta tal-Ombudsman [3].

Tħassib dwar kif jiġu applikati dawn ir-regoli tqajjem mis-soċjetà ċivili [4] u mill-akkademiċi [5], kif ukoll fil-kuntest tal-konsultazzjoni pubblika tal-Ombudsman dwar it-trasparenza u l-parteċipazzjoni fit-teħid ta’ deċiżjonijiet tal-UE relatati mal-ambjent [6].

Huwa għalhekk li ddeċidejt li niftaħ din l-inkjesta strateġika bħala segwitu għall-inkjesta preċedenti tiegħi u li nivvaluta kif il-Kummissjoni tapplika r-regoli tagħha għall-gruppi ta’ esperti.

Se niffoka b'mod partikolari fuq kif il-Kummissjoni tiżgura li l-miżuri ta' trasparenza fir-regoli tagħha jiġu rrispettati b'mod sinifikanti.[7] F'dan il-kuntest, ninnota li l-Kummissjoni impenjat ruħha li ttejjeb id-disponibbiltà u l-affidabbiltà tad-data fir-Reġistru tal-gruppi ta' esperti fost miżuri oħra ta' trasparenza.

Għalhekk inkun grat jekk tkun tista’ tipprovdi tweġiba għall-mistoqsijiet fl-anness sal-15 ta’ Ottubru 2024. Aħna se nagħmlu t-tweġiba tiegħek pubblika.

F’każ ta’ mistoqsijiet, il-persunal tiegħek jista’ jikkuntattja lill-uffiċjali tal-inkjesti responsabbli, is-Sur Koen Roovers u s-Sa Alice Bernard.

Dejjem tiegħek,

Emily O'Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 01/07/2024

Mistoqsijiet tal-Anness - għall-Kummissjoni

1) Sabiex il-pubbliku jkun jista' jsegwi l-iżviluppi fi ħdan il-gruppi ta' esperti, jipparteċipa fit-teħid ta' deċiżjonijiet jew jifhem jekk grupp ta' esperti partikolari għadux attiv, informazzjoni aġġornata dwar l-attivitajiet tal-gruppi ta' esperti hija essenzjali.

a. Il-Kummissjoni toffri xi gwida lill-membri tal-persunal tagħha inkarigati mill-gruppi ta’ esperti fir-rigward ta’ liema dokumenti l-gruppi ta’ esperti huma obbligati jagħmlu pubbliċi? Jekk iva, jekk jogħġbok ipprovdi d-dokumenti rilevanti għall-ispezzjoni.

b. X’tagħmel il-Kummissjoni biex tiżgura li l-minuti dwar il-laqgħat tal-gruppi ta’ esperti jkunu sinifikanti? Pereżempju, dawk responsabbli għall-abbozzar tal-minuti dwar il-laqgħat tal-gruppi ta’ esperti jirċievu gwida f’dan ir-rigward? Jekk iva, jekk jogħġbok ipprovdi d-dokumenti rilevanti għall-ispezzjoni.

c. Il-Kummissjoni kif tiżgura li d-dokumenti rilevanti kollha, inklużi l-aġendi, jiġu ppubblikati fi żmien xieraq qabel il-laqgħa?

d. F’każijiet ta’ gruppi ta’ esperti li ilhom stabbiliti, il-minuti mil-laqgħat li saru fil-passat jistgħu ma jibqgħux aċċessibbli. Il-Kummissjoni tneħħi minuti aktar antiki? Jekk iva, x’inhuma l-kriterji biex isir dan?

Bi qbil mad-dipartimenti kompetenti tal-Kummissjoni, grupp ta' esperti jista', b'maġġoranza sempliċi tal-membri tiegħu, jiddeċiedi li d-deliberazzjonijiet tiegħu jkunu pubbliċi.

a. Kemm-il grupp ta’ esperti qed jagħmlu streaming tal-laqgħat tagħhom online?

b. X’inċentivi daħħlet fis-seħħ il-Kummissjoni biex tħeġġeġ aktar ftuħ u aċċessibbiltà tal-attivitajiet tal-gruppi ta’ esperti għall-pubbliku?

B’kuntrast ma’ dan, xi gruppi ta’ esperti b’osservaturi jista’ jkollhom sessjonijiet magħluqa, li jfisser li dawn is-sessjonijiet ikunu magħluqa għal osservaturi akkreditati.

c. Fuq liema bażi grupp ta’ esperti jiddeċiedi li jorganizza sessjonijiet li jkunu magħluqa għall-osservaturi akkreditati tal-partijiet ikkonċernati, u meta tali laqgħat b’bibien magħluqa jitqiesu xierqa?

d. Kemm-il grupp ta’ esperti organizza sessjonijiet li huma magħluqa għall-osservaturi akkreditati tal-partijiet ikkonċernati?

3) Id-dokumenti relatati mal-ħidma tal-gruppi ta' esperti jistgħu jinstabu f'diversi postijiet online, inkluż ir-reġistru tal-grupp ta' esperti, sit web iddedikat tal-grupp ta' esperti, pjattaforma tad-DĠ, jew il-pjattaforma CIRCABC, jew fir-reġistru tal-atti delegati u l-atti ta' implimentazzjoni ^[8]. Mill-perspettiva taċ-ċittadini, in-navigazzjoni ta’ dawn ir-reġistri tista’ tkun ta’ sfida u tista’ tikkomplika l-kontribut tagħhom b’mod f’waqtu u sinifikanti għall-ħidma tal-gruppi ta’ esperti.

a. Il-Kummissjoni tista' tispjega għaliex tuża diversi pjattaformi għall-ħżin u l-pubblikazzjoni ta' dokumenti relatati mal-ħidma tal-gruppi ta' esperti?

b. Il-Kummissjoni tikkunsidra li tissimplifika l-ambjent tal-informazzjoni tagħha, pereżempju billi toħloq portal uniku li jista’ jitfittex għad-dokumenti rilevanti kollha relatati mal-gruppi ta’ esperti?  X’ikunu l-isfidi tekniċi għall-ħolqien ta’ portal bħal dan?

Barra minn hekk, biex issib dokument fir-reġistru tal-grupp ta’ esperti jew fir-reġistru tal-atti delegati, wieħed jeħtieġ li jkun jaf: (i) li jeżisti dokument, (ii) x’inhu t-titolu eżatt, u (possibbilment) (iii) il-laqgħa u l-grupp ta’ esperti li fihom ġie diskuss, li jikkomplika s-sejba ta’ dokumenti.

c. Il-Kummissjoni kif tista’ ttejjeb l-għażliet ta’ tiftix għal dokumenti relatati ma’ gruppi ta’ esperti fuq terminu qasir? Pereżempju, il-Kummissjoni tipprovdi gwida lill-persunal tagħha dwar il-produzzjoni ta’ kliem ewlieni li huma marbuta mad-dokumenti, kif ukoll dwar l-għoti ta’ titoli għad-dokumenti, biex jiġu ottimizzati t-tfittxijiet tad-dokumenti?

4) Meta l-osservaturi tal-partijiet ikkonċernati jiġu mistiedna jissottomettu kummenti bil-miktub, jista' ma jkunx dejjem ċar kif il-kummenti mbagħad jitqiesu mill-grupp ta' esperti u mill-Kummissjoni.

a. Il-Kummissjoni kif tiżgura li jkun ċar għall-partijiet ikkonċernati kif tqiesu l-fehmiet tagħhom (u l-fehmiet ta’ partijiet ikkonċernati oħra) espressi bil-miktub? Pereżempju, kemm-il darba u f’liema ċirkostanzi l-Kummissjoni toħroġ tabella ta’ “tweġibiet għall-kummenti”? Jekk il-Kummissjoni ħarġet gwida dwar dan, tista’ tipprovdi d-dokumenti rilevanti.

b. Il-fehmiet tal-partijiet ikkonċernati huma anonimizzati f’dokumenti bħal dawn u jekk iva, għaliex?

[1] Ara: https://ec.europa.eu/transparency/expert-groups-register/screen/expert-groups-explained?lang=mt.

[2] Il-Kummissjoni tirreferi għal dawn ir-regoli bħala r-regoli orizzontali dwar il-ħolqien u l-operat tal-gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni, disponibbli hawnhekk: https://ec.europa.eu/transparency/documents-register/detail?ref=C(2016)3301&lang=en.

[3] Ara d-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew fl-inkjesta strateġika tagħha OI/6/2014/NF dwar il-kompożizzjoni u t-trasparenza tal-gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni Ewropea: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/86030.

[4] Ara pereżempju: https://corporateeurope.org/en/expert-groups/2017/02/corporate interests-continue-dominate-key-expert-groups u https://eeb.org/wp-content/uploads/2023/06/NGO-Letter-on-the-function-of-the-Expert-Group-on-Carbon-Removals-and-its-meetings-Ġunju-2023.pdf.

[5] Ara pereżempju: Radulova et al (2021) "Il-Gruppi ta' Esperti tal-Kummissjoni Ewropea: Adattament għall-Kontestazzjoni tal-Għarfien Espert", fil-Kontestazzjoni tal-Għarfien Espert fl-UE, pp 91-121

[6] Konsultazzjoni pubblika dwar it-trasparenza u l-parteċipazzjoni fit-teħid tad-deċiżjonijiet tal-UE relatati mal-ambjent (SI/5/2022/KR). Ara: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/168767.

[7] Oqsma oħra ta’ interess tal-Ombudsman jikkonċernaw il-mod li bih il-Kummissjoni tapplika d-dispożizzjonijiet fir-regoli tagħha biex tipprevjeni l-kunflitti ta’ interess, ara pereżempju d-Deċiżjoni tal-Ombudsman dwar kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat it-tħassib dwar il-kompożizzjoni tal-Forum ta’ Livell Għoli dwar l-Unjoni tas-Swieq Kapitali u l-allegati kunflitti ta’ interess ta’ xi wħud mill-membri tiegħu (każ 1777/2020/KR).

[8] Ir-reġistru tal-atti delegati u tal-atti ta’ implimentazzjoni huwa magħmul minn żewġ reġistri, jiġifieri r-reġistru tal-atti delegati u r-reġistru tal-atti ta’ implimentazzjoni. Dan tal-aħħar huwa separat mir-reġistru tal-komitoloġija li jinkludi wkoll atti ta’ implimentazzjoni u abbozzi ta’ atti rilevanti oħra tal-Kummissjoni li l-gruppi ta’ esperti jistgħu jiġu kkonsultati dwarhom ukoll.