L-aġenziji tal-UE għandhom rwol ċentrali billi jimplimentaw il-politiki tal-UE u jipprovdu għarfien espert tekniku, xjentifiku u legali fis-setturi ewlenin kollha. Kwalunkwe perċezzjoni li l-impjegati pubbliċi tagħhom isegwu interessi privati li jmorru kontra dmirijiethom tista’ timmina l-fiduċja pubblika fix-xogħol tagħhom. L-Ombudsman Ewropew enfasizza b'mod konsistenti r-riskji tal-fenomenu "revolving door" - fejn il-persunal jiċċaqlaq għal rwoli esterni, b'mod partikolari fis-settur privat. Anke għadd żgħir ta’ każijiet ta’ profil għoli jistgħu jikkawżaw ħsara lill-pubbliku u lir-reputazzjoni, kif rifless f’inkjesti reċenti.

Fl-istess ħin, l-amministrazzjoni tal-UE trid tattira professjonisti tas-sengħa biex jindirizzaw prijoritajiet bħas-sostenibbiltà, id-diġitalizzazzjoni u s-sigurtà. Miżuri bħal perjodi ta’ preklużjoni u restrizzjonijiet fuq l-impjiegi jistgħu jaffettwaw il-flessibbiltà tal-karriera, speċjalment f’oqsma bħal-liġi, il-finanzi jew it-teknoloġija.

F’dan l-isfond, din l-inkjesta eżaminat, minn perspettiva sistemika, kif l-aġenziji tal-UE jittrattaw każijiet ta’ bibien iduru. L-għan kien li jiġu identifikati prattiki tajbin u nuqqasijiet possibbli fil-politiki u l-prattiki fis-seħħ. Għal dan il-għan, l-Ombudsman wettqet rieżami dettaljat tal-politiki stabbiliti minn 15-il aġenzija tal-UE u spezzjonat 54 fajl dwar każijiet individwali ttrattati minn disa’ aġenziji tal-UE. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ ma’ rappreżentanti ta’ ħames aġenziji tal-UE biex jiċċara kwistjonijiet pendenti.

Kważi l-aġenziji kollha tal-UE li ppreżentaw dokumentazzjoni lill-Ombudsman qalu li kienu adottaw l-approċċ tal-Kummissjoni Ewropea għall-implimentazzjoni tal-obbligi legali tal-persunal fi tranżizzjoni għal rwoli tas-settur privat, kemm mat-tluq kif ukoll matul il-liv bla ħlas. Madankollu, l-Ombudsman sabet li xi aġenziji tal-UE għandhom gwida aktar dettaljata u komprensiva dwar l-implimentazzjoni ta’ dawn l-obbligi legali minn oħrajn. Id-differenzi li l-Ombudsman identifikat jikkonċernaw kif l-aġenziji jittrattaw notifiki tard jew mhux kompluti ta’ attivitajiet ta’ wara s-servizz, kif l-aġenziji jivvalutaw tali notifiki, in-natura tal-miżuri ta’ mitigazzjoni imposti, it-trasparenza tad-deċiżjonijiet dwar attivitajiet notifikati ta’ wara s-servizz u kif kwalunkwe obbligu li jirriżulta minnhom jiġi mmonitorjat, kif ukoll kif l-aġenziji jħarrġu lill-persunal dwar l-obbligi etiċi tagħhom.

Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li r-regoli u l-politiki li jirregolaw l-attivitajiet ta’ wara l-mandat ta’ persuni mhux membri tal-persunal, jiġifieri, membri tal-Bordijiet Maniġerjali jew tal-Bordijiet tas-Superviżuri tal-aġenziji, ivarjaw b’mod sinifikanti. Il-biċċa l-kbira tal-membri tal-Bord tal-aġenziji jinħatru mill-awtoritajiet nazzjonali u jirrappreżentaw l-Istati Membri rispettivi tagħhom, li jfisser li jibqgħu soġġetti għar-regoli nazzjonali dwar l-etika, li jvarjaw bejn l-Istati Membri. Sabiex jiġu indirizzati l-kunflitti ta’ interess potenzjali u l-ħsara għar-reputazzjoni li tirriżulta miċ-ċaqliq ta’ bibien iduru, huma biss ftit mill-korpi governattivi mill-aġenziji tal-UE eżaminati f’din l-inkjesta li adottaw politiki li jirregolaw l-attivitajiet ta’ wara l-mandat tal-(eks) membri tal-Bord.

Biex tassisti lill-aġenziji tal-UE jkomplu jsaħħu r-regoli tagħhom dwar iċ-ċaqliq ta’ bibien iduru, l-Ombudsman stabbiliet sensiela ta’ linji gwida ta’ prattika tajba:

• Qafas ta’ integrità b’saħħtu jibda bil-prevenzjoni: huwa essenzjali li l-persunal u l-membri tal-Bord jiġu mgħammra bi gwida ċara, taħriġ regolari, u inizjattivi ta’ sensibilizzazzjoni kontinwi biex jiġi żgurat fehim sħiħ tal-obbligi etiċi.
• Dan huwa msaħħaħ minn proċeduri operattivi standard robusti għall-immaniġġjar ta’ sitwazzjonijiet ta’ bibien iduru, li jipprovdu approċċ ċar u gradwali għan-notifiki, il-valutazzjonijiet u l-konformità.
• Kriterji trasparenti għar-restrizzjoni tar-rwoli ta’ wara s-servizz jew ta’ wara l-mandat iridu jiġu stabbiliti minn qabel, sabiex l-individwi jkunu kompletament konxji mil-limitazzjonijiet qabel ma jissieħbu.
• Meta tiġi indikata bidla għas-settur privat, l-aġenziji għandhom jaġixxu malajr - billi jwettqu valutazzjonijiet tar-riskju bir-reqqa, jidentifikaw kunflitti ta' interess potenzjali, u jieħdu passi ta' prekawzjoni immedjati bħar-revoka tad-drittijiet ta' aċċess jew l-assenjazzjoni mill-ġdid tar-responsabbiltajiet fejn meħtieġ.
• It-teħid tad-deċiżjonijiet jenħtieġ li jkun ġust, trasparenti u dokumentat sew, li jippermetti lill-individwi jikkummentaw dwar ir-restrizzjonijiet proposti filwaqt li jiżgura li r-riskji jiġu ġestiti b’mod effettiv permezz ta’ miżuri proporzjonati bħal perjodi ta’ preklużjoni, projbizzjonijiet ta’ lobbying jew, fejn meħtieġ, projbizzjonijiet diretti.
• Id-deċiżjonijiet motivati f’waqthom iridu jiddeskrivu b’mod ċar id-drittijiet tal-appell.
• Lil hinn mit-teħid ta’ deċiżjonijiet bir-reqqa, ir-responsabbiltà tiddependi fuq infurzar b’saħħtu. Dan jinkludi l-pubblikazzjoni ta’ sommarji tal-attivitajiet awtorizzati, il-monitoraġġ attiv tal-konformità mal-kundizzjonijiet imposti, u ż-żamma tal-obbligi ta’ kunfidenzjalità.
• Meta jkun hemm suspett ta' ksur, l-aġenziji jridu jirrispondu minnufih lil - li jistabbilixxi l-fatti, u jsegwu azzjoni dixxiplinarja f'każijiet serji - biex iżommu l-fiduċja u jissalvagwardjaw l-integrità istituzzjonali.

L-Ombudsman tikkonkludi li l-aġenziji tal-UE jistgħu jitgħallmu ħafna mill-prattiki ta’ xulxin. L-Ombudsman biħsiebha tapplika dawn il-linji gwida ta' prattika tajba għal każijiet li jistgħu jinġiebu għall-attenzjoni tagħha fil-futur.

Il-każ kien jikkonċerna kif il-Kummissjoni Ewropea (id-Delegazzjoni tal-UE għall-Unjoni Afrikana) ittrattat applikazzjoni għal għotja u tħassib dwar kunflitt ta’ interess potenzjali.

L-ilmentatur ħa sehem f’sejħa għal proposti għal proġett biex jappoġġa l-kapaċitajiet elettorali pan-Afrikani. Id-Delegazzjoni rrifjutat l-applikazzjoni tal-ilmentatur minħabba li fittxet finanzjament tal-UE ogħla mill-perċentwal massimu permess skont is-sejħa. L-ilmentatur sostna li dan kien żball tipografiku u li d-Delegazzjoni kellha titlob kjarifiki minflok tirrifjuta l-applikazzjoni tagħha. L-ilmentatur sostna wkoll li espert li kien involut fl-iżvilupp tal-proġett iffinanzjat taħt din is-sejħa kien qed jaħdem għal entità li ssottomettiet applikazzjoni taħt is-sejħa.

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni, abbażi tal-linji gwida interni tagħha stess, kellha tqis l-iżball tal-ilmentatur bħala “żball klerikali ovvju” u talbet lill-ilmentatur għal kjarifika u/jew ikkoreġiet l-iżball tal-ilmentatur. Hija sabet ukoll li l-Kummissjoni naqset milli tivvaluta b’mod adegwat l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur ta’ kunflitt ta’ interess potenzjali. Dawn iż-żewġ nuqqasijiet ammontaw għal amministrazzjoni ħażina. Għaż-żewġ sejbiet, l-Ombudsman qieset li ma jkunx xieraq li jsiru rakkomandazzjonijiet korrispondenti, peress li sadanittant l-għotja diġà ngħatat. Madankollu, hija għamlet tliet suġġerimenti mmirati lejn il-prevenzjoni ta’ problemi bħal dawn li jseħħu f’każijiet simili futuri.

Il-każ kien jikkonċerna kif il-Kummissjoni Ewropea mmitigat ir-riskji ta’ kunflitt ta’ interess relatati ma’ impjieg fis-settur privat meħud minn eks maniġer. Il-membru tal-persunal, li fil-passat kien impjegat fid-dipartiment tal-kompetizzjoni tal-Kummissjoni, mar f’kumpannija transnazzjonali [redatta] bħala maniġer superjuri responsabbli għall-kompetizzjoni u kwistjonijiet regolatorji, inkluż għall-Ewropa. Qabel ma mexa għar-rwol mal-kumpanija [mħassra], l-eks membru tal-persunal kien telaq mill-Kummissjoni u ngħaqad ma’ ditta legali globali. Il-Kummissjoni kienet awtorizzat it-trasferiment lejn id-ditta legali, wara li l-ex membru tal-persunal innotifikaha bl-intenzjoni li jibda dak l-impjieg.

L-Ombudsman sabet li, fil-kuntest tal-awtorizzazzjoni taċ-ċaqliq lejn id-ditta legali, il-Kummissjoni kienet adottat miżuri biex ittaffi r-riskju maħluq mill-eks membru tal-persunal li jaħdem fuq fajls jew każijiet li jkunu rilevanti għall-impjieg mad-ditta legali. Id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tawtorizza t-trasferiment lejn id-ditta legali kienet tinkludi wkoll diversi restrizzjonijiet. Pereżempju, l-eks membru tal-persunal kien ipprojbit milli jaħdem, direttament jew indirettament, fuq kwalunkwe każ li kien jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tal-eks membru tal-persunal waqt li kien fis-servizz, jew kwalunkwe każ relatat direttament magħhom. Biex tgħin lill-eks membru tal-persunal jidentifika l-każijiet li jistgħu jqajmu kwistjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess fi kwalunkwe ħin wara li jitlaq mis-servizz, il-Kummissjoni inkludiet lista ta’ każijiet, li hija aġġornat wara li l-membru tal-persunal kien effettivament telaq.

L-inkjesta tal-Ombudsman ikkonfermat li l-Kummissjoni adottat approċċ robust biex tivvaluta, fil-kuntest tar-rwol sussegwenti tal-ex membru tal-persunal mal-kumpanija [redatta], jekk każijiet ta’ kompetizzjoni li mhumiex inklużi fil-lista msemmija hawn fuq jistgħux madankollu jwasslu għal kunflitt ta’ interess minħabba li huma relatati ma’ każijiet li l-ex membru tal-persunal kien responsabbli għalihom. L-Ombudsman laqgħet dan l-approċċ.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta u kkonkludiet li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fil-mod kif il-Kummissjoni ttrattat ir-riskji ta' kunflitt ta' interess relatati mal-impjieg inkwistjoni.

Il-każ kien jikkonċerna s-sistema ta’ gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni Ewropea, li għandha rwol importanti biex tinforma d-deċiżjonijiet meħuda mill-Kummissjoni. Fil-kuntest ta' inkjesta preċedenti tal-Ombudsman, il-Kummissjoni adottat regoli ġodda għal dawn il-gruppi ta' esperti. F'din l-inkjesta ta' segwitu, l-Ombudsman ivvaluta kif il-Kummissjoni applikat dawn ir-regoli, speċjalment fir-rigward tat-trasparenza tas-sħubija u d-deliberazzjonijiet tal-gruppi ta' esperti.

L-inkjesta wriet li l-Kummissjoni għandha fis-seħħ linji gwida interni għall-implimentazzjoni tar-regoli tal-grupp ta’ esperti, u li tipprovdi taħriġ lill-persunal rilevanti. Il-Kummissjoni stabbiliet ukoll network intern iddedikat ta’ koordinaturi biex timmonitorja u tippromwovi l-implimentazzjoni korretta tar-regoli tal-grupp ta’ esperti, li l-Ombudsman laqgħet.

Madankollu, l-Ombudsman identifikat għadd ta’ oqsma fejn il-Kummissjoni tista’ tkompli ttejjeb it-trasparenza tal-gruppi ta’ esperti. L-ewwel nett, il-Kummissjoni għandha tippubblika l-linji gwida interni tagħha biex tiċċara x’jista’ jistenna l-pubbliku mill-implimentazzjoni tal-Kummissjoni. It-tieni, meta ċerti dokumenti tal-grupp ta’ esperti ma jiġux żvelati b’mod proattiv, jenħtieġ li l-Kummissjoni telenka dawn id-dokumenti fil-minuti tal-laqgħat tal-grupp ta’ esperti rilevanti, biex il-pubbliku jkun jista’ jitlob aċċess jekk ikun meħtieġ. It-tielet, jenħtieġ li l-Kummissjoni tistabbilixxi skadenzi għall-pubblikazzjoni tad-dokumenti qabel u wara l-laqgħat tal-gruppi ta’ esperti. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni għandha ttejjeb il-funzjonijiet ta’ tiftix fir-reġistri tad-dokumenti li huma rilevanti għall-gruppi ta’ esperti.

L-Ombudsman ikkonkluda li l-ebda inkjesta oħra ma kienet ġustifikata u għalaq l-inkjesta.