L-ilmentatur applika mal-Kunsill Ewropew tal-Innovazzjoni għal għotja ddedikata biex tappoġġa negozji ġodda u intrapriżi żgħar u ta’ daqs medju li jintroduċu prodotti jew servizzi innovattivi. Il-proposta tagħha ma rnexxietx. Hija kkontestat dan l-eżitu billi argumentat, fost affarijiet oħra, li l-esperti li kienu ngħataw il-kompitu li jirrieżaminaw il-proposta tagħha ddelegaw l-evalwazzjoni tagħhom lill-intelliġenza artifiċjali (IA) ta’ partijiet terzi.

Biex teżamina l-affermazzjonijiet tal-ilmentatur, l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Kunsill Ewropew tal-Innovazzjoni u għall-SMEs (EISMEA) ikkuntattjat lill-esperti rilevanti. Xi wħud irrikonoxxew l-użu tal-IA matul il-proċess ta’ rieżami iżda għal kompiti anċillari biss. Wara investigazzjoni ulterjuri, l-EISMEA spjegat fid-dettall għaliex l-użu tal-IA mill-esperti ma affettwax b’mod negattiv l-eżitu tal-applikazzjoni tal-ilmentatur.

Filwaqt li l-Ombudsman sabet raġunijiet insuffiċjenti biex issegwi l-każ speċifiku - jiġifieri, it-tħassib tal-ilmentatur rigward l-evalwazzjoni sostantiva tal-proposta tagħha - hija sabet li huwa importanti li tinvestiga r-regoli li jirregolaw l-użu tal-IA ta' partijiet terzi minn esperti li jagħtu pariri lill-Kummissjoni Ewropea, lill-EISMEA u lil aġenziji eżekuttivi oħra fil-kuntest ta' programmi ta' finanzjament simili. L-Ombudsman fittxet informazzjoni f'dan ir-rigward mill-Kummissjoni, li hija ġeneralment responsabbli għas-superviżjoni ta' tali programmi u għall-adozzjoni tar-regoli rilevanti.

L-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni reċentement speċifikat li l-esperti jistgħu jużaw IA ta’ parti terza għal kompiti anċillari biss u jridu jiddokumentaw l-użu tagħhom tal-IA. Dan jikkostitwixxi titjib. Fl-istess ħin, l-Ombudsman sostniet li mhuwiex ottimali li tintalab li din id-dokumentazzjoni tiġi pprovduta lill-korpi rilevanti tal-UE biss wara li jitressaq ilment rigward l-użu tal-IA mill-esperti. L-Ombudsman issuġġeriet li l-Kummissjoni tesplora kif l-esperti tagħha jistgħu jiddokumentaw l-użu tagħhom tal-IA u tipprovdi din l-informazzjoni b’mod proattiv lill-Kummissjoni biex tantiċipa mistoqsijiet u lmenti potenzjali.

Il-każ kien jikkonċerna kif l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) ittratta talbiet għal rieżami minn kandidat li ma rnexxiex f’żewġ proċeduri ta’ selezzjoni. Fost affarijiet oħra, l-ilmentatur sostna li l-EPSO ma kienx indirizza b’mod adegwat it-tħassib tiegħu, u staqsa jekk kienx irreveda b’mod adegwat il-prestazzjoni tiegħu.

Wara li l-Ombudsman fetħet l-inkjesta, l-EPSO pprovda tweġibiet addizzjonali lill-ilmentatur. L-Ombudsman sab li kien hemm inkonsistenzi bejn dawn u t-tweġibiet li rċieva inizjalment, u li ma kienx ċar jekk l-EPSO fil-fatt irrevediex id-deċiżjonijiet inizjali tiegħu. Matul l-inkjesta, l-EPSO pprovda aktar kjarifiki biex jispjega dan.

L-Ombudsman għalqet is-sejba tal-każ li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata, peress li l-EPSO fl-aħħar mill-aħħar ipprovda spjegazzjonijiet raġonevoli dwar kif ittratta t-talbiet tal-ilmentatur għal rieżami. Madankollu, l-inkjesta żvelat kwistjonijiet bit-tweġibiet standard tal-EPSO għat-talbiet għal rieżami. Biex tindirizza dawn, l-Ombudsman għamlet suġġeriment għal titjib lill-EPSO, u talbitu jiżgura li, fil-futur, il-kandidati li jkunu ppreżentaw talba għal rieżami, jirċievu tweġiba ċara, preċiża u kompluta li tinfurmahom dwar jekk sarx rieżami u dwar ir-raġunijiet għad-deċiżjoni tal-EPSO.

 

Il-każ kien jikkonċerna kif l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ażil (EUAA) itterminat il-kuntratt ta’ espert estern wara allegazzjonijiet ta’ mġiba mhux professjonali lejn interpreti matul missjoni ta’ appoġġ fil-qasam tal-ażil. L-ilmentatur argumenta li d-deċiżjoni ma kellhiex motivazzjoni suffiċjenti, li ma kienx ġie infurmat kif xieraq dwar is-sustanza tal-allegazzjonijiet, li d-drittijiet tad-difiża tiegħu ma kinux ġew rispettati, u li l-miżuri meħuda kienu sproporzjonati. L-EUAA sostniet li t-terminazzjoni tal-kuntratt kienet ibbażata fuq diversi rapporti kredibbli ta’ mġiba ħażina, li l-ilmentatur kien ġie infurmat bit-tħassib permezz ta’ laqgħat u komunikazzjonijiet oħra, u li l-kunsiderazzjonijiet ta’ kunfidenzjalità llimitaw l-iżvelar ta’ ċerti dettalji.

L-Ombudsman sab li, għalkemm l-ittra ta’ terminazzjoni nnifisha ma stabbilietx b’mod ċar u suffiċjenti r-raġunament fattwali u legali li fuqu hija bbażata d-deċiżjoni, il-kuntest usa’ wera li l-EUAA kienet involviet ruħha mal-ilmentatur f’diversi okkażjonijiet qabel it-terminazzjoni tal-kuntratt tiegħu. L-Ombudsman qieset li l-ilmentatur kien ġie mgħarraf bin-natura tat-tħassib u kien ingħata opportunitajiet biex iwieġeb. L-EUAA kienet ippruvat ukoll tindirizza s-sitwazzjoni permezz ta’ miżuri inqas severi qabel ma pproċediet għat-terminazzjoni. Filwaqt li kien ikun aktar konformi mal-prattika amministrattiva tajba għall-EUAA li żżomm rekords aktar strutturati u tipprovdi raġunament aktar dettaljat fl-ittra ta’ terminazzjoni, l-Ombudsman ma identifikatx żball manifest ta’ valutazzjoni jew nuqqas proċedurali serju biżżejjed biex jammonta għal amministrazzjoni ħażina.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta b’sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fit-trattament mill-EUAA tad-deċiżjoni li jiġi tterminat il-kuntratt tal-ilmentatur.

It-tliet każijiet kienu jikkonċernaw kif il-Kummissjoni Ewropea applikat ir-regoli tagħha għal Regolamentazzjoni Aħjar u rekwiżiti proċedurali oħra meta ħejjiet proposti leġiżlattivi dwar id-diliġenza dovuta tas-sostenibbiltà korporattiva (983/2025/MIK), il-ġlieda kontra l-faċilitazzjoni ta’ dħul klandestin ta’ migranti (2031/2024/VB) u l-Politika Agrikola Komuni (1379/2024/MIK). Il-Kummissjoni qieset dawn il-proposti bħala urġenti u, għalhekk, ħalliet barra l-passi previsti fir-regoli tagħha, bħall-valutazzjonijiet tal-impatt u l-konsultazzjonijiet pubbliċi. L-ilmentaturi, li huma organizzazzjonijiet tas-soċjetà ċivili, qiesu li dawn l-ommissjonijiet jiksru r-regoli tal-Kummissjoni għal Regolamentazzjoni Aħjar. F’żewġ każijiet, l-ilmentaturi argumentaw ukoll li l-Kummissjoni naqset milli tivvaluta l-konsistenza tal-proposti leġiżlattivi mal-għanijiet klimatiċi tal-UE, kif meħtieġ mil-Liġi Ewropea dwar il-Klima. F’każ wieħed, l-ilmentatur kien imħasseb ukoll li l-Kummissjoni kisret ir-Regoli ta’ Proċedura tagħha dwar il-konsultazzjonijiet bejn is-servizzi.

Abbażi tal-inkjesti tagħha, l-Ombudsman sabet nuqqasijiet proċedurali fil-mod kif il-Kummissjoni ħejjiet il-proposti leġiżlattivi inkwistjoni, li, meħuda flimkien, kienu jammontaw għal amministrazzjoni ħażina. Biex tindirizza dawn in-nuqqasijiet, l-Ombudsman irrakkomandat li l-Kummissjoni tiżgura applikazzjoni prevedibbli, konsistenti u mhux arbitrarja tar-regoli tagħha għal Regolamentazzjoni Aħjar, billi tiddefinixxi sitwazzjonijiet “urġenti” li jiġġustifikaw deroga mir-rekwiżiti tagħhom, kif ukoll billi tirreġistra u tispjega r-raġunijiet għal kwalunkwe deroga mogħtija. Barra minn hekk, fejn jingħataw derogi, jenħtieġ li l-Kummissjoni tistabbilixxi proċedura biex tiżgura li t-tħejjija urġenti ta’ proposti leġiżlattivi xorta tikkonforma mal-prinċipji ta’ proċess ta’ tfassil tal-liġijiet trasparenti, ibbażat fuq l-evidenza u inklużiv. Biex jassisti lill-Kummissjoni f'dan il-kompitu, l-Ombudsman għamel ukoll erba' suġġerimenti għal titjib, li kienu jinkludu: tiċċara r-regoli tagħha dwar il-konsultazzjoni mal-partijiet ikkonċernati għal proposti urġenti; tiżgura li d-dokumenti analitiċi li jissostitwixxu l-valutazzjonijiet tal-impatt u li jiddeskrivu l-evidenza li tappoġġa l-proposti tagħha jiġu ppubblikati fil-ħin biex ikun jista’ jsir dibattitu pubbliku qabel ma tiġi adottata l-leġiżlazzjoni; il-ħruġ ta’ gwida dwar l-implimentazzjoni ta’ valutazzjonijiet tal-konsistenza klimatika; l-għoti u r-reġistrazzjoni ta’ ġustifikazzjonijiet meta jitqassru l-perjodi ta’ konsultazzjoni bejn is-servizzi taħt il-limiti stabbiliti.

Fit-tweġiba tagħha lill-Ombudsman, il-Kummissjoni qablet li tirrifletti fuq id-definizzjoni ta’ sitwazzjonijiet “urġenti” matul ir-reviżjoni li jmiss tar-regoli għal Regolamentazzjoni Aħjar, kif ukoll li tirreġistra u tippubblika r-raġunijiet għall-applikazzjoni ta’ kwalunkwe deroga mir-rekwiżiti tagħhom. Il-Kummissjoni impenjat ruħha wkoll li tiżgura konsultazzjonijiet immirati dwar il-proposti “urġenti” tagħha, li tippubblika d-dokumenti analitiċi b’evidenza li tappoġġa l-proposti tagħha fi żmien tliet xhur mill-adozzjoni, li tinkludi valutazzjonijiet tal-konsistenza klimatika kemm fid-dokumenti analitiċi kif ukoll fil-memoranda ta’ spjegazzjoni għal proposti futuri u li tipprovdi ġustifikazzjonijiet għal konsultazzjonijiet bejn is-servizzi mqassra.

L-ilmentaturi, fil-kummenti tagħhom dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni, qiesu li l-impenji tal-Kummissjoni la huma ċari u lanqas konkreti biżżejjed biex jiggarantixxu proċess ta’ tfassil tal-liġijiet trasparenti, inklużiv u bbażat fuq l-evidenza.

L-Ombudsman laqgħet it-tweġiba kostruttiva ġenerali tal-Kummissjoni għar-rakkomandazzjonijiet u s-suġġerimenti tagħha għal titjib. Minkejja dan, ir-rispons tal-Kummissjoni għadu ma jipprovdix biżżejjed ċarezza dwar il-passi konkreti li biħsiebha tieħu biex timplimenta r-rakkomandazzjonijiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman għal titjib.

Għalhekk, l-Ombudsman se timmonitorja din il-kwistjoni abbażi ta’ lmenti futuri u ladarba l-Kummissjoni tkun iffinalizzat ir-reviżjoni tar-regoli għal Regolamentazzjoni Aħjar. F'dan l-istadju, l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata, u l-Ombudsman għalaq it-tliet każijiet.