Titlu tal-każ: Kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti relatati mal-istrateġija u l-leġiżlazzjoni ambjentali tal-UE

Data: It-Tnejn, 28 ta' Novembru 2022

Arranġamenti ta’ spezzjoni mill-bogħod

Preżenti

Il-Kummissjoni Ewropea:

- Membru tal-Kabinett

- Uffiċjal Tematiku, Direttorat Ġenerali għas-Sħubijiet Internazzjonali (DĠ INTPA)

- Kap tas-settur, DĠ INTPA

- Viċi Kap tal-Unità, Segretarjat Ġenerali

- Uffiċjal Legali u tal-Politika, Segretarjat Ġenerali

- Uffiċjal Legali u tal-Politika, Segretarjat Ġenerali

- Espert Anzjan, Segretarjat Ġenerali

L-Ombudsman Ewropew:

Peter Dyrberg, Inkjesti u Espert tal-Proċess

- Tereza Mandjukova, Uffiċjal tal-Inkjesti

- Markus Spoerer, Membru tal-Kabinett

- Raya Dimitrova, Inkjesti Trainee

L-għan tal-laqgħa

L-għan tal-laqgħa kien li t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman jikseb aktar informazzjoni dwar kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat it-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għal dokumenti relatati mal-istrateġija u l-leġiżlazzjoni ambjentali tal-UE (GESTDEM 2022/1405). B’mod partikolari, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman fittex li jikseb aktar informazzjoni dwar il-kwistjoni li tikkonċerna t-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għal tliet emails speċifiċi.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman introduċa lilu nnifsu, irringrazzja lir-rappreżentanti tal-Kummissjoni talli ltaqgħu magħhom u stipula l-għan tal-laqgħa. Huma ddeskrivew il-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mill-Kummissjoni bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tal-Kummissjoni.^[1]

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spjega li kien se jfassal rapport dwar il-laqgħa, li se jiġi kondiviż mal-ilmentatur għall-kummenti. L-ebda informazzjoni kunfidenzjali ma tiġi inkluża fir-rapport jew inkella tiġi pprovduta lill-ilmentatur jew lil kwalunkwe parti terza.

Informazzjoni skambjata

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni fakkru fil-kriterji li l-Kummissjoni tapplika għar-reġistrazzjoni tal-emails fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tagħha. F’dan il-każ, il-Kummissjoni ma qisitx li t-tliet emails kienu jissodisfaw il-kriterji ta’ reġistrazzjoni. Pjuttost, il-Kummissjoni qieset li l-posta elettronika kien fiha skambji informali u pożizzjonijiet preliminari tal-membri tal-persunal, li ġew issostitwiti b’dokument finali, li min-naħa tiegħu ġie adottat skont il-proċedura rilevanti u l-verżjoni finali tad-dokument hija rreġistrata. Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni qalu li huma biss id-dokumenti, li huma rreġistrati fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tagħha,[2] li huma kkunsidrati bħala “dokumenti” skont it-tifsira tar-Regolament 1049/2001 (“ir-Regolament”).[3]

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni kkonfermaw li, fiż-żmien tal-applikazzjoni inizjali tal-ilmentatur f’Marzu 2022, il-Kummissjoni kienet kisbet it-tliet emails u għal darb’oħra vverifikat jekk jissodisfawx il-kriterji tal-Kummissjoni għar-reġistrazzjoni fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tagħha. Il-Kummissjoni kkonfermat il-valutazzjoni inizjali tagħha li l-emails ma ssodisfawx il-kriterji ta’ reġistrazzjoni peress li kienu jikkonċernaw skambji informali fi ħdan il-Kummissjoni qabel l-adozzjoni finali tad-dokumenti ta’ politika mill-Kulleġġ tal-Kummissarji. Għalhekk, ma saret l-ebda valutazzjoni dwar jekk l-emails setgħux jiġu ddivulgati skont ir-Regolament.

Konklużjoni tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman irringrazzja lill-parteċipanti għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti. Il-laqgħa mbagħad intemmet.

Wara l-laqgħa, il-Kummissjoni pprovdiet lill-Ombudsman b’dokumenti addizzjonali, li t-tim ta’ inkjesta talab matul il-laqgħa. Il-Kummissjoni talbet lill-Ombudsman biex iżżomm il-lista ta' dokumenti li rċeviet kunfidenzjali f'dan l-istadju. L-Ombudsman ma jaqbilx li l-lista ma tistax tiġi żvelata. Madankollu, sabiex l-inkjesta ma tiddewwimx minħabba din il-kwistjoni u peress li l-Kummissjoni taqbel li l-Ombudsman jista' jsemmi l-ismijiet/it-titoli tad-dokumenti aktar tard, meta jagħmel is-sejbiet tiegħu fil-każ, l-Ombudsman jaċċetta b'mod eċċezzjonali l-fehma tal-Kummissjoni.

Il-Kummissjoni tqis il-kontenut tad-dokumenti bħala kunfidenzjali. Minn dan isegwi li dawn ma jistgħux jiġu żvelati lill-ilmentatur mingħajr il-kunsens tal-Kummissjoni, f'konformità mal-Istatut tal-Ombudsman.

Brussell/Strasburgu, 5 ta' Diċembru 2022

Peter Dyrberg Tereza Mandjukova  

Uffiċjal tal-Inkjesti u tal-Inkjesti Esperti tal-Proċess

[1] L-Artikolu 4.8 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.

[2] Il-Kummissjoni ddeskriviet l-għodod ta’ reġistrazzjoni differenti tagħha għal tipi differenti ta’ dokumenti (eż. ARES, reġistru tal-komitoloġija).

[3] Il-Kummissjoni rreferiet għad-Deċiżjoni (UE) 2021/2121 tas-6 ta’ Lulju 2020 dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32021D2121 u l-Linji Gwida tiegħu dwar ir-reġistrazzjoni tad-dokumenti.