Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F'Ottubru 2015, l-ilmentatur talab lill-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka [2] (“l-Aġenzija”) biex tagħtih aċċess għal ċerti dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001. L-Aġenzija tat aċċess parzjali għal seba’ dokumenti u aċċess sħiħ għal dokument wieħed. Hija indikat li huma biss id-dokumenti miżmuma mill-Aġenzija, jiġifieri d-dokumenti li joriġinaw mill-Aġenzija jew li hija rċeviet u li huma fil-pussess tagħha, li jistgħu jittieħdu inkunsiderazzjoni skont ir-Regolament 1049/2001.

2. F’Novembru 2015, l-ilmentatur talab lill-Aġenzija tagħtih aċċess, fost dokumenti oħra, għal żewġ emails mibgħuta mill-kont tal-posta elettronika privata tal-President tal-Kunsill Xjentifiku tal-Aġenzija lill-membri tal-Kunsill Xjentifiku [3].

3. F’Diċembru 2015, l-Aġenzija wieġbet lill-ilmentatur u ddikjarat li ż-żewġ emails inkwistjoni ma kinux fil-pussess tagħha peress li kienu ntbagħtu mill-kont tal-email privat tal-President. Għalhekk, l-Aġenzija ma setgħetx tagħti aċċess għal din il-korrispondenza lill-ilmentatur.

4. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-Aġenzija, u peress li l-emails mibgħuta mill-kont tal-posta elettronika privata tal-President kienu relatati max-xogħol, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew biex jilmenta dwar ir-rifjut tal-Aġenzija li tiżvela l-emails.

L-inkjesta

5. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar il-kwistjonijiet li ġejjin li l-ilment qajjem:

1) L-ERCEA għandha titlob l-emails ikkontestati mibgħuta mill-kont tal-posta elettronika privata tal-President lill-membri tal-Kunsill Xjentifiku.

2) Wara dan, l-ERCEA għandha tagħti lill-ilmentatur aċċess għal dawk l-emails.

6. Matul l-inkjesta, l-Aġenzija kisbet il-kopji taż-żewġ ittri elettroniċi inkwistjoni mingħand il-President u sussegwentement tat aċċess parzjali għalihom. Wara li din l-informazzjoni ġiet ikkomunikata lill-Ombudsman, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman wettaq spezzjoni fil-bini tal-Aġenzija.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

7. F’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, l-Aġenzija kisbet mingħand il-President kopji taż-żewġ emails inkwistjoni u rrilaxxathom lill-ilmentatur, għalkemm f’verżjoni redatta. Bħala tali, l-Aġenzija solviet il-kwistjonijiet identifikati inizjalment.

8. Madankollu, tibqa’ l-kwistjoni dwar jekk l-Aġenzija kinitx korretta li tagħti lill-ilmentatur aċċess parzjali biss għaż-żewġ emails inkwistjoni.

9. L-Aġenzija ddikjarat li d-divulgazzjoni parzjali kienet iġġustifikata abbażi tal-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001. Din id-dispożizzjoni tgħid li l-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw l-aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jimmina l-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu, b’mod partikolari f’konformità mal-leġiżlazzjoni tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data personali. L-Aġenzija, wara li kisbet kopji taż-żewġ emails, ikkonsultat lill-President dwar l-iżvelar possibbli tagħhom. Il-President qabel fil-prinċipju mal-iżvelar tal-emails. L-Aġenzija kellha wkoll tħassar ċerti partijiet tal-emails sabiex tipproteġi d-data personali ta’ persuni oħra, b’mod partikolari l-ismijiet u l-indirizzi tal-emails tar-riċevituri tal-emails, kif ukoll l-ismijiet tal-persuni msemmija fit-test tal-emails.

10. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Aġenzija ta’ hawn fuq, l-ilmentatur ikkonferma li rċieva ż-żewġ emails f’verżjoni redatta. Huwa ħaseb, madankollu, li ż-żewġ emails tant kienu redatti li kien diffiċli li wieħed jagħmel sens minnhom. Huwa ssuspetta wkoll li ħafna aktar ġiet redatta mid-data personali, u għalhekk xtaq jikseb l-emails bis-sħiħ, ħlief id-data personali, fid-dawl tal-interess pubbliku f’din il-kwistjoni.

11. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman imbagħad wettaq spezzjoni tal-fajl tal-Aġenzija, li kien fih il-verżjonijiet mhux redatti taż-żewġ emails inkwistjoni u kellu wkoll laqgħa mar-rappreżentanti tal-Aġenzija biex jagħmel ċerti mistoqsijiet marbuta mal-ispezzjoni.

12. Wara li spezzjona l-verżjoni sħiħa taż-żewġ emails, l-Ombudsman jinnota li l-partijiet redatti tabilħaqq jikkostitwixxu t-tip ta' informazzjoni u dikjarazzjonijiet li jistgħu jkunu koperti mill-eċċezzjoni maħsuba biex tipproteġi l-privatezza u l-integrità tal-individwi. F’dan il-kuntest, ta’ min jinnota li dan huwa mfassal f’termini obbligatorji u għalhekk l-istituzzjonijiet huma obbligati jirrifjutaw l-aċċess għal dokumenti li jaqgħu taħtu. Fir-rigward tal-obbligu ta’ motivazzjoni dwar l-applikabbiltà tal-eċċezzjoni invokata, l-Ombudsman jenfasizza li, għalkemm hija l-istituzzjoni kkonċernata li għandha turi li d-dokumenti li għalihom jintalab l-aċċess jaqgħu effettivament taħt l-eċċezzjoni invokata, xi drabi jista’ jkun impossibbli li jingħataw ir-raġunijiet kollha li jiġġustifikaw il-ħtieġa ta’ kunfidenzjalità mingħajr ma jiġi żvelat il-kontenut tad-dokument eskluż u, b’hekk, l-eċċezzjoni tiġi mċaħħda mill-iskop proprju tagħha.

13. Fir-rigward tax-xewqa tal-ilmentatur li ż-żewġ emails għandhom jiġu żvelati kompletament fid-dawl tal-interess pubbliku fil-kwistjoni, l-Ombudsman jinnota li l-eċċezzjoni rilevanti, fl-Artikolu 4(1)(b), mhijiex, għall-kuntrarju ta' xi eċċezzjonijiet oħra fir-Regolament 1049/2001, soġġetta għal interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Hija eċċezzjoni assoluta.[4]

14. Għalhekk, l-Ombudsman tqis li l-Aġenzija applikat b'mod korrett id-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 meta ddeċidiet li tagħti biss aċċess parzjali għaż-żewġ emails inkwistjoni. L-Ombudsman għalhekk ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Aġenzija.

15. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman tinnota li l-Aġenzija kienet korretta meta ttrattat l-emails mibgħuta u riċevuti minn kontijiet privati tal-email bħala li jaqgħu taħt ir-Regolament 1049/2001 jekk jikkonċernaw kwistjonijiet professjonali relatati mal-funzjonijiet tal-Aġenzija. Hija tilqa’ l-impenn iddikjarat tal-Aġenzija għall-prinċipji ta’ ftuħ u trasparenza.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

L-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Aġenzija.

L-ilmentatur u l-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O ⁇ Reilly Ombudsman
Ewropew

Strasburgu, 21/12/2017

[1] Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni, ĠU L 145/43 tal-31.05.2001. Disponibbli fuq: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] L-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERCEA) timplimenta l-istrateġija tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERC), kif stabbilita mill-Kunsill Xjentifiku, u hija inkarigata mill-amministrazzjoni tal-għotjiet ta’ kuljum. Aktar informazzjoni hija disponibbli fuq: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.

 [3] Il-Kunsill Xjentifiku huwa l-korp governattiv tal-Kunsill Ewropew tar-Riċerka, u jiddefinixxi l-istrateġija u l-metodoloġiji tal-finanzjament xjentifiku. Hija taġixxi f'isem il-komunità xjentifika fl-Ewropa biex tippromwovi l-kreattività u r-riċerka innovattiva. Il-membri tal-Kunsill Xjentifiku jinħatru mill-Kummissjoni Ewropea, fuq ir-rakkomandazzjonijiet ta’ kumitat indipendenti. Il-President tal-Kunsill Xjentifiku huwa l-President tal-Kunsill Ewropew tar-Riċerka. L-Aġenzija Eżekuttiva tal-ERC timplimenta l-istrateġija tal-ERC kif stabbilita mill-Kunsill Xjentifiku, u hija inkarigata mill-amministrazzjoni tal-għotjiet ta’ kuljum.

[4] Id-divulgazzjoni tista' ssir jekk tkun f'konformità mar-Regolament 45/2001 dwar il-protezzjoni tad-data.