Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa assoċjazzjoni Taljana li kienet is-sieħeb ewlieni u l-kuntrattur fi proġett konkluż fil-qafas tal-programm TACIS [1] (minn hawn 'il quddiem "il-Proġett"). Il-Proġett kellu l-għan li jintroduċi strateġiji ta’ żvilupp innovattivi u jappoġġa proġetti soċjali u ekonomiċi speċifiċi f’żewġ reġjuni fl-Armenja. Din ġiet implimentata minn Awwissu 2007 sa Diċembru 2009 u kienet ġestita mid-Delegazzjoni tal-UE għall-Armenja (id-"Delegazzjoni"). Il-proġett tlesta lejn l-aħħar tal-2009. Fis-27 ta' April 2010, il-kwerelant issottometta lid-Delegazzjoni r-rapport finanzjarju u t-talba li takkumpanjah għall-ħlas finali, li jammonta għal madwar EUR 200 000. Fit-2 ta' Ġunju 2010 u d-9 ta' Lulju 2010, id-Delegazzjoni talbet kjarifiki dwar ir-rapport tal-ilmentatur u, fil-11 ta' Awwissu 2010, infurmatu b'xi dubji li kellha fir-rigward tat-tweġibiet tal-ilmentatur għalihom. Sussegwentement, il-Kummissjoni ddeċidiet li l-Proġett jiġi awditjat minn kumpanija privata. L-awditu twettaq bejn l-4 ta' Novembru 2010 u l-14 ta' Settembru 2011.

2. Fit-22 ta' Marzu 2011, l-ilmentatur informa lid-Delegazzjoni li d-dewmien biex isir il-pagament finali kien qed jikkawżalha spejjeż żejda. L-ilmentatur talab informazzjoni dwar is-sitwazzjoni attwali u talab rimborż tal-ispejjeż żejda. Fit-22 ta' Novembru 2011, ġie ppubblikat ir-rapport finali tal-awditjar. Ir-rapport ikkonkluda li kważi n-nefqa kollha mġarrba kienet konformi mal-Ftehim ta’ Għotja. Għalhekk, fit-8 ta’ Diċembru 2011, id-Delegazzjoni rrilaxxat il-ħlas finali.

3. Fit-13 ta' Jannar 2012, l-ilmentatur talab lid-Delegazzjoni biex tirrimborża l-ispejjeż bankarji li ddikjara li ġarrab minħabba d-dewmien fil-ħlas finali. Hija pprovdiet dikjarazzjoni bankarja li tiċċertifika l-ispejjeż globali ta’ EUR 39 850.51 [2] li jikkonsistu f’imgħax u tariffi amministrattivi għas-snin 2010 u 2011. Fl-1 ta' Frar 2012, id-Delegazzjoni ċaħdet it-talba tal-ilmentatur. Permezz ta' ittri tas-27 u t-28 ta' Frar 2012, l-ilmentatur staqsa lid-Delegazzjoni jekk kinitx ġiet ikkuntattjata mis-sottokuntratturi Armeni tagħha fir-rigward ta' ċerti sejbiet tal-awditjar u x'miżuri għandhom jittieħdu fir-rigward tagħhom. Fit-28 ta’ Frar 2012, l-ilmentatur informa lid-Delegazzjoni li d-dewmien fit-twettiq tal-pagament finali rriżulta f’aktar spejjeż żejda li jammontaw għal EUR 55 930 [3]. Dawn l-ispejjeż irriżultaw matul l-impenn tal-ilmentatur mal-proċess tal-awditjar. Fit-22 ta' Marzu 2012, l-ilmentatur talab xi kjarifiki mid-Delegazzjoni dwar l-ispezzjonijiet li kien wettaq fl-uffiċċji tas-sħab Armeni tal-ilmentatur u dwar is-sitwazzjoni attwali tal-Proġett. Fit-23 ta' Marzu 2012, id-Delegazzjoni rrifjutat it-talba tal-ilmentatur tat-28 ta' Frar 2012. Fid-9 ta' Awwissu 2012, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew.

L-inkjesta

4. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjonijiet li ġejjin u l-allegazzjonijiet relatati.

a) Id-Delegazzjoni naqset milli tirrimborża s-somma ta' EUR 41 629.69 imġarrba mill-ilmentatur bejn l-1 ta' Jannar 2010 u t-30 ta' Ġunju 2012 sabiex isservi self meħtieġ biex isiru pagamenti bil-quddiem lill-imsieħba tal-Proġett sakemm isir il-pagament finali. Il-Kummissjoni għandha tirrimborża lill-ilmentatur is-somma msemmija.

b) Id-Delegazzjoni naqset milli tirrimborża s-somma ta' EUR 55 930, li tirrappreżenta l-ispejjeż żejda mġarrba mill-ilmentatur sabiex tiġi żgurata l-kontinwazzjoni tal-Proġett wara d-data tat-tmiem tiegħu, sakemm isir il-pagament finali. Il-Kummissjoni għandha tirrimborża lill-ilmentatur is-somma msemmija.

c) Id-Delegazzjoni naqset milli twieġeb għall-ittri tal-ilmentatur datati s-27 u t-28 ta' Frar 2012. Il-Kummissjoni għandha twieġeb għall-ittri msemmija.

d) Id-Delegazzjoni naqset milli twieġeb għat-talba tal-ilmentatur għal kjarifiki tat-22 ta' Marzu 2011. Il-Kummissjoni għandha tipprovdi l-kjarifiki li talab l-ilmentatur.

5. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għall-opinjoni tal-Kummissjoni. Fit-twettiq tal-investigazzjoni, l-Ombudsman qies l-argumenti u l-opinjonijiet imressqa mill-partijiet.

Allegat nuqqas ta’ rimborż tal-ispejjeż imġarrba mill-ilmentatur sabiex jisservizzja self bankarju u pretensjoni relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

6. B’appoġġ għall-ewwel allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur għamel il-punti li ġejjin: (i) L-Artikolu 15(2) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt ta’ Għotja ma jistax jiġi interpretat bħala li jippermetti sospensjoni indefinita jew ripetuta tal-iskadenza tal-pagament; (ii) it-talbiet għal kjarifiki tat-2 ta’ Ġunju 2010 u tad-9 ta’ Lulju 2010 rriżultaw mill-eżami mhux preċiż tad-Delegazzjoni tar-rapport finali ppreżentat mill-ilmentatur, kif muri mir-riżultat finali tal-verifika esterna. Konsegwentement, it-tul tal-kontrolli finanzjarji globali fuq il-proġett ma kienx raġonevoli u d-dewmien biex isir il-pagament finali ma kienx ġustifikat; (iii) it-talbiet għal kjarifiki rriżultaw fid-duplikazzjoni tal-kontrolli u f’aktar dewmien fit-tnedija tal-awditu estern. Konsegwentement, it-tul tal-kontrolli finanzjarji globali fuq il-Proġett ma kienx raġonevoli u d-dewmien biex isir il-pagament finali ma kienx ġustifikat; u (iv) kienet id-Delegazzjoni li ssuġġeriet li jsiru pagamenti bil-quddiem lis-sħab Armeni, li ma kellhom l-ebda aċċess għal linja ta’ kreditu.

7. Fir-rigward tal-argument (i), fl-opinjoni tagħha l-Kummissjoni rreferiet għall-Artikolu 14.6 tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt tal-Għotja, li jistipula b’mod espliċitu li l-imgħax dovut ma għandux jitqies eliġibbli għall-finanzjament tal-Unjoni. Il-Kummissjoni ssottomettiet ukoll li l-ilmentatur kien ta lid-Delegazzjoni tweġibiet insuffiċjenti u mhux sodisfaċenti għat-talbiet tiegħu għal kjarifiki. Fil-fehma tal-Kummissjoni, dawn it-talbiet iffurmaw parti mill-proċess ta’ valutazzjoni tal-konformità tal-Proġett mal-qafas finanzjarju u proċedurali tal-UE, u, b’mod partikolari, il-konformità tiegħu mal-Kuntratt ta’ Għotja. Barra minn hekk, dawn it-talbiet kienu bbażati fuq għadd ta' punti ta' tħassib, bħan-nuqqasijiet tal-ilmentatur fil-ġestjoni tas-sħubijiet mas-sħab fil-Proġett, id-dubji tad-Delegazzjoni fir-rigward tal-eliġibbiltà ta' ċerti spejjeż imġarrba mill-ilmentatur u n-natura kumplessa tal-Proġett u ta' proġetti iżgħar relatati, kif ukoll il-bosta proċeduri ta' akkwist li kellhom jiġu mnedija. Id-Delegazzjoni għalhekk qieset li r-riskju finanzjarju tal-Proġett kien għoli u, konsegwentement, li jkun jeħtieġ kontrolli finanzjarji sostanzjali. Skont l-Artikolu 15(2) u (3) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt tal-Għotja, id-Delegazzjoni ssospendiet il-ħlas tal-bilanċ fir-rigward tal-Proġett mit-2 ta’ Ġunju 2010, id-data tal-ewwel talba tagħha għal informazzjoni u kjarifiki, sakemm irċeviet tweġiba sodisfaċenti u kompluta għat-talbiet preċedenti tagħha. L-ilmentatur wieġeb fl-1 ta’ Lulju u fl-4 ta’ Awwissu 2010. Madankollu, id-Delegazzjoni qieset l-informazzjoni u l-kjarifiki pprovduti bħala insuffiċjenti u mhux sodisfaċenti. Konsegwentement, fil-11 ta’ Awwissu 2010, skont l-Artikolu 15(2) u (3) tal-Kuntratt tal-Għotja, id-Delegazzjoni ddeċidiet li twettaq verifika finanzjarja tal-Proġett. Fil-fehma tal-Kummissjoni, in-notifika ta' din id-deċiżjoni lill-ilmentatur issospendiet il-limitu ta' żmien għall-ħlas tal-bilanċ fir-rigward tal-Proġett mill-11 ta' Awwissu 2010 sal-konklużjoni tal-verifika.

8. Fir-rigward tal-argumenti (ii) u (iii), il-Kummissjoni reġgħet argumentat li l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur ma kinitx sodisfaċenti u li l-awditu tal-Proġett dam mill-4 ta’ Novembru 2010 sal-14 ta’ Settembru 2011. Fil-fehma tagħha, dan it-tul ta’ żmien la kien sproporzjonat u lanqas eċċessiv. Fil-fatt, hija qieset li t-tul tal-awditu kien iġġustifikat mill-kumplessità tal-Proġett u mill-inkapaċità tal-ilmentatur li jiżgura l-kooperazzjoni sħiħa tas-sħab tiegħu. Il-Kummissjoni osservat ukoll li d-deċiżjoni tad-Delegazzjoni li tniedi verifika finanzjarja tal-Proġett kienet konformi mal-limiti ta' żmien stabbiliti mill-Artikolu 15(2) u (3). Dawn id-dispożizzjonijiet jipprevedu li d-Delegazzjoni tista' titlob awditu finanzjarju sa massimu ta' 90 jum minn meta tirċievi t-talba għall-ħlas tal-ilmentatur, eskluż iż-żmien meħtieġ biex twieġeb għat-talbiet tad-Delegazzjoni għal kjarifiki.

9. Fir-rigward tal-argument (iv), il-Kummissjoni ddikjarat li ma kien hemm l-ebda evidenza li d-Delegazzjoni ġiet ikkonsultata uffiċjalment qabel id-deċiżjoni tal-ilmentatur li jagħmel pagamenti bil-quddiem lis-sħab tiegħu jew li huwa approva kwalunkwe deċiżjoni bħal din. Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għall-ittra tal-ilmentatur tat-22 ta' Marzu 2012, li fiha din tal-aħħar kitbet li "[hija] tixtieq tenfasizza li [hija] ma kinitx obbligata tantiċipa r-riżorsi meħtieġa biex tagħlaq l-attivitajiet tal-proġett għas-sħubija kollha tal-proġett". Barra minn hekk, il-Kummissjoni ddikjarat li d-Delegazzjoni qatt ma kienet impenjat ruħha li tirrimborża kwalunkwe wieħed mill-ispejjeż assoċjati li jirriżultaw mis-self. Hija żiedet li, fi kwalunkwe każ, hija ma setgħetx tagħmel dan, peress li dawn l-ispejjeż kienu manifestament ineliġibbli skont l-Artikolu 14(1) u (6) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali u qatt ma kienu inklużi fil-baġit tal-Proġett. Fil-fatt, hija qieset li l-implimentazzjoni xierqa tal-azzjoni kienet ir-responsabbiltà unika tal-ilmentatur.

10. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara, fir-rigward tal-argument (i), li l-awditu wera li l-kostijiet eliġibbli mġarrba ammontaw għal 99,77 % tal-kostijiet iddikjarati, u b’hekk wera b’mod ċar li l-kontrolli sussegwenti kellhom l-għan li jdewmu l-pagament finali.

11. Fir-rigward tal-argumenti (ii) u (iii), l-ilmentatur sostna li t-talbiet tad-Delegazzjoni għal kjarifiki kienu l-konsegwenza tal-inkompetenza u l-preġudizzji tal-persunal tagħha kontra l-ilmentatur. Hija argumentat ukoll li t-talbiet għal kjarifiki ma kinux teknikament raġonevoli u kien fihom xi ineżattezzi. L-ilmentatur issottometta li t-talbiet li saru wara dik tat-2 ta’ Ġunju 2010 ma kellhomx l-għan li jiċċaraw l-istess kwistjonijiet aktar fil-fond, iżda kienu relatati ma’ kwistjonijiet kompletament differenti. Pereżempju, fl-ittra tagħha tal-11 ta' Awwissu 2010, id-Delegazzjoni enfasizzat il-possibbiltà ta' ħlas doppju fir-rigward ta' wieħed mill-impjegati tal-ilmentatur, u talbet lill-awditur jivverifika din il-kwistjoni. Madankollu, l-ilmentatur iddikjara li ma kienx possibbli li din l-allegata irregolarità tintrabat mal-informazzjoni li kien ipprovda qabel lid-Delegazzjoni. Għalhekk, hija kienet tal-fehma li l-proċess tal-awditjar kien twettaq b'mod effiċjenti sa fejn kien ikkonċernat u żiedet li kienu s-sħab Armeni tagħha li, minkejja l-isforzi tal-ilmentatur, ma kinux lesti li jikkooperaw u ma bagħtux id-dokumenti mitluba. L-ilmentatur iċċara wkoll li ma ddikjarax li l-awditu fih innifsu ħa wisq żmien, iżda pjuttost ilmenta li d-Delegazzjoni nediet l-awditu żmien twil ħafna wara d-data tat-tmiem tal-Proġett. Fil-fatt, filwaqt li l-awditu dam kważi sena, il-pagament finali sar kważi sentejn wara t-talba tal-ilmentatur għall-pagament. F’dan ir-rigward, l-ilmentatur issottometta li ġie infurmat dwar l-awditu sitt xhur biss wara li kien bagħat ir-rapport finanzjarju finali lid-Delegazzjoni.

12. Fir-rigward tal-argument (iv), l-ilmentatur żamm il-fehma tiegħu li kien segwa s-suġġeriment tad-Delegazzjoni li jagħmel pagamenti bil-quddiem lill-imsieħba Armeni tiegħu, iżda rrikonoxxa wkoll li ma kienx "koerċit" mid-Delegazzjoni f'dan ir-rigward. Barra minn hekk, huwa rrefera għad-diffikultajiet li jiffaċċjaw is-sħab lokali biex jirċievu self bankarju, kif muri f’rapport dwar il-laqgħat tal-Kumitat ta’ Tmexxija tal-Proġett.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

13. L-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni rreferiet għall-Artikolu 15(2) u (3) tal-Kuntratt tal-Għotja [4]. Filwaqt li l-Artikolu 15(2) jippermetti lill-Kummissjoni tissospendi l-limitu ta’ żmien għall-approvazzjoni ta’ rapport jekk ikunu meħtieġa kjarifiki addizzjonali, l-Artikolu 15(3) jintitola lill-Kummissjoni tissospendi l-limitu ta’ żmien għat-trattament ta’ talba għal pagament jekk jitqiesu meħtieġa aktar kontrolli. L-Ombudsman jaqbel mal-fehma tal-ilmentatur li dawn id-dispożizzjonijiet ma jistgħux jiġu interpretati bħala li jawtorizzaw lill-Awtorità Kontraenti biex iddewwem il-pagamenti sakemm ma jkunx hemm raġuni tajba biex tagħmel dan. Għalhekk jeħtieġ li jiġu evalwati bir-reqqa r-raġunijiet li ressqet il-Kummissjoni sabiex tiġġustifika s-sospensjonijiet rilevanti.

14. Ir-rapport finali tal-awditjar ikkonkluda li l-ispejjeż eliġibbli mġarrba kienu jammontaw għal 99,77 % tal-ispejjeż iddikjarati. Dan il-fatt jidher, mal-ewwel daqqa t'għajn, li jappoġġja l-fehma tal-ilmentatur li l-kontrolli mwettqa ma kinux meħtieġa.

15. Madankollu, ta' min jinnota wkoll li d-Delegazzjoni kienet identifikat ċerti punti li, fl-opinjoni tagħha, kienu jeħtieġu kjarifika ulterjuri, bħal (i) il-konformità tal-Proġett mal-obbligi kuntrattwali rilevanti, (ii) il-ġestjoni tal-ilmentatur tas-sħubijiet mas-sħab tal-Proġett, (iii) l-eliġibbiltà ta' ċerti spejjeż imġarrba mill-ilmentatur, (iv) in-natura kumplessa tal-Proġett, u (v) l-għadd konsiderevoli ta' proċeduri ta' akkwist li kellhom jiġu organizzati. Barra minn hekk, ir-rapport finali tal-awditjar ikkonferma ċerti nuqqasijiet fit-trattament tal-Proġett mill-ilmentatur u kkonkluda li r-rapportar tal-ispejjeż mis-sħab lokali għall-fini tat-tħejjija tar-Rapport Finanzjarju kumplessiv ma kienx sistematiku u rriżulta f’ċerti nuqqasijiet. L-awditu sab ukoll li (i) l-approċċi għaż-żamma tar-rekords kontabilistiċi kienu differenti u ddikjara bħala eżempju li l-użu ta’ applikazzjonijiet tal-ispreadsheets minflok is-sistema ta’ żamma tal-kotba b’entrati doppji bil-kontrolli applikabbli u r-rekords tal-awditjar ma kienx affidabbli, suxxettibbli għal riskju għoli ta’ żbalji, modifika involontarja, telf ta’ data u inkonsistenza; (ii) uħud mill-kontijiet bankarji relatati mal-Proġett ma nfetħux f’isem is-sħab lokali bħala entitajiet ġuridiċi, iżda f’isem id-diretturi ta’ dawn l-organizzazzjonijiet, li kkostitwixxa nuqqas fundamentali ta’ kontroll intern; u (iii) kien hemm ċerti nuqqasijiet fir-rigward tal-proċess tal-akkwist. Barra minn hekk, hija identifikat diversi nuqqasijiet fil-proċess ġenerali tal-iffirmar, l-implimentazzjoni u l-monitoraġġ tal-kuntratti u l-pagamenti tal-kostruzzjoni. Barra minn hekk, l-ilmentatur innifsu rrikonoxxa ċerti diffikultajiet relatati mal-Proġett, bħall-fatt li s-sħab tiegħu ma kkooperawx bis-sħiħ miegħu. Din id-diffikultà ġiet identifikata wkoll mill-awditur. Fid-dawl ta' dawn is-sejbiet, l-Ombudsman jaċċetta li d-deċiżjoni tad-Delegazzjoni li titlob aktar informazzjoni u, sussegwentement, li tikkummissjona awditu, kienet raġonevoli.

16. Fir-rigward tal-kwistjoni tad-dewmien biex isir il-pagament finali, l-Ombudsman tinnota li kienu involuti tliet stadji differenti: (a) iż-żmien qabel l-awditu, (b) it-tul tal-awditu, u (c) iż-żmien bejn ir-rilaxx tal-awditu finali u l-pagament finali. Fir-rigward ta' (a), l-Ombudsman jirrimarka li l-ilmentatur talab il-ħlas finali fis-27 ta' April 2010, filwaqt li d-Delegazzjoni talbet aktar kjarifiki fit-2 ta' Ġunju u d-9 ta' Lulju 2010, qabel ma infurmat lill-ilmentatur, fil-11 ta' Awwissu 2010, bid-dubji tagħha dwar l-implimentazzjoni tal-Proġett u l-intenzjoni tagħha li twettaq verifika. Il-verifika bdiet fl-4 ta’ Novembru 2010. Fi kliem ieħor, ladarba d-Delegazzjoni rċeviet it-talba għal pagament finali, hija wieġbet lill-ilmentatur u l-kjarifiki sussegwenti tiegħu f’perjodu ta’ żmien ta’ madwar xahar kull darba. Anki jekk wieħed iqis il-perjodu kollu li għadda bejn is-sottomissjoni tat-talba għall-pagament finali u t-tnedija tal-awditu, ma hemm xejn li jissuġġerixxi li kien hemm dewmien eċċessiv. Fir-rigward ta' (b), l-Ombudsman jinnota li l-ilmentatur ma jidhirx li qed jikkritika ż-żmien li ħadu l-awdituri biex iħejju r-rapport tagħhom. Fir-rigward ta' (c), l-Ombudsman jinnota li filwaqt li r-rapport finali tal-awditjar inħareġ fit-22 ta' Novembru 2011, id-Delegazzjoni għamlet il-pagament finali fit-8 ta' Diċembru 2011, jiġifieri madwar ġimagħtejn wara. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li l-allegazzjoni tal-ilmentatur li kien hemm dewmien żejjed hija bla bażi.

17. Fl-aħħar nett, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni u l-ilmentatur ma jaqblux fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk id-Delegazzjoni ssuġġerietx lill-ilmentatur biex jagħmel pagamenti bil-quddiem lis-sħab Armeni ta' dan tal-aħħar. Fin-nuqqas ta' kwalunkwe ftehim bil-miktub fir-rigward ta' din il-kwistjoni, u meta jitqies b'mod partikolari li l-ilmentatur innifsu rrikonoxxa li ma ġiex sfurzat mid-Delegazzjoni f'dan ir-rigward, l-Ombudsman ma jara l-ebda raġuni biex ikompli jsegwi dan l-aspett.

18. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li ma tista' tinstab l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-ewwel allegazzjoni tal-ilmentatur. Għalhekk, l-affermazzjoni relatata tal-ilmentatur lanqas ma tista' tirnexxi.

Allegat nuqqas ta’ rimborż tal-kostijiet żejda mġarrba mill-ilmentatur biex jiżgura l-kontinwazzjoni tal-Proġett wara d-data tat-tmiem tiegħu u l-pretensjoni relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

19. B’appoġġ għal din l-allegazzjoni, l-ilmentatur iddikjara li l-Artikolu 16(2) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt tal-Għotja [5] japplika biss għall-kontrolli li jsiru wara t-tlestija tal-Proġett u għalhekk ma japplikax għall-każ preżenti.

20. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni wieġbet li, skont l-Artikolu 14(1)[6] tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt ta’ Għotja, l-ispejjeż eliġibbli huma biss dawk imġarrba matul il-perjodu ta’ implimentazzjoni ta’ proġett. F’dan il-każ, dan il-perijodu ntemm fil-31 ta’ Diċembru 2009. Il-Kummissjoni indikat ukoll li l-ispejjeż inkwistjoni ġew sostnuti ħafna wara t-tmiem tal-perijodu ta’ implimentazzjoni tal-proġett u l-preżentazzjoni tar-rapport finali. Għalhekk, ma setgħux jitqiesu bħala spejjeż eliġibbli. Barra minn hekk, anki jekk dawn l-ispejjeż kienu eliġibbli, il-Kummissjoni ddikjarat li l-awditu kien il-konsegwenza tan-nuqqasijiet tal-ilmentatur fl-għoti ta' tweġibiet suffiċjenti u sodisfaċenti għat-talbiet għal informazzjoni mibgħuta mid-Delegazzjoni. Barra minn hekk, il-Kummissjoni osservat li, f’dan il-każ, kienet id-Delegazzjoni li ħallset għall-awditu u l-awditur, filwaqt li l-lanjant kellu biss jipprovdi assistenza amministrattiva għall-awditu u, bħala tali, ġarrab spejjeż limitati. Għalhekk, il-Kummissjoni kkonkludiet li l-ispejjeż indikati mill-ilmentatur kienu fi kwalunkwe każ eċċessivi u sproporzjonati u sostniet ukoll li l-Artikolu 16(2) tal-Kuntratt ta’ Għotja japplika għal kwalunkwe kontroll meħtieġ mill-Kummissjoni, inkluż, għalhekk, il-verifika mwettqa f’dan il-każ qabel ma sar il-pagament finali.

21. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur sostna li, essenzjalment, l-ispejjeż żejda li kien ġarrab kienu meħtieġa biex iwieġeb għat-talbiet tad-Delegazzjoni għal dokumentazzjoni addizzjonali, u li dawn kienu jeħtieġu ħidma intensiva li damet aktar minn sentejn wara l-implimentazzjoni tal-Proġett.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

22. L-Ombudsman tinnota li kwalunkwe xogħol imwettaq mill-ilmentatur sabiex jiżgura l-awditjar xieraq tal-Proġett twettaq abbażi tal-obbligu legali tiegħu li jipprovdi tali assistenza skont il-kuntratt rilevanti.

23. F’dan ir-rigward, l-Ombudsman jirrimarka li l-Artikolu 16(2) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali tal-Kuntratt tal-Għotja jiddikjara, fost affarijiet oħra, li l-ilmentatur jimpenja ruħu li jippermetti lill-Kummissjoni u lil kwalunkwe awditur estern li jwettaq verifiki jivverifikaw, billi jeżaminaw id-dokumenti jew permezz ta’ kontrolli fuq il-post, l-implimentazzjoni tal-Azzjoni u jwettqu awditu sħiħ, jekk ikun meħtieġ, abbażi ta’ dokumenti ta’ sostenn għall-kontijiet, dokumenti kontabilistiċi u kwalunkwe dokument ieħor rilevanti għall-finanzjament tal-azzjoni. Ma hemm xejn li jissuġġerixxi li din id-dispożizzjoni tapplika biss għal kontrolli li jseħħu wara t-tlestija tal-Proġett, kif iddikjara l-ilmentatur.

24. Għalhekk, l-Ombudsman tqis li l-Kummissjoni tatha rendikont koerenti u raġonevoli tal-bażi ġuridika għall-azzjonijiet tagħha u għaliex temmen li l-fehma tagħha dwar il-pożizzjoni kuntrattwali hija ġġustifikata.

25. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jikkonkludi li t-tieni allegazzjoni tal-ilmentatur ma tistax tiġi sostnuta. Konsegwentement, it-talba relatata tal-ilmentatur lanqas ma tista' tintlaqa'.

Allegat nuqqas ta' tweġiba għall-ittri tal-ilmentatur tas-27 u t-28 ta' Frar 2012 u t-talba relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

26. Bi tweġiba għat-tielet allegazzjoni tal-ilmentatur, il-Kummissjoni ddikjarat fl-opinjoni tagħha li, peress li l-ittra tal-ilmentatur tat-28 ta' Frar 2012 kienet tinkludi talbiet li kienu diġà saru fl-ittra tagħha tas-27 ta' Frar 2012, il-Kummissjoni kellha l-intenzjoni li tibgħat tweġiba waħda għaż-żewġ ittri. Il-Kummissjoni spjegat li fl-aħħar, probabbilment minħabba żball fl-arkivjar, id-Delegazzjoni wieġbet għal ittra differenti li l-ilmentatur kien bagħat. Il-Kummissjoni skużat ruħha għal din is-sorveljanza u pprovdiet lill-ilmentatur b’aktar kjarifiki. F’dan ir-rigward, huwa (i) indika li d-Delegazzjoni qatt ma kienet ġiet ikkuntattjata mis-sħab Armeni tal-ilmentatur fir-rigward tas-sejbiet tal-awditjar 7 (relatati ma’ aspetti legali u tat-taxxa) u 9 (disinn tas-sit web); (ii) qal li kienet ir-responsabbiltà tal-ilmentatur li jikkunsidra u jimplimenta r-rakkomandazzjonijiet tal-awditu; u (iii) tenniet, fir-rigward tas-sejba 7, li kienet ir-responsabbiltà tal-ilmentatur li jikkonforma mal-leġiżlazzjoni Armena. Barra minn hekk, hija ddikjarat li ċerti sejbiet tal-verifika kienu diġà ġew diskussi fid-dettall, b'mod partikolari matul il-laqgħa tal-għeluq tal-verifika fil-bini tad-Delegazzjoni fl-14 ta' Settembru 2011.

27. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li l-ispjegazzjonijiet konċiżi ħafna mogħtija mill-Kummissjoni ma kinux sodisfaċenti. L-ilmentatur indika li kien ikkomunika s-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet tal-awditjar lis-sħab Armeni tiegħu u lid-Delegazzjoni, iżda qatt ma kien irċieva tweġiba mingħand xi wieħed minnhom. Barra minn hekk, l-ilmentatur sostna li kien informa kif xieraq lis-sħab Armeni tiegħu dwar l-aspetti legali u tat-taxxa. Il-fatt li ma rċevietx tweġiba ma kienx ir-responsabbiltà tagħha. Barra minn hekk, l-ilmentatur argumenta li l-ispjegazzjonijiet ipprovduti mill-Kummissjoni fil-qafas tal-inkjesta tal-Ombudsman ma kinux sodisfaċenti, peress li l-Kummissjoni naqset milli tindika liema miżuri kellu jieħu l-ilmentatur.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

28. Fir-rigward ta' din l-allegazzjoni, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni pprovdiet lill-ilmentatur kemm bi tweġiba sostantiva kif ukoll b'apoloġija. Barra minn hekk, l-Ombudsman tqis li t-tweġiba tal-Kummissjoni hija xierqa. L-ilmentatur jidher li jissuġġerixxi li t-tweġiba tal-Kummissjoni ma kinitx biżżejjed peress li ma kinitx responsabbli għan-nuqqasijiet tas-sħab Armeni tagħha. Madankollu, l-Ombudsman jenfasizza f’dan ir-rigward li kien l-ilmentatur li kien iffirma l-Kuntratt ta’ Għotja u li għalhekk kien obbligat jara li l-obbligi tiegħu li jirriżultaw minn dak il-kuntratt ġew issodisfati. Dan ifisser li l-fallimenti tas-sħab tagħha kienu tabilħaqq attribwibbli għall-ilmentatur. Barra minn hekk, l-ilmentatur ma kkontestax id-dikjarazzjoni tal-Kummissjoni li xi kwistjonijiet kienu diġà ġew diskussi f'laqgħa li saret fl-14 ta' Settembru 2011.

29. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li hemm biżżejjed raġunijiet għal aktar inkjesti dwar it-tielet allegazzjoni tal-ilmentatur u l-affermazzjoni relatata.

Allegat nuqqas ta' tweġiba għat-talba tal-ilmentatur għal kjarifiki tat-22 ta' Marzu 2011 u talba relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

30. Fir-rigward ta' din l-allegazzjoni, il-Kummissjoni rrikonoxxiet fl-opinjoni tagħha li ma kinitx wieġbet għat-talba tal-ilmentatur għal kjarifiki. Il-Kummissjoni skużat ruħha għal din l-ommissjoni u pprovdiet xi kjarifiki lill-ilmentatur. Huwa ddikjara li (i) l-ilmentatur kien ġie infurmat mill-imsieħba tiegħu dwar iż-żjara tad-Delegazzjoni tat-23 ta' April 2010, kif ukoll dwar l-eżitu tagħha; (ii) id-Delegazzjoni kienet awtorizzat lil wieħed mill-imsieħba Armeni preċedenti tal-kwerelant (li l-kuntratt tiegħu mal-kwerelant skada fil-31 ta’ Diċembru 2009) biex jipproċedi bis-sostituzzjoni ta’ vettura mixtrija fil-qafas tal-Proġett; u (iii) sadanittant l-ilmentatur kien ġie infurmat bis-sħiħ dwar l-awditu u s-sejbiet tiegħu.

31. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li t-tweġiba tal-Kummissjoni għat-talba tiegħu għal kjarifiki ma kinitx biżżejjed. Hija lmentat li la s-sħab Armeni tagħha u lanqas id-Delegazzjoni ma kienu qiesu li kien meħtieġ li jinfurmawha bil-kontrolli fuq il-post imwettqa fit-23 ta' April 2010 minkejja l-importanza tagħhom għall-ilmentatur.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

32. L-Ombudsman tirrimarka li, matul din l-inkjesta, il-Kummissjoni wieġbet għat-talba tal-ilmentatur għal kjarifiki u skużat ruħha wkoll għan-nuqqas tagħha li tagħmel dan minn qabel. Barra minn hekk, l-Ombudsman tqis li l-kjarifiki tal-Kummissjoni kienu xierqa u tinnota li l-ilmentatur ma ressaq l-ebda argument validu li jikkontesta l-pożizzjoni tal-Kummissjoni f'dan ir-rigward.

33. Fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman ma jqisx li hemm raġunijiet suffiċjenti li jiġġustifikaw li titkompla r-raba' allegazzjoni tal-ilmentatur u l-affermazzjoni relatata.

Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman tagħlaqha bil-konklużjonijiet li ġejjin:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-ewwel u t-tieni allegazzjonijiet tal-ilmentatur u pretensjonijiet relatati.

Ma hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti dwar il-bqija tal-ilment.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni Ewropea se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

Emily O'Reilly

Magħmul fi Strasburgu fit-13 ta' Ġunju 2014

 

---

[1] L-għan tal-programm TACIS huwa li jippromwovi t-transizzjoni għal ekonomija tas-suq u li jsaħħaħ id-demokrazija u l-istat tad-dritt fl-istati msieħba fl-Ewropa tal-Lvant u l-Asja Ċentrali.

[2] L-ilmentatur osserva li, fl-2010, l-imgħax kien jammonta għal EUR 14 926.77 u li t-tariffi bankarji kienu jammontaw għal EUR 2 744.99, jiġifieri, total ta’ EUR 17 671.76. Fl-2011, il-kostijiet rilevanti ammontaw għal EUR 19 825.66 u EUR 2 353.09 rispettivament (total ta’ EUR 22 178.75). Sussegwentement, l-ilmentatur sostna li ġarrab kostijiet ulterjuri li jammontaw għal EUR 1 779.18 addizzjonali għall-ewwel semestru tal-2012, u b’hekk żied il-kostijiet bankarji totali għal EUR 41 629.69.

[3] Skont l-ilmentatur, dawn l-ispejjeż żejda kienu jikkonsistu minn: spejjeż tat-telefon, kartolerija u spejjeż amministrattivi oħra li jammontaw għal EUR 9 540; spejjeż tal-persunal li jammontaw għal EUR 37 440; u l-ispejjeż tal-missjonijiet li jammontaw għal EUR 8 950.

[4] L-Artikolu 15(2) tal-Kuntratt tal-Għotja jiddikjara li kwalunkwe rapport finanzjarju mibgħut mill-Benefiċjarju għandu jitqies approvat jekk ma jkun hemm l-ebda tweġiba bil-miktub mill-Awtorità Kontraenti fi żmien 45 jum mill-wasla tiegħu akkumpanjata mid-dokumenti meħtieġa. Madankollu, l-Awtorità Kontraenti hija intitolata li “tissospendi l-limitu ta’ żmien għall-approvazzjoni tar-rapport billi tinnotifika lill-benefiċjarju li r-rapport ma jistax jiġi approvat u li hija tqis li huwa meħtieġ li twettaq kontrolli addizzjonali. F’każijiet bħal dawn, l-Awtorità Kontraenti tista’ titlob kjarifika, tibdil jew informazzjoni addizzjonali, li trid tiġi ppreżentata fi żmien 30 jum mit-talba. Il-limitu ta' żmien jerġa' jibda jgħodd mid-data li fiha tkun waslet l-informazzjoni meħtieġa […]". Barra minn hekk, l-Ombudsman jinnota li l-Artikolu 15(3) tal-Kuntratt ta’ Għotja jipprevedi li l-Awtorità Kontraenti tista’ tissospendi l-limitu ta’ żmien billi tinnotifika lill-Benefiċjarju li t-talba għall-ħlas hija inammissibbli, pereżempju minħabba li l-Awtorità Kontraenti “taħseb li huwa meħtieġ li jitwettqu aktar kontrolli, inklużi kontrolli fuq il-post, biex jiġi żgurat li n-nefqa tkun eliġibbli. Il-limitu ta’ żmien għall-ħlas għandu jerġa’ jibda jiddekorri mid-data li fiha tiġi rreġistrata talba għall-ħlas ifformulata b’mod korrett”.

[5] Dan l-artikolu jiddikjara li l-Benefiċjarju se jippermetti lill-Kummissjoni, lill-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi, lill-Qorti Ewropea tal-Awdituri u lil kwalunkwe awditur estern iwettqu verifiki jew awditi sa seba’ snin wara l-pagament tal-bilanċ.

[6] Dan l-artikolu jipprovdi li "[e] spejjeż li jistgħu jitħallsu huma spejjeż li fil-fatt iġġarrbu mill-benefiċjarju ta’ din l-għotja li jissodisfaw il-kriterji kollha li ġejjin: jiġġarrbu matul l-implimentazzjoni tal-azzjoni kif speċifikat fl-Artikolu 2 tal-Kundizzjoni Speċjali bl-eċċezzjoni tal-ispejjeż relatati mar-rapporti finali u l-verifika tan-nefqa. Kuntratti eventwali għal oġġetti/servizzi/xogħlijiet użati/ipprovduti/imwassla matul il-perjodu ta’ implimentazzjoni setgħu ngħataw iżda ma ġewx eżegwiti mill-Benefiċjarju jew mis-sħab tiegħu qabel ma beda l-perjodu ta’ implimentazzjoni tal-Azzjoni, dment li d-dispożizzjonijiet tal-Anness IV ġew rispettati. Dawn l-ispejjeż iridu jitħallsu qabel ma jiġi ffinalizzat ir-rapport finali, b) iridu jiġu indikati fil-baġit globali stmat tal-azzjoni, c) iridu jkunu meħtieġa għall-implimentazzjoni tal-azzjoni li hija s-suġġett tal-għotja, d) iridu jkunu identifikabbli u verifikabbli, b’mod partikolari rreġistrati fir-rekords kontabilistiċi tal-benefiċjarju u ddeterminati skont l-istandards kontabilistiċi applikabbli tal-pajjiż fejn ikun stabbilit il-benefiċjarju u skont il-prattiki tas-soltu tal-kont tal-ispejjeż tal-benefiċjarju, e) iridu jkunu raġonevoli, ġustifikati u konformi mar-rekwiżiti ta’ ġestjoni finanzjarja tajba, b’mod partikolari fir-rigward tal-ekonomija u l-effiċjenza”.